Письмо-отказ
Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.
По каким поводам происходит деловая переписка
В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.
Как оформить отказ
Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.
Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.
Общие сведения о деловом письме
Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).
Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.
Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.
В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.
При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.
На имя кого писать
Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).
Оформление письма-отказа
Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.
При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.
Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.
Кто должен подписать
В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.
Как отправить письмо
Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).
Письмо-отказ от сотрудничества
Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.
- В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
- Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
- При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
- В заключение подпишите письмо и датируйте.
Письмо-отказ от участия в мероприятии
При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.
Письмо-отказ от предложения о работе
Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.
Источник статьи: http://assistentus.ru/forma/pismo-otkaz/
Образец. Уведомление об отказе от товара и возврате аванса.
В практике встречаются случаи, когда договор поставки подписан, и Вы ждете в установленный договором срок оборудование, а Ваш поставщик затягивает поставку. Вы понимаете, что товар не будет поставлен в срок и актуальность поставленного товара теряется.
Что делать в этом случае? Вы имеете права отказаться от поставляемого товара и потребовать вернуть авансовый платеж. Приведу пример уведомления.
ИП Иванова О.В., ИНН _____ , ОГРНИП ___________.
Юридический адрес: ______, г. Калуга , ул. __________;
Почтовый адрес: ______________
ООО “Солнышко”, ИНН _______,
КПП _________, ОГРН __________,
Юридический адрес: ______, г. Москва, ___________, д. ___, офис ___
Фактический адрес: г. Москва, _____________
Исх.: №______ от ______2017г.
Уведомление об отказе от товара и возврате аванса.
Между ИП Ивановой О.В. (покупатель) и ООО «Солнышко» (поставщик) заключен договор поставки № 7 от 01.04.2017г. в соответствии с которым поставщик принимает на себя обязательства по поставке оборудования по указанному покупателю адресу, в ассортименте, количестве и ценам согласно Спецификации поставляемого оборудования и сроки поставки (Приложения №1 и №2) (Пункт договора 2.1. и 2.1.1..)
Именно поставщик обязался поставить Наименование оборудования Аппарат медицинский _________, в комплекте.
Согласно условиям договора (пункт 3.1. и 3.2. договора) поставка осуществлялась при условии 100% предоплаты в размере 1 500 530 (Один миллион пятьсот тысяч пятьсот тридцать рублей) 00 копеек.
Согласно, выставленного счета №___ от ____ 2017г. ИП Иванова О.В. оплатила платежным поручением №1 от __________2017г. стоимость поставляемого товара в размере 100% предоплаты в размере 1 500 530 (Один миллион пятьсот тысяч пятьсот тридцать рублей) 00 копеек. Обязательства по оплате приобретаемого товара ИП Зуева О.В. выполнила надлежащем образом.
Поставщик обязался поставить вышеуказанный товар в сроки в соответствии с Приложением №2 которые исчисляются с даты получения Поставщиком предоплаты указанной в п.3.2. договора, а именно в срок 14 дней от поступления предоплаты на счет Поставщика.
Следовательно по условиям договора ООО «Солнышко» обязано передать товара до ___________ 2017г.
По состоянию на сегодняшний день Вами не исполнена обязанность по поставке вышеуказанного оборудования.
Согласно статье 457 ГК РФ срок исполнения продавцом обязанности передать товар покупателю определяется договором купли-продажи. Обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент вручения товара покупателю или указанному им лицу, если договором предусмотрена обязанность продавца по доставке товара (статья 458 ГК РФ).
В статье 328 ГК РФ определено, что в случае непредоставления обязанной стороной обусловленного договором исполнения обязательства либо наличия обстоятельств, очевидно свидетельствующих о том, что такое исполнение не будет произведено в установленный срок, сторона, на которой лежит встречное исполнение, вправе приостановить исполнение своего обязательства либо отказаться от исполнения этого обязательства и потребовать возмещения убытков.
Если обусловленное договором исполнение обязательства произведено не в полном объеме, сторона, на которой лежит встречное исполнение, вправе приостановить исполнение своего обязательства или отказаться от исполнения в части, соответствующей непредоставленному исполнению.
Исходя из поступившего ответа №___ от 03.06.2017г. на нашу претензию №___ от 14.05.2017г., можно сделать вывод, что Вы не намерены исполнять обязательства по поставке товара.
Согласно пункту 1 статьи 463 ГК РФ, если продавец отказывается передать покупателю проданный товар, покупатель вправе отказаться от исполнения договора купли-продажи.
Поскольку к согласованному договором сроку поставки поставщик не передал товар, необходимый покупателю для использования, покупатель вправе, уведомив поставщика, отказаться от принятия товаров, поставка которых просрочена, если в договоре поставки не предусмотрено иное (пункт 3 статьи 511 ГК РФ).
Согласно пункт 11 Постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации “О некоторых вопросах, связанных с применением положений Гражданского кодекса Российской Федерации о договоре поставки” от 22.10.1997 года N 18, предусматривающий, что при разрешении споров, вытекающих из договора поставки, заключенного с условием его исполнения к строго определенному сроку (пункт 2 статьи 457 Кодекса) досрочная поставка товаров либо восполнение недопоставленного количества товаров в следующем периоде или периодах допускаются при наличии согласия покупателя.
Поскольку в договоре (спецификации) срок поставки товара указан определенно, товар – идентифицирован и предназначался для использования на определенном объекте, в связи с чем имели конкретные технические характеристики, считаем, что товар в установленный срок покупателю поставлен не был.
Между сторонами заключен договор поставки с условием его исполнения к строго определенному сроку (пункт 2 статьи 457 Кодекса) и к согласованному договором сроку поставки поставщик не отгрузил продукцию, необходимую покупателю для использования в производственной деятельности, это привело к тому, что покупатель утратил интерес к дальнейшему сотрудничеству.
В силу пункта 3 статьи 487 Кодекса в случае, когда продавец, получивший сумму предварительной оплаты, не исполняет обязанность по передаче товара в установленный срок (статья 457), покупатель вправе потребовать возврата суммы предварительной оплаты за товар, не переданный продавцом.
На основании вышеизложенного:
- Уведомляем ООО «Солнышко» об отказе от получения поставляемого оборудования медецинского ______, в комплекте. По договору поставки №7 от 01.04. 2017г. в виду утраты интереса к данному оборудованию.
- Предлагаем Вам расторгнуть договор поставки №7 от 101.04. 2017г. с даты получения настоящего уведомления путем подписания соглашения о расторжении договора.
- Требуем вернуть сумму уплаченного аванса в размере 1 500 530 (Один миллион пятьсот тысяч пятьсот тридцать рублей) 00 копеек., в срок не позднее 2 календарных дней с момента получения данного уведомления на реквизиты указанные в договоре.
Если вышеуказанные требования Вами не будут выполнены, ИП Иванова О.В. оставляет за собой право, руководствуясь договором и нормами действующего Российского законодательства, перерасчитать образовавшуюся задолженность в сторону увеличения с учетом штрафных санкций и пеней, а так же расходов на представителя и передать материалы на рассмотрение в Арбитражный суд в порядке установленном действующим законодательством.
Ответ просим предоставить в письменном виде в срок не позднее 1 (одного) календарного дня с момента получения претензии в том числе и по электронной почте . Ответ можно отправить на наш электронный адрес ________________, с последующим отправлением по почте.
- Акт сверки взаиморасчетов 2 оригинала для подписи с вашей стороны (один экземпляр просим вернуть в наш адрес)
- Соглашение о расторжении договора 2 оригинала для подписи с вашей стороны (один экземпляр просим вернуть в наш адрес)
ИП Иванова О.В.__________________________________________________
«_____»___________201__г.
2018г. (с) Руководитель юридического бюро Араменко О.В.
При перепечатке ссылка на автора и сайт первоисточник обязательна.
Понравилась статья? Сохрани в своей соцсети!
Источник статьи: http://abramenko.pro/blog/obrazec-uvedomlenie-ob-otkaze-ot-tova/