Деловой этикет: пишите правильные письма!
Если вы думаете, что эпистолярный жанр канул в Лету, вы глубоко ошибаетесь. В быту, не поспоришь, стало привычным звонить по телефону или обмениваться моментальными сообщениями ICQ — просто и быстро. Однако в деловых взаимоотношениях по-прежнему письма играют важную роль: телефонный разговор, переписку по «аське» к делу не подошьешь: здесь нужны более серьезные документы.
Относиться к написанию деловых писем необходимо щепетильно и ответственно. Для любого делового письма, в том числе посылаемого по электронной почте, рекомендуется использовать фирменный бланк , где указаны реквизиты организации. Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, и с ней можно иметь дело. Обязательно указать дату написания письма. Месяц желательно писать буквами, сокращения, типа 20.01.02, приняты только в России и в международной практике не употребляются.
Деловое письмо должно содержать заголовок , раскрывающий содержание текста. Это значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем. В первую очередь надо добиться того, чтобы ваше письмо выделили из массы аналогичных и направили нужному сотруднику. Тема письма подчеркивается или пишется заглавными буквами.
Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма. Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз — в письме, и оно складывается так, чтобы адрес получателя оказался в окошке. Адрес пишется в следующем порядке: номер дома, улица, название города, области, республики (штата, графства, кантона и т.п.), почтовый индекс, страна.
После адреса — инициалы и фамилия адресата. Перед инициалами ставятся сокращения «Г-ну», «Г-же» или «Г-дам». Если у адресата есть звание или титул, лучше вместо обращения «Господин» указать его. Во всех западноевропейских странах и в США опускать титулы считается невежливым. Однако писать и говорить «Господин + титул + фамилия» принято только в Германии. Во Франции и в Англии дворянский титул адресата всегда указывается в адресе, но его не принято упоминать в тексте письма.
Слова «Господин» и «Госпожа» не принято употреблять без фамилии, и их всегда сокращают до «Г-н» или «Г-жа», тогда как звания и титулы желательно писать полностью. В Англии после имени адресата часто пишется вежливое обращение «Эсквайр» (Esquire — Esq.), причем оно никогда не употребляется в совокупности со словом «Господин». Если вы хотите послать письмо лично, то после фамилии укажите: «Лично» (Private — для Англии, Personal — для США).
Если письмо адресовано фирме и должно быть прочитано определенным человеком, употребляется выражение «Вниманию г-на. » (Attention of. ). Можно послать письмо на адрес фирмы лицу, чей адрес неизвестен, а фирма, в которой он работает, поддерживает с ним деловую связь, указав «Через» (Care of или C/O).
Вступительное обращение традиционно состоит из слов «Уважаемый г-н (г-жа) + фамилия» или «Дорогой г-н (г-жа) + фамилия». В официальных письмах не принято обращаться на «ты», даже если в жизни вы накоротке. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами «Дорогой + имя» или «Уважаемый + фамилия».
Не стоит в обращении писать: «Ув. г-н директор!». В данном случае сокращения неуместны. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и им подобные следует писать полностью. Иначе получатель вправе подумать, что вы его на самом деле не очень-то уважаете.
Хорошее впечатление производят деловые письма, в которых после приветствия содержат некое вступление-комплимент . Обычно говорят о том, что рады приветствовать столь известную фирму, что для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру большой честью и т.п. Можно выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.
Плохое впечатление производят деловые письма, содержащие словесный мусор ( «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам », излишнюю вежливость (« Будьте любезны, прочтите это письмо, пожалуйста »), бессодержательные прилагательные ( выдающийся, восхитительный, замечательный ), лишних местоимений (« мы все рады сотрудничать с вами и вашей фирмой »).
Письма, составленные в таком стиле, всегда создают впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус. Они оцениваются как менее компетентные и заслуживающие меньшего доверия, чем те, где текст написан «тверже». Поэтому нужно всячески избегать употребления общих фраз, слов-паразитов и ненужных прилагательных.
При написании деловых писем не стоит употреблять директивные фразы-указания (« вам следует связаться с нами по телефону. »). Такой фразой вы психологически настраиваете людей против себя. Не стоит высокомерно указывать партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: « Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону.. .». Смысл тот же, но тон письма настраивает на более доброжелательное к вам отношение.
О писывая деятельность своей фирмы, для создания впечатления конкретных достижений обратите внимание на выбор глаголов . Глаголы совершенного вида говорят о реальных результатах: выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т.п . Глаголы несовершенного вида создают более неопределенные по отношению к результату деятельности: производим, работаем, выполняем, участвуем . Они дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Использование глаголов совершенного вида создаст впечатление конкретных успехов, а значит создаст впечатление солидности и респектабельности вашей фирмы.
В письме-просьбе , по возможности, сжато укажите причину, саму просьбу сформулируйте чётко, заранее поблагодарите за исполнение. В знак благодарности за ответ, как выражение готовности к сотрудничеству или в качестве информационного сообщения пишутся письма-извещения . Под таким письмом достаточно поставить подпись референта.
Письмо-напоминание направляется в тех случаях, когда с помощью телефонных переговоров или личного контакта не удается получить желаемый результат. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить взятые на себя обязательства.
Письмо-подтверждение является гарантией ранее данных обещаний или уже оговоренных условий. Такое письмо является выражением вежливости и уважения к партнеру. В письме-претензии должна содержаться сама претензия, основание для её предъявления и конкретные требования.
В ответ на претензию пишут письма-отказы . Начинать и заканчивать такое письмо лучше с позитивной информации: например, перечислением того, с чем вы согласны, затем объяснить причину отказа. Письмо поможет, несмотря на отказ, поддержать нормальные отношения с клиентом или партнером.
Письмо-извинение обычно содержит изложение причин, по которым внезапно нарушается предварительная договоренность. В ряде случаев такое письмо направляется после уведомления по телефону. Гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за что-либо с указанием вида операции, которую предстоит произвести. Письмо заканчивается фразой «Оплату гарантируем» и указанием своих банковских реквизитов и имеет две подписи — руководителя и главного бухгалтера.
Поздравления, благодарности, соболезнования лучше писать от руки, чтобы подчеркнуть искреннее и индивидуальное отношение к партнёру.
Письмо, содержащее серьезное деловое предложение , предполагающее денежные взаиморасчеты на солидную сумму, лучше отправлять по почте, а не по факсу или e -mail. В идеале почтовый курьер должен вручить его лично руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно должно иметь большой фирменный конверт, отпечатанный типографским способом.
В деловом письме обязательно должна присутствовать заключительная формула вежливости : «С почтением», «С уважением». В официальном письме за рубежом, как правило, употребляется Very truly yours («Искренне ваш»). Причём в ответном письме желательно употребить ту же формулу вежливости, что и в полученном.
Как видите, всё очень просто, хотя условностей более чем достаточно. Пишите письма!
Встройте «Правду.Ру» в свой информационный поток, если хотите получать оперативные комментарии и новости:
Подпишитесь на наш канал в Яндекс.Дзен или в Яндекс.Чат
Добавьте «Правду.Ру» в свои источники в Яндекс.Новости или News.Google
Также будем рады вам в наших сообществах во ВКонтакте, Фейсбуке, Твиттере, Одноклассниках.
Источник статьи: http://www.pravda.ru/society/223657-etiket_10/
Как правильно пишется, ударение в слове «правила этикета»
Ассоциации к словосочетанию «правила этикета»
Синонимы к словосочетанию «правила этикета»
Предложения со словосочетанием «правила этикета»
- В общем, соблюдать правила этикета – значит уважать традиционные нормы общественной морали и, когда требуется, уметь о них забывать.
Цитаты из русской классики со словосочетанием «правила этикета»
- Если уже в государственных внешних делах он не мог удерживать своих стремлений и, совершенно вопреки всем правилам этикета , сам первый приезжал к послу, которого долго ждал (см. Устрялова, том III, стр. 374), то тем более проявлялась, конечно, эта пылкость и нетерпеливость в делах частных и менее важных.
Сочетаемость слова «правило»
Сочетаемость слова «править»
Сочетаемость слова «этикет»
Значение слова «правило»
ПРА́ВИЛО , -а, ср. 1. Положение, выражающее определенную закономерность, постоянное соотношение каких-л. явлений. Грамматические правила. Правила арифметики.
ПРАВИ́ЛО , -а, ср. 1. Линейка для проверки правильности каменной кладки. (Малый академический словарь, МАС)
Значение слова «править»
ПРА́ВИТЬ 1 , —влю, —вишь; прич. наст. пра́вящий; несов. 1. кем-чем и без доп. Обладая властью, управлять, руководить.
ПРА́ВИТЬ 2 , —влю, —вишь; несов., перех. 1. (несов. выправить 1 ). Вносить исправления (в рукопись, корректуру и т. п.). Править гранки. Править корректуру. (Малый академический словарь, МАС)
Значение слова «этикет»
ЭТИКЕ́Т , -а, м. Установленный порядок поведения, форм обхождения где-л. (Малый академический словарь, МАС)
Отправить комментарий
Дополнительно
Значение слова «правило»
ПРА́ВИЛО , -а, ср. 1. Положение, выражающее определенную закономерность, постоянное соотношение каких-л. явлений. Грамматические правила. Правила арифметики.
ПРАВИ́ЛО , -а, ср. 1. Линейка для проверки правильности каменной кладки.
Значение слова «править»
ПРА́ВИТЬ 1 , —влю, —вишь; прич. наст. пра́вящий; несов. 1. кем-чем и без доп. Обладая властью, управлять, руководить.
ПРА́ВИТЬ 2 , —влю, —вишь; несов., перех. 1. (несов. выправить 1 ). Вносить исправления (в рукопись, корректуру и т. п.). Править гранки. Править корректуру.
Значение слова «этикет»
ЭТИКЕ́Т , -а, м. Установленный порядок поведения, форм обхождения где-л.
Предложения со словосочетанием «правила этикета»
В общем, соблюдать правила этикета – значит уважать традиционные нормы общественной морали и, когда требуется, уметь о них забывать.
Даже если человек знает правила этикета, но не умеет правильно выбрать алкогольный напиток к тому или иному блюду, всё равно остаётся ощущение какой-то незавершённости.
Хорошие манеры всегда имеют приоритеты, и предупредительные люди без колебаний нарушат правило этикета, чтобы избежать неловкости.
Как правильно пишется, ударение в слове «строгий этикет»
Ассоциации к слову «строгий»
Ассоциации к слову «этикет»
Синонимы к словосочетанию «строгий этикет»
Предложения со словосочетанием «строгий этикет»
Цитаты из русской классики со словосочетанием «строгий этикет»
- К обеду все собирались по звуку гонга, непременно во фраках и белых галстуках, — одним словом, самое утонченное соединение строгого этикета с простотой и прекрасных манер с непринужденным весельем.
Сочетаемость слова «строгий»
Сочетаемость слова «этикет»
Значение слова «строгий»
СТРО́ГИЙ , —ая, —ое; строг, строга́, стро́го, стро́ги и строги́; стро́же, строжа́йший. 1. Очень требовательный; взыскательный. Строгий учитель. Строгий критик. (Малый академический словарь, МАС)
Значение слова «этикет»
ЭТИКЕ́Т , -а, м. Установленный порядок поведения, форм обхождения где-л. (Малый академический словарь, МАС)
Отправить комментарий
Дополнительно
Значение слова «строгий»
СТРО́ГИЙ , —ая, —ое; строг, строга́, стро́го, стро́ги и строги́; стро́же, строжа́йший. 1. Очень требовательный; взыскательный. Строгий учитель. Строгий критик.
Значение слова «этикет»
ЭТИКЕ́Т , -а, м. Установленный порядок поведения, форм обхождения где-л.
Предложения со словосочетанием «строгий этикет»
Обеды хана совершаются с разными церемониями и подчинены строгому этикету.
Всем известно, что мы охотно танцуем и поём, что при французском дворе мы научились ценить сладкий язык придворной лести и что лёгкие нравы угоднее нам, чем деревянные формы строгого этикета.
Сегодня хорошие манеры – это не строгий этикет прошлых веков, правила поведения за столом отличаются не только в разных странах, но и в разных семьях.
Как правильно пишется, ударение в слове «этикетный»
Делаем Карту слов лучше вместе
Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать Карту слов. Я отлично умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!
Спасибо! Я обязательно научусь отличать широко распространённые слова от узкоспециальных.
Насколько понятно значение слова исподтишка (наречие):
Синонимы к слову «этикетный»
Предложения со словом «этикетный»
Цитаты из русской классики со словом «этикетный»
- Простота Петра I, великого человека на престоле, чуждая слишком утонченных приличий и всяких притязаний на этикетное угождение своему лицу, позволяла ему заниматься и подвигами государственными, и домашними мелочными делами. Ему доставало время на все: оттого-то оставил он нам бесчисленные памятники своего гения и рук своих. Иной государь не сделал того в целое свое царствование, что Петр сотворил в один день.
Сочетаемость слова «этикетный»
Значение слова «этикетный»
ЭТИКЕ́ТНЫЙ , —ая, —ое; —тен, —тна, —тно. Соответствующий этикету. Этикетный поклон. (Малый академический словарь, МАС)
Отправить комментарий
Дополнительно
Значение слова «этикетный»
ЭТИКЕ́ТНЫЙ , —ая, —ое; —тен, —тна, —тно. Соответствующий этикету. Этикетный поклон.
Предложения со словом «этикетный»
За эти годы многое изменилось, в том числе и в развитии этикетных норм.
Каждый может один раз продемонстрировать этикетное поведение, но делать это постоянно могут только профессионалы.
Со временем это потребовало даже специальных людей – церемониймейстеров, знавших все тонкости этикетных ритуалов, которые не имели права нарушать даже коронованные особы.
Синонимы к слову «этикетный»
Сочетаемость слова «этикетный»
Морфология
Карта слов и выражений русского языка
Онлайн-тезаурус с возможностью поиска ассоциаций, синонимов, контекстных связей и примеров предложений к словам и выражениям русского языка.
Справочная информация по склонению имён существительных и прилагательных, спряжению глаголов, а также морфемному строению слов.
Сайт оснащён мощной системой поиска с поддержкой русской морфологии.