Как правильно написать название приказа

Приказы

Приказ представляет собой акт, составляемый руководителем компании или подразделения. Составляется для быстрого решения основных и текущих задач. Является документом, наделенным юридической силой. На его основании функционирует организация.

Разновидности приказов

Всего существует 3 вида актов, подразделяемых на группы в зависимости от предмета и целей составления:

Решение организационных вопросов. К примеру, приказ может касаться ликвидации/реорганизации компании, создания коллегиальных органов, формирования расписания, управления компанией на всех уровнях.
Вопросы, касающиеся производственной деятельности. К примеру, приказ может касаться порядка финансирования компании, обеспечения материалами. Документ нужен для создания научно-технической политики, подведения результата работы компании.
Вопросы, касающиеся личного состава. Приказ может касаться приема сотрудников на работу, обучения работников, перевода на другую должность. На основании документа происходит поощрение специалистов, увольнение трудящихся. Он нужен для реализации социальных гарантий: выплаты беременным, материальная помощь.

Практически все важные решения в компании принимаются на основании приказов.

Важные особенности

Сначала обычно составляется проект приказа, который согласуется с подразделениями. Также документ нужно показать юристу. Последний проверяет приказ на предмет соответствия всем законам и актам. Правильность оформления подтверждается отделом, занимающимся делопроизводством.

ВАЖНО! Акт вступает в силу с даты проставления в нем подписи.

Содержание приказов, касающихся сотрудников

Приказы являются инструментом для регулирования отношений между сотрудниками и работодателем. Они формируются при наличии этих обстоятельств:

Устройство сотрудника на работу или расторжение трудового соглашения.
Уход в отпуск.
Отправка в командировку.

Приказы, касающиеся сотрудников, заполняются по утвержденной форме. Их содержание подразделяется на 2 части: вводная и распорядительная.

Вводная часть

В вводной части фиксируются цели и задачи новых предписаний. То есть, предоставляется пояснение к принимаемым решениям. Если это приказ, принимаемый во исполнение правительственных распоряжений, в вводной части указывается номер этого распоряжения, дата и название.

Распорядительная часть

Начало этой части – фраза «приказываю». После этого нужно зафиксировать свои распоряжения. Можно создать нумерованный список для удобства изложения. Срок выполнения распоряжений или устанавливается для каждого пункта отдельно, или выносится в отдельный пункт. В отдельный пункт также выносится перечень сотрудников, ответственных за выполнение положений приказа.

Отличие приказа от распоряжения

Приказ и распоряжение – бумаги, которые очень похожи. Их часто путают между собой. Приказ – это акт с длительным действием. Действие документа не прекращается при наступлении указанного обстоятельства. Пример приказа – документ о приеме специалиста на работу. Издается этот документ директором/руководителем компании, замом директора.

Распоряжение – это оперативный акт, актуальный до момента наступления некого обстоятельства. Пример такого документа – распоряжение о формировании комиссии. Действовать оно будет до момента решения этой комиссией нужного вопроса. Подписывать распоряжения может относительно широкий круг сотрудников.

Приказ – это основание для появления или изменения правоотношений. Распоряжение же оформляется для решения проблем, касающихся уже действующих правоотношений. В приказ могут вноситься изменения, если это требуется. Если нужно внести корректировки в распоряжение, оно обычно переиздается.

Оба документа могут регулировать только деятельность компании, к которой они относятся. Однако акты часто затрагивают правоотношения с контрагентами фирмы.

Регистрация

Приказ – документ, который регистрируется в обязательном порядке. Под регистрацией понимается присвоение определенного индекса. Как правило, это порядковый номер, в который входят буквенные обозначения. Этот номер отражается в специальном журнале.

Источник статьи: http://assistentus.ru/forma/prikaz/

Как правильно оформить приказ по образцу

Приказы в любой компании — это основной распорядительный документ. Они могут быть разного назначения, но суть у них одна — внедрить, утвердить какое-либо решение или проинформировать сотрудников об изменениях. Обычно выделяют три группы приказов: по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам и по основной деятельности. К последней группе относят те документы, которые касаются делопроизводственных процессов и затрагивают весь коллектив.

Давайте разберем, как правильно структурировать и написать приказ по основной деятельности, сделать шаблон и не допустить ошибок. Это статья, своего рода, шпаргалка для начинающих.

Какие виды приказа по основной деятельности бывают

Официального разделения приказов по видам нет, все они издаются в целях исполнения административных решений. Компания может самостоятельно разработать внутреннюю инструкцию или отдельное приложение и утвердить классификацию приказов по ОД.

Можно классифицировать приказы по цели их издания и по характеру информации, которая в них содержится. Нумерация для каждого ведётся отдельно.

По цели издания приказы бывают:

инициативные – в них даётся разъяснение необходимости создания документа и приводится обоснование административных решений;

исполнительные – издаются для выполнения распоряжений вышестоящего руководства. В них обязательно присутствуют основные атрибуты директивы (указа, постановления и др.) – автор, дата номер и заголовок без сокращений.

По характеру информации, содержащейся в приказе, можно выделить группы, которые отражают:

структурные вопросы. Утверждается штатное расписание, его изменения, создание филиалов, представительств;
разработку, утверждение, введение в действие внутренней документации. Здесь закрепляются должностные инструкции, правила внутреннего распорядка, графики отпусков, классификаторы, различные положения, касающиеся общей деятельности организации;
создание различных комиссий и групп — освещают создание, правила и условия деятельности инспекционных и аттестационных комиссий, рабочих групп;
финансовую политику — утверждается положение об оплате труда, о премировании сотрудников, о выплате материальной помощи, отражаются другие вопросы, связанные с финансами;
вопросы охраны труда — конкретизируются законодательные и подзаконные акты по охране труда с учетом особенностей деятельности организации;
работу по планам развития – задачи, планы-графики, анализы потенциала;
вопросы снабжения — формулируются критерии выбора видов и способов снабжения, его планирование и нормирование.

Как правильно оформить приказ

Приказы можно составлять на фирменных бланках или на стандартных листах бумаги формата А4, которые допускается использовать с обеих сторон. Правила оформления документа определяет администрация компании самостоятельно, и закрепляет их в утвержденных внутренних руководствах. Принято использовать государственный стандарт, что облегчает переписку при межведомственных контактах.

Федеральным архивным агентством разработана типовая инструкция на основании ГОСТ Р 7.0.97-2016, в которой определен порядок формирования и состав обязательных атрибутов распорядительных актов:

эмблема или логотип – если есть;
название организации. Если есть вышестоящий орган, его наименование размещают сверху. При составлении проекта несколькими учреждениями – размещают на одной линии;
вид документа;
место составления или издания. Указывается официальный адрес организации, если из её наименования понятно месторасположение, то можно не указывать;
дата документа – означает дату визирования, а не регистрации. По новому госту, при использовании буквенно-цифрового способа записи, в однозначное значение «0» не ставится. Если указание подписывают несколько должностных лиц, проставляется по дате последней подписи;
регистрационный номер – можно дополнить индексом по внутренней классификации. При совместном составлении несколькими учреждениями, указывается номер каждого из них, отделенный косой черточкой, в порядке перечисления в заголовке;
заголовок к тексту. Должен быть лаконичным и передавать суть приказания в предложном падеже. Оформлять можно как прописными, так и строчными буквами. Если текст небольшой, то заголовок составлять не обязательно;
текст пояснительного раздела должен обозначить, по какому указанию руководства и с какой целью издаётся приказ. В распорядительной части кратко, в повелительном наклонении, от первого лица, доводится информация, достаточная для исполнения решений и не допускающая различных толкований. Разрешается выделять значимые фрагменты текста. Не лишним будет проверить текст на наличие грамматических ошибок;
подпись включает: название должности, личную подпись, инициалы и фамилию. При подписании несколькими руководителями, подписи располагаются в зависимости от статуса.

В некоторых случаях к приказам прикладываются справочные или утверждаемые документы – приложения. В этом случае в тексте пишется в скобках (приложение №__). В документе-приложении справа сверху на первом листе отмечают, к какому, от какого числа приказу оно относится, либо утверждается. Если приложение одно, то оно не нумеруется.

Источник статьи: http://3259404.ru/blog/articles/kak-pravilno-oformit-prikaz-po-obraztsu/

Приказы: виды и оформление

Представить работу организации без распорядительных документов, то есть приказов, невозможно. Они регламентируют все аспекты деятельности — от трудоустройства сотрудников до внедрения новых производственных линий. Их принято делить на три большие группы, речь о которых пойдет далее.

Какие бывают виды приказов, порядок оформления

Прежде чем говорить о классификации приказов, следует разобрать само понятие. Приказом считается правовой акт, издаваемый руководством субъекта предпринимательства для разрешения имеющихся задач и регуляции бизнес-процессов.

Приказы организации принято делить на три обширные группы:

по личному составу;
административно-хозяйственным вопросам;
основной деятельности.

Рассмотрим каждую детально.

Приказы по личному составу

Этими распорядительными документами регулируются все трудовые отношения, возникающие у работодателя с подчиненными (согласно нормам ТК РФ). Речь идет о трудоустройстве, назначении заработка, переводе, командировании, повышении, премировании, привлечении к ответственности, увольнении и так далее.

Различают такие приказы по личному составу:

оформляющие трудовые отношения;
регламентирующие трудовые функции (составляются для краткосрочного командирования подчиненного, направления его в отпуск или на повышение квалификации, при вменении ответственности).

Также различают следующие классификационные виды приказов по личному составу:

организационные;
регламентные;
зарплатные;
дисциплинарные;
корректирующие и отменяющие.

Приказы по административно хозяйственным вопросам

Прежде чем рассматривать эту группу, следует обратить внимание, что такого понятия, как административно-хозяйственные вопросы (далее – АХВ), ни один действующий нормативный акт не содержит. С практической точки зрения, они касаются внутреннего распорядка, эксплуатации имущества, транспортного обеспечения, внутренней связи и безопасности.

Если кадровые приказы из общего массива выделить легко, то распоряжения по АХВ – нет.

Многие кадровики этого и не делают, игнорируя данную группу и относя документы к приказам, регламентирующим основную деятельность. Такой подход имеет право на существование, но только в случае малого документооборота и установленных сроков хранения бумаг менее 10 лет.

В противном случае нужно разбираться, регламентирует ли приказ АХВ. Вот чек-лист для облегчения анализа:

распоряжением не утверждаются и не корректируются иные нормативные акты компании;
в нем отсутствуют положения, регулирующих трудовые отношения с коллективом;
в нем не приведены персональные данные сотрудников.

Таким образом, к этой группе можно отнести:

приказы о допуске работников/техники на объекты;
об определении места для курения;
о переходе на электронную пропускную систему;
о проведении инструктажа по ГО и ЧС;
об охране объектов и т.д.

Исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, привести сложно.

Приказы по основной деятельности

К ним относятся приказы, не вошедшие в предыдущие две группы.

Ответственными за их приготовление назначаются руководители отделов. Если случай неординарный, допускается привлечение сторонних экспертов либо коллегиальный поиск решения (специально созванной комиссией).

Данная группа приказов – самая обширная и разнообразная. Но и ее можно классифицировать. Различают такие приказы по основной деятельности:

структурные (возникают в момент создания бизнес-субъекта и сопровождают ее в будущем. Отвечают на вопросы «какая структура компании», «как и с помощью чего она формируется», «будет ли расширяться», «планируются ли слияние с конкурентами» и так далее);

нормативные (издаются с целью упорядочения деятельности компании; ими утверждаются локальные нормативные акты типа положений, правил и распорядков, а также разнообразные методические разработки, инструкции и т. д.);

организационные (посредством них утверждается штатное расписание, создаются отделы, созываются комиссии и так далее);

надзорные (подразумеваются приказы, чье содержание связано с соответствующими задачами компании; они издаются, когда нужно провести инвентаризацию активов, провести контрольные мероприятия по ОТ, протестировать коллектив и так далее);

отчетные (привычны для крупных холдингов, в которых формируется множество отчетной документации, отличной от бухгалтерской, например статистической, управленческой, финансовой, аналитической. Определяют периодичность их сдачи, ответственных лиц, обязательные сведения и так далее);

финансовые (сопровождают финансовую деятельность компании, позволяют судить о ее финансовой стратегии, управлении финансовыми потоками, инвестировании);

обеспечительные (регулируют материально-техническое обеспечение);

информационные (регламентируют работу архива, ведение графиков, информационных баз и так далее).

Реквизиты приказа

Различают реквизиты обязательные и необязательные. Если вторые зависят от вида приказа, то первые одинаковы для всех трех. Речь идет о:

наименовании бизнес-субъекта;
наименовании распоряжения;
дате и месте его составления;
регистрационном номере;
заголовке и основном тексте;
отметке об ознакомлении сотрудника.

К слову, о последнем реквизите. Отметка может писаться от руки либо набираться на компьютере (во втором случае работник просто расписывается). В случае с электронным документооборотом с приказами по основной деятельности и АХД работников не ознакамливают.

Факультативно можно указать:

ответственное за исполнение приказа лицо;
визу согласования;
отметку о прикреплении к делу.

Особенности оформления текстов приказов

Головная боль кадровиков – оформление приказов. Многие из них не унифицируются законодательством. Их составление отдано в распоряжение организации. В таком случае особенности бывают следующие:

Текст приказа излагается от первого лица;
Он должен быть четко структурирован и разбит на две части: констатирующую и распорядительную;
управленческие решения нумеруются.

Рассмотрим каждую особенность детальнее.

Часто необходимость формулировать управленческое решение от первого лица смущает ответственных за составление приказа. Впрочем, при условии вынесения решения от единственного лица это – обычная практика оформления распорядительного документа.

Что касается частей, констатирующая содержит обоснование тех или иных действий, к которым относятся заявления подчиненных, а также другие документы (от начальника отдела, комиссии по расследованию дисциплинарных нарушений, судебной инстанции и так далее). Завершается она словом «Приказываю». После этого приводится распорядительная часть, содержащая различные действия, ответственных за них лиц и сроки исполнения.

Для облегчения восприятия управленческие решения лучше нумеровать (а не систематизировать маркерами, поскольку сослаться на них в дальнейшем невозможно).

Что касается унифицированной формы, ее имеют лишь некоторые приказы, в основном кадровые:

Т-1 (Т-1а) – приказ о приеме работника(ов) на работу;
Т-5 (Т-5а) – приказ о его(их) переводе на другую работу;
Т-6 (Т-6а) – о его (их) отправлении в отпуск;
Т-8 (Т-8а) – о расторжении с ним(ними) трудовых отношений;
и так далее.

Несмотря на это, пользоваться ими не обязательно.

Как оформить и утвердить приказ

Организацию работы с любым приказом можно представить, как алгоритм, включающий такие шаги:

Назначение ответственного.

Получение ответственным документа-основания.

Создание проекта распоряжения.

Его согласование.

Визирование распоряжения руководителем.

Ознакомление работника с приказом.

Регистрация и хранение бумаги.

В небольших компаниях приказы оформляет сам руководитель. Что касается ответственного лица, чаще всего им выступает секретарь или кадровик. Но задача может быть делегирована и другому подчиненному.

В процессе согласование проекта приказа его изучают все руководители отделов и подразделений, связанные с его реализацией, и подписываются. На эту процедуру может уйти нескольких часов до нескольких дней.

Визировать приказ может управленец или назначенное им лицо (в приказном порядке) в случае его отсутствия на рабочем месте.

Содержание приказов, касающихся сотрудников

Поскольку трудовые отношения регламентируются жестче других, важно досконально изучить содержание кадровых приказов. Оно включает 3 компонента:

заглавную часть (наименование компании, название приказа, дату и номер);
содержательный раздел (описание ситуации и распоряжение руководства);
завершающую часть (подписи руководителя и иных лиц — ознакомительного и согласовательного характера).

Ошибки при оформлении приказов

Любой приказ составляется человеком. И никто не застрахован от ошибок. Их можно разделить на две категории:

Происхождение первых связано с нарушением процедуры издания документа. Речь идет об:

игнорировании требований к содержанию;
несоблюдение требований к форме;
издании приказа с учетом неправильно оформленных документов;
издание приказа неуполномоченными сотрудниками.

Несоблюдение требований к содержанию проявляется в несоответствии приведенных условий информации из других документов (трудоустройства или увольнения – положениям трудового договора и так далее).

Формальные ошибки заключаются в использовании неподходящего бланка, отсутствии обязательных реквизитов и так далее.

Далее. Грубейшим упущением считается издание приказов на основании ненадлежащих документов, нарушающих положения нормативно-правовых актов. В таком случае они просто не имеют юридической силы (недействительны).

Издание приказа неуполномоченными лицами вообще под запретом.

Ошибки технического характера при издании приказа аналогичны техническим ошибкам (опечаткам) в трудовом договоре. До издания распоряжения этот документ надо проверить и вычитать.

Нумерация приказов

Алгоритм нумерации приказов не регламентирован. Его разработка ложится на плечи организации. Каждая по-своему подходит к процессу. Общее заключается в разделении видов приказов и начале отсчета с нового календарного периода.

Нумерация не только упорядочивает регистрацию распоряжений, но и позволяет быстро отыскать нужное.

Гиганты бизнеса самостоятельно разрабатывают нумерологическую систему, фиксируя ее локальном акте. Для нее характерны сложносоставные номера с индексами после разделительной черты или дефиса (№ 238/о или № 698-у). Встречаются и другие варианты. Значение каждого из них должно расшифровываться в отдельной инструкции или локальном акте.

Разновидности образцов

Заключение

Подытоживая написанное, следует отметить, что приказ – это локальный распорядительный акт, регламентирующий стороны деятельности субъекта хозяйствования. Поскольку она многогранна, распоряжения делятся на три вида (хотя многие кадровики считают, что на два).

Источник статьи: http://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/prikazy-vidy-i-oformlenie.html