Как правильно написать объяснительную начальнику образец

Объяснительная записка: как написать, образец

Материал подготовлен по заказу юридической компании «ДоброПраво»

Что такое объяснительная записка? Как правильно написать объяснительную записку начальнику на работе за отсутствие на рабочем месте или за невыполнение поручения? Об этом вы узнаете в настоящей статье, а также сможете посмотреть примеры объяснительных записок.

В случае незаконного привлечения к дисциплинарной ответственности обращайтесь к юристу по трудовым спорам.

Примеры объяснительных записок

Примерами случаев, когда от работника может потребоваться написание объяснительной записки, могут служить: прогул, опоздание, невыполнение поручения, нарушение сроков его выполнения и прочее.

Пример объяснительной записки о невыполнении поручения

Начальнику цеха производства конвекторов ООО «Калибр»

от штамповщика цеха Игунова Н. А.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
О невыполнении поручения по погрузке конвекторов за 15 января 2020 г.

Я, Игунов Николай Андреевич, проанализировав ситуацию в связи с невыполнением поручения по погрузке конвекторов 15 января 2020 г., поясняю, что не произвел погрузку конвекторов в фуру для экспортирования в покрасочный цех, в связи с внезапным ухудшением самочувствия. Справку о посещении медицинского пункта прилагаю.

15. 01.2020 Штамповщик цеха по производству конвекторов Игунов Н. А.

Объяснительная за опоздание

Директору по маркетингу ОАО «Имидж» Майкову Е. П.

от менеджера по привлечению клиентов Золотова К. Р.

об опоздании 16. 01. 2020 г.

Я, Золотов Константин Робертович, 16 января 2020 г., по пути на работу, проезжая по мосту через реку Волга, на маршрутном пассажирском такси № 235, оказался жертвой ДТП. Водитель маршрутного такси нарушил правила дорожного движения, в результате чего произошло столкновение с легковым автомобилем. По этой причине, был вынужден идти пешком до ближайшей остановки, и опоздал на работу на 45 минут,поэтому и опоздал.

Прошу учесть, что мое опоздание на работу явилось следствием независящих от меня обстоятельств.

16. 01. 2020 г Менеджер по привлечению клиентов Золотова К. Р.

Объяснительная записка об отсутствии на рабочем месте

Директору по маркетингу ООО «Илита» Пальцеву Е. П.

от менеджера по привлечению клиентов Сбруева К. Р.

о невыполнении поручения 18. 01. 2020 г.

Я, Сбруев Кондрат Рашидович, отсутствовал на рабочем месте 17.01.2020 года в связи со следующими обстоятельствами.
Согласно моей должностной инструкции, моим непосредственным руководителем является руководитель филиала ООО «Илита» Семенов К.К. Согласно должностной инструкции, я, как работник, обязан исполнять поручения руководителя филиала.
17.01.2020 года руководителем филиала Семеновым К.К. мне было дано поручение осуществить выезд в командировку в город Урюпинск, в связи с чем я отсутствовал на рабочем месте.

16. 01. 2020 г. Менеджер по привлечению клиентов Сбруев К. Р.

Юридическое значение объяснительных записок

Объяснительная записка имеет важное юридическое значение в качестве неотъемлемой части процедуры привлечения работника к дисциплинарной ответственности. Согласно статье 193 Трудового кодекса РФ работодатель перед привлечением работника к дисциплинарной ответственности в обязательном порядке запрашивает письменное объяснение.

Задокументированное объяснение в первую очередь, способствует установлению истины, отражает взгляд работника на произошедшее, его отношение к проступку и его следствиям.

С другой стороны, в случае признания вины работником в совершении правонарушения, он имеет возможность раскаяться в содеянном, уверить работодателя в случайном и неумышленном характере своего проступка. Если работник считает, что он не совершал проступка, у него имеется возможность объяснить собственные доводы и представить необходимые доказательства.

Случается, что тщательный анализ содержания объяснительной записки помогает работодателю не только не наказывать работника, но и определить настоящего виновника нарушения. Следовательно, объяснительный документ способствует объективной оценке работодателем сложившейся ситуации и позволяет справедливо назначить (либо отменить) меру дисциплинарного взыскания по отношению к конкретному сотруднику.

Важно: для того, чтобы работодатель получил ценный с юридической точки зрения документ, необходимо, чтобы в объяснительной записке работник подробно изложил все обстоятельства совершенного им поступка (или бездействия) и указал:

• считает ли он свое поведение противоправным, т.е. нарушающим исполнение трудовых обязанностей, с приведением подтверждающих собственную позицию доводов;
• признает ли он свою вину?
• что явилось причиной данного проступка?
• как работник расценивает негативные последствия, возникшие у работодателя в связи с данным проступком?
• считает ли сотрудник справедливым его возможное привлечение к дисциплинарной ответственности?

При этом следует помнить, что работник может отказаться от написания объяснительной записки без последствий в виде применения к нему мер юридической ответственности за такой отказ.

Объяснительная по ТК РФ

Работники часто сталкиваются с требованием работодателя о написании объяснительной записки в ответ на дисциплинарный проступок или невыполнение в установленный срок поручения. При этом, мало кто знает, как правильно написать объяснительную, чтобы избежать или смягчить наказание? Какое юридическое значение имеет данный документ и какова его роль для каждой из сторон при возникновении судебного спора по поводу наложения дисциплинарного взыскания?

Начнем с того, что объяснительная записка — это деловой документ, который представляет собой письменное объяснение причин конкретного произошедшего события, поступка или иного факта, чаще всего негативного плана. Касаемо содержания, объяснительные записки подразделяются на:

• поясняющие отдельные положения выполненной работы (отчета, проекта и др.);
• составляемые при возникновении нештатных ситуаций: нарушении дисциплины, проступках и т.д.

Целью объяснительной записки является проведение внутриорганизационного расследования причин события и выявление виновных в произошедшем, с последующим принятием мер по наложению взыскания.

Статья 193 ТК РФ содержит положение о том, что работодатель обязан запросить письменное объяснение у сотрудника в случае предполагаемого совершения дисциплинарного проступка. Отказ работника от предоставления объяснительной записки, не исключает у работодателя права применить к сотруднику дисциплинарное взыскание.

Если через 2 рабочих дня работник не предоставит объяснение, то в соответствии с ч. 1 ст. 193 ТК РФ работодатель обязан составить соответствующий акт.

Следовательно, можно сделать вывод, что написание объяснительной записки – это в первую очередь, хорошая возможность для самого работника избежать или смягчить ответственность, в случае уверенности в своей невиновности. И от того, насколько грамотно составлена объяснительная, будет зависеть поведение работодателя.

Как написать объяснительную?

Как правильно написать объяснительную начальнику на работе? При написании нужно учитывать следующее.

Объяснительная записка, отражающая какой-либо проступок или происшествие, оформляется в свободной форме на листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу.

Объяснительная записка должна быть написана:

• От первого лица;
• В деловом стиле изложения, без использования ненормативной лексики;
• Максимально кратко, логично и достоверно.

Документ по структуре может состоять из двух частей:

• Фактической части, с указанием фактов, послуживших поводом к ее написанию;
• Описательной части, с объяснением причин события.

• Работнику следует внимательно обдумать ситуацию и по возможности посоветоваться с юристом, прежде чем приступить к написанию объяснения.
• В начале объяснительной нужно указать, по какому поводу дается объяснение.
• Не нужно торопиться признавать факты, которые работодатель не сможет доказать.
• Желательно указать, что вы являетесь добросовестным и исполнительным работником, ни разу не привлекались к дисциплинарной ответственности.
• Если вы действительно совершили проступок, будет не лишним указать смягчающие обстоятельства.
• Сделайте копию объяснительной записки и храните у себя.

Форма объяснительной записки

Требования к форме объяснительной записки законодательством не установлены, поэтому многие организации разрабатывают и утверждают внутренние типовые формы объяснительных записок. Данные формы также не являются обязательными для работника. Документ, составленный в произвольной форме, также является действительным.

Тем не менее, существуют общепринятые требования к содержанию и форме объяснительной записки. Она должна содержать следующие данные:

• Наименование организации;
• Данные получателя, с указанием ФИО должностного лица;
• Само наименование — «Объяснительная записка»;
• Подзаголовок к тексту записки (например: «О …», «Касательно …»);
• Дату составления и номер регистрации документа;
• Текст пояснения;
• ФИО составителя и подпись.

Материал подготовлен по заказу юридической компании «ДоброПраво»

Источник статьи: http://yurist-ekaterinburg.ru/obyasnitelnaya-zapiska-obrazec-kak-pravilno-napisat-nachalniku-na-rabote-ob-otsutstvii-na-rabochem-meste-nevypolnenii-porucheniya-primer

Как писать объяснительную на работе

Если пробки, снегопады и соседи затопили

От опозданий и других мелких нарушений дисциплины на работе никто не застрахован. Обычно в такой ситуации руководство просит написать объяснительную.

Я расскажу, как сделать это правильно — так, чтобы и отношения с начальником не испортить, и работу не потерять.

Что такое объяснительная записка

Объяснительная записка — это документ, в котором работник объясняет своему руководителю, почему на рабочем месте возникла та или иная ситуация.

Чаще всего она связана с проступками работника — например, прогулял, опоздал на работу или потерял важные документы.

А бывает и так: отчет вовремя не сдан, потому что коллега прогулял и не предоставил данные. В этом случае объяснительная поможет руководству разобраться, кто виноват на самом деле. И грамотно составленная объяснительная записка помогает избежать ответственности или смягчает ее.

Если отказаться писать объяснительную, обычно это означает, что работник признает свою вину, и чаще всего приводит к дисциплинарному взысканию или даже увольнению.

Юридическое значение. Порядок, как требовать объяснения с работника, есть в трудовом кодексе: если работодатель считает, что работник в чем-то виноват, сразу наказывать его нельзя. Надо предложить письменно объяснить причины произошедшего — именно для этого и нужна объяснительная записка. Работнику дают не менее двух рабочих дней, чтобы ее подготовить.

Если два дня прошло, а работник так и не предоставил пояснений, об этом составят акт. После этого можно наказывать. Работодатель имеет право наказать работника дисциплинарным взысканием, например замечанием, выговором или даже увольнением. Получается, что объяснительная тесно связана со взысканиями. Но если отказаться писать объяснительную, от взыскания это не спасет.

Когда работодатель получил объяснительную или отказ работника писать ее, у него есть два варианта.

Первый — понять и простить работника. Такое случается редко, но бывает. Например, работник приведет уважительные причины, которые объяснят проступок. Или начальник перестанет сердиться и решит его не наказывать. Наложить дисциплинарное взыскание — право руководителя, а не обязанность.

Второй — в течение месяца со дня, когда проступок обнаружат, издать приказ о дисциплинарном взыскании. Такой приказ нужно объявить работнику под подпись в течение трех рабочих дней со дня издания. Работник может отказаться с ним знакомиться, но приказ от этого не становится недействительным. Дальше работник на свое усмотрение либо соглашается с этим приказом, либо обжалует его в государственной инспекции труда или в суде.

Зачем пишут объяснительную записку

Объяснительная — это способ оправдаться перед руководством. Даже в самых, казалось бы , сложных случаях это может помочь. Как это работает — объясню на примерах.

Допустим, менеджер Петров опоздал на работу. Это заметил начальник и потребовал объяснений.

Петров может отказаться от дачи объяснений совсем — за сам отказ его не накажут. Но подождут два рабочих дня и накажут уже за опоздание: объявят выговор или замечание. Сказать потом в суде, что наказывать без объяснительной было нельзя, не получится, ведь у Петрова была возможность ее написать. А то, что он по собственной воле отказался, не оправдание.

На мой взгляд, отказ — не лучший вариант. Это выглядит как конфронтация сотрудника с руководством. И руководству непонятна не только причина, но и то, что работник собирается делать потом — вдруг он и дальше собирается опаздывать.

Петров может поступить по-другому . Например, написать в объяснительной так:

Иван Петрович, я проспал, поэтому не успел на работу вовремя. Больше такого не повторится.

Работника, скорее всего, накажут: причина опоздания неуважительная. Но даже такая объяснительная лучше, чем никакой. Начальник видит, что работник осознает свою неправоту, не уходит в оппозицию и готов исправиться.

Но объяснительная может быть и такой:

11.12.2019 года я действительно явился на рабочее место с опозданием на 1 час. Причина: в моем подъезде прорвало трубу отопления, в результате чего подъезд залило кипятком и выйти в него из квартиры было невозможно.

Поскольку опоздание произошло по независящим от меня причинам, прошу не применять ко мне дисциплинарные взыскания.

Справку из УК о прорыве трубы прилагаю.

В этом случае наказать человека уже сложнее: он опоздал по независящим от него причинам. Работодатель должен проверить информацию: если она подтвердится, работника не накажут, поскольку основания для взысканий нет.

Даже если начальник не примет доводы сотрудника и решит его наказать, при наличии такой объяснительной и справки приказ будет проще обжаловать в трудовой инспекции и в суде.

Когда могут потребовать объяснений от сотрудника. Писать объяснительную — это право работника. Он может им воспользоваться, а может и отказаться.

А вот потребовать от работника объяснительную — обязанность работодателя, и отказаться от нее работодатель не может. Без этого нельзя издать приказ о дисциплинарном взыскании или удержать деньги из оклада работника. Без объяснительной работника или без попытки ее истребовать такой приказ незаконен.

Но на практике объяснительную требуют при любом нарушении на работе. Причем требовать могут не только с виновного, но и со свидетелей происшествия, очевидцев или с непосредственного руководителя виновного.

Например, приехал водитель в гараж на поврежденном автомобиле. Начинают собирать объяснительные у всех: у водителя, пассажиров, начальника гаража. При этом, возможно, руководство знает, что водитель не виноват, — возможно, ДТП произошло по вине другого водителя. Но объяснительные нужны, чтобы подтвердить невиновность водителя и не взыскивать с него деньги за ремонт.

Особенность объяснительной — ее требуют до того, как наказать человека. И не факт, что в результате человека накажут. Бывает, что руководство удовлетворяют пояснения и приказ о дисциплинарном взыскании не издается.

Давать объяснения — это не обязанность работника. Отказаться от дачи объяснений может любой. И у работодателя нет права обязать работника давать письменные пояснения. Работодатель — не следователь, а объяснительная — это не показания на допросе.

Виды объяснительной

На практике есть всего два вида объяснительных записок. В законе они не закреплены, но в реальной жизни их пишут всего в двух ситуациях.

Оправдательная. В ней работник поясняет причины собственного бездействия или неправильных действий.

Пояснения или описание действий других лиц. Такую объяснительную пишут, если виновников проступка несколько и работодателю непонятно, кто из них виноват в произошедшем. В этом случае всех участников просят написать, что происходило, кто и что делал. Написанное анализируют — и уже после этого делают выводы о виновности или невиновности участников.

Уведомление работника о даче объяснения

Часто бывает такая ситуация: начальник врывается в кабинет и заявляет работнику: «Пиши объяснительную!» В этом случае нарушен порядок уведомления работника. Даже если он напишет объяснительную и его потом обоснованно накажут, он сможет оспорить взыскание в суде. И велика вероятность, что взыскание отменят. Суд может решить, что работодатель нарушил порядок привлечения к дисциплинарной ответственности.

На самом деле наказать работника правильно, по закону и так, чтобы он не смог потом оспорить взыскание в суде, не так-то просто. Хотя процедура наложения взыскания прописана в трудовом кодексе, работодатель должен соблюсти все формальности, чтобы взыскание потом не отменили.

Но так бывает не всегда: часто руководители действуют исходя из собственных соображений о дисциплинарных взысканиях. Это работает, но только до тех пор, пока один из наказанных не обратится в суд или в трудовую инспекцию. Там начинают проверять все, в том числе соответствовала ли процедура формальным требованиям трудового кодекса. И если работодатель хоть что-то пропустил — велик шанс, что взыскание отменят, а работник потом получит право на возмещение ущерба.

Поэтому в интересах любого работника — знать обо всех формальностях. Если начальник что-то сделает не по закону, шанс оспорить взыскание увеличивается. С точки зрения закона работодатель должен соблюдать следующий алгоритм:

1. Составить акт о нарушении. В акте зафиксировать время нарушения и его суть — что именно произошло. А еще перечислить всех участников событий.
2. Потребовать от работника написать объяснительную. Можно сделать это двумя способами. Первый — издать распоряжение или приказ с требованием, чтобы работник объяснил обстоятельства. Но так обычно делают в случае, если ситуация может привести к разбирательствам в суде или крупному конфликту. Второй способ — устно предложить работнику написать объяснительную. Этот способ проще, но доказать позицию в суде в случае конфликта будет сложнее.
3. Дать работнику после этого минимум два рабочих дня, чтобы написать объяснительную. За это время он может ознакомиться со своими должностными инструкциями, приказами или даже проконсультироваться с юристами. Торопить работника при этом нельзя. Издавать приказы или распоряжения о наказании в течение этих двух дней тоже нельзя — их потом можно оспорить именно по той причине, что была нарушена процедура.
4. Если работник подготовил объяснительную — ее рассматривает руководитель.
5. После рассмотрения объяснительной издают приказ о взыскании или не издают его. Это решает руководитель. Если работник отказался писать объяснительную, составляют акт об отказе. Но даже в этом случае в обязательном порядке должны подождать два рабочих дня.
6. С момента составления акта о нарушении до дня издания приказа не должно пройти больше 30 дней. В этот срок не входит отпуск или болезнь виновника. Если прошло больше 30 дней — приказ о взыскании также можно оспорить.

Если хотя бы один пункт в этом алгоритме пропущен — шансы оспорить взыскание увеличиваются.

Уведомить работника о необходимости дать объяснения не всегда просто. Обычно процедура выглядит так: уведомление о даче объяснений прописывается в приказе или распоряжении о проведении служебной проверки, а работник расписывается в нем. С этого момента он ознакомлен и все формальности соблюдены.

Но бывают ситуации, когда работник знает, что его накажут или уволят, и всячески уклоняется от ознакомления. А потом, когда его все же увольняют, — идет в суд и заявляет, что его права нарушены.

Такая тактика работает не всегда. В этом случае работодатель имеет право уведомить работника любым доступным способом: телеграммой, смс, сообщением в мессенджере или заказным письмом с уведомлением о вручении.

Вот пример из суда. Мужчина прогулял работу. Его уволили, и он пошел в суд. Он считал, что, раз работодатель не требовал у него объяснительную, можно претендовать на восстановление на работе и оплату вынужденного прогула. И компенсацию морального вреда он тоже попросил.

В суде выяснилось, что после прогула мужчина перестал появляться на работе, и его пытались уведомить о необходимости дать объяснения телеграммой. Правда, он не стал получать телеграмму, но вручить ему ее пытались.

Суд решил, что работодатель все сделал правильно. В трудовом кодексе сказано, что уведомлять работника обязательно, а вот в какой форме это делать — не сказано. И если человек на работу не является — можно сделать это и телеграммой. А то, что он не захотел ее получать, — не проблема работодателя. Свои обязанности он выполнил. Увольнение мужчины признали законным, никакой компенсации он не получил.

Правила составления объяснительной

Форма. Единой установленной законом формы для объяснительной нет. Она может зависеть от ситуации. Но, как правило, ее составляют коротко и сухо, ограничиваясь изложением фактов и обстоятельств.

Структура текста. Я рекомендую составлять текст объяснительной следующим образом:

1. Укажите полное наименование должности руководителя и наименование организации, например «генеральному директору ООО „Рога и копыта“ Петрову В. В.».
2. Укажите автора объяснительной — полностью напишите свою фамилию, имя, отчество и должность в организации.
3. Название документа — «объяснительная».
4. В некоторых случаях можно указать место составления документа. Иногда это важно — например, если работник находится на больничном и пишет объяснительную не на рабочем месте, а дома.
5. Изложите обстоятельства нарушения и причины, по которым оно произошло, место и время.
6. Опишите собственную роль в нарушении: что делали, почему и чем руководствовались.
7. Укажите последствия нарушения. Это важно: иногда отсутствие последствий смягчает тяжесть наказания. Например, если важный документ потеряли безвозвратно — это может привести к серьезным убыткам. А если этот документ потеряли, но быстро нашли, — последствий нет, значит, и взыскание может быть мягче.
8. К чему это привело.
9. В конце обязательно поставьте подпись и укажите дату написания.

В результате получится примерно такой документ:

Автора решили не наказывать, да и объяснительных у нас на самом деле не требуют. А если вы захотите использовать эту объяснительную как шаблон — можете скачать ее по этой ссылке

Формулировка причины. Объяснительные пишут не только из-за нарушений. Например, в тексте работник может указать так:

Я написал объяснительную по устному указанию мастера производственного участка.

Если взыскание, которое наложат после такой объяснительной, будут оспаривать в суде, работодатель может оказаться в неприятной ситуации. Особенно если не сможет подтвердить, что письменно уведомлял работника о необходимости написать объяснительную.

А если в объяснительной написано по-другому — все в порядке.

Объяснительная подготовлена на основании приказа директора предприятия о проведении служебной проверки.

Обязательные реквизиты. В законе обязательные реквизиты объяснительной записки не перечислены. Но это не значит, что писать можно что и как угодно. Документ составляют по общим правилам делопроизводства вашей организации. Проще всего узнать эти правила в отделе кадров, секретариате или в канцелярии.

Но в любом случае нужно указать следующее.

Адресат объяснительной — как правило, это руководитель организации или человек, который по своим должностным обязанностям вправе принять решение о наказании.

Адрес — полное наименование организации.

Приложения — любые документы, которые подтверждают доводы работника. Это могут быть справки — например, о болезни, травме или о ДТП. В некоторых случаях они могут подтвердить, например, что опоздание или прогул произошел не по вине работника.

А еще это может быть постановление о возбуждении уголовного дела или справка из травмпункта — если работник стал жертвой преступления. В этом случае тоже можно избежать наказания.

А вот прикладывать к объяснительной документы, подтверждающие собственную вину, работник не обязан.

Сроки написания

На написание объяснительной работнику обязаны предоставить не менее двух рабочих дней. В этот срок не входит период отпуска и болезни.

Как это работает — проще объяснить на примере. Например, работника попросили написать объяснительную сегодня, а с завтрашнего дня у него отпуск по графику. Торопиться в этом случае не стоит — можно спокойно уйти в отпуск, отгулять его, а после выхода останется еще один день — его как раз хватит для того, чтобы написать объяснительную.

Иногда бывает такая ситуация: работник находится в отпуске, а начальник требует срочно явиться, чтобы написать объяснительную. Чтобы все было по закону, работника должны приказом отозвать из отпуска — хотя бы на один день.

Сделать так можно только с письменного согласия работника, а если он не согласится — заставить его нельзя. После этого он пишет объяснительную, а этот день ему либо прибавляют к отпуску, либо предоставляют в другое, удобное для работника время.

Отозвать человека с больничного, чтобы он написал объяснительную, по закону нельзя. Это законом не предусмотрено — придется ждать, пока больничный лист не закроют.

Можно ли отказаться писать объяснительную

Конституция РФ разрешает не свидетельствовать против себя. Причем это относится не только к уголовно наказуемым деяниям и административным правонарушениям. В трудовом праве действует тот же самый принцип.

Если человек считает нужным оправдываться — он может использовать для этого любые законные методы и приводить в объяснительной любые доводы.

Но если он считает, что объяснения могут ему навредить, или просто не хочет их давать — можно отказаться. Это не нарушение.

Последствия отказа от составления объяснительной. Отказаться от составления объяснительной можно в любой момент. Но не всегда это разумное решение. Такой отказ не решает проблему и не освобождает от ответственности за совершенный проступок.

Чаще всего отказ дать объяснения работодатель расценивает как признание вины. Логика такая: мы человеку предложили все объяснить, а он отказался. Значит, виноват. В любом случае право на защиту и объективное разбирательство работнику предоставляют.

А еще молчание может быть расценено так, будто работник совершил проступок намеренно и умышленно. И наказание в этом случае может оказаться более жестким, чем если проступок совершен случайно и без злого умысла.

Работники должны понимать: их руководство не может знать, что у них происходит, пока они сами об этом не расскажут. Объяснительная — одна из форм такого рассказа. Она официальная, не всегда приятная и часто заканчивается применением мер дисциплинарного характера. Но именно от содержания объяснительной и зависит жесткость этих мер. И разница здесь — от устного замечания до увольнения.

Когда могут уволить. Уволить за то, что работник отказался писать объяснительную, нельзя. Уволить или наказать могут только за сам проступок — то есть за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.

А обязанности писать объяснительную у работника нет. Хотя отказ и не освобождает от дисциплинарного взыскания.

Акт об отказе. Может возникнуть ситуация, когда сотрудник категорически отказывается писать объяснения. Тогда отказ нужно зафиксировать. Для этого составляют акт об отказе.

Такой акт впоследствии позволяет работодателю подтвердить, что работнику на самом деле предлагали объясниться, но он от этого права отказался. Составлять его можно только по истечении двух дней, которые по закону положены на объяснительную. Раньше составить акт нельзя — вдруг работник все же передумает.

Составляется такой акт комиссией. В нее обычно входит не менее трех человек: представитель руководства и еще два сотрудника. Это должны быть незаинтересованные лица, иначе правомерность такого акта можно будет оспорить.

В акте указывают следующее:

1. Название организации.
2. Заголовок — акт об отказе в даче объяснений.
3. Дата и место составления.
4. Краткое описание нарушения, которое отказался объяснять работник.
5. Причины отказа — они записываются со слов работника. Если человек не хочет о них говорить — можно написать, что пояснить причину отказа он не захотел.
6. Подписи руководителя и двух членов комиссии, составившей акт.
7. Регистрационный номер документа.

Не пожелавший объясняться сотрудник должен ознакомиться с актом под подпись.

Сроки хранения объяснительной

Работодатель, получив объяснительную записку, проставляет на ней регистрационный входящий номер документа и обязательно — дату приема.

Срок хранения объяснительной зависит от ее содержания.

Если такая записка содержит информацию о нарушении правил внутреннего трудового распорядка — она хранится не менее 1 года.

Если в записке есть информация о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину, по вопросам служебного поведения или по урегулированию конфликта интересов — такую записку нужно хранить не менее 5 лет.

Сложнее всего с государственными гражданскими или муниципальными служащими. Объяснительные записки о фактах коррупционных нарушений, о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов или по служебным проверкам в отношении госслужащих нужно хранить постоянно.

Для руководителя важно соблюдать эти сроки — так он всегда сможет подтвердить, что сделал все правильно и ничего не нарушил.

Многие руководители считают, что, если складывать объяснительные в папку, потом можно уволить работника в любой момент. Просто достать все его объяснительные из этой папки, объявить ему разом взыскания за все допущенные нарушения — и можно увольнять.

Но так не получится. Если в течение месяца работника не наказали, потом, даже если он признается, что совершил нарушение, это не поможет его уволить. Считается, что, если руководитель за месяц не воспользовался своим правом наложить взыскание, потом это сделать уже нельзя.

Образцы объяснительных записок

Работники, когда составляют объяснительные, часто допускают ошибки. Бывают ситуации, когда правильные и грамотные пояснения помогают или исправить ситуацию, или избежать наказания. Но вместо этого работник своими пояснениями только усугубляет ситуацию.

Люди начинают объясняться по одному факту, а после прочтения объяснительной становится видно, что тут не одно нарушение, а несколько и допускались они систематически. В этом случае наказание всегда бывает строже.

Я советую при написании объяснительных следовать следующим правилам:

1. Не пишите много. Длинные и красивые повествования только запутывают руководство. Ему сложно разобраться и понять, кто на самом деле виновен. По моему личному опыту, чем длиннее объяснительная записка — тем длиннее приказ о взысканиях.
2. Пишите только то, что имеет отношение к делу. Не нужно начинать описание с того, как вы встали и позавтракали. Начинайте сразу с момента нарушения.
3. Объясняйте ситуацию руководителю. Вам никто не запрещает приводить доводы в свою защиту — пользуйтесь этим.
4. Будьте объективны. Не стоит перекладывать вину за пьяный загул на рабочем месте на звезды и полнолуние или на соседку с пустыми ведрами, которую вы встретили в подъезде. Если объективных доводов в свою защиту нет — проще признать вину.
5. Не пишите красиво — пишите просто. Чем сложнее предложения, тем хуже воспринимается текст.
6. Хорошая объяснительная — краткая объяснительная. В ней все просто, понятно и нет бессмысленных слов.
7. Грамматические ошибки, помарки и зачеркивания, нечитаемый почерк и грязная бумага раздражают руководство.

Приведу несколько примеров реальных объяснительных и расскажу, как их можно было написать правильно.

По поводу происшествия. К сожалению, чаще всего возникают такие происшествия, как распитие спиртных напитков на рабочем месте.

Вот пример: несколько сотрудниц распивали спиртное на работе. Попались. Пришлось объясняться перед руководством. В результате появилась вот такая объяснительная.

У девушек не хватило денег на сауну, зато хватило на «2 колы пива» — то есть на две двухлитровые бутылки А здесь — рассказ об отсутствии денег, безработном муже и безмерном уважении к руководству

Девушки честно старались оправдаться, но из этого текста руководству видно, что они договаривались весело провести время заранее, все спланировали. И не появились на рабочем месте пьяными случайно после работы, а целенаправленно употребляли спиртное именно там.

В данном случае о намерениях идти в сауну можно было умолчать, а просто признать факт появления на рабочем месте в нетрезвом виде. И написать, например, так:

Факт появления на рабочем месте в нетрезвом состоянии признаю. Обещаю, что больше такого не повторится.

За прогул, опоздание и за нарушение трудовой дисциплины. Это распространенное нарушение.

У опозданий и прогулов часто бывают уважительные причины. Например, человек может сам заболеть, попасть в больницу, в ДТП или у него может заболеть ребенок.

Как правило, если работник может это подтвердить, наказывать его не за что. За дисциплинарный проступок можно наказать, только если он произошел по вине работника. Если вины работника нет — не будет и наказания.

Тут сотрудник пишет, что его не было на рабочем месте, потому что нужно было заплатить кредит. Так объяснять опоздание не стоит

Из этой объяснительной видно, что человек знал о рабочем распорядке, но умышленно оставил рабочее место, чтобы заплатить кредит. При этом и офисы банков работают не только с 8:00 до 17:00, и банкоматы, личные электронные кабинеты и мобильные приложения работают круглосуточно. Но человек решил, что в рабочее время можно решать личные проблемы.

В этом случае тоже лучше не вдаваться в подробности, а признать факт отсутствия на работе. А если были другие уважительные причины — сослаться на них.

За несоблюдение должностной инструкции, если допущена ошибка, по жалобе клиента. Оправдываться в конкретном проступке всегда намного тяжелее.

Уборщица плохо убрала служебное помещение. Руководитель прочтет такую объяснительную следующим образом: объективных причин для ненадлежащего исполнения должностной инструкции не было. Работника нужно наказывать без вариантов

В этом случае я рекомендую писать объяснительную следующим образом:

1. Изложить суть ошибки.
2. Объяснить причины. Они редко бывают объективными, но все же случается разное.
3. Описать последствия ошибки. Если их нет — наказание будет гораздо мягче.
4. Если есть возможность — предложить способ решения проблемы.
5. Отметить, что подобное больше не повторится.

Например, объяснительная может выглядеть так:

Я допустил ошибку в расчетах заработной платы, поскольку сломался компьютер и мне пришлось считать вручную.

Вины с себя не снимаю, готов понести наказание. Подобное больше не повторится. Если возникнут неисправности в дальнейшем, буду обращаться сразу к системному администратору.

О невыполнении плана, о невыполнении поручения, о нарушениях после проверки. Бывает, запланировали мероприятие, но исполнить не смогли. Дали человеку задание, потом проверили — а он ничего не сделал. Бывает. Но как-то надо объяснить руководству, почему так произошло. Могут быть разные варианты.

Если причина объективная — указываем ее. Например:

Запланированная на первый квартал закупка компьютерной техники не состоялась, поскольку не было финансирования. Прошу перенести закупку на второй квартал текущего года.

Тут все в порядке: причина объективная и предложили, как устранить проблему. Так можно.

Хуже, если объяснять нечем. Тогда избежать наказания не удастся.

При производственной травме. С производственной травмой всегда все непросто. Грамотно написанная объяснительная может увеличить выплаты, а написанная с ошибками — снизить их.

Когда человек просто заболел, размер пособия по временной нетрудоспособности зависит от стажа. Если страховой стаж 8 лет и более — выплатят 100% среднего заработка. При страховом стаже от 5 до 8 лет — 80% среднего заработка. При страховом стаже меньше 5 лет — только 60% среднего заработка.

При этом размер выплат могут снизить, если заболевание или травма наступили из-за алкогольного, наркотического, токсического опьянения или действий, связанных с таким опьянением.

С производственной травмой все еще сложнее. Если на производстве произошел несчастный случай — независимо от стажа начислят 100% среднего заработка.

Поэтому для правильного расчета больничного кадровики часто просят работника дать объяснения не только по производственным, но и по бытовым травмам. Логика тут простая: если что-то произошло, работника просят объяснить, где и как это было. И исходя из пояснений произведут начисления.

Например, принес работник больничный — у него перелом. Где он его получил — руководителю в принципе понятно, но все надо зафиксировать и правильно оформить. Поэтому работнику предлагают написать объяснительную. А дальше у работника три варианта.

Первый — отказаться писать. Это законно. Но если работник застрахован от несчастных случаев на производстве и ему положены страховые выплаты — претендовать на них он потом не сможет. Не заявил о том, что травма получена на производстве, — право на страховые выплаты не возникает. И больничный оплатят не из расчета 100% от заработка, а с учетом трудового стажа.

Второй вариант — работник пишет в объяснительной так:

После работы был дома, поскользнулся на мокром полу, упал и сломал руку.

В этом случае все в порядке: время не рабочее, никто не виноват, кроме самого работника, наказывать некого и не за что. Поскольку о несчастном случае на производстве речь не идет, пособие будет зависеть от стажа работника.

Но есть еще третий вариант. Он может выглядеть примерно так:

Я поскользнулся на мокром полу на рабочем месте, упал и сломал руку.

В этом случае нужно проводить служебную проверку и выяснять, были ли нарушены какие-нибудь правила. Если выяснится, что нарушены, — устанавливать, кто виноват. Виновного нужно будет наказывать. Не факт, что это будет сам работник, — возможно, накажут того, кто пролил воду на пол.

А есть еще один вариант объяснительной:

Слесарь Иванов А. А., находясь на рабочем месте, поскользнулся и сломал руку. Свидетели Петров и Сидоров пояснили, что Иванов употреблял спиртные напитки на рабочем месте.

После этого Иванов был направлен на медицинское освидетельствование в медучреждение. При проведении медицинского освидетельствования у него установлено алкогольное опьянение. Заключение об установлении состояния алкогольного опьянения прилагается.

А вот в этом случае могут и размер выплат по больничному снизить, и вообще уволить. Работодатель имеет на это право. Даже если работник застрахован от несчастного случая — на выплаты можно не рассчитывать.

Поэтому я рекомендую ограничиваться в объяснительных только фактами, которые имеют отношение к происшествию. Сломать руку дома — это одно. Написать в объяснительной, что был в отпуске, пил неделю, очнулся и увидел гипс — это другое. Если есть возможность не сообщать работодателю факты, которые дискредитируют, — можно этого не делать.

Источник статьи: http://journal.tinkoff.ru/guide/zapiska/