Как правильно написать резолюцию на документе

Резолюция на документе: образец, примеры

Каждый работник кадровой службы знает о существовании такого реквизита, как резолюция. На документе его указывает директор организации. Рассмотрим этот реквизит подробнее.

Общие сведения

Резолюции руководителя на документах выражают письменное указание о порядке исполнения либо использования акта. Этот реквизит присутствует на входящих или локальных бумагах. Также резолюция на документах проставляется должностными лицами вышестоящих органов. Кроме служебных актов, этот реквизит присутствует на обращениях от граждан.

На практике содержание записи определяет порядок решения конкретного вопроса, просьбы, рассмотрения заявления. Проще говоря, этот реквизит выражает отношение служащего к содержанию акта.

Резолюция на документе: образец

Нормативными актами определена структура реквизита. В его составе должны присутствовать следующие элементы:

1. Инициалы и фамилия исполнителя.
2. Содержание действий (задание).
3. Срок выполнения.
4. Подпись начальника.
5. Дата.

В зависимости от содержания записи те или иные элементы могут отсутствовать.

Классификация

В рамках деятельности предприятия могут возникать различные управленческие вопросы, требующие принятия специфических решений. В некоторых случаях действия по той или иной проблеме могут быть типичными. В соответствии с этим выделяют виды резолюции на документах . Реквизиты могут носить конкретный или общий характер.

Первые выражаются глаголом, стоящим в повелительном наклонении либо в неопределенной форме. Они адресуются конкретным лицам. Как выглядят о бщие резолюции на документах? Примеры можно привести такие: «К исполнению», «К сведению» и пр.

Содержание

Резолюция на документе должна отражать информацию в сжатом виде. Однако при этом слова необходимо подбирать четкие и конкретные. В реквизите должно присутствовать исчерпывающее указание на характер и порядок исполнения акта. Так, надпись «Решите, как договорились» не может рассматриваться как резолюция. На документе не допускаются так называемые предварительные указания. Среди них можно назвать такие: «Прошу ко мне зайти», «Ответ после переговоров» и пр. Р езолюция на документе может определять несколько исполнителей. Служащий, чья фамилия стоит первой, обычно считается ответственным лицом.

Сроки

Они определяются руководителем на основании содержания рассматриваемого им документа. Директор также может использовать и типовые сроки, установленные для определенных актов. Срок исполнения указывается цифрами. Аналогичным образом оформляется дата самой резолюции.

Контроль

Если предполагается надзор над исполнением документа, то в резолюции может указываться конкретный служащий, ответственный за него. Если контроль распространяется на часть акта, в реквизите отражаются номера соответствующих пунктов или разделов. В любом случае на документе должна стоять отметка. Это может быть слово «Контроль» или просто буква «К». Она ставится в левой части акта напротив заголовка либо той части, над исполнением которой устанавливается надзор.

Важный момент

По общим правилам на документе не может присутствовать больше одной резолюции. Допускается указание нескольких реквизитов, если их содержание не дублируется. В большинстве случаев такие резолюции конкретизируют правила исполнения документа.

Размещение

Любой начальник должен знать, как осуществляется оформление резолюции на документе . Этот реквизит помещается на первом листе акта в верхнем углу. Он обычно находится между текстом и адресатом. Если возникает необходимость оформить сложную по своему содержанию резолюцию, в которой присутствует два или больше поручений, или нескольких указаний, их допускается размещать на любом свободном пространстве лицевой части первого листа. При этом реквизит не должен затрагивать текст и уходить на поля.

Для выделения текста указания его нужно располагать несколько под углом. В некоторых случаях резолюция может оформляться на отдельном листе. При этом на акте должна присутствовать отметка о наличии такого приложения. Кроме подписи, в этом случае указываются фамилия и инициалы автора. Такие резолюции иногда именуют «рефераткой». Данный термин очень распространен в органах госуправления. Если возникает необходимость оформить резолюцию на отдельном листе, ее можно написать от руки либо напечатать.

Проблемы делопроизводства

Стоит сказать, что рассмотрение актов и оформление резолюций – процессы достаточно сложные. Уполномоченному служащему приходится учитывать множество нюансов и организационного, и психологического характера. Зачастую исполнение входящих актов начинается с оформления резолюций. В этой связи значение данного реквизита как инструмента управления иногда абсолютизируется. Правила делопроизводства многих организаций предусматривают, что основной объем входящей документации, вне зависимости от содержания и уровня важности, направляется сначала руководителю. Он рассматривает поступившие бумаги и делает соответствующие отметки.

После этого документы отправляются к непосредственным исполнителям. Этот порядок работы обладает рядом недостатков. В первую очередь продолжительность ожидания актом своего рассмотрения в ряде случаев превышает период работы с ним во много раз. При этом процесс может занимать до 80% времени от общего срока выполнения поручения. Кроме того, установлено, что на рассмотрение корреспонденции у руководителя уходит в среднем до двух дней в неделю. В итоге стремление директора охватить весь объем поступающей почты приводит к задержке выполнения поручений. Более того, руководители постоянно отвлекаются от решения актуальных управленческих вопросов.

Возможные выходы из ситуации

Решить проблемы можно несколькими способами. Наиболее оптимальным вариантом считается создание специальной службы, ответственной за предварительное рассмотрение входящей корреспонденции. Сотрудники этого отдела будут сами определять, кому и куда передавать акт. При этом во внимание следует принимать не столько адресата, указанного на документе, сколько его содержание. Специалисты рекомендуют формировать перечни видов документов, вопросов, должностных лиц либо подразделений, которым необходимо их направить. Такие списки позволят исключить попадание лишней информации к начальству и ускорить ее поступление к надлежащему служащему.

Руководство должно получать самые важные документы. К ним, в частности, можно отнести распоряжения, указы, постановления и прочие акты вышестоящих структур. Стоит сказать, что данная практика у многих директоров вызывает непонимание. Руководители стараются рассматривать всю входящую документацию, аргументируя это необходимостью быть в курсе всех дел организации. В таких случаях можно формировать перечни поступившей корреспонденции за рабочий день, неделю с указанием служащих, которым были направлены те или иные акты.

Экономия времени

Для сокращения сроков оформления резолюций помощник или секретарь может заранее разработать типовой ее текст и предложить начальнику. Если директор будет согласен с содержанием, то ему нужно будет только подписывать и указывать дату. Используемые резолюции вполне можно формализовать. Большинство из них, за исключением некоторых, обладают типизированным, повторяющимся характером. Все они могут сводиться к 10-15 вариантам и распечатываться на листе. При рассмотрении документа руководитель подчеркивает нужную резолюцию. Этот листок далее следует за актом к исполнителю по иерархической лестнице вниз.

Дополнительно

Содержание резолюции определяет порядок исполнения документа, отрицательное либо положительное решение поставленного в акте вопроса. Учитывая это, многие директора в реквизите используют разные системы обозначений. Они дают возможность маневрировать в рамках официального характера делопроизводства.

Как правило, условные обозначения используются при проставлении резолюций на обращениях от граждан и в ходе личных приемов. Так, в одной из организаций в случае положительного решения вопроса указание, включаемое в акт на глазах у клиента, не принималось к исполнению при отсутствии пометки «Информируйте». На другом предприятии резолюция не выполнялась, если была написана черными, а не фиолетовыми чернилами. Установление таких «специфических» правил – не редкость. Зачастую использование условностей позволяет избегать или, наоборот, оперативно решать непростые вопросы, возникающие в рамках работы с персоналом.

Источник статьи: http://fb.ru/article/303725/rezolyutsiya-na-dokumente-obrazets-primeryi

Шпаргалка делопроизводителя

Ваш персональный гид в мире документов

Страницы

10 августа, 2018

7 главных правил наложения резолюций

Резолюция — это надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение.

Руководителю или другому должностному лицу на рассмотрение поступает документ, и он должен определить его дальнейшую «судьбу»: кто будет исполнителем, какой характер будет носить поручение по документу, в какой срок его следует исполнить. Это и есть резолюция.

Она должна быть составлена по определенной структуре, кратко и понятно, чтобы у исполнителя не возникали дополнительные вопросы к ее содержанию.

— соисполнители (при необходимости);

— срок исполнения (при необходимости);

— подпись должностного лица;

— дата подписания резолюции.

Климову М.В.
Для исполнения
Срок — 09.08.2018
Травин 09.07.2018

Если текст документа носит ознакомительный характер, то в резолюции может отсутствовать содержание поручения.

Петровой Е.Н.
Рогов 01.08.2018

Если документ имеет типовой срок исполнения или носит ознакомительный характер, в резолюции может отсутствовать срок исполнения.

Дугину В.Д.
Для подготовки ответа
Макарова 03.08.2018

Документ с типовым сроком исполнения — это такой вид документа, который часто поступает в организацию. Руководство и сотрудники уже знают в какой срок он должен быть исполнен. Перечень документов с типовым сроком исполнения желательно закрепить в инструкции по делопроизводству, чтобы не нарушать сроки исполнения и избегать конфликтных ситуаций между сотрудниками.

Также некоторые типовые сроки исполнения документов определяются федеральными законами, постановлениями и указами Президента.

Пример закрепления типовых сроков исполнения документов в инструкции по делопроизводству:

• документы с пометкой «Срочно» подлежат исполнению в течение 3 дней;
• документы с пометкой «Оперативно» подлежат исполнению в течение 10 дней;
• запросы из государственных органов, если в документе не установлен срок, подлежат исполнению в срок 30 дней;
• документы из судебных органов, если в документе не установлен срок, подлежат исполнению в срок 15 дней;
• служебные записки подлежат исполнению в течение 5 дней;
• остальные документы исполняются в срок 30 дней.

Источник статьи: http://www.docdelo.ru/2018/08/6-glavnyh-pravil-nalogeniya-rezoluycii.html

Как выглядит резолюция на документе?

Резолюция представляет собой надпись на документе, совершенную уполномоченным лицом и отражающую принятое им решение по сути этого документа.

Обычно резолюция содержит:

• указание на исполнителя принятого решения;
• само решение (какие действия, связанные с данным документом, должны быть предприняты исполнителем);
• подпись уполномоченного лица;
• дату подписания резолюции.

Краткая резолюция может выглядеть, например, так: «Иванову И.И. Для исполнения.» (подпись, дата).

Можно ли в РФ использовать именные печати вместо подписи?

Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая, статья 160, пункт 2) допускает использование факсимильной подписи − оттиска печати с образцом подписи. Единственным основанием для применения факсимиле (печать с образцом подписи) является соглашение сторон сделки. Соглашение должно быть оформлено в письменном виде.

Факсимиле нельзя подписывать:

1. На всех документах, оформляемых без соглашения.
2. На доверенностях.
3. На бухгалтерской отчетности.
4. На налоговых декларациях.
5. На банковских документах.
6. На счетах-фактурах, первичных документах. На всех документах, связанных с материальной ответственностью.

Как расшифровывается УПД?

УПД — это бухгалтерская аббревиатура. Она означает «универсальный передаточный документ». Он совмещает в себе функции счета-фактуры и первичного документа.

Что значит самоизоляция, в правовой форме?

Добрый день! Отвечаю на Ваш вопрос.

С экранов телевизора во всеуслышание продолжают говорить, что нужно соблюдать «режим самоизоляции», что за его несоблюдение будут активно штрафовать.

При этом легальное понятие «режима самоизоляции», в законодательстве отсутствует.

Первое упоминание о данном режиме я встретил в абз. 4 подп. 1.3. п. 1 постановления Главного государственного санитарного врача РФ от 30 марта 2020 г. № 9 в контексте

«высшим должностным лицам субъектов Российской Федерации (руководителям высшего исполнительного органа государственной власти субъектов Российской Федерации) обеспечить введение ограничительных мероприятий, включая режим самоизоляции».

Из какого федерального закона или иного нормативного акта понятие «режим самоизоляции» перекочевало в вышеуказанное постановление мне не известно.

Я таких документов не нашел.

Понятие «режим самоизоляции» стали применять ко всем гражданам не только в качестве превентивной меры и морального воздействия, но закрепили его в кодеках об административных правонарушениях Москвы и Московской области, а может и других регионов (далее — КоАП субъектов РФ), что по моему мнению является не совсем правильным.

Другое дело понятие карантин (ограничительные меры), которое включает в себя изоляцию и прямо закреплено Федеральном законе от 30 марта 1999 г. N 52-ФЗ.

Цель карантина — недопущение распространения инфекционных заболеваний. Поэтому карантинный режим предусматривает полную изоляцию очага поражения от окружающего населения.

Таким образом штрафы за нарушение «режима самоизоляции» должны распространяться на лиц, нарушивших карантин при наличии у них заболевания, контакта с заболевшими либо возвращения из стран с неблагополучной эпидемиологической обстановкой.

То, что «режим самоизоляции» распространяется на всех не имеет под собой правовых оснований, что подтверждается нормативными актами субъектов РФ, которыми введены режимы повышенных готовностей.

Это что касается самоизоляции в моем правовом обосновании.

Источник статьи: http://yandex.ru/q/question/business/kak_vygliadit_rezoliutsiia_na_dokumente_5006adc7/