Тема 4.4. ТЕКСТ ДОКУМЕНТА
Текст документа – это информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть документа.
Приступая к составлению документа, прежде всего, следует решить вопрос, нужен ли вообще документ, нельзя ли обойтись бездокументным обменом информацией.
В зависимости от количества вопросов, затрагиваемых в документе, документы делятся на простые и сложные. Простые – те документы, в которых рассматривается один вопрос. Содержание сложных документов отражает несколько вопросов.
Обычно содержание текстовых документов состоит из 3-х частей: введения, в котором излагаются цели, задачи, причины составления документа или дается ссылка на какой-либо другой документ; изложения, где приводятся цифры, факты и доводы; заключения, содержащего суть вопроса, т.е. предложение, распоряжение или просьбу. Первые две части или одна из них могут отсутствовать, но заключение – обязательная часть любого текста документа.
Композиционная (логическая) структура текста документа – последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей, объединенных единством темы или предмета.
Композиция текста документа определяется:
n видом (разновидностью) управленческого документа;
n формой представления текста (связный текст, таблица, анкета, график, диаграмма)
n содержание конкретного документа;
n спецификой отдельного акта делового общения.
В текстах документов, представленных в форме таблицы или анкеты, композиционная структура текста в значительной степени задана самой формой представления текста (в таблицах: объекты, признаки их описания, конкретные показатели, в анкетах: объект, признаки его описания, конкретные показатели).
Тексты документов, представленных в грамматически связной форме, составляются по устойчивым, выработанным практикой документирования композиционным схемам, определяющим состав и последовательность смысловых частей текста документа, индивидуальным для каждого вида документа или его разновидности.
Особенности содержания документа, а также цели конкретного акта делового общения могут в определенной степени влиять на композиционную структуру текста, вызывая необходимость отступления от заданной схемы.
Официальный документ должен быть написан деловым стилем. Специфическими признаками делового стиля являются:
· безупречность формулировок документа в юридическом отношении,
· точность текста документа, не допускающего различных толкований;
· нейтральный тон изложения;
· точность и ясность изложения;
Деловому стилю свойственно употребление однотипных падежных форм взаимосвязанных имен существительных, так называемое «нанизывание падежей». Чаще всего используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже – в творительном. Широкое использование таких конструкций, исключающих предлоги для связи слов, при сравнительно больших размерах предложений, в сравнении с другими стилями позволяет сделать структуру предложения более четкой и легче воспринимаемой.
Возможности слов сочетаться с другими словами в разных стилях речи различны. Существует множество слов, демонстрирующих ограниченную сочетаемость только в рамках делового стиля.
При использовании языковых конструкций следует иметь в виду, что в деловой речи активно используются конструкции из отглагольных существительных со значением действия в сочетании с полузнаменательным глаголом.
Деловое общение осуществляется между организациями и должностными лицами и является официальным по своему характеру, в связи с чем ему присущ неличный (безличный) характер изложения текста, что выражается в ограничении употребления глаголов в форме 1-го и 2-го лица, а глаголы в форме 3-го лица выступают, как правило, в неопределенно-личном значении: «комиссией проведена проверка и установлено. », «акт подписан членами комиссии и утвержден руководством».
С этим связано и преобладание страдательных конструкций над формами действительного залога, например:
«Проектом предусмотрено сооружение здания, отвечающего мировым стандартам» (а не «Проект предусматривает …»);
«Возможность ликвидации совместного предприятия прорабатывается Министерством иностранных дел» (а не «Министерство иностранных дел прорабатывает …»).
В текстах документов широко применяются так называемые универсальные слова – слова со стертым, неопределенным значением. Универсальное слово является многозначным, что позволяет употреблять его в различных контекстах вместо точных смысловых определений, например:
«До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции и ремонту инженерных сетей» (слово «слабо» одновременно означает, что работы ведутся медленно, неритмично, неорганизованно, плохо).
При составлении документов следует избегать длинных фраз с большим количеством причастных и деепричастных оборотов, не употреблять эпитетов, гипербол, метафор.
Из речевого состава современных служебных документов целесообразно исключить устаревшие выражения (архаизмы и историзмы), канцеляризмы.
Не следует употреблять также слов, которые, не уточняя и не раскрывая мысли, только загромождают текст, затрудняют его понимание, так называемых плеоназмов (от греч. «pleonasmos» – многословие).
Явным недостатком при составлении текстов документов является тавтология (повторение одних и тех же слов).
В деловом письме используются слова иноязычного происхождения, когда им не находится соответствующих синонимов, обозначающих то же понятие.
Особенностью деловой речи является употребление большого количества терминов. Термины, используемые в документах – это, во-первых, отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, а, во-вторых, это специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.
Термин – слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное понятие. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию или терминосистему.
Термины употребляются в строго фиксированном значении, что обеспечивает точность изложения содержания документа и однозначность понимания текста.
Использование новых слов – неологизмов в текстах документов должно основываться на их оценке с точки зрения того, является ли неологизм обозначением нового понятия и, соответственно, является термином или называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в языке (в этом случае неологизмы нередко выступают в роли профессионализмов – слов, употребление которых в письменной деловой речи недопустимо). Неологизмы, относящиеся к первой категории, имеют полное право на существование в речи, второй – не должны употребляться в текстах документов.
В деловой речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий используются сокращения. В организационно-распорядительных документах должны применяться только общепринятые сокращения.
Различаются два вида сокращенных слов:
лексические сокращения (аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов.
графические сокращения – применяемые на письме сокращенные обозначения слов.
Лексические сокращения (аббревиатуры) функционируют как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не являются, применяются только на письме и при чтении расшифровываются, читаются полностью
Названия географических понятий сокращают только перед словом, к которому они относятся, например: г. Минск, оз. Нарочь.
Слово «город» сокращают до одной буквы – г. (с точкой). Это сокращение применяется в реквизите «Место издания или составления документа», в адресате при написании почтового адреса, а также в тексте документа. При употреблении слова «город» во множественном числе ставят две буквы без точки между ними.
После нескольких дат пишут две буквы «г» с точкой после второго «г». При этом второй год пишется полностью, а не двумя последними цифрами, например: 1991–1995 гг.
Слово год не сокращается в заголовках, а также при упоминании в тексте только года, например: «. в начале 1991 года».
В текстах документов должны быть указаны конкретные даты (точное календарное время), например: 19 декабря 1996 г., 19.12.1996, а не 19 декабря с.г. или 19 декабря т.г.
Источник статьи: http://studopedia.ru/3_95393_tema—tekst-dokumenta.html
Нормы употребления глагольных форм в текстах документов
1. Параллельные формы прошедшего времени мужского рода некоторых глаголов различаются степенью употребительности: воздвиг – воздвигнул, достиг – достигнул. Более употребительны формы без суффикса –ну: воздвиг, достиг.
2. Ослабеть – ослабнуть. Форма глагола ослабеть свойственна книжно-письменным стилям.
3. Стлать – стелить. В литературном языке употребляются формы глагола стлать.
4. Параллельные формы некоторых глаголов могут различаться смысловыми оттенками: двигает мебель – движет чувство долга.
5. Обратите внимание на образование форм повелительного наклонения.
6. видеть – видать, лазить – лазать. Глаголы видеть, лазить нейтральны по стилю.
7. Формы с суффиксами –ива-/-ыва- стилистически нейтральны и употребительны в книжно-письменных стилях.: накапливать, ознакамливать. Формы с о характерны книжно-письменным стилям: обусловливать, сосредоточивать
8. Формы с суффиксом –изирова- свойственны книжно-письменным стилям: популяризировать.
9. Невозвратные формы нейтральны по стилю: стучать, грозить.
Употребления причастий и деепричастий в текстах документов
1. Неправильными, с точки зрения литературной нормы, являются причастия с суффиксами –ущ-, -ющ- и –ащ-, -ящ-, образованные от глаголов совершенного вида: попробующий от попробовать, купящий от купить и т.д. Предложения с такими причастными формами должны быть исправлены. Для этого причастный оборот необходимо заменить придаточной частью сложного предложения, а неправильно образованные причастия – глаголами: «Лицам, пожелающим приобрести путевки, следует обратиться…» (лицам, который пожелают приобрести путевки, следует…).
2. Неправильными являются причастные формы типа «купивший бы», образованные прибавлением частицы бы к действительным причастиям прошедшего времени.
3. Разговорную окраску имеют причастия забревший, приобревший ; в книжно-письменных стилях следует употреблять их параллельные формы: забредший, приобретший.
4. Не соответствует литературной норме некоторые деепричастные формы, иногда использовавшиеся в прошлом: бежав, бережа, пиша и т.д.
5. Нейтральны по форме деепричастия типа решив, сказав, услышав, т.е. с суффиксом –в-
Синтаксические нормы официально-делового стиля
Синтаксический уровень ОДС
Не менее важную роль в документах играет четкость синтаксической организации текстов: неправильный порядок слов, рассогласование подлежащего со сказуемым, определения с определяемым словом, ошибки, связанные с употреблением причастных и деепричастных оборотов, смещение структуры простого и сложного предложения. Например, причастный оборот может находиться как перед определяемым словом, так и после него: прошедшие подготовку сотрудники; сотрудники, прошедшие подготовку. Нарушением синтаксической нормы является отрыв причастного оборота от определяемого слова. Следствием такого отрыва является рассогласование причастия с определяемым словом в форме падежа, реже — числа. Нарушение порядка слов часто порождает двусмысленность, неоднозначность прочтения.
При составлении текстов документов нужно помнить, что не рекомендуется разъединять:
· составные и фразеологизированные сказуемые несет ответственность, принимает на себя обязательства;
· клишированные и устойчивые словосочетания, найти возможность решения проблемы, приступить к выполнению работ, по причине срыва графика поставок и т.п., за исключением случаев расширения их терминологизированными определениями;
· клишированные предложения: Настоящий договор вступает в силу с момента подписания сторонами. Контроль за выполнением данного постановления возложить на. ;
· причастный и деепричастный обороты (лицо, ответственное за график поставок, но не ответственное лицо за график поставок. );
· нельзя отрывать определение от определяемого слова, придаточное предложение, являющееся присловным распространителем, от слов, которое оно распространяет: Каждая из сторон имеет право прекратить действие Договора, уведомив в письменном виде не менее чем за 20 рабочих дней другую сторону.
Употребление деепричастных оборотов. Деепричастные обороты являются характерной стилистической чертой книжной письменной речи. В деловых письменных текстах нарушается основное требование использования деепричастий — деепричастие и глагол, к которому оно относится, обозначают действия одного лица. Нарушение этого правила приводит к алогизму и абсурдности высказывания:
· ошибочно употреблять деепричастный оборот в безличных предложениях (кроме инфинитивных конструкций): Соглашаясь с Вами, у меня нет возражений. Решая этот вопрос, нами было установлено. ;
· невозможно употребление деепричастных оборотов в пассивных конструкциях, так как субъект действия пассивной конструкции не может совпадать с субъектом действия, обозначенного деепричастием: Объединив наши усилия, к нам вернется уверенность в успехе.
Конструкции с однородными членами. Чтобы избежать ошибок, связанных с логической несочетаемостью однородных членов предложения, следует помнить, что:
· в качестве однородных членов предложения не должны выступать слова, обозначающие родовые и видовые понятия, например: Магазину требуются продавцы оптовой техники и телевизоров. В данном случае нарушение нормы вызвано тем, что в качестве однородных членов использованы родовое понятие »бытовая техника» и видовое «телевизоры»;
· однородными членами предложения не могут быть слова, выражающие так называемые скрещивающиеся понятия, т.е. слова, значение которых в чем-то совпадает. Недопустимы конструкции: Руководство отметило и премировало лучших сотрудников ценными подарками. Значение слов отметить и премировать во многом совпадает;
· недопустимо употреблять в качестве однородных членов слова, обозначающие разноплановые понятия, например: Выдача готовой продукции производится по счету и по предъявлении квитанции.
В качестве однородных членов не могут использоваться: причастные и деепричастные обороты: Рассматривая Ваше предложение и решающий эту проблему положительно, хочу обратить ваше внимание на условия хранения продукции.
Структура сложного предложения. В деловой письменной речи преобладают простые предложения. Однако это не означает, что сложные предложения менее значимы для текстовой организации в официально-деловой письменности. Сложное предложение передает сложную мысль, отражая сложные отношения тех или иных социально-правовых ситуаций. Точно определить те или иные смысловые отношения помогают союзы и союзные слова. Именно поэтому использование их должно быть корректным. Особенно это относится к составным союзам и к союзам, использующимся с указательными словами: не только . но и; как. так и . ; если . то; такой же . как; несмотря на то что; в силу того, что; о том, что; благодаря тому, что; ввиду того, что; перед тем, как; так же, как и др.
Причины возникающих ошибок сводятся к следующему:
· иногда в текстах происходит контаминация составного союза, нарушающая логические связи в структуре сложного предложения. Например: Не только крупные и средние предприятия сегодня перед угрозой закрытия, а также малый бизнес растворяется из-за бремени налогов;
· встречается неадекватное использование составного союза (или части составного союза) в простом предложении: В случае того, что смета не будет Вами утверждена, то решение принимается на расширенном заседании приемной комиссии;
· нередко составители документов неоправданно усложняют текст, что выражается в нанизывании однотипных придаточных, перенасыщенных различного рода осложнителями (причастными и деепричастными оборотами, вводными словами и конструкциями, обособленными дополнениями и обстоятельствами) сложных предложений: В случае необходимости, которая может наступить по причине непредвиденных обстоятельств, которые квалифицируются как форс-мажорные, которые не позволяют сторонам выполнить своих обязательств, то стороны освобождаются от ответственности на согласованный между ними срок; Охрана освобождается от ответственности за кражу имущества, если установлено, что охрана была лишена возможности вскрыть и осматривать объект для выяснения причин срабатывания сигнализации, если посторонние лица задержаны охраной при совершении кражи, и в других случаях, если охрана докажет отсутствие своей вины. Подобные предложения должны рубрицироваться, т.е. члениться на составные части, графически отделенные одна от другой. Рубрикация сложного предложения в тексте может осуществляться при помощи сигнального тире в начале или цифрового обозначения. Рубрикация облегчает усвоение информации, делает ее более наглядной.
Рубрикация. Выбор того или иного варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава, композиционной структуры. В простейших случаях используются однотипные знаки — арабские цифры или буквы. Тексты сложной организации требуют обозначения частей различными средствами. Более крупные по сравнению с абзацами рубрики (часть, раздел, глава, параграф) обозначаются римскими или арабскими цифрами и именуются. Например:
2. 2. Квалификационные требования и необходимый уровень знаний.
При разделении текста на рубрики каждая составная часть, соответствующая понятиям пункта и подпункта, получает свой номер (используются арабские цифры), после которого ставится точка. Номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например:
1.1. Лицо, ответственное за техническую оснащенность предприятия, назначается и освобождается приказом Генерального директора.
1.2. Лицо, ответственное за техническую оснащенность предприятия, подчиняется непосредственно начальнику службы информатизации.
При дальнейшем дроблении текста на подпункты количество знаков, обозначающих нумерацию, будет увеличиваться:
При формально-логической организации текста текстообразующую функцию выполняют заголовки и подзаголовки: Приказ, Должностная инструкция, Договор, Распоряжение и т.д. Только в деловой переписке не указывается название документа. Заголовок, как правило, конкретизирует тип документа, отражает основную его тематику. Поэтому так желательны заголовки в тексте делового письма, договора, приказа.
Таким образом, можно выделить следующие синтаксические нормы ОДС:
2. Употребление словосочетаний со связью управление.
3. Употребление пассивных конструкций: оплата труда осуществляется на основе почасовых или месячных тарифных ставок (окладов).
4. Употребление сложных предложений (СПП с придаточными определительными, условия, причины, цели).
5. Употребление конструкций со сложными союзами и отыменными предлогами: в результате того что, несмотря на то что, с целью, в соответствии с.
6. Употребление стандартных сложных синтаксических конструкций, клише.
7. Употребление повествовательных предложений, а не вопросительных или побудительных: Результаты работы можно признать удовлетворительными.
8. Употребление причастных и деепричастных оборотов: акт, выданный на руки Синицыной, считать…
9. Употребление двусоставных предложений, среди односоставных используются безличные.: секретарю необходимо подробно выучить технику дела: очень хорошо все проверить, уточнить, исправить, дополнить и отдать на подпись руководителю.
10. Употребление распространенных предложений с большим количеством однородных членов предложения: Наша фирма предлагает услуги по страхованию, проектировании, эксплуатации, обслуживанию и ремонту оргтехники, мебели для офисов.
Нанизывание падежей
К числу стилистических недостатков относится так называемое нанизывание падежей, т.е. расположение цепочкой нескольких одинаковых падежных форм.
1. Чаще всего происходит нанизывание родительных падежей, в силу большой распространенности родительного приименного: Для решения задачи ускорения подъема уровня сельского хозяйства. При правке отглагольные существительные обычно заменяются инфинитивными или другими конструкциями, распространенные обороты – придаточными предложениями: чтобы ускорить подъем сельского хозяйства… Иногда достаточно «разбить» в каком-нибудь месте цепь родительных падежей, чтобы облегчилось восприятие текста.
2. Реже встречается стечение других одинаковых падежей, но и оно возможно, особенно нанизывание творительных падежей: Вопрос будет разрешен назначенной дирекцией комиссией (Вопрос решит комиссия, назначенная дирекцией).
3. Следует также избегать падежных форм с одинаковыми предлогами: Мы беседовали с инженером с большим производственным стажем (имеющим большой производственный стаж).
4. Недопустимо сочетание в одном предложении родительного субъекта и родительного объекта: Оценка Добролюбова «темного царства» (оценка Добролюбовым).
Источник статьи: http://allrefrs.ru/2-24516.html