Как правильно пишется утверждено приказом

Шпаргалка делопроизводителя

Ваш персональный гид в мире документов

Страницы

06 августа, 2014

Как оформить правильно утверждение документа

Утверждение документа — это способ его удостоверения, придания документу юридической силы, а также подтверждение его подлинности. Утверждение документа осуществляется с помощью грифа утверждения документа.

Гриф утверждения документа является шестнадцатым в списке реквизитов официального документа согласно ГОСТу Р 7.0.97-2016 . Гриф утверждения — дополнительный реквизит документа. Он придает нормативный или правовой характер его содержанию.

В любой организации должен быть примерный перечень документов, подлежащих утверждению (см. ниже). Он закрепляется в инструкции по делопроизводству организации.

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Способы утверждения документа:

Должностным лицом.
Специально издаваемым документом.

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Издаваемый документ (приказ, распоряжение, решение, протокол) рекомендуется составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения по применению и исполнению утверждаемого документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, его классного чина (при необходимости), личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
подпись
31 декабря 2018 г.

Допускается центрировать гриф утверждения относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, а документ не должен оформляться на бланке.

При утверждении документа, который составлен не на бланке (акт, договор), наименование организации при указании должности лица, утвердившего документ, указывается полностью. Полное наименование организации указывается и в том случае, если документ утверждается руководителем вышестоящей организации.

При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера:

УТВЕРЖДЕНО
приказом
от № 01–02/75

Если приказом (распоряжением) утверждаются несколько документов , то в правом верхнем углу каждого из них проставляется номер приложения, на который дана ссылка в тексте приказа (распоряжения) и гриф утверждения, например:

УТВЕРЖДЕНО
приказом
от № 01–01/35

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО , программа — УТВЕРЖДЕНА , мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

Датой утверждаемого документа является не дата его подписания, а дата утверждения.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций).
Договоры (о производстве работ, снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, сотрудничестве, материальной ответственности ).
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение , и технологических работ; технические ).
Заявки (на оборудование, изобретения ).
Инструкции (правила) (должностные; о ведении делопроизводства; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка ).
Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников ).
Отчеты (о производственной деятельности, командировках, работах ).
Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, госкомитетов и других организаций с указанием сроков хранения ).
Планы (производственные; , , работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегий ).
Положения (уставы) (о министерстве; структурном подразделении; премировании; уставы предприятий ).
Программы (проведения работ и мероприятий; командировок ).
Расценки на производство работ.
Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на капитальное строительство ).
Стандарты.
Структура и штатная численность.
Тарифные ставки.
Формы унифицированных документов.
Штатные расписания и изменения к ним.

Источник статьи: http://www.docdelo.ru/2014/08/utverjdenie-documentov.html

Отличный секретарь

Профессиональный блог Евгении Кожановой

Три способа утвердить документ

Гриф утверждения входит в перечень реквизитов документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Мы рассмотрим три способа утвердить документ в организации: лично руководителем и с помощью приказа, а также письмом, если требуется утверждение извне – контролирующей организацией или учреждением, министерством и т.п. Приведем примеры оформления реквизита и отметок на документе.

Для чего утверждаются документы?

В целом факт утверждения говорит о том, что руководитель организации видел документ и согласен с его содержанием. Во многих случаях – например, с инструкциями, положениями, регламентами – подпись под словом «УТВЕРЖДАЮ» означает введение документа в действие. Гриф утверждения является реквизитом, который придает документу юридическую силу.

Кто утверждает документы?

Обычно утверждение документов входит в компетенцию только первого лица компании – генерального директора. Однако если организация крупная и в ней работают несколько больших подразделений (департаменты, дирекции, управления), право на утверждение некоторых документов может быть передано руководителям этих подразделений по доверенностям. Гриф утверждения оформляется каждый раз одинаково независимо от того, кто утверждает документ.

Способ 1. Утверждение документа подписью директора

Это самый простой способ утвердить документ. Проект передается генеральному директору или уполномоченному им руководителю, который, ознакомившись с ним, расписывается в грифе, например:

Генеральный директор ООО «Альфа»

Обратите внимание: слово «утверждаю» стоит в первом лице единственного числа, указывается должность руководителя и наименование компании, а завершается гриф датой утверждения.

Статья о том, как передать право подписи за директора, в том числе право на утверждение документов, по ссылке.

Способ 2. Утверждение приказом

К приказу по основной деятельности обращаются, если дополнительно с утверждением над документом нужно произвести еще какие-то действия. Например, ознакомить всех работников организации с ним или одновременно отменить действующий ранее документ.

Сначала издается приказ. Текст примерно следующий:

В целях оптимизации процессов делопроизводства ООО «Луч»

Отменить Инструкцию по делопроизводству ООО «Луч», утвержденную Приказом от 16.09.2015 №234, с 14.09.2015.
Утвердить и ввести в действие с 14.09.2015 Регламент по делопроизводству ООО «Луч» (прилагается; далее «Регламент»).
Начальнику отдела делопроизводства Светлову А.А. ознакомить с Регламентом работников ООО «Луч» до 11.09.2015.
Контроль исполнения настоящего приказа возложить на административного директора Темную Л.Д.

Приказ проходит обычную процедуру согласования, подписывается генеральным директором и регистрируется в общем порядке. С этого момента документ считается утвержденным. Гриф оформляется так:

Слово «утвержден» склоняется в зависимости от вида документа: регламент утвержден, инструкция утверждена, положение утверждено, правила утверждены.

Утвержденный документ одновременно является приложением к приказу, и это тоже надо отметить на нем. Этот момент всегда вызывает много споров: на одном и том же документе нужно одновременно поставить отметку о приложении и гриф утверждения. Большинство специалистов склоняется к такому варианту:

Способ 3. Внешнее утверждение документа

Некоторые организации должны утверждать ряд своих документов в контролирующих, надзорных органах или в вышестоящих организациях. Согласование здесь может быть оформлено обоими перечисленными выше способами, но самый распространенный – третий, а именно письмом.

Алгоритм действий таков. Организация создает проект документа, согласует его, подписывает и направляет копию в вышестоящий орган. К проекту прилагается сопроводительное письмо с обоснованием и просьбой об утверждении. Если ответ положительный, то в ответ тоже придет письмо, и гриф будет выглядеть так:

Оригинал письма с утверждением нужно хранить вместе с оригиналом утвержденного документа столько, сколько хранится сам документ.

Если утверждающих несколько

Если документ утверждают несколько организаций, то грифы располагаются на одном уровне:

Ссылка на утвержденный документ

Поскольку, как уже говорилось, гриф утверждения придает документу юридическую силу, информация об утверждении теперь всегда будет «преследовать» этот документ, если понадобится где-то сослаться на него. Выглядит это так:

В соответствии с п. 3.7. Инструкции по делопроизводству ООО «Альфа» (утверждена генеральным директором 03.08.2015)…

Руководствуясь п.п. 4 – 9 Положения о взаимоотношениях организаций (утв. Приказом ООО «Бета» от 04.08.15 №234-ОРД и Приказом ООО «Гамма» от 05.08.2015 №35/467-15)…

Общие особенности оформления грифа утверждения

Гриф утверждения всегда располагается справа в верхней части первого (или титульного) листа документа. Повторять гриф на каждой странице документа не нужно. Независимо от того, как утвержден документ, в грифе обязательно содержится дата утверждения. Это и есть дата документа. Если документ утвержден несколькими организациями в разные дни, то даты все равно проставляют все, а датой документа будет считаться последняя – самая поздняя – из них.

Гриф утверждения – это не подпись!

Нельзя путать гриф утверждения с подписанием документа. Руководителю организации на утверждение должен попасть документ, уже подписанный другим должностным лицом, которое в иерархии компании стоит ниже на одну ступеньку. Например, Положение о бухгалтерии: его подписывает главбух, а утверждает генеральный директор.

Если документ утверждается внешней организацией (например, Ростехнадзором), то он попадает туда, подписанный руководителем организации-автора.

Какие документы нужно утверждать?

Примерный перечень документов, которые нужно утверждать руководителем, приведен в Приложении 7 документа по названием «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003». Каждая организация сама определяет для себя такой перечень и вносит его в свою инструкцию по делопроизводству.

2 комментария

Елена говорит:

В статье написано: Утвержденный документ одновременно является приложением к приказу, и это тоже надо отметить на нем. Этот момент всегда вызывает много споров: на одном и том же документе нужно одновременно поставить отметку о приложении и гриф утверждения. Большинство специалистов склоняется к такому варианту:

от 27.08.2015 №456
Так есть ли однозначное нормативное требование? или же можно просто указать Приложение к приказу от №. или все-таки указывать и «Приложение» и «утвержден приказом»? По этому вопросу и правда много споров. Спасибо.

Евгения Кожанова говорит:

Здравствуйте, Елена!
Есть «соломоново решение»: так как приложения являются неотъемлемой частью приказов и хранятся вместе с ними, то с оригиналом приказа хранится и оригинал приложения. На нем пишется «Приложение к приказу от… №…», все по ГОСТу. А все ссылки на это приложение оформляются так: «Инструкция по… утверждена приказом от… №…».
Сослаться тут не на что, это из практики.

Источник статьи: http://thebestsecretary.ru/?p=4248

Основы делопроизводства

ПОРЯДОК УТВЕРЖДЕНИЯ И СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1. ПОРЯДОК УТВЕРЖДЕНИЯ И СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Гриф утверждения

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лиц утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Генеральный директор ОАО «Рога и копыта»

При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения со- стоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ)

(без кавычек), названия утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

приказом директора предприятия 20.03.2006 № 264/18

протоколом общего собрания акционеров от 17.03.2006 № 14

Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать эле- менты относительно самой длинной строки, например:

приказом директора предприятия 20.12.2003 № 264/18

-акты (проверок, ревизий, приема законченных работ, оборудования, списания, экспертизы, передачи дел, ликвидации организаций );

-договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности);

-задания (на проектирование объектов, на кап. строительство, на проведение НИР, ОКР и технологических работ);

-инструкции (должностные, техники безопасности, внутреннего трудового распорядка, документационному обеспечению управления);

-нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.);

-отчеты (о производственной деятельности, командировках, НИР и т.д.);

-перечни (должностей работников с не нормируемым рабочим днем; типовых документов с указанием сроков хранения и т.д.)

-планы (производственные, НИР, строительно-монтажных работ, проектно- изыскательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

-программы (командировок, проведения работ и мероприятий);

-положения (о структурном подразделении, премировании, о персонале организации);

-расценки на производство работ;

-структура и штатная численность;

-штатные расписания и изменения к ним;

-смета расходов средств организации;

-смета расходов на содержание специалистов организации.

Состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации),

личной подписи, ее расшифровки (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Главный бухгалтер ЗАО «Компания АБВ»

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей, форме например:

Протокол заседания Правления страховой компании «АБВ» от 21.09.2005 № 12

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа рекомендуется осуществлять в следующей очередности:

-с организациями, интересы которых затрагивает документ;

-с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;

-с общественными организациями (при необходимости);

-с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т.п.);

-с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Виза согласования

Используется для внутреннего согласования документов. Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило отношение к нему. Состав должностных лиц, визирующих документ, определяется нормативными актами (положениями, инструкциями) организации. Отказ от визирования не допускается.

Виза согласования включает:

личную подпись визирующего;
ее расшифровку (инициалы и фамилию);
дату;
при необходимости — должность визирующего, например:

международных связей К.И.Смехов

При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Внутреннее согласование целесообразно проводить в следующей последовательности:

Последовательность согласования документа

-руководитель структурного подразделения, где составлен документ;

-заинтересованные должностные лица других подразделений предприятия;

-общественные организации (при необходимости);

-руководитель финансовой или бухгалтерской службы;

-заместитель руководителя предприятия, курирующий данное направление деятельности;

-руководитель юридической службы или юрисконсульт предприятия.

Виза используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать – круглая с изображением в центре герба РФ, по окружности указывается полное название учреждения. Печати с воспроизведением герба могут иметь федеральные органы государственной власти, иные государственные органы и организации в соответствии с Указом Президента РФ от 30.11.93 г № 2050.

В коммерческих структурах применяются простые круглые печати, приравненные к гербовым для государственных организаций.

Простые печати бывают различной геометрической формы – круглые, прямоугольные, треугольные, овальные. На них обычно воспроизводится название структурного подразделения организации. Их используют для самых различных

целей – от проставления на копиях документов до применения при опечатывании дверей, пакетов и т.д.

Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ. Иногда это место помечают буквами «МП» или изображением круга с пометкой «ставить точно в круг». Оттиск печати должен хорошо читаться.

Перечень документов, на которых ставится печать:

Акты, доверенности, договоры, задания на проектирование и технические, заявки, исполнительные листы, заявления (на аккредитив и т.д.), заключения и отзывы, нормы расхода драгоценных металлов, гарантийные письма, платежные поручения, протоколы согласования планов поставок, реестры чеков, сметы расходов, штатные расписания и изменения к ним, спецификации продукции, образцы оттисков печатей и подписей специалистов, имеющих право совершения хозяйственных операций, Устав организации, справки о начисленной зарплате.

Источник статьи: http://moodle.kstu.ru/mod/book/view.php?id=16934