Запрос на предоставление документов
Обзоры КонсультантПлюс
Верховный суд опубликовал обзор по коронавирусу № 1 и № 2
Запрос о предоставлении документов и информации — это вид деловой переписки, официальное обращение к юридическому лицу:
- физического лица или его представителя;
- юридического лица или его представителя.
Оформление и образец рекомендованы ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Когда пишется письмо о предоставлении информации или документов
Письма-запросы предназначены для получения дополнительной информации и документации, необходимых в жизненных и деловых ситуациях. Они адресуются:
- законодательным и исполнительным органам государственной власти, их территориальным подразделениям;
- деловым партнерам;
- контрагентам;
- головному предприятию и нижестоящей организации;
- дочерней фирме;
- обособленному подразделению;
- органам корпоративного управления;
- поставщикам товаров, работ и услуг населению.
Письмо-запрос — документ, имеющий юридическую силу, поэтому оно:
- должно иметь все необходимые реквизиты;
- составляется в соответствии с государственным регламентом, если адресован госорганам.
| Что запрашивают в госорганах | Коммерческие и потребительские запросы |
|---|---|
|
|
Некоторые сведения не раскрываются. Например, при проверке контрагента вам предоставят не все запрашиваемые документы, но их можно заменить.
Кто и по какой форме составляет
Унифицированного бланка или образца запроса в таможню о предоставлении информации не существует, поскольку каждая ситуация уникальна. Его содержание будет определяться:
- целью получения необходимых сведений;
- регламентом, если адресатом является госорган;
- составителем и его видением ситуации.
Кто обычно готовит обращение:
- в интересах организации это делает любой уполномоченный и компетентный сотрудник по поручению либо в соответствии с должностными полномочиями;
- гражданин лично или уполномоченное им доверенное лицо.
Рекомендованная структура содержит следующие смысловые блоки:
| Заголовок | Отражает суть: «О предоставлении информации по договору. », «О предоставлении информации из ЕГРЮЛ», «По вопросу предоставления таможенной информации». |
|---|---|
| Обращение | |
| Вводная часть | Содержит пояснение причины необходимости запрашиваемых сведений. |
| Содержание просьбы | Перечень документов или сведений, которые необходимо предоставить. |
| Срок | Указывается желаемый срок получения ответа, если он не определен госрегламентом или договором. |
| Подпись | Документ заверяется ответственным лицом или гражданином. |
Наиболее точно и полно описаны требования и сформулировано, какие пункты содержит бланк запроса, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (дата актуализации 01.06.2019).
Образцы
Переписка с исполнительными органами государственной власти подчиняется общим требованиям.
Для коммерческого документооборота пригодится образец письма-запроса документов у контрагента в случае их утраты и необходимости получения дубликатов:
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ФИРМА»
Волгоградский просп., д. 18, Москва, 110213, Тел. (321) 321-11-22; тел./факс (495) 321-01-02 ОКПО 02112332; ОГРН 1022000230321; ИНН/КПП 1103021120/338022002
Генеральному директору ООО «Холод»
Уважаемый Сергей Сергеевич!
ООО «Фирма» закупало у вас кондиционеры модели LG P09EP в количестве 150 шт. в течение марта — июня 2020 г. Расчеты произведены полностью.
В связи с непредвиденными обстоятельствами (пожар в офисе) нами утрачены:
- Подлинник договора поставки №123 от 23.02.2020.
- Акты приема-передачи №123-1, №123-2, №123-3.
Прошу оказать содействие и подготовить нам дубликаты утраченных документов в течение 7 рабочих дней. Просим выдать их нашему сотруднику лично.
Заместитель директора ООО «Фирма» Р. Р. Разумов
Как оформить и кому отправить
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 оптимальный алгоритм, как написать официальный запрос о предоставлении документов, выглядит следующим образом:
| Шаг | Что следует указать и написать |
|---|---|
| 1 | Укажите полное и краткое название компании в соответствии с тем, которое упоминается в уставных документах, или Ф. И. О. гражданина. |
| 2 | Коды и регистрационные номера компании по ОКПО, ОГРН, КПП, ее идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). |
| 3 | |
| 4 | Дата и место составления, исходящий регистрационный номер, присваиваемый в соответствии с действующей в компании номенклатурой дел. |
| 5 | Информация об адресате: наименование предприятия, должность, фамилия и инициалы руководителя, почтовый адрес с указанием почтового индекса. |
| 6 | Заголовок. |
| 7 | Основной текст обращения, перечень запрашиваемой информации и документов. |
| 8 | Подпись руководителя предприятия и ее расшифровка или подпись физлица. |
| 9 | Информация об исполнителе документа с указанием его контактного телефона. |
| 10 | Отметка об отправке, получении ответа и отправке дела на хранение. |
| 11 | Идентификатор электронного варианта документа, место его хранения. |
- оформляйте на бланке организации;
- используйте деловой язык и стиль;
- в обосновании ссылайтесь на нормы закона, правовые акты, договоры, организационно-правовые документы;
- укажите цель запроса или обоснуйте его (при необходимости);
- используйте существующие образцы деловой переписки.
Сроки ответа
Срок ответа госорганов на запросы регламентируется ФЗ-8 от 09.02.2009 (ред. 28.12.2017). Он составляет:
- 30 дней со дня регистрации;
- 45 дней, если для подготовки ответа требуется больше времени.
Необходимо уведомить обратившегося об увеличении срока (с указанием причины отсрочки) в течение 7 дней со дня регистрации запроса (ч. 6 ст. 18 ФЗ-8).
В иных случаях ответ следует дать в соответствии с:
- с договором;
- регламентом предоставления госуслуги;
- локальным нормативным актом конкретной организации.
Источник статьи: http://ppt.ru/forms/zapros/na-predostavlenie-dokumentov
Как правильно написать письмо-запрос
В деловом документообороте достаточно распространенным является письмо-запрос. Его составляют в тех случаях, когда одно лицо желает получить определенные сведения от другого лица. Образец, готовые примеры и рекомендации по его написанию приводятся в статье.
Назначение и содержание
Основная задача – получить актуальную, достоверную информацию от какого-либо лица. Как правило, письмо составляет одно юридическое лицо в адрес другого. Но в целом он может быть оформлен любыми лицами:
- индивидуальными предпринимателями;
- частными гражданами;
- представителями органов власти;
- общественными деятелями и др.
Таким образом это разновидность деловой корреспонденции, единого образца которого не установлено. Тем не менее, на практике сложились определенные требования к содержанию документа. В нем обязательно отражаются такие сведения:
- Наименование отправителя.
- Наименование получателя (адресата).
- Номер и дата регистрации документа (в журнале исходящей корреспонденции).
- Название документа обычно содержит суть просьбы – например: «Запрос на предоставление копий документов».
- Основная часть – изложение обстоятельств, побудивших написать запрос.
- Просительная часть – собственно просьба о том, какие именно сведения необходимо получить.
- Иногда образец письма-запроса также сопровождают приложениями – документами, копии или оригиналы которых прикладывают к основной бумаге. Указывают название документа, и количество страниц.
- В конце можно дополнительно указать удобный способ ответа – по почте или на е-мэйл. В общем случае принято отправлять ответ таким же способом, как пришел сам запрос, однако в любом случае решение остается на усмотрение отправителя.
- Дата, подпись, расшифровка подписи, должность просителя, печать организации. В некоторых случаях компании не используют печать в документообороте – тогда достаточно поставить только собственноручную подпись.
Как правило, он составляется на фирменном бланке организации. Присутствуют отметки о реквизитах компании или ИП. Предпочтительно использовать печатный вариант оформления, хотя иногда письмо составляют и в рукописном виде.
Отправить можно разными способами:
- по обычной почте;
- по е-мэйл;
- передать по факсу;
- передать с курьером.
Если принципиально важно получить документальное подтверждение отправки письма, лучше передать его физически – по почте или с курьером. Тогда можно получить уведомление о вручении, которое послужит доказательством факта и даты доставки.
Разновидности и образцы составления: 5 вариантов
Поскольку информацию можно запрашивать у разных представителей и по разным поводам, разновидностей образца письма-запроса существует не менее 5. Они классифицируются по разным основаниям – в зависимости от адресата (налоговая, банк, орган власти) или в зависимости от сути просьбы (уточнение информации об условиях договора, запрос на получение копий документов и т.п.). Далее рассмотрены наиболее распространенные виды.
О предоставлении информации
Это один из самых популярных видов послания – организация просит предоставить не документы, а определенные сведения, например:
- прайс-лист;
- условия акции, предоставления скидок;
- технические характеристики товара и т.п.
В этом случае необходимо максимально конкретно сформулировать свою просьбу – например, если речь идет об уточнении сведений о товаре, подробно прописывают название, марку, артикул и другие реквизиты.
О подтверждении информации
В этом случае запрашивают выписки из разных документов (например, из приказов о приеме или увольнении с работы). Причина составления письма-запроса связана с необходимостью подтвердить те или иные сведения (например, работал ли сотрудник в тот или иной период, когда был уволен и т.п.). 
О предоставлении документов
В этом случае компания нуждается в предоставлении документов (как правило, речь идет о копиях). Указывают конкретное название каждой бумаги. Если необходимо, дополнительно формируют просьбу о заверении копий (подпись и печать организации на каждой странице).
В этой же категории отдельно можно выделить письмо-запрос, в котором компании просит предоставить образец акта сверки. Документ нужен для проверки наличия/отсутствия задолженности или переплаты по конкретным платежам.
Запрос в налоговую инспекцию
Обычно такой документ составляется от имени главного бухгалтера. Необходимо получение пояснений по тем или иным нормам налогового законодательства, раскрытие персональных данных на основании исполнительного листа и др.
Запрос в банк
В банк составляют обращения с просьбой прояснения отдельных положений договора, возможности реструктурировать долг, оформить кредит на более выгодных условиях, пролонгировать договор и т.п.
Сроки ответа
Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.
Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.
В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.
Видео комментарий по общим рекомендациям составления деловых писем:
Источник статьи: http://2ann.ru/kak-pravilno-napisat-pismo-zapros/