Примеры правильного указания периода работы в приказе на отпуск
При оформлении документа сотрудник должен знать, какой период работы в приказе на отпуск отмечать. Им должен являться рабочий год, за который работник его получил. Даже если он уволится, на время это не повлияет.
Обоснование
Право на отпуск нужно указать в приказе, который составляют в свободной форме, принятой в конкретной организации или унифицированной Т6 (Т6а). В случае, когда специальные документы о начале периода не составляют, приказ нужно писать не позже двух недель до его начала, а сотрудника следует с ним познакомить.
На примере удобно рассмотреть, как правильно указывать период предоставления отпуска. В форме Т6 пишут рабочий год. Ежегодный отдых по желанию работника можно перенести на будущий период, только если это совпадет с необходимостью на производстве, то есть если отдых в определенное время неблагоприятно скажется на функционировании компании. Предоставленное время за предыдущие годы может предоставляться на текущий год. В законе нет условий, при которых они должны реализовываться в хронологическом порядке.
Пример №1
Для наглядности можно рассмотреть конкретный случай. Бухгалтер компании А.А. Иванов приступил к работе 11 декабря 2015 года. За время до 10 декабря 2016 года он не использовал свое время, перенеся его на следующий год. Таким образом, в 2017 году он может получить:
- 28 дней за время с 11 декабря 2015 года до 10 декабря 2016 года;
- 28 дней за время с 11 декабря 2016 года до 10 декабря 2017 года.
- с 3 по 30 июня 2017 года – 28 дней;
- со 2 по 15 июля 2017 года – 14 дней;
- с 6 по 19 октября 2017 года – 14 дней.
При заполнении Т6 бухгалтером указывается время, когда отдых был предоставлен, а именно:
- с 3.06.2017 по 30.06.2017 за период работы с 11.12.2015 по 10.12.2016;
- со 2.07.2017 по 15.07.2017 за труд с 11.12.2016 по 10.12.2017;
- с 6.10.2017 по 19.10.2017 за труд с 11.12.2016 по 10.12.2017.
Пример №2
В другой ситуации у сотрудника были дни, которые исключались из стажа. Тогда может возникнуть вопрос о том, за какой период нужно отразить работу в Т6. Верно будет написать год, когда работнику дают отпуск. А дату конца этого года следует перенести на количество дней, с учетом тех, что были исключены из стажа. Правовым актом, на основе которого делаются такие расчеты, является письмо Роструда от 14.06.2012 под номером 854-6-1.
Пример №3
Другая ситуация заключается в случае, когда у сотрудника также имеются дни, за которые стаж исключался. Так, экономист В.В. Волкова приступила к работе 11 февраля 2016 года. Таким образом, ее первый год длился до 10 февраля 2017 года. За это время работница получила свой ежегодный отдых.
С 3 по 24 марта ей был предоставлен отпуск за свой счет, то есть длительностью 22 дня. Однако, в стаж пойдут только 14 дней, полагавшихся на оплачиваемый период. Оставшиеся же 8 дней будут исключены из стажа. В декабре 2017 года ей предоставляется стандартный отпуск.
При заполнении Т6 бухгалтер прописал время, за которое работнице был дан отдых: с 11 февраля 2016 года до 18 февраля 2017 года. Таким образом, окончание периода переместилось на 8 дней.
Пример №4
Другая ситуация заключается в том, что работнику ежегодное время отдыха предоставляется в качестве аванса. Для этого пишут, за какой год он его получает. Ведь, аванса, как такового, не указывают. У сотрудника всегда имеется право на ежегодный отпуск. Поэтому в соответствующей форме и указывают текущий период. Он не всегда совпадает с годом по календарю. К примеру, рабочим может быть год с 13 апреля 2015 г. по 12 апреля 2016 г. Подтверждение этого можно найти в статье 122 ТК РФ, а также в письме Роструда от 14.06.2012 под номером 854-6-1.
Пример №5
Бухгалтер И.И. Иванов приступил к рабочим обязанностям 13 ноября 2016 года, а с 17 декабря ему предоставили отпуск на 14 дней в качестве аванса, так как положенных 6 месяцев он еще не отработал. Поэтому при заполнении Т6 необходимо в строке написать время, за которое ему предоставляется отдых, то есть с 13 ноября 2016 г. до 12 ноября 2017 г. Факт того, что отдых дан авансом, не оказывает влияния на ситуацию в целом.
Предоставление по графику
Важно! График устанавливается не позже двух недель до того, как начинается следующий год по календарю, то есть в середине последнего месяца – декабря. Согласно статье 123 ТК РФ, такой документ в компании должен вестись в обязательном порядке. В противном случае, нарушителю грозят штрафные санкции, что предусмотрено статьей 5.27 КоАП.
Форма (Т7) указывается в Постановлении Госкостата от 2004 года. В ней должны быть названы фамилии сотрудников, которые уходят на отдых, их должности и отделения, где они трудятся, а также, разумеется, число предоставленных дней. После того как в кадровой службе этот вопрос согласовали со всеми сотрудниками, проект подписывает руководитель отдела.
Документ одинаково важен, как для сотрудников, так и для работодателя. Однако при необходимости, от него можно несколько отступать. Это происходит по заявлению работника с просьбой изменить время. Если работодатель согласится на это, то он отражает новый отпуск и период работы в приказе на отпуск.
Очередность отдыха предоставляется по закону, а также инициативе работодателя. В последнем случае, он должен подтвердить свое решение приказом. Также работник пишет заявление, где изъявляет согласие на это решение. О начале отдыха работника следует проинформировать не позже чем за полмесяца до его начала. Об этом последний должен расписаться в личной карточке.
Согласно закону, продолжительность оплачиваемого отпуска, предоставляемого каждый год, составляет 28 дней. Об этом сказано в ст. 115 и 120 ТК РФ. Но если в этот период приходятся дни праздников, то в соответствии с ч. 1 ст. 120 ТК РФ, они не включаются в количество дней отдыха. По закону к таким дням относятся Новый год, Рождество, 23 февраля и 8 марта, 1 мая, День России, а также Народного Единства.
Источник статьи: http://kadrovyhdel.ru/otpusk/period-raboty-v-prikaze.html
Как в приказе на отпуск указывать период работы?
По состоянию на: 19.03.2010
Журнал: Всё для кадровика
Год: 2010
Автор: Чекалина Мария Александровна
Тема: Документы кадровой службы, Ежегодный оплачиваемый отпуск
Рубрика: Есть проблема? Вот решение
- Шаблоны документов
- Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
- Трудовой кодекс Российской Федерации (извлечение)
Коробова устроилась на работу инспектором отдела кадров. В ее обязанности входит ведение кадровой документации и оформление трудовых книжек. Когда Коробова разбирала приказы на отпуск этого, 2010, года, у нее возник вопрос о заполнении графы «за период работы». Если сотрудник пишет заявление на отпуск в 2010 г., какой период работы в приказе необходимо указывать: 2009–2010 или 2010–2011?
Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в компании графиком отпусков (ст. 122 ТК РФ).
Ежегодный отпуск предоставляется работнику за его рабочий год. Начало этого периода исчисляется со дня поступления на работу.
При исчислении стажа, дающего право на отпуск, нужно учитывать, что в него не включаются:
- время отсутствия работника на работе без уважительных причин; время отпусков по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора или трех лет; часть общей продолжительности предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, превышающая 14 календарных дней в течение рабочего года (части 1, 2 ст. 121 ТК РФ).
Не позднее чем за две недели до начала календарного года утвердить график отпусков
Таким образом, графа «за период работы» в унифицированной форме № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты») заполняется каждому работнику в зависимости от индивидуального рабочего периода.
В графе проставляется начальная и последняя дата рабочего года, за который работник использует отпуск.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (фрагмент)
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (фрагмент)
Источник статьи: http://hr-portal.ru/article/kak-v-prikaze-na-otpusk-ukazyvat-period-raboty
Приказ на отпуск — какой период работы указывать
Период работы, за который предоставляется отпуск, представляет собой информацию, обязательную для отражения в приказе на ежегодный отдых. О том, почему это важно и как указать период в некоторых ситуациях, — в нашем материале.
Период работы при предоставлении ежегодного отпуска
Трудовое законодательство закрепляет за работником право (а за работодателем, соответственно, обязанность) на предоставление ему ежегодного продолжительного времени отдыха, во время которого за ним сохраняется и рабочее место, и средний заработок (ст. 114 ТК РФ). Минимальное количество дней отдыха составляет 28 календарных дней (ст. 115 К РФ) и может увеличиваться как законодательно (для определенных профессий), так документом, действующим у конкретного работодателя.
Помимо основного ежегодного отпуска у работника может возникать право на ежегодный дополнительный отпуск (ст. 116 ТК РФ), что вызывается наличием:
- вредных/опасных условий труда;
- особых требований к выполняемой работе;
- ненормированного рабочего дня;
- особых климатических условий.
Минимальная протяженность дополнительных отпусков также регламентирована законодательно (ст. 117-119 ТК РФ), и она тоже может быть увеличена документом, принятым конкретным работодателем.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Что такое рабочий год для предоставления ежегодного отпуска?
Нормативного определения данному понятию нет. Считается, что рабочий год — это полные 12 месяцев фактической работы и других периодов, учитываемых в стаже для такого отпуска. Отсчитывается рабочий год не с 1 января, как календарный год, а с даты приема работника на работу. Но окончание рабочего года (и, соответственно, начало следующего рабочего года) может сдвигаться (когда стажа для отпуска недостаточно) и в пересчете на календарные месяцы рабочий год может быть и длиннее 12 месяцев (читать далее…).
В стаж, дающий право на основной ежегодный отдых, помимо времени работы засчитываются периоды отсутствия на работе (ст. 121 ТК РФ):
- оправданного, во время которых за работником сохраняется рабочее место и средний заработок (в частности, время нахождения в командировках, в отпусках, на еженедельном отдыхе);
- не по вине работника;
- в течение 14 календарных дней (в общей сложности за год) в связи с оформлением отпуска без сохранения зарплаты.
Исключается из этого периода время отсутствия на работе:
- без уважительной причины;
- в связи с отпуском по уходу за ребенком;
- в дни отпуска без сохранения зарплаты, превысившие 14 дней, включаемых в стаж.
Т. е. у человека, не имеющего в течение года работы периодов, исключаемых из стажа, рабочий год для целей основного ежегодного отпуска составит ровно 12 месяцев с даты трудоустройства.
Если дата трудоустройства — 04.11.2019, то год, дающий право на отпуск, начнется 04.11.2019 и завершится 03.11.2020.
Особенностью дополнительного отпуска, полагающегося за работу во вредных/опасных условиях, является возможность его получения только за фактически отработанное в таких условиях время (ст. 121 ТК РФ).
Указание года, за который дается отпуск, имеет значение для учета полноты предоставления времени отдыха. Особенно это важно потому, что отпуск может продлеваться, переносится, делится на части и заменяться денежной компенсацией (ст. 124-126 ТК РФ), т. е. его далеко не всегда используют сразу в полном объеме.
Период работы при отпуске авансом
Период работы, после которого работник вправе претендовать на получение первого из отпусков у своего текущего работодателя, определен равным полугоду (ст. 122 ТК РФ). Однако существуют лица, на которых это ограничение не распространяется, поскольку законодательство предоставляет им возможность выбирать удобное для них время отдыха. К ним, например, относятся:
- беременные — они имеют возможность получить очередной отпуск непосредственно до или после отпуска по беременности и родам (ст. 122, 260 ТК РФ);
- несовершеннолетние (ст. 122 ТК РФ, 267 ТК РФ);
- усыновители ребенка или детей младенческого возраста (ст. 122 ТК РФ);
- мужья беременных во время отпуска по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
- один из родителей (опекунов, попечителей, приемных родителей) ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
- лицам, имеющим в семье больше 2 детей до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
- совместители — на период оформления отпуска по месту основной работы (ст. 286 ТК РФ).
Отпуск таких лиц может оказаться предоставленным и до истечения первого полугода работы у текущего работодателя, т. е. авансом.
В отношении последующих лет зависимость права на отпуск от отработанного в течение года времени не действует ни для кого из работников (ст. 122 ТК РФ). Поэтому им отпуск может даваться в т. ч. и авансом.
В случае предоставления отпуска авансом период, за который он дается, в приказе тоже обязательно указывается. Приводят его в полной величине без разделения на части, соотносимые с отработанным и неотработанным временем. Последующее возникновение периодов, отражающихся на стаже, дающем право на отпуск, учтется позднее.
Период для отпуска, оформляемого за несколько лет
Законодательство требует предоставлять основной и дополнительный отпуска ежегодно (ст. 122 ТК РФ). Однако при этом допускается возможность переноса времени отдыха по инициативе работодателя (при согласии на это работника) в связи с производственной необходимостью на следующий год (ст. 124 ТК РФ).
На следующий год может потребовать сместить свой отпуск работник, которого своевременно не предупредили о начале времени отдыха или вовремя не выдали отпускные (ст. 124 ТК РФ).
Смещенными на следующий год могут также оказаться несколько дней из отпуска, если он (ст. 124, 125 ТК РФ):
- используется частями;
- частично совпал с периодом болезни или исполнения гособязанностей;
- недоиспользован из-за отзыва из него по просьбе работодателя.
Использование отпуска, перешедшего на следующий год (как полного, так и частичного), допускается как в самостоятельный промежуток времени, так и путем объединения с отпуском (полным или частичным) следующего года (ст. 124, 125 ТК РФ).
Составляя приказ на объединяемый отпуск, необходимо четко распределить дни времени отдыха по годам, чтобы обеспечить прозрачность учетных данных по использованию времени отдыха для каждого года. Достигается это либо формированием 2 организационно-распорядительных документов, либо одного приказа, но с разделением в нем дней отпуска в привязке к годам.
Перерывы в стаже, дающем право на очередной отпуск
При наличии перерывов в стаже работник лишается права на ежегодный отпуск только в случае большой протяженности таких перерывов (например, при оформлении отпуска по уходу за ребенком). Если же перерыв небольшой, то не возникает потери права ни на ежегодный отдых, ни на предоставление его в полном объеме, даже если отпуск дается авансом.
Появление в стаже, дающем право на ежегодный отдых, периодов небольшой протяженности, не включаемых в этот стаж, приводит не к сокращению количества дней отдыха, относящегося к этому году, а к смещению даты завершения рабочего года на более позднюю.
Если работник, принятый на работу 20.05.2019 в течение своего рабочего года (при полной его протяженности он должен был завершаться 19.05.2020) брал отпуска без сохранения зарплаты, и общая продолжительность этих отпусков составила 17 календарных дней (из них только 14 дней не влияют на длительность стажа, дающего право на отпуск), то дата завершения рабочего года сместится на 3 дня (на 22.05.2020). От этой новой даты будет рассчитываться протяженность следующего рабочего года.
Смещение даты завершения рабочего года сыграет свою роль лишь при увольнении работника, когда возникнет необходимость в подведении итогов по расчетам за полагающиеся ему дни отдыха. Подведение этих итогов может завершиться или выплатой компенсации за отпуск, оставшийся неиспользованным, или удержанием излишне выплаченных отпускных (ст. 137 ТК РФ).
Подводим итоги
- Любой работник имеет право на ежегодный отдых, минимальная протяженность которого установлена законодательно. Работающим в определенных условиях предоставляются дополнительные дни ежегодного отдыха. Таким образом, обязательный ежегодный отдых всегда оказывается привязанным к конкретному году. Однако этот год является не календарным, а рабочим, даты начала и окончания которого устанавливаются персонально для каждого из работников. Начало отсчета первого такого года совпадает с датой трудоустройства к работодателю, предоставляющему отпуск, а дата завершения при наличии в рабочем году периодов, не дающих права на предоставление отпуска, может смещаться на более позднюю в сравнении с той, которая фиксирует промежуток времени, равный году.
- Вести учет отпусков в привязке к годам и отражать каждый конкретный год в приказе на отпуск необходимо для того, чтобы обеспечить полноту использования времени отдыха. Особенно это актуально для ситуаций, когда отпуск делится на части, переносится, продлевается или заменяется денежной компенсацией. Перенос отпуска может приводить к его смещению на следующий год.
- Очередной отпуск может предоставляться авансом. В этом случае рабочий год, к которому он относится, в приказе все равно необходимо показать. Год при таком отпуске обычно отражается как полный, а все возможные предстоящие изменения в стаже, дающем право на отдых, будут учтены для даты завершения рабочего года позже.
- Нередки случаи объединения в одно время отдыха дней отпусков, предоставляемых за разные годы. Для обеспечения правильности учета использования отдыха за каждый такой год в приказе на отпуск общее число дней отдыха необходимо разделить по годам или сформировать 2 разных приказа (применительно к каждому году), позволяющих по приводимым в нем датам не разрывать отпуск.
- Наличие перерывов в стаже, дающем право на очередной отпуск, приводит к потере возможности воспользоваться отпуском, если перерыв охватывает рабочий год полностью (например, во время отпуска по уходу за ребенком). Перерыв небольшой протяженности не отразится ни на возможности получить очередной ежегодный отпуск, ни на количестве дней отдыха, но приведет к смещению на более позднюю дату дня начала очередного рабочего года. Такое смещение зафиксирует уменьшение числа дней отпуска, полагающихся работнику, но фактически будет учтено лишь в момент его увольнения при начислении компенсации за неиспользованный отпуск или определении суммы удержания за дни отдыха, взятые авансом.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Источник статьи: http://blogkadrovika.ru/prikaz-na-otpusk/