Заполнение расходного кассового ордера в подотчет — образец
Как правильно выдать деньги в подотчет
Бухгалтеру при выдаче наличных денег в подотчет по расходному кассовому ордеру необходимо придерживаться определенных правил, установленных порядком ведения кассовых операций (п. 6 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Рассмотрим основные действия при выдаче денег:
- От работника принимается заявление, в котором содержится просьба о выдаче определенной суммы на указанный срок, написанное в свободной форме на имя руководителя. Проверяется решение руководителя, его подпись и дата. Вместо заявления в бухгалтерию может быть передан оформленный распорядительный документ (распоряжение/приказ). Такое заявление (распоряжение/приказ) служит основанием для выдачи денег в подотчет.
ВАЖНО! С 19.08.2017 отсутствие задолженности по подотчетным суммам не является ограничением для получения нового аванса (п. 1.3 указания № 4416-У).
- Далее в единственном экземпляре оформляется расходный кассовый ордер. Подписывается бухгалтером или руководителем (если нет бухгалтера и он (руководитель) совмещает должность бухгалтера и руководителя).
- Оформленный РКО вместе с заявлением передается кассиру, который проверяет все пункты расходника на правильность заполнения, сверяет с документом — основания выдачи.
- Кассир подготавливает деньги, проверяет личность подотчетника по полученному от него паспорту, передает ему РКО для подписи.
- После подписи работником кассового ордера кассир выдает деньги и ставит свою подпись в РКО.
- Затем делается запись в кассовой книге.
ВАЖНО! Индивидуальные предприниматели в соответствии с указанием ЦБ РФ № 3210-У с 01.06.2014 года могут по своему усмотрению не оформлять приходные и расходные ордера и не вести кассовую книгу.
Образец РКО на выдачу в подотчет: из чего состоит документ
Глядя на бланк расходно-кассового ордера, можно условно разделить его на три основные части:
- в первой указываются реквизиты документа;
- во второй пишется, на какие цели и кому выдаются деньги, с простановкой корреспондирующих счетов и подписей ответственных лиц;
- в третьей оформляется сама процедура выдачи наличных с подписями исполнителей.
Здесь вы можете скачать бланк расходно-кассового ордера по форме КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
Рассмотрим образец построчного заполнения РКО на подотчет ― какие сведения и как нужно в него вписывать.
Пишется название, как указано в учредительных документах
Проставляется код, полученный при регистрации в отделе статистики
Если есть такая единица, строка заполняется, если нет, ставится прочерк
Указывается очередной номер РКО
Пишется дата выдачи денег в подотчет
Код структурного подразделения
Вносится присвоенный код имеющемуся филиалу
В случае выдачи в подотчет ставится счет 71
Пишется присвоенный конкретному подотчетнику код
Указывается выдаваемая сумма цифрами
Вписывается Ф. И. О. подотчетного лица
В случае выдачи в подотчет пишется: «под отчет», указывается цель, например «на приобретение товара» или «на командировочные расходы», и документ ― «заявление работника»
Прописью с заглавной буквы пишутся рубли, копейки – цифрами, пустое место строки прочеркивается
Указывается документ: заявление сотрудника и дата его составления
Подписываются ответственные лица с расшифровкой Ф. И. О.
Подотчетник прописью указывает сумму с заглавной буквы и делает прочерк в свободном месте, далее проставляет дату получения денежных средств
Подотчетник ставит свою подпись, подтверждая получение денежных средств.
Вписываются данные документа, удостоверяющего личность работника, которому выдаются наличные
Работник, выдавший деньги, ставит подпись и делает полную расшифровку своего Ф. И. О
При оформлении кассовых операций обязательно соблюдайте правила. Какие именно правила установлены для кассовой дисциплины, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к справочно-правовой системе и бесплатно переходите в Готовое решение.
Исправления при заполнении РКО не разрешаются. Документ должен быть оформлен без ошибок и помарок. В организации руководитель может выполнять функции бухгалтера и кассира. В этом случае рекомендуется издать распорядительный документ о возложении обязанностей бухгалтера на руководителя.
Чтобы узнать, какими документами регламентируются правила заполнения расходного кассового ордера, прочитайте статью «Как заполняется расходный кассовый ордер?».
Основание в РКО при выдаче в подотчет
Как мы уже выяснили, деньги в подотчет могут быть выданы на основании изданного распорядительного документа или заявления подотчетника, подписанного руководителем. Заявление допускается как написать как от руки, так и представить в печатном виде. Оно может иметь примерно такой вид:
от водителя Ю. В. Звягинцева
Прошу выдать мне 1 000 руб. 00 коп. (одну тысячу рублей) сроком на 10 календарных дней на покупку ГСМ для служебного автомобиля.
______________ Ю. В. Звягинцев 11.05.2020
Директор ______________ М. М. Шиповалов 11.05.2020
При оформлении РКО в строке для указания основания пишется «под отчет» и указывается документ («заявление») с датой его составления. Форму заявления также рекомендуется утвердить приказом об учетной политике в качестве приложения к положению о расчетах с подотчетными лицами.
ВАЖНО! С 01.06.2014, на основании того, что работником организации считается человек, работающий как по трудовому, так и по гражданско-правовому договору, деньги под отчет могут выдаваться также лицам, заключившим гражданско-правовой договор с организацией.
Хотите узнать, когда может получить директор деньги в подотчет? Тогда читайте статью «Как правильно выдать деньги в подотчет директору?».
Образец заполнения РКО подотчетному лицу
Начинающему бухгалтеру, а также тем практикующим бухгалтерам, которые захотят проверить себя в правильности заполнения РКО подотчетному лицу, мы предлагаем скачать образец заполнения расходного ордера на подотчет прямо здесь.
Итоги
Необходимо помнить, что перед началом заполнения РКО бухгалтер должен получить от сотрудника его собственноручное заявление, завизированное руководителем. Оформлять расходный кассовый ордер нужно аккуратно, нельзя допускать ошибки и делать исправления. Для этого советуем скачать наш образец и всегда иметь его под рукой.
Соблюсти порядок выдачи средств под отчет и проконтролировать их целевое использование может помочь внутренний документ, описывающий порядок расчетов с подотчетными лицами.
Скачать образец такого документа можно в статье «Положение о расчетах с подотчетными лицами – образец».
Источник статьи: http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/zapolnenie_rashodnogo_kassovogo_ordera_v_podotchet_obrazec/
Как правильно писать: «подотчёт» или «под отчёт»?
Те, кто сталкивались с правописанием словоформ «подотчёт» или «под отчёт», наверняка испытывали сомнения в правильности написания того или иного варианта. Что это – одно целое слово с приставкой «под» или два, состоящие из предлога и существительного? Это необходимо выяснить.
Как правильно писать?
Писать можно и слитно, и раздельно. Оба варианта считаются правильными, а выбор целиком зависит от контекста предложения.
От того, какую смысловую нагрузку несёт текст фразы, зависит, пишем мы одним словом − «подотчёт» или двумя − «под отчёт».
Слитный вариант
Понимать лексему «подотчёт» следует, как «денежная сумма, выданная кому-либо под отчёт». Есть такие слова, как зарплата или компенсация. Они также обозначают денежные суммы, но за них не надо отчитываться. В этом разница между синонимически близкими словами.
Слитное написание объясняется тем, что слово является бухгалтерским термином, образованным от прилагательного «подотчётная сумма». Сокращённый аналог стал писаться с предлогом вместе, как и прилагательное, давшее ему жизнь. В нём невозможна вставка любых лексем или вопросов, другой предлог допустим лишь перед всей словоформой.
Морфемный анализ слова «подотчет»
Слово подотчёт в начальной форме состоит из приставки «под-» и корня «отчёт», они же составляют и основу слова. Суффикс отсутствует, а окончание нулевое, но появляется при изменении формы лексемы.
- приставка: 1 (одна);
- корень: 1 (один);
- соединительная гласная: 0 (ноль);
- суффикс: 0 (ноль);
- постфикс: 0 (ноль);
- окончание: 0 (ноль).
В слове присутствуют 2 (две) морфемы.
Этимологически существует ещё один префикс «от», сравним со словами «недочёт», «переучёт», «чет» и «нечет». Так что исходным корнем является «чёт», а «от» всего лишь ещё одна приставка, но почему-то при современном словообразовательном разборе этот факт не учитывается.
Примеры предложений со слитным написанием:
- Инженер получил из кассы в подотчёт командировочную сумму в размере 5 000 рублей.
- За полученные в подотчёт деньги необходимо отчитаться документально.
- С помощью поддельных чеков заправочных станций некоторые водители списывают с подотчёта солидные денежные суммы.
Случаи раздельного написания «под отчёт»
Существительное с предлогом пишется раздельно, если оно может употребляться самостоятельно, а с предлогом «под» сочетается, находясь в винительном падеже. Но если детально вникнуть в смысл фразы, то понимание контекста предложения предопределит правильный выбор и поможет избежать ошибки. Другой способ избежать казуса, попробовать вставить между предлогом и словом другую словоформу и вопрос. Если это удастся, значит, нужно писать раздельно.
Рассмотрим эти случаи на практике:
- На ремонт техники нужную сумму взяли под отчёт в соседнем совхозе.
- На ремонт техники нужную сумму взяли под (какой?) финансовый отчёт в соседнем совхозе.
- Под отчет шефу секретарша по просьбе незнакомца положила записку о необходимости встречи.
- Под (какой?) утренний отчёт …
- Часть присутствующих дружно заснула под отчет главы поселения.
- …заснула под (какой?) нудный отчет главы поселения.
Неправильное написание слов «подотчет» и «под отчет»
Отдельно взятые словоформы не будут считаться ошибочными при написании в любом из вариантов. Ошибка может быть допущена лишь в том случае, если та или иная из данных лексем была неправильно применена в контексте предложения.
Заключение
Ошибки, которые нельзя определить вне контекста фразы, считаются речевыми и не являются грубыми. В этом их отличие от грамматических и орфографических нарушений правил. Но, тем не менее, это не исключает обязанности знать и правильно использовать слова в контексте предложений.
Источник статьи: http://znanieinfo.ru/orfografiya/podotchyot-ili-pod-otchyot.html
Образец заполнения РКО в подотчет
Обзоры КонсультантПлюс
Унифицированная форма РКО № КО-2 содержится в журнале унифицированных форм (Постановление от 18.08.1998 № 88).
Обязанность заполнения РКО при выдаче денег в подотчет на нужды, связанные с ведением деятельности юрлица или ИП, установлена пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.
Выдача денег оформляется приказом руководителя или на основании заявления лица, на которое возлагается обязанность осуществить какие-либо расходы для организации. В этих документах указываются цель выдачи наличных, сумма, срок, на который они выдаются, подпись руководителя и дата выдачи.
Образец заполнения расходного кассового ордера в подотчет
1. Шапка документа содержит два кода:
- ОКУД 0310002 — данный код, в соответствии с Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299, соответствует коду документации по учету кассовых операций и непосредственно форме «расходный кассовый ордер» КО-2;
- ОКПО — присвоение организации данного кода регулируется приказом Росстата от 29.03.2017 № 211 и осуществляется органами статистики на основании данных регистрирующих органов об организации или ИП. Какой код ОКПО присвоен предприятию, можно узнать на сайте http://statreg.gks.ru. Также сайт позволяет распечатать сведения в виде уведомления.
Две строки: организация и структурное подразделение. Специальных требований по их заполнению нет. Наименование предприятия можно указывать как в сокращенном, так и в полном виде. Строка «Структурное подразделение» заполняется при наличии таковых в организации
2. Номер и дату ордера проставляем в соответствии с порядковым номером и текущей датой регистрации его в журнале ведения кассовых операций (КО-3). Нумерация кассовых документов осуществляется с начала каждого календарного года. Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- код структурного подразделения, как и в шапке, заполняется при наличии таких подразделений в организации. В частности, указывается подразделение, из бюджета которого осуществляется расходование наличных по данному РКО;
- счета бухгалтерского учета: по дебету указывается счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», кредит счета 50 «Касса»;
- сумма указывается цифрами в рублях и копейках.
- «Выдать»: указывается Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже, которому выдаются деньги;
- «Основание»: прописываем основание для выдачи наличных;
- «Сумма»: прописью пишется сумма, указанная в графе РКО. Рубли пишутся с заглавной буквы с начала строки, копейки указываются цифрами;
- «Приложение»: перечисляются документы и их реквизиты, на основании которых выдаются наличные (приказ руководителя, заявление сотрудника с согласием руководителя на выдачу);
- «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер» предназначены для подписи, соответственно, руководителем и главбухом.
5. Строки, заполняемые подотчетным лицом:
- «Получил»: подотчетник прописью пишет сумму, которую ему выдали по РКО: рубли пишутся с заглавной буквы с начала строки, копейки указываются цифрами. Под суммой он ставит свою подпись и дату получения денег;
- «По»: подотчетник прописывает наименование и реквизиты документа, удостоверяющего его личность. Может быть заполнена сотрудником, который осуществляет выдачу наличных.
5. Строка «Выдал» заполняется лицом, осуществившим выдачу денежных средств: Ф.И.О. и подпись. Строка заполняется после выдачи наличных.
РКО может заполняться как от руки, так и автоматизированно с помощью применения специальных бухгалтерских программ.
Источник статьи: http://ppt.ru/forms/rko/podochet