Секреты письменного языка в североамериканской деловой среде
В каждой стране существуют свои правила и представления о способах делового общения. В некоторых случаях меньший акцент придается письменному языку и больше внимания уделяется устному общению.
В американской практике доклады, письма и сообщения электронной почты играют важнейшую роль в создании деловой репутации человека.
Давайте узнаем, какие существуют приемы для эффективного делового общения в Северной Америке, в особенности письменной его составляющей.
Подача основной идеи/смысла
В американской деловой среде вопрос «so what is your point» (так в чем суть вашего дела) широко распространен. Дело в том, что американцы предпочитают узнать основную идею дела заранее, чтобы знать, чего ожидать.
Объясняется это тем, что время является важнейшим фактором для бизнесменов и у большинства его просто нет. Если вы пишете деловое письмо, обозначьте основную цель в самом начале документа.
Вот пример скрытой подачи основной идеи при обращении к начальнику:
On December 10, I was requested by Mrs. Jane Carter from Boston, who used to take a secretary position at your office in Miami. She also worked in the department of.
В этом примере вы видите, что автор, написав несколько предложений, так и не раскрыл сути дела и цели своего обращения. Занятой директор по кадровым вопросам может просто проигнорировать этот запрос или не придать ему значения.
А вот пример, как правильно обозначать цель своего обращения в письме в Америке:
Would you regard Mrs. Jane Carter as the candidate for the secretary position in our department? She was taking the same position at your Miami office.
Очень часто авторы писем раскрывают суть дела только в конце документа, если сообщают плохие новости или боятся, что их предложения будут отвергнуты.
Между тем, эксперты в области делового письма советуют упоминать о плохих новостях в самом начале документа.
Также следует помнить, что обращаясь с какой-либо идеей или предложением к начальству не следует использовать слишком агрессивный стиль. Например:
- We must hire a new engineer now. – Мы должны нанять нового инженера немедленно.
Вместо этого нужно описать вашу идею более корректно:
- We know current situation is not apt for hiring a new employee, but we really believe we need another engineer. Please let us explain the reasons for that. – Мы осознаём, что текущая ситуация неблагоприятна для найма нового сотрудника, но мы искренне полагаем, что нам необходим ещё один инженер. Пожалуйста, позвольте нам объяснить причины.
Простота языка
Вы, наверное, не раз слышали от своего преподавателя рекомендацию не увлекаться сложными предложениями и яркими фразами. То же самое уместно и в деловом письме.
Старайтесь не использовать в письме слишком витиеватые выражения, чтобы адресату не пришлось ломать голову над тем, что вы пытались сказать.
Употребление активного и пассивного залога
- Форма глагола to be (be, am, are, is, was, were, been, being).
- Причастие прошедшего времени (глагол с окончанием -ed, кроме неправильных глаголов).
- Предложная фраза, обычно начинающаяся с предлога by (хотя и не всегда).
- The presentation was arranged by the marketing department.
- It was stated that the winter was going to be warm.
Использование пассивного залога нередко позволяет более ясно выразить вашу мысль, хотя некоторые авторы порой увлекаются его употреблением.
Пассивный залог позволяет скрыть действующее лицо или подлежащее в предложении, чтобы написанное выглядело более дипломатично. Например:
- Активный залог: Mr. Parker asked that everyone should take away his car.
- Пассивный залог: It has been asked that everyone should take away his car.
В примере с пассивным залогом действующее лицо опускается, так что читатели не смогут прямо обвинить кого-либо в определенных действиях.
Автор Эдвард Бейли предлагает использовать пассивный залог в следующих трех случаях:
- Если действующее лицо неизвестно.
- Если действующее лицо не так важно для смысла написанного.
- Если акцент делается на совершаемом действии, а не на лице, которое его совершило.
Если ваша идея не укладывается в один из трех вариантов, лучше употребить активный залог. Однако и здесь нужно проявить осторожность, чтобы не быть слишком прямолинейным.
Непредвзятость в письменной речи
Важно соблюдать непредвзятость в речи, устной или письменной, избегать дискриминирующих слов и намеков.
В американском деловом письме равенство и уважение всех индивидуумов имеет огромное значение. Такой стиль письма позволяет наладить понимание между автором и читателем.
Убедитесь, что ваше письмо не содержит намеков на гендерные стереотипы или дискриминацию по расовому, этническому, религиозному, возрастному признаку. Также недопустима предвзятость в отношении людей с инвалидностью и представителей гендерных меньшинств.
Источник статьи: http://skyeng.ru/articles/sekrety-pismennogo-yazyka-v-severoamerikanskoj-delovoj-srede
Мой опыт деловой переписки в США
Когда я пришла работать в рекламное агентство в Украине, я ничего не понимала в деловой переписке. За годы работы там я достаточно хорошо научилась правильно общаться с клиентами и сотрудниками. Мне отлично запомнился важный урок: всегда пишите коллеге так, как если это письмо позже будет отправлено клиенту.
Когда я приехала в США мне надо было самой искать клиентов, и я первым делом пошла на площадки для фрилансеров. У меня больше не было аккаунт-менеджера, который за меня вел все общение с клиентом и мне надо было изучить правила делового переписки с американцами. Я задавала много вопросов американцам, копировала то, что писали мне, изучала с каких слов они начинают переписку и какими заканчивают, искала шаблоны в интернете и читала множество статьей. Чуть позже я устроилась на работу и у меня было несколько американских подрядчиков в подчинение. Я наблюдала за их общением со мной, училась тому, как они продают и как доносят результаты работы.
Я составила свой список важных моментов при email переписке с американцами:
- Заголовок. У каждого письма должен быть заголовок. Это правило для всех стран и языков, но, тем не менее, люди или не знакомы с этим правилом деловой переписки, или игнорируют его, считая не важным. Я ни разу не встретила в США писем без заголовков, а украинцы по-прежнему продолжают мне слать такие письма.
- Как начать письмо? Когда письмо отправляется незнакомому человеку, то его часто начинают с фразы: «Dear Имя». Как правило, такие письма пишут работодателям и потенциальным клиентам. Безусловно, если Вы пишите важное письмо, то необходимо сделать все, что бы найти имя адресата. На сегодняшний день существует огромное количество социальных сетей, с помощью которых можно найти имя нужного человека. В первую очередь стоит заглянуть на LinkedIn. В США LinkedIn очень популярен, и там можно отыскать почти кого-угодно. В крайнем случае, если делается быстрая рассылка по работодателям, то можно начать письмо с фразы «Dear Hiring Manager», или по клиентам на фрилансе, у которых обычно указан только никнейм, — «Dear Client», «Dear Никнейм».
- Упрощенное начало письма. Иногда обращение совсем упрощают и начинают письмо просто с имени, но если это на самом деле очень важное письмо, то я бы советовала все же использовать «Dear Имя».
- После обращения, вместо привычной нам точки или восклицательного знака, американцы ставят запятую и продолжают письмо с новой строки и с заглавной буквы.
- Hiили Hello? Американцы часто используют даже в деловой переписке просто «Hi» в начале письма. Но все же лучше начать с «Hello», и если собеседник ответит «Hi», то в следующих письмах можно писать «Hi».
- Будьте вежливыми. Американский сервис отличается особой вежливостью, поэтому обязательно используйте «Please». Это смягчает тон. Если хотите обратить на что-то внимание, например, на какие-то свои достижения, то можно написать «Please note».
- «Would» — отличный и уместный глагол почти всегда. Его используют при обращении к руководству или вышестоящим лицам. Он никогда не будет лишним. Например, «Would you like to discuss it?».
- Используйте союзы. (To begin with. However. Additionally., Because..). С помощью союзов вы добьётесь связности и логичности предложения.
- Всегда отвечайте всем. Простая кнопка “reply all” (ответить всем) вместо обычной “reply” покажет ваше понимание правил делового общения и уважение ко всем, кто находится в копии письма. Стоит приучить себя всегда нажимать “reply all” не зависимо от того, одному человеку вы отвечаете или нескольким. В дальнейшем эта привычка поможет избежать ситуации, когда вы случайно ответили не всем, кто был в копии письма. Я считаю, что это равносильно тому, что сидеть за столом переговоров с несколькими людьми и при этом смотреть и общаться только с одним человеком.
- Модальные глаголы. «Might» и «Could» используют, когда надо в чем-то убедить собеседника и склонить к каким-то действиям.
- Не используйте разные шрифты, цвета, курсив и полужирный текст. Также не забывайте, что при копировании части текста из другого письма адресат получит письмо, в котором эта часть будет закрашена другим цветом. Поэтому либо очистите формат при копировании, либо перепечатайте вручную данный фрагмент текста.
- «Looking forward to». Очень распространенное выражение. Этой фразой вы сообщаете собеседнику, что ждете от него ответа, звонка, встречи, будущего сотрудничества и т.д Например, «Looking forward to speaking with you» (с нетерпением жду нашего разговора), «Looking forward to your reply» («с нетерпением жду ответа»).
- Как закончить письмо? В конце письма американцы пишут:
«Sincerely,
Name»;
«Best regards,
Name»;
«Regards,
Name»
Пример сопроводительного письма при отправке резюме:
[Your Name]
[Street Address]
[City, St Zip]
[Optional – Email Address]
[Title]
[Company]
[Address]
[City, St Zip] [Introduce yourself and what job you would like to be considered for. Try to personalize the introduction if possible by including details about past encounters with the recipient or details about third parties who may be referring you to the job. Make it interesting so the reader will continue reading.] [Discuss 3 or 4 characteristics or traits that set you apart. Provide stories, facts and details which demonstrate these traits in the work place. Consider using formatting such as bullets, bold and italics to draw attention to important information.] [Close by wrapping it all up and calling the reader to action. Ask them for an interview or a response]
Sincerely (or Respectfully Yours),
[Typed Name]
В интернете можно найти огромное количество шаблонов писем для абсолютно разных целей.
- Примеры всевозможных деловых писем:http://www.vertex42.com/WordTemplates/letters.html
- Генератор писем: https://www.cover-letter-now.com
- Примеры сопроводительного письма (cover letter)при отправке резюме от самого большого ресурса по поиску работы в США:http://career-advice.monster.com/resumes-cover-letters/cover-letter-samples/jobs.aspx
Но не забывайте, что никто не любит шаблонных писем и всегда стоит добавить что-то от себя, чтобы подчеркнуть свою индивидуальность при переписке.
Если захотите более детально разобраться в правилах деловой переписки с американцами, то советую книгу “Kind Regards” aвторa Дон-Мишель Бод
Источник статьи: http://ua.blog-natali.com/uncategorized/terms-of-business-correspondence-in-usa.html
Учимся писать деловое письмо на английском языке
Итак, представьте себе ситуацию: по работе вам вдруг нужно написать письмо на английском языке сотруднику какой-нибудь зарубежной компании. Подобное заставляет понервничать даже тех, кто вроде неплохо знает английский. В голове сразу возникает масса вопросов: «Что писать в теме письма?»; «Как обратиться к адресату?»; «Как, черт возьми, это письмо закончить?».
Don’t worry! Мы разбили типовое деловое письмо английского на 5 частей и сейчас простыми словами расскажем, как и что писать в каждой из них.
Стоит помнить, что четко обозначенная тема сразу даст понять вашему англоязычному адресату, о чем вы хотите рассказать в своем письме и насколько оно может быть важным. Тут важно помнить, что краткость — сестра таланта и нужно всеми силами попытаться уложиться 5-6 слов. Например, если нам вам нужно о подготовке к грядущему совещанию, то вы можете написать что-то вроде «Planning for upcoming meeting» (Планирование предстоящей встречи), а если вы пересылаете счет от своей компании и хотели бы обсудить какие-то финансовые штуки, то подойдет лаконичный «Invoice from Start2Study» (Счет от Start2Study).
Начинать текст письма вашему англоязычному адресату стоит, понятное дело, с обращения к нему или к ней. Оно пишется в первой строчке и отделяется запятой, а основной текст после него пишется уже с новой строки.
В качестве обращения можно использовать такие конструкции:
• Dear Mr. Smith, — Уважаемый мистер Смит (Обращение к конкретному мужчине)
• Dear Ms. Smith, — Уважаемая мисс Смит (Универсальное обращение как к замужней, так и к незамужней женщине)
• Dear Sir or Madam, — Уважаемый господин или дама (Универсальное обращение, когда вы точно не знаете, кто именно будет отвечать на ваше письмо, мужчина или женщина)
• To whom it may concern, — Для всех, кого это может касаться (Очень формальное обращение, которым можно воспользоваться, когда вы совсем не знаете, кто из сотрудников компании будет отвечать на ваше письмо)
Часть 3 — Основной текст письма
В первом абзаце вам нужно дать понять адресату, для чего вы написали ему или ей это письмо. Если вы хотите выразить сразу несколько мыслей в своем письме, то каждую из них лучше начинать с нового абзаца.
Итак, начальное предложение первого абзаца вашего письма на английском может начинаться с таких вот строчек:
• I am writing to inform you… — Я пишу, чтобы сообщить вам…
• I am writing you to ask you… — Я пишу, чтобы спросить вас…
• I am writing you to thank you… — Я пишу, чтобы поблагодарить вас.
• I would like to discuss with you. — Я бы хотел обсудить с вами.
• I would like to thank you. — Я бы хотел поблагодарить вас.
Если к письму вы решили прикрепить какой-нибудь жутко важный документ (квартальный отчет, презентацию, счет или договор), то неплохо было бы сообщить вашему англоязычному адресату об этом.
Сделать это можно с помощью простых фраз:
• I am attaching. (the document you requested) — Я прилагаю. (документ, который вы просили)
• I am sending you. (the document you requested) — Я высылаю вам. (документ, который вы просили)
• Please find attached. (the document you requested) — Пожалуйста, посмотрите во вложении… (документ, который вы просили)
Часть 5 — Завершение письма
По правилам хорошего тона, деловое письмо на английском нам нужно эффектно завершить специальной фразой. После нее, кстати, надо написать свои имя, фамилию, должность, название компании и контакты (вроде телефонного номера и сайта компании).
В завершении письма можно написать такие фразы на английском:
• Regards, / Best regards, — С уважением,
• Yours sincerely, — С уважением, (в случае, если вы знаете имя вашего собеседника)
• Yours faithfully, — С уважением, (в случае, если вы не знаете имени вашего собеседника)
• Sincerely yours, — Искренне ваш,
Это основные моменты при написании делового письма на английском языке! О некоторых нюансах мы напишем отдельный пост чуть позже. Так что, stay tuned!
Источник статьи: http://zen.yandex.ru/media/start2study/uchimsia-pisat-delovoe-pismo-na-angliiskom-iazyke-5caf1de3d2cbe600b13265dd