Как правильно написать ответ на телефонограмму

Пример и образец оформления телефонограммы

Телефонограмма – это тип документа, который фиксирует в письменном виде устное сообщение, переданное посредством телефонной связи. Документ может содержать часть переданных данных или полный текст в виде цитаты. Он оформляется в произвольном виде на фирменном бланке компании/учреждения или на листе А4. Готовый образец и правила составления телефонограммы описаны ниже.

Назначение документа

В современной практике телефонограмма используется не так часто, поскольку основной поток сообщений передается по электронной почте или по факсу. Однако во многих организациях телефонограммы применяются регулярно. В них передается информация о:

• решении текущих вопросах;
• указаниях руководства;
• событиях в будущем, планируемых мероприятиях.

Также с помощью телефонограммы можно зафиксировать срочные сообщения, которые вносят изменения в текущий план компании. Нередко этот документ составляется для того, чтобы отразить в письменном виде важное сообщение для возможного судебного разбирательства. В таком случае целесообразно записать телефонный разговор с помощью диктофона, предварительно уведомив об этом собеседника.

Образец и правила составления телефонограммы

Строго утвержденной формы телефонограммы нет, поэтому составить ее можно в произвольном виде. Обычно в документе указывают:

1. Наименование организации.
2. ФИО, должность передавшего сообщение.
3. ФИО, должность принявшего сообщения.
4. ФИО, должность адресата (лицо, которое непосредственно должно получить сообщение от принявшего – часто это руководитель)ю
5. Дата, время сообщения.
6. Номер телефона, на который оно поступило.
7. Номер телефонограммы (указывается в тех случаях, если в организации составляется большое количество подобных документов).
8. Текст сообщения. Его можно указать как в виде прямой цитаты, так и в виде пересказа, близкого к тексту. Описание не должно искажать содержание сообщения.
9. Подпись сотрудника, принявшего сообщения, расшифровка подписи (фамилия, инициалы).

При составлении можно ориентироваться на такой образец.

Порядок ознакомления адресата с текстом телефонограммы прописан в регламенте учреждения. Как правило, сообщение принимает секретарь, после чего он должен довести его до сведения директора в течение 1-2 рабочих дней.

Источник статьи: http://2ann.ru/obrazec-telefonogrammy/

Телефонограмма – это что такое?

Современные технологии позволяют передавать любую информацию быстро и оперативно, поэтому телефонограмма – это сегодня не самый популярный вид сообщения. Тем не менее такой метод информирования все ещё актуален. Для каких целей служит телефонограмма? Как правильно принять и оформить такое телефонное сообщение?

Что это такое?

Что представляет собой телефонограмма? Это способ оперативной передачи служебного сообщения по телефону. Чем такой метод информирования отличается от простого телефонного звонка? Прежде всего тем, что прием и передача, а также дальнейшее хранение должны быть оформлены и зарегистрированы надлежащим образом. Только в этом случае сообщение может считаться телефонограммой и иметь юридическую силу.

Информация, которую может содержать телефонограмма, – это извещение, деловое сообщение или распоряжение руководства (вышестоящей организации). Возможность оповещения таким способом закреплена не только в правилах (инструкциях) документооборота предприятия, но и в законодательных актах, регламентирующих порядок судопроизводства (АПК и ГПК РФ). Таким образом, телефонограмма – это не просто беседа, а именно краткая и предельно доступная форма передачи служебной информации.

Какую информацию можно передать телефонограммой?

Как правило, при помощи телефонограммы принято передавать сведения и запросы, необходимые для быстрого решения производственных вопросов и организации трудового процесса:

• Информация о назначении, отмене, переносе времени и даты мероприятия. К данной категории относится уведомление о месте и времени судебного заседания, предусмотренное процессуальными нормами.
• Запросы на срочное предоставление сведений, отчетности и прочее.
• Приглашения на мероприятия: совещания, конференции, методические объединения и прочее.

• Просьбы и предложения делегировать представителей организации в командировки, на выездную работу.
• Краткие отчеты, результаты исследований, опросов и прочее.

Как отправить телефонограмму?

Как правильно отправить уведомление телефонограммой? Подготовка и передача сведений таким способом включает в себя следующие этапы:

• Подготовка черновика. Потребуется составить текст будущего телефонного сообщения. Его нужно писать доступным, лаконичным языком, избегая сложных, сленговых или явно простонародных речевых оборотов, двусмысленностей, труднопроизносимых словосочетаний. Объем текста не должен содержать более 50 слов. При необходимости телефонограмма согласовывается с лицом, от имени которого передается информация.
• Телефонное сообщение оформляется в соответствии с установленными в организации правилами документооборота: на бумажном носителе с присвоением даты и порядкового индивидуального номера. Лицу, от имени которого направляется сообщение, следует ознакомиться и подписать телефонограмму.
• В ситуации, когда сообщение рассылается нескольким абонентам, дополнительно к телефонограмме составляется список-приложение с указанием наименования и телефонного номера каждой организации.

• Телефонограмма проходит регистрацию в специальном журнале (если такой ведется в организации) или исходящей корреспонденции.
• Передача телефонного сообщения: дозвониться абоненту, попросить принять телефонограмму, сообщить Ф.И.О. и должность свои и лица, от имени которого передается информация, свой номер телефона.
• Четко и разборчиво продиктовать текст телефонного сообщения. Попросить абонента перечитать записанное, чтобы избежать ошибок при передаче.
• Узнать и записать входящий номер, под которым зарегистрирована телефонограмма в организации абонента.

Как принять?

Каким образом принимается телефонограмма? Этот процесс включает в себя дословную запись сообщения, последующее оформление и регистрацию в соответствии с действующими в организации правилами, а также оперативную передачу полученного сообщения в работу.

• Получив по телефону просьбу принять телефонограмму, прежде всего потребуется составить черновик, то есть дословно, без изменений записать или набрать на компьютере передаваемый текст.
• Сверить правильность записанного сообщения, то есть перечитать текст сотруднику, передающему телефонограмму.
• Узнать у звонящего Ф.И.О., должность лица, от имени которого передается сообщение, исходящий номер, под которым зарегистрирована телефонограмма и сведения о сотруднике, передающем информацию (должность и Ф.И.О.).
• Сообщить входящий номер, под которым телефонное сообщение регистрируется в принимающей организации, а также должность и Ф.И.О. сотрудника, принявшего телефонограмму.
• После этого необходимо оформить полученные сведения в виде документа и зарегистрировать (пример телефонограммы приведен ниже).

Общие требования к оформлению

В настоящее время существуют только рекомендации по поводу того, как оформить телефонограмму, поэтому правила передачи-приема телефонного сообщения устанавливаются инструкцией по делопроизводству, принятой в организации. Существуют общие требования, в соответствии с которыми должно проводиться оформление телефонограммы:

• Полученное послание оформляется либо на отдельном чистом листе, либо на специальном бланке, утвержденном в организации. Допускается иметь в принимающей организации утвержденный инструкцией «Журнал приема телефонограмм», содержащий разделы для фиксации всех необходимых реквизитов этого вида информирования. В журнал вносится непосредственно сама телефонограмма, образец которой можно видеть в статье, при этом дополнительное оформление в виде бланка не требуется.
• Юридическая сила документа подтверждается обязательными реквизитами: входящий и исходящий регистрационные номера, сведения о лице, передавшем телефонограмму и принявшем ее (должность, Ф.И.О., личная подпись). Помимо этого, следует указать наименование организации, откуда передано телефонное сообщение, и дату приема.
• Конкретное время приема информации можно также указать в бланке.
• Датой телефонограммы считается день, когда сообщение было получено абонентом (если иное не утверждено инструкцией по делопроизводству организации).

Кто должен ставить подпись?

Как правило, телефонограмма составляется в одном экземпляре (инструкцией по делопроизводству в организации может быть утверждено иное количество экземпляров) и не передается в организацию абонента в бумажном варианте. В связи с этим может возникнуть вопрос: каким образом на документе должны быть проставлены подписи сотрудников, принявших и передавших такое сообщение, а также лица, от чьего имени передается информация?

При составлении телефонограммы сотрудником передающей организации в документе полностью указываются реквизиты для простановки трех подписей:

• передавшего сообщение.
• принявшего сообщение;
• должностного лица, от имени которого производится рассылка телефонограммы.

Регистрация

При регистрации телефонограмм также следует руководствоваться правилами, утвержденными типовой инструкцией по делопроизводству организации. Если же порядок присвоения номера данному виду документа не регламентирован, возможны следующие варианты:

• Самый доступный и распространенный способ – регистрировать полученные телефонограммы в общем журнале входящей корреспонденции. Допускается вместе с порядковым регистрационным номером присвоение буквенного индекса, указывающего на этот тип корреспонденции.
• Завести в организации отдельный журнал, в котором регистрация телефонограмм будет проводиться отдельно.

Как и сколько хранятся телефонограммы?

Согласно существующим на сегодняшний день перечням, регламентирующим порядок и сроки хранения архивных документов, журнал для регистрации исходящих или входящих телефонограмм обаятельно должен храниться в архиве организации 3 года. Для самих телефонограмм четкого порядка хранения не установлено. Поэтому руководство организации имеет право самостоятельно определить, каким образом сдавать завершенные телефонограммы в архивное хранение. Допустимо, например, подшивать документ к делам, относящимся к теме передаваемой информации, и в дальнейшем сдавать в архив в порядке, применимом для хранения дел такого типа.

Источник статьи: http://www.syl.ru/article/300829/telefonogramma-eto-chto-takoe

В ответ на телефонограмму сообщаю

Советы опытных юристов по теме: «В ответ на телефонограмму сообщаю». Если нужна дополнительная консультация — обратитесь к дежурному специалисту.

Образец письма-ответа

Письмо-ответ, как это собственно следует из названия, составляется в ответ на инициативное письмо – запрос, просьбу, приглашение, предложение. В случае положительной реакции готовится письмо-согласие, отрицательной – письмо-отказ. Далее в статье будут образцы письма-ответа.

Как любое деловое письмо его следует оформлять на фирменном бланке и соблюдать требования норм делопроизводства. Сейчас повторяться не буду, на данном сайте уже есть хорошие статьи по оформлению деловых писем.

Обязательно включайте в письмо-ответ ссылку на номер и дату письма-запроса . Это значительно упрощает обработку почты получателю. Иначе в больших организациях ваш ответ может попасть другому специалисту на исполнение или даже в другой отдел. Причем по нормам делопроизводства не принято в текст письма-ответа включать фразу вида «На ваш запрос от 00.00.2014 № …». Хотя на практике такие примеры встречаются весьма часто.

Исполнитель во время подготовки письма-ответа указывает информацию о номере и дате письма-запроса в строго определенном месте. Месторасположение этой ссылки непосредственно под номером и датой регистрации своего письма. Как выглядит эта отметка и где она должна располагаться, смотрите на образце.

В письме-согласии можно уже в первом предложении сообщить основную мысль. Ведь оно несет позитивный настрой. К тому же так вы экономите свое и чужое время. Письмо-ответ часто начинают словами «Сообщаем Вам…», «Извещаем…» и т.д. Если требуется, то далее может последовать разъяснение деталей.

Теперь очередь примера письма-ответа с положительным решением. Посмотрите письмо-согласие – образец письма-ответа на запрос (файл формата doc).

Письмо-отказ строится по-другому образцу. Его начинают с объяснений причин или добавляют что-нибудь нейтрально-вежливое (но не излишне позитивное, ведь далее – отказ). Прямота в этом случае неуместна, ведь не принято сразу огорошивать плохими новостями. Здесь подойдет начало по образцу – «Благодарим Вас за предложение, однако …» или последовательно приведите аргументы отказа – «В связи …». Как говорится, понять – значит простить.

Письмо-отказ – образец также можно скачать в формате doc.

На основании приведенных примеров теперь легко составить письмо-ответ, подходящее к сложившейся ситуации.

Телефонограмма

Документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки. Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

· наименование учреждений адресанта и адресата;

· реквизит “от кого” и “кому” с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;

· номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;

· должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом “о” или “об”. Например, “Об изменении времени заседаний Совета”, “О прибытии участников семинара”

Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограмма излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов (см. приложение2).

Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственными исполнительным.

30 вопрос. Общие правила составления и оформления письма.

Вид документа — принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Перечень некоторых видов документов приведен в приложении.

Письмо — основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами. Письмо — основа управленческих коммуникаций.

Письмо должно быть однопредметным, т.е. затрагивать один вопрос. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них.

Оптимальный объем текста — 1-2 страницы формата А4. При объеме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа.

При составлении и оформлении письма используются следующие реквизиты:

· постоянные реквизиты бланка письма:

· переменные реквизиты бланка письма:

· ссылка на регистрационный номер и дату документа;

· отметка о наличии приложения;

31 вопрос. Этикет делового письма.

Только отразиться на престиже всей вашей фирмы, но и существенно помешать заключению очень выгодных контрактов. Во первых бумага для делового письма всегда должна быть абсолютно чистой. Во вторых крайне желательно иметь собственный фирменный бланк делового письма с эмблемой фирмы, и ее полным названием, с указанием почтового и телеграфного адреса, должны обязательно присутствовать номера телефонов и факсов.

Согласно этикета делового письма все страницы нумеруются, кроме титульной (первой), текст оформляется арабскими цифрами. Ширина полей письма с левой стороны листа обязательно должна быть не менее 2 см. Весь текст печатается через полтора-два интервала. Абзац начинается с абзаца, с отступлением не менее пяти интервалов от левого поля. Рекомендуется избегать переноса слов. Дата отправления письма ставиться в правом верхнем углу под указанным адресом организации, которая отправляет письмо.

При переписке или повторной отправке письма вашему партнеру, желательно начинать с вежливой ссылки на последнее полученное от него сообщение. Делается это в основном для того, чтобы дать понять вашему партнеру о получении предыдущего делового письма и , что дальнейшая переписка строится на его основе.

Заканчивается письмо как правило словами благодарности за сотрудничество и искренним выражением надежд на его успешное продолжение. И непременно с указанием: «Искренне Ваш», «С» и т. п. В завершении ставится подпись на правой стороне листа, под словами заключительной формулы вежливости.

Этикет делового письма и его написание — это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безупречным во всем: даже мелкое несоблюдение правил делового письма может сделать егонеправомочным с юридической точки зрения. Правильно оформленное юридически, а так же написанное хорошим языком, напечатанное на фирменном бланке деловое письмо — это один из залогов успеха и будущего процветания вашего дела.

32 вопрос. Классификация писем

Деловое письмо – обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций. Содержание писем очень разнообразно и зависит от обстоятельств ситуации, требующие разрешения, и цели автора письма. Исходя из особенностей содержания и формуляра письма выделяют следующие разновидности: письма просьбы, письма коммерческие, сопроводительные, договорные, информационные, циркулярные, гарантийные, письма-извещения, напоминания ,подтверждения, приглашения, поздравления, письма-ответы, письма-запросы.

Письма-просьбы составляются в целях инициирования определенных действий адресата, необходимых автору письма. В управленческой деятельности огромное количество ситуаций дает повод для составления таких писем. Это может быть относительно простая ситуация, в которой не требуется излагать сложную в событийном отношении информацию, приводить какую-либо аргументацию, убеждать адресата.

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица для заключения или сопровождения коммерческой сделки. Существуют следующие виды коммерческих писем: запрос, оферта, договорное и претензионное письмо.

Сопроводительное письмо- пояснительная записка к резюме.

Договорное письмо- является разновидностью сопроводительного письма.

Информационное письмо— служебное письмо, которое содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание или другие официальные сведения.

В письме—извещении что—либо сообщается или утверждается. Обычно письма—извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов «сообщаем«, «извещаем«, «доводим до Вашего сведения», «ставим Вас в известность».

Письмо-напоминание относится к разряду информационных писем. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить некие взятые на себя обязательства. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться своевременного выполнения принятых обязательств.

Письмо—подтверждение – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.

Циркулярные письма обычно высылаются вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и которые носят распорядительный характер.

Письмо—запрос – это деловое письмо, содержащее просьбу предоставить какие-либо сведения, получить определенную информацию.

Гарантийные письма — направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т.д.

Оферта — письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

Рекламация — коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора. Р. предполагает письмо-ответ на рекламацию.

Письмо-отвтет – это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо запрос.

33 вопрос. Особенности оформления заявления по личному составу

Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.
При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.
Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 – формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу.
В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.).

34 вопрос. Особенности оформления резюме

Резюме — Ваша визитная карточка на рынке труда, одно из самых эффективных средств саморекламы и самомаркетинга.

Резюме – документ, представляющий собой краткую историю карьеры и описание профессионально важных качеств.

Резюме составляется и высылается работодателям для предварительного ознакомления и принятия решения о приглашении вас на интервью.

Резюме используется при трудоустройстве в большинстве зарубежных и отечественных коммерческих фирм.

Резюме должно красиво выглядеть. Ведь это первое впечатление от Вашей персоны, которое получает работодатель.

Цель резюме —привлечь внимание потенциального работодателя.

Резюме должно удовлетворять следующим требованиям:

· Краткость – объем текста равен одной странице.

· Уместность – пишите только о том, что имеет отношение к работе, избегайте ненужных деталей и подробностей.

· Правдивость – предоставляйте только ту информацию, которую вы можете полностью подтвердить.

· Позитивный характер – создавайте благоприятное впечатление, подчеркивайте положительные качества и сильные стороны, перечисляйте успехи.

· Систематичность – излагайте информацию последовательно, не допускайте пропусков во времени.

· Уникальность – пишите о том, что характеризует Вас как специалиста, отличает вас от большинства других кандидатов на должность.

· Хороший стиль изложения – пользуйтесь точными формулировками, избегайте непонятных сокращений и жаргонизмов.

· Грамотность.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Да какие ж вы математики, если запаролиться нормально не можете. 8463 —

| 7349 — или читать все.

185.189.13.12 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)
очень нужно

Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

Составление ответа на письмо-запрос (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.

Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.

Общие правила написания ответа

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

• Положительный ответ должен быть максимально подробным,
• а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Как составить ответ на запрос

Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

1. Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
2. Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
3. После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
4. Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.

Как оформить письмо-ответ

• как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),
• так и в печатном (данный способ существенно экономит время).

Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.

Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.

Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.

Как отправить письмо

Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время. Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Ждать ли ответ на письмо-ответ

Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.

Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.

При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.

ОБРАЗЦЫ ВВОДНЫХ ФРАЗ ТЕКСТА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Примеры фраз, которые могут составить основу делового письма

Ваш заказ будет выполнен, если Вы .
Ваша просьба (предложение) находится на рассмотрении. По получении результатов рассмотрения сообщим незамедлительно.
Ваше предложение с удовольствием (благодарностью) будет принято, если Вы согласитесь внести изменения .
Ваша просьба о . удовлетворена .
В ответ на Ваше письмо от . сообщаем, что Ваша просьба о поставке . решена положительно.
В ответ на Вашу просьбу (заказ) с сожалением сообщаем (вынуждены сообщить), что выполнить ее не имеем возможности (не можем) в связи со следующими обстоятельствами.
К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам.
К сожалению, мы вынуждены отклонить Ваше предложение. Нам необходимы дополнительные сведения о .
Настоящим просим сообщить о сроках .
Настоящим сообщаем, что Ваше предложение принято .
Обращаемся к Вам с просьбой выслать .
Просим Вас поставить нас в известность о .
Просим сообщить нам о Вашем решении по вопросу .
Просим сообщить нам о приемлемости для Вас нашего предложения по .
Просим ускорить выполнение принятых Вами обязательств по .

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Для студентов недели бывают четные, нечетные и зачетные. 9495 —

| 7459 — или читать все.

Правила ведения делового телефонного разговора, когда звонят вам

Целесообразно снимать трубку при любом звонке Можно, конечно, этого и не делать, если вы спо­собны работать под телефонные трели. Но при этом нужно иметь в виду, что с каждым полу­часом звонки будут раздаваться все чаще: на­капливается число не обслуженных вами абонентов, они вынуждены звонить по­вторно, в третий и четвертый раз. В конце концов вам придется трудиться под почти непрерывный звон. Кроме того, никогда нельзя знать заранее, какой именно зво­нок принесет вам выгодный контракт или ценную информацию.

Снимать трубку лучше всего после первого звонка. Если вы сиди­те в комнате один, у вас достаточно времени, чтобы дописать предло­жение или дочитать абзац в присланном письме. Вполне допустимо снять трубку после второго или третьего звонка. Если у вас посети­тель, вам хватит времени закончить фразу и, сказав собеседнику «Из­вините», снять трубку.

Связисты не рекомендуют снимать трубку во время звонка по чи­сто техническим причинам: в некоторых электроцепях возрастает ве­личина тока, что может привести к повреждению.

Иногда в трубке бывает плохая слышимость. Но это не означает, что вам нужно повышать голос. Вывод о том, что если вы плохо слы­шите собеседника, то и он плохо слышит вас, и, значит, надо говорить громче, является ошибочным. Поэтому в случае плохой слышимости надо не повышать голос самому, а попросить того, кто вам звонит, го­ворить громче, осведомившись при этом, как он слышит вас.

Самые распространенные варианты первого слова, произносимого в снятую телефонную трубку, — это «да», «алло», «слушаю». Эти слова по своей инфор­мативности совершенно одинаковы и безличны и потому никак не характеризуют того, кто их про­износит.

Отзывы «да», «алло», «слушаю» можно назвать нейтральными, поскольку они не не­сут информации о том, кто именно снял трубку и в какой организации или фирме. Поэтому в деловом общении следует отка­заться от нейтральных отзывов и заменить их информативными. По внешнему телефо­ну обычно называют не свою фамилию, а фир­му, организацию или подразделение. По внут­реннему же телефону называют подразделение и фамилию. Таким образом, отвечая на звонок, нужно всегда представляться. Люди хотят знать, с кем они разговаривают. Это, кро­ме того, создает обстановку доверительности и помогает лучше понять собеседника. Найдите доброжелательную, нравящуюся вам самим фор­му (как бы вы сами хотели, чтобы вам отвечали).

При частых звонках или при спешке обычно называют фамилию с до­бавлением слова «слушаю» («Иванов слушает») или указывают только название учреждения или его отдела: «бухгалтерия», «первый отдел».

Во всех вышеназванных случаях абонент должен знать, с кем он говорит или хотя бы куда он попал. Если произошла ошибка при набо­ре номера, недоразумение сразу же разъяснится и не повлечет за собой потери времени на его выяснение.

Зазвонил телефон. Вы сняли трубку. Опять — в который раз — про­сят отсутствующего на месте коллегу. Недовольно поморщившись, вы резко отвечаете: «Его нет!» и тут же кладете трубку. Но давайте заду­маемся — не сами ли вы ответом провоцируете повторные звонки? Где же выход? Он в вежливом и более подробном ответе на каждый теле­фонный звонок отсутствующему сотруднику, как бы он вас ни раздра­жал. Оптимальный ответ в данном случае может быть примерно та­ким: «Его нет, будет тогда-то. Может быть, ему что-то передать?»

Когда к телефону просят вашего коллегу, сидящего за соседним столом, вы можете ответить на просьбу: «Сейчас» или «Одну минуту», после чего пригласите сослуживца к аппарату.

Сделайте так, чтобы информация, переданная в чье-либо отсут­ствие, дошла до адресата. Хотя организовать обмен информацией че­рез третьих лиц непросто, это может окупиться сторицей. Для того что­бы выяснить, что вам нужно, задавайте вопросы по анкетному принци­пу («Откуда вы звоните?», «Ваша фамилия и номер вашего телефо­на?» и т. п.).

Ниже приводится краткий перечень того, что следует и чего не сле­дует делать, когда в вашей фирме звонит телефон[36].

Этот список можно продолжать бесконечно. Например, нельзя пре­вращать разговор в допрос, задавать вопросы типа «С кем я разговари­ваю?» или «Что вам нужно?» Надо следить за своей дикцией. Если вы говорите с акцентом, постарайтесь говорить отчетливо. Избегайте при­вычки зажимать микрофон рукой, чтобы что-то сказать коллегам — кли­ент может услышать*.

Если ваш партнер или клиент высказывает по телефону жалобу, не говорите ему: «Это не моя ошибка», «Я этим не занимаюсь», «Наши товары никогда не выходят из строя» и т.д. Если вы так скажете, это может отрицательно сказаться на репутации вашей фирмы и не помо­жет клиенту в решении его проблем. Поэтому дайте ему выговориться до конца; выразите ему сочувствие, а если виноваты вы, извинитесь; запишите его имя и телефон, номер заказа или другие данные. Если вы обещали ему перезвонить, сделайте это как можно скорее, даже если вам не удалось решить проблему к назначенному сроку.

Запомните: когда проблема окончательно решена, клиент, как пра­вило, чувствует себя вашим должником. А это можно использовать в дальнейшем для деловых контактов и расширения бизнеса.

Существуют ВЫРАЖЕНИЯ, КОТОРЫХ СЛЕДУЕТ ИЗБЕГАТЬ при телефонных разговорах, чтобы о вашей фирме не сложилось преврат­ного представления. К ним, в частности, относятся[37].

1. «Я не знаю». Никакой другой ответ не может подорвать доверие к вашей фирме столь быстро и основательно. Прежде всего, ваша рабо­та заключается в том, чтобы знать — именно поэтому вы занимаете свое место. Если же вы не в состоянии дать ответ вашему собеседнику, луч­ше сказать: «Хороший вопрос. Разрешите, я уточню это для вас».

2. «Мы не сможем этого сделать». Если это действительно так, ваш потенциальный клиент обратится к кому-то еще, и весьма вероятно, что его новый разговор сложится более удачно. Вместо отказа «с порога» предложите, например, по­дождать, прежде чем вы поймете, чем можете оказать­ся полезным, и попытайтесь найти альтернативное решение. Рекомендуется всегда в первую очередь сосредоточиваться на том, что вы можете сде­лать, а не на обратном.

3. «Вы должны. ». Серьезная ошибка. Ваш клиент вам ничего не должен. Формулиров­ка должна быть гораздо мягче: «Для вас име­ет смысл. » или «Лучше всего было бы. ».

4. «Подождите секунду, я скоро вер­нусь». Задумайтесь, вы хоть раз в жизни успевали управиться со своими делами за секунду? Вряд ли. Скажите вашему собеседнику что-то более похожее на правду: «Для того чтобы найти нужную информацию, мне потребуется две-три минуты. Може­те подождать?».

5. «Нет», произнесенное в начале предложения, невольно приво­дит к тому, что путь к позитивному решению проблемы усложняется. Универсальных рецептов, как избавиться от «отрицательного уклоне­ния», не существует. Каждую фразу, содержащую несогласие с собе­седником, следует тщательно обдумывать. Например, для отказа кли­енту, требующему денежного возмещения за некачественный товар, подходит объяснение типа: «Мы не в состоянии выплатить вам ком­пенсацию, но готовы заменить вашу покупку».

Как показывает практика, даже при беглом знакомстве с теорией телефонных переговоров значительно улучшается работа служащих и одновременно повышается уровень удовлетворенности собственной ра­ботой — с вежливыми людьми приятно разговаривать. Проверить же, как сотрудники вашей фирмы усвоили уроки телефонного этикета, очень просто — достаточно позвонить в офис и представиться клиентом.

Очень ценно для фирмы, когда профессиональный опыт работни­ков сочетается с умением устанавливать человеческие контакты. Если отношения с клиентом хорошие и ему приятно иметь дело с вашей фир­мой, можно считать, что сделка совершена.

В фирму звонит большое количество потенциальных клиентов или партнеров, и от манеры ведения беседы во многом зависит, будет ли заключена сделка. Если звонивший, не представившись, сразу начина­ет с объяснений того, что ему нужно, вежливо поинтересуйтесь его име­нем, названием и телефоном фирмы и лишь затем продолжай­те беседу. Постарайтесь не принимать заказов, не сообщать информацию непредставившимся собеседникам. Вы можете, например, не понять, что говорите с круп­ным покупателем, который имеет право на скид­ку, и предложите ему твердую цену без скидок, потеряв таким образом выгодный заказ.

Некоторые покупатели очень точно опре­деляют свои требования: тип, цвет, условия поставки товара и т.д. Другим необходимо в этом смысле помочь. Очень часто прихо­дится «вытягивать» из клиента дополни­тельную информацию. Для этого исполь­зуйте вопросы, начинающиеся с «что», «когда», «где», «кто», «как», но избегай­те «почему», так как оно содержит отте­нок недоверия.

Уяснив требования клиента, вы начинаете убеждать его в преиму­ществах вашего изделия. Если клиент позвонил специально, чтобы сде­лать заказ, ваши аргументы должны быть нацелены на увеличение объе­ма закупки, расширение ассортимента товара или сбыта сопутствую­щих изделий. Если клиент интересуется лишь предварительной инфор­мацией, ваша задача — убедить его начать дело с пробной закупки.

Часто при общении с собеседником мы отдаем предпочтение раз­говору по телефону. Это не вполне логично. Почему тот, кто позво­нил вам по телефону, вправе перебить вашу беседу? Ведь он обратил­ся к вам позднее, чем тот, кто рядом с вами и с кем вы вели беседу. Пришедший вынужден сидеть и ждать, слушая телефонный диалог, а затем восстанавливать оборванные нити прерванного разговора, а иногда повторно напоминать, о чем шла речь до этого. Вот почему, если разговор с сидящим у вас человеком заканчивается, нужно по­просить телефонного собеседника подождать, не вешая трубку. Если вы чувствуете, что разговор продлится еще 10-15 минут и он доста­точно серьезен, нужно попросить еще раз позвонить через четверть часа, когда вы освободитесь.

В отдельных случаях при телефонном общении используются те­лефонограммы. Телефонограмма, как правило, содержит информацию, по объему не превышающую 50 слов. Если разговор по телефону — это диалог, не ограниченный по времени, то телефонограмма — это пись­менная фиксация монолога, регламентированная по времени.

Обязательными реквизитами телефонограмм являются наимено­вание учреждения (фирмы) адресанта и адресата, реквизиты «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени и отчества должно­стных лиц, номера, даты и времени передачи и приема телефонограммы, фамилии передавшего и приняв­шего телефонограмму, номеров телефона, текст и подпись.

Телефонограмма должна иметь заголо­вок. Он составляется как для служебного письма, т. е. должен начинаться с существи­тельного в предложном падеже с предло­гом «о» или «об», например: «Об измене­нии времени заседания редколлегии», «О прибытии участников семинара».

Телефонограммы пишутся теле­графным стилем, т. е. кратко, ясно, точ­но, однозначно, простыми предложени­ями. Допускается двухсоставная компо­зиция телефонограммы: в первой части констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия. Как правило, текст телефонограммы излагается от первого лица (напри­мер: «Напоминаем. », «Сообщаем. », «Попрошу выслать. »).

Чтобы упорядочить фиксацию передаваемых и принимаемых те­лефонограмм и устранить возможную неполноту и неточность их пе­редачи и записи из-за небрежности исполнителей, рекомендуется иметь под рукой чистые бланки примерно такой формы:

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Ответ на телефонограмму пример

Загрузок: Он может быть инициативным или составить ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Сотрудник, который принял телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым назначено полученную информацию. Разновидности писем, телеграмм, телефонограмм. Телефонограмма должна иметь заголовок, который составляется, как для служебного письма, т. Письма-ответы отказы.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Ответ на официальное письмо: образец

Информационно-справочные документы. Организационно-распорядительные документы. Объяснительная записка. Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки.

Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и т.

Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи. Бланки для телефонограмм целесообразно иметь только при большом более в год количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре. Таким образом, при составлении телефонограмм применяются такие специфичные реквизиты, как дата и время передачи приема ; указание должности и фамилии должностных лиц, передавших принявших телефонограмму, номера телефонов организаций, передающих принимающих телефонограмму.

При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций : текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной см.

При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам.

Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов. Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация. Виды документов. Докладная записка.

Все материалы сайта www. Полная и частичная перепечатка материалов с www. E-mail: info grandars. Делопроизводство История делопроизводства Инструкция по делопроизводству Должностная инструкция Адресат и адресование документа Согласование документа Подпись Печать Отметки на документе Деловой стиль текста Форматы бумаги и размеры полей.

Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре. Диктуют телефонограмму, чётко выговаривая текст, не спеша, с паузами, чтобы дать возможность точно записать. После передачи телефонограммы попросите записавшего повторно прочитать текст, чтобы убедиться в правильности записи. Но обычно они оформляются на чистом листе бумаги. Юридическая сила поступившей телефонограммы гарантируется реквизитами: Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в.

Образец письма-ответа

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. Она проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Для оформления этого реквизита используется специальный регистрационный штамп приложение 6. Печатается ниже фамилии исполнителя без отступа от левого края документа: Отчет за год, Кадыров, Бланк документа Документы учреждения должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Как она должна выглядеть и что должна из себя представлять?

Как оформляется телефонограмма образец

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны. Машинопись необходима любому, кто имеет дело с перепиской, с работой на клавишных устройствах: журналистам, секретарям, работникам печати, писателям и многим другим. В конце работы указана литература. При сочетании использованных источников для написания текста, а так же этой курсовой возможно применение на подготовку к экзамену или составлению реферата. Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста передается по телефону и записывается получателем. Телефонограммой передают несложные тексты приглашение на совещание, заседания.

Информационно-справочные документы. Организационно-распорядительные документы. Объяснительная записка. Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки. Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и т. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи. Бланки для телефонограмм целесообразно иметь только при большом более в год количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре. Таким образом, при составлении телефонограмм применяются такие специфичные реквизиты, как дата и время передачи приема ; указание должности и фамилии должностных лиц, передавших принявших телефонограмму, номера телефонов организаций, передающих принимающих телефонограмму.

Ответ на телефонограмму пример

Ответ на претензию — образец этого документа, составленный на основании общих положений законодательства и практики гражданско-правовых отношений, зачастую является единственным источником, которым могут воспользоваться лица, чьи права, с их точки зрения, были нарушены. Это вызвано отсутствием законодательно утвержденной формы ответа и конкретных указаний правовых актов. Рассмотрим основные правила составления ответа на претензию, сроки и порядок его направления, надлежащее содержание. Как правильно написать ответ на претензию — образец, основные правила составления.

Источник статьи: http://crko26.ru/v-otvet-na-telefonogrammu-soobshhayu/