Как правильно написать в трудовой книжке что запись недействительна
Как внести запись в трудовую книжку о недействительности записи?
Заполняя трудовую книжку, специалист кадровой службы может допустить неточности или ошибки. В п.30 Правил ведения и хранения трудовых книжек № 225 (далее Правила) прописано, что не допускается зачеркивание ошибочных записей в разделах трудовой книжки о работе и о награждении. Исправление в этих разделах возможно осуществить только таким способом, как внести запись в трудовую книжку о недействительности записи. Затем необходимо внести правильную запись.
Как правильно написать в трудовой книжке что запись недействительна?
В п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек № 69 (далее Инструкция) определена последовательность, как именно делается запись в трудовой книжке «>Запись недействительна»>.
После ошибочной записи с соответствующим номером в этом же разделе делается запись в графах:
№1 —> последующего порядкового номера,
№3 —> следующего содержания: «>Запись за номером таким-то недействительна»> и строчкой ниже делается правильная запись,
№ 4 —> правильных реквизитов приказа или другого решения работодателя, в соответствии с которым вносится эта запись.
Приведем несколько примеров исправлений неверных записей, которые наиболее часто встречаются в практике кадровиков.
Пример 1. Недействительная запись в трудовой книжке
Когда в трудовую книжку по ошибке была внесена неправильная должность работника, исправление производится следующим образом:
Закрытое акционерное общество
«>Алвиго-Транс»> (ЗАО «>Алвиго-Транс»>)
8
10
02
2014
Принят в маркетинговый отдел на должность
Приказ от
экономиста
10.02.2014 № 4-к
9
10
02
2014
Запись за номером 8 недействительна
Приказ от
Принят в маркетинговый отдел на должность
10.02.2014 № 4-к
инженера
Пример 2. Внесение записи в трудовую книжку о недействительности даты приема на работу
1 вариант. Когда в трудовую книжку ошибочно вписали неверную дату приема работника, исправление можно оформить следующим образом:
Закрытое акционерное общество
«>Алвиго-Транс»> (ЗАО «>Алвиго-Транс»>)
8
10
02
2014
Принят в маркетинговый отдел на должность
Приказ от
инженера
12.02.2014 № 6-к
9
12
02
2014
Запись за номером 8 недействительна
Приказ от
Принят в маркетинговый отдел на должность
12.02.2014 № 6-к
инженера
2 вариант. Если была внесена неверная дата приема и реквизиты приказа:
Закрытое акционерное общество
«>Алвиго-Транс »> (ЗАО «>Алвиго-Транс»>)
8
10
02
2014
Принят в маркетинговый отдел на должность
Приказ от
инженера
10.02.2014 № 4-к
9
12
02
2014
Запись за номером 8 недействительна
12
02
2014
Принят в маркетинговый отдел на должность
Приказ от
инженера
12.02.2014 № 6-к
Пример 3. Изменение формулировки увольнения
Если после внесения записи об увольнении специалистом по кадрам была замечена ошибка в формулировке увольнения, исправление производится следующим образом:
Закрытое акционерное общество
«>Алвиго-Транс»> (ЗАО «>Алвиго-Транс»>)
8
11
02
2013
Принят в маркетинговый отдел на должность
Приказ от
инженера
11.02.2013 № 6-к
9
05
02
2014
Уволен по собственному желанию, пункт 3
Приказ от
статьи 77 Трудового кодекса Российской
05.02.2014 № 8-к
Федерации
Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина
Печать
Закрытое акционерное общество
«>Алвиго-Транс»> (ЗАО «>Алвиго-Транс»>)
10
05
02
2014
Запись за номером 9 недействительна,
Приказ от
Уволен по соглашению сторон, пункт 1
05.02.2014 № 8-к
статьи 77 Трудового кодекса Российской
Федерации
Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина
Печать
Пример 4. Исправление ошибочной записи, которая была обнаружена после увольнения
Если после внесения записи об увольнении сотрудника была замечена ошибка в записи о приеме, а именно в названии должности, то исправление можно оформить следующим образом:
Закрытое акционерное общество
«>Алвиго-Транс»> (ЗАО «>Алвиго-Транс»>)
8
11
02
2013
Принят в маркетинговый отдел на должность
Приказ от
экономиста
11.02.2013 № 6-к
9
05
02
2014
Уволен по собственному желанию, пункт 3
Приказ от
статьи 77 Трудового кодекса Российской
05.02.2014 № 8-к
Федерации
Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина
Печать
Закрытое акционерное общество
«>Алвиго-Транс»> (ЗАО «>Алвиго-Транс»>)
10
06
02
2014
Запись за номером 8 недействительна,
11
02
2013
Принят в маркетинговый отдел на должность
Приказ от
инженера
11.02.2013 № 6-к
Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина
Печать
Исправление ошибочной записи должна производить та организация, которая внесла ошибочную запись в трудовую книжку своего сотрудника, либо та организация в которой на данный момент работает этот сотрудник, но только в случае предоставления подтверждающего документа из организации, которая допустила эту ошибку.
Как правильно внести в трудовую книжку работника о недействительной записи?
Несмотря на стремительное развитие электронного документооборота и внедрение электронного аналога, бумажная версия трудовой книжки считается важнейшим документом, подтверждающим профессиональный стаж и содержащим сведения о местах работы гражданина. И это неудивительно, поскольку действующее законодательство предъявляет высокие требования к ведению, а также процедуре внесения записей в трудовые книжки.
Зачастую признание записи в трудовой книжке недействительной осуществляется работодателем, указавшим недостоверные сведения. Однако и другой работодатель правомочен вносить надлежащие исправления, в случае, если сотрудник представит документы, подтверждающие ошибочность внесения записи на предыдущем рабочем месте. Если отсутствует возможность документального подтверждения факта ошибки, то основаниями для внесения записи служат архивная справка или судебное решение.
При оформлении трудовой книжки (вкладыша), корректировке указанных сведений, следует придерживаться принципа: нельзя делать какие-либо исправления поверх существующих записей, а также замазывать или зачеркивать недостоверные данные. Необходимые поправки вносятся следующим образом: ошибочная запись считается недействительной, а правильные сведения размещаются на следующей ниже строке начиная с указания порядкового номера.
Важно! Ведение и заполнение трудовых книжек, включая вкладыши к ним, должно отвечать требованиям Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, а также Правилам, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Скачать для просмотра и печати:
Как исправить неточности в трудовой книжке
Для того чтобы внести коррективы в трудовую книжку или аннулировать ранее выполненную отметку, следует придерживаться следующего алгоритма:
Исправление персональных данных работника совершает работодатель по тому месту работы, где они были внесены.
Достоверные сведения вносятся только на основании оригиналов документов.
В случае реорганизации юридического лица исправить ненадлежащую запись способна организация правопреемник. При ликвидации ИП или предприятия поправки вносит текущий работодатель.
Внесение изменений в записи на титульном листе
Действующим законодательством процедура исправления неверных записей в титуле трудовой книжки не регламентирована. В данном случае речь идет об ошибке, обнаруженной спустя какое-то время, а не при заполнении формуляра впервые. Поскольку упомянутые выше Инструкция и Порядок содержат лишь указание на то, как внести изменения в сведения о работе и награждениях сотрудника, а также о том, как изменить правильные данные работника, в связи с этим нередко возникают проблемы.
Если трудовая книжка оформляется впервые, испорченный бланк подлежит уничтожению. При этом сотрудником кадровой службы составляется соответствующий акт. Затем за счет средств работодателя, гражданину выдается новый бланк;.
На титульном листе разрешается аккуратно зачеркнуть неверную информацию, но так, чтобы та оставалась читаемой. Новые сведения вписываются выше, рядом с ними (на развороте) указывается название документа, явившегося причиной исправления, дата и номер. После этого указывается должность лица, выполнившего запись, а также проставляется печать организации.
Наименование организации указано неверно
Если при заполнении сведений о работе допущена ошибка в названии предприятия, её необходимо исправить. Для этого вписывают достоверную информацию после признания предыдущей записи недействительной.
Важно! В данном разделе трудовой книжки не допускается зачеркивание.
Образец 2:
Как исправить пропущенную запись
Восстановление недостающей отметки осуществляется в соответствии с общим порядком внесения записей в трудовую книжку. В данном случае не требуется признание записей недействительными, поскольку сведения, идущие за пропущенной записью, считаются верными.
Совет! Если сотрудник переведен на другую должность или в другое подразделение, но запись об этом отсутствует, необходимо заполнить пустующие графы указав:
следующий порядковый номер;
дату заполнения;
информацию о переводе, с указанием даты перевода;
дату и регистрационный номер приказа.
Как устранить недействительную запись после увольнения
Исправление недействительной записи производится в строке, расположенной ниже, путем указания правильных данных:
В 1 графе указывается номер в хронологической последовательности.
Во 2 столбце проставляется число, месяц и год.
В 3 графе вписывается формулировка «Запись № ___ недействительна», затем размещаются актуальные сведения
В 4 строке вносятся реквизиты документа (название документа, дата и номер).
Устранение неточностей в написании даты приема на работу
Неверное указание даты трудоустройства является распространенной ошибкой. Это возникает по следующей причине: оформляя трудовую книжку на шестой рабочий день с момента выхода сотрудника на работу, специалист кадровой службы указывает дату, соответствующую дню заполнения сведений. На самом деле необходимо ориентироваться на число в приказе о приеме сотрудника на работу.
При обнаружении указанной неточности следует написать заявление об исправлении описки. После оформления приказа, специалист отдела кадров указывает верное число.
Важно! Все сведения, включая исправления, осуществляются гелевой, шариковой либо перьевой ручкой без каких-либо сокращений. Разрешается использовать синюю пасту (чернила), а также черную или фиолетовую.
Изменение даты и формулировки причины увольнения
Основанием для изменения информации, указанной в разделе «Сведения о работе» является судебное решение. Закон предоставляет гражданам возможность обжаловать причину прекращения трудовых отношений в течение одного месяца. Началом течения срока считается следующий день с момента выдачи трудовой книжки на руки либо ознакомления с приказом об увольнении.
При этом он может быть продлен, если судом будет установлена уважительность пропуска срока для подачи иска.
После вступления решения суда в законную силу, работодатель обязан аннулировать формулировку об увольнении путем признания её недействительной. Затем вписать причину или дату увольнения, указанную в мотивировочной части решения суда.
Отмена незаконной формулировки происходит в общем порядке. Однако работник вправе потребовать выдачу дубликата, в котором не будет указана формулировка, послужившая причиной обращения в суд.
Наказание за подделку записи в трудовой книжке
За размещение фиктивных сведений в трудовом удостоверении, действующее законодательство предусматривает наступление два типа ответственности: административную в виде штрафа и уголовную в виде лишения свободы. При этом наказание грозит не только лицу, предоставившему поддельный документ, но и работодателю, принявшему сотрудника.
После ошибочной записи с соответствующим номером в этом же разделе делается запись в графах:
При оформлении трудовой книжки (вкладыша), корректировке указанных сведений, следует придерживаться принципа: нельзя делать какие-либо исправления поверх существующих записей, а также замазывать или зачеркивать недостоверные данные. Необходимые поправки вносятся следующим образом: ошибочная запись считается недействительной, а правильные сведения размещаются на следующей ниже строке начиная с указания порядкового номера.
Для того чтобы внести коррективы в трудовую книжку или аннулировать ранее выполненную отметку, следует придерживаться следующего алгоритма:
Действующим законодательством процедура исправления неверных записей в титуле трудовой книжки не регламентирована. В данном случае речь идет об ошибке, обнаруженной спустя какое-то время, а не при заполнении формуляра впервые. Поскольку упомянутые выше Инструкция и Порядок содержат лишь указание на то, как внести изменения в сведения о работе и награждениях сотрудника, а также о том, как изменить правильные данные работника, в связи с этим нередко возникают проблемы.
Восстановление недостающей отметки осуществляется в соответствии с общим порядком внесения записей в трудовую книжку. В данном случае не требуется признание записей недействительными, поскольку сведения, идущие за пропущенной записью, считаются верными.
За размещение фиктивных сведений в трудовом удостоверении, действующее законодательство предусматривает наступление два типа ответственности: административную в виде штрафа и уголовную в виде лишения свободы. При этом наказание грозит не только лицу, предоставившему поддельный документ, но и работодателю, принявшему сотрудника.