Как правильно написать исполнителя в письме

Как правильно написать исполнителя в письме

1. Письмо печатается на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).

2. Лист должен иметь поля не менее:

Датой письма является дата его подписания. Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2007 г. следует оформлять «05.06.2007».

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например «05 июня 2003 г.»

Регистрационный (исходящий) номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению индексом (например, инициалами руководителя направления). Регистрационный номер письма, составленного совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.

5. Ссылка на входящее письмо

Ссылка на регистрационный (исходящий) номер и дату письма включает в себя исходящий номер и дату письма, на который дается ответ.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают ПЕРЕД фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность лица, которому адресовано письмо, указывают в дательном падеже, например:

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки письма.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Ярославский пр-кт, д. 12, г. Ярославль, 150001

При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Текст письма оформляют в виде таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления письма, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, просьбу без пояснения).

В тексте письма, подготовленного на основании документов других организаций, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

В письме используют следующие формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

— от третьего лица единственного числа («общество не возражает», «ООО «Название» считает возможным»).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Договор аренды на 5 л. в 2 экз.

2. Акт приемки-передачи на 1 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо МВД РФ от 05.05.2007 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего письмо (полное, если письмо оформлено не на бланке, и сокращенное — на письме, оформленном на бланке) и расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с ФИНАНСОВЫМИ средствами, а также на иных документах, ПРЕДУСМАТРИВАЮЩИХ заверение подлинной подписи.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Источник статьи: http://mvf.klerk.ru/yar/007.htm

Отличный секретарь

Профессиональный блог Евгении Кожановой

Деловое письмо

У любой организации, будь то государственный завод, маленький магазин или огромный холдинг, рано или поздно возникает необходимость вступить в переписку. Для этого необходимо уметь грамотно написать, оформить и отправить деловое письмо. В этой статье разберем виды деловых писем и поговорим о том, как оформить основные реквизиты этого документа.

Для начала давайте определимся, какие существуют виды делового письма. Ведь в зависимости от этого отличаются и правила написания писем: что писать, как писать, кому писать и прочее.

Можно перечислить несколько десятков разновидностей деловых писем, но чаще всего встречаются:

• информационное письмо;
• сопроводительное письмо;
• гарантийное письмо;
• благодарственное письмо;
• жалоба;
• претензия;
• предложение (не коммерческое);
• коммерческое предложение;
• приглашение;
• поздравление;
• извинение;
• сообщение;
• заявление;
• подтверждение;
• предупреждение;
• уведомление;
• напоминание;
• рекомендация;
• отказ;
• заказ;
• запрос;
• справка;
• просьба;
• job offer.

Есть еще одна отдельная категория писем – это судебные письма. Рассматривать их мы не станем, так как такими письмами занимаются только юристы, а они знают толк в их написании. Все, что требуется знать всем остальным работникам организации, особенно работающим с почтой: если вам в руки попало такое письмо (оно имеет пометку «судебное»), сохраните и конверт, и письмо.

Деловое письмо: структура

Деловое письмо, среди прочего, отличается от обычного письма тем, что имеет четкую структуру, которая состоит из следующих частей:

1. Адресат.
2. Тема письма.
3. Заголовок или обращение.
4. Вступительная часть.
5. Основная часть.
6. Заключительная часть.
7. Приложение (если есть).
8. Подпись.
9. Исполнитель.

Это наиболее распространенная схема деловых писем, но, разумеется, некоторые пункты могут быть изменены.

Адресат

Это тот, кому мы пишем письмо. Здесь можно указывать название компании, ее руководителя или то должностное лицо, с которым в настоящий момент вы ведете переписку. В случае, когда деловое письмо отправляется впервые в организацию, адресатом ставят генерального директора. Письмо может отправляться также обычному человеку – физическому лицу. Адресатов может быть несколько, но больше пяти лучше не ставить. В этом случае правильнее будет сделать список рассылки.

В зависимости от того, кому направляем письмо, реквизит оформляем по-разному.Если адресат – руководитель предприятия, в первую очередь следует указать его должность, следом название предприятия и инициалы с фамилией, причем все перечисленное должно стоять в дательном падеже.

Если же письмо адресуется определенному человеку на предприятии, нужно написать сначала название организации в именительном падеже, потом должность человека, инициалы и фамилию, но уже в дательном:

Если письмо будет направляться без конкретного адресата в организацию, то указывают название организации в именительном падеже:

Если деловое письмо предназначается физическому лицу, то сначала пишем фамилию в дательном падеже, потом инициалы, а на следующих строчках – почтовый адрес, по которому будет отправлено письмо. Если почтовый адрес неизвестен и документ планируется передать каким-то другим способом, оставляем только фамилию и инициалы:

Не нужно ставить точку в конце или менять шрифт, он должен быть таким же, как и текст письма. Выравнивается текст реквизита «Адресат» по правому краю.

Тема письма

Это краткое содержание письма. Нужно писать его над основным текстом.

Существуют некоторые документы, в которых не нужно указывать тему письма, а именно: уведомление, жалоба, претензия, поздравление, гарантийное письмо или предупреждение. Во всех перечисленных документах следует выносить вид письма в заголовок, единственное исключение делается для поздравлений.

Текст темы не должен превышать 50 знаков, нужно очень кратко, но при этом понятно написать, о чем данный документ. Зачастую тему можно выразить 2-3 словами, например «Запрос информации» или начать с предлога «о» и писать в предложном падеже.

Шрифт темы может быть на один кегль меньше, чем шрифт основного текста, но не более, и это не обязательно. Выравнивать следует по левому краю.

О согласовании порядка действия организаций в чрезвычайных ситуациях

Заголовок или обращение к адресату

Заголовок или обращение пишутся по центру, через одну пустую строку от темы письма.

Это может быть название письма, которое, по сути, заменяет тему. В большей части это относится к жалобам, претензиям, гарантийным письмам, заявлениям, предупреждениям или уведомлениям. Также это может быть личным обращением к адресату письма.

Если вы пишите заголовок, то лучше его набирать прописными буквами и поставить по центру. Не нужно выделять заголовок в виде увеличения шрифта, он должен быть точно таким же, как и основной текст. Допускается сделать шрифт полужирным:

Что же касается обращений, то следует начинать со слова «Уважаемый(ая)» потом имя и отчество адресата:

Уважаемая Галина Викторовна!

Уважаемый Евгений Борисович!

Если имя и отчество физического лица неизвестны, они не заменяются инициалами, а пишется так:

Если же деловое письмо пойдет в организацию, ни фамилия, ни имя-отчество руководителя которой вам неизвестны, напишите нейтрально «Уважаемые коллеги» или «Уважаемые господа». Не забудьте поставить в конце знак восклицания, но только один, не нужно их ставить ни три, ни более раз, показывая свое уважение, это будет выглядеть совсем по-детски.

Текст письма

Текст письма делится на три части: вступление, основная часть и заключение. Необязательно это три абзаца, может быть и больше. Каждая часть текста плавно переходит одна в другую. Если у вас в организации не предусмотрен корпоративный шрифт для написаний самого тела письма, лучше выбрать шрифт Arial или TimesNewRoman, кегль выбрать или 12, или 14. Стоит начинать писать с красной строки, выравнивая по ширине. Текст нужно выровнять по ширине. Он может состоять из простых или сложноподчиненных предложений, причем каждое из них должно иметь какую-то мысль, не быть пустым. Никакой «воды» деловой стиль речи не терпит. Каждый абзац начинается с красной строки.

Вступление

Вступлением можно указать на пришедшее ранее письмо адресата, на которое вы пишите ответ, или сообщить, что ранее вы договорились с адресатом о том, что пришлете письмо. Если письмо пишется человеку впервые и никаких договоренностей не было, вступление можно и пропустить.

Вступление это одно предложение или даже его часть.

На Ваш исх. № 175-8/3-15 от 25.05.2015 сообщаем следующее

Согласно нашей договоренности…

Основная часть

Это часть письма, где написано о главном, то есть о сути проблемы. Условно ее можно поделить на две части: «обоснование» и «просьба». В обосновании указывается причина написания письма, в «просьбе» излагается то, чего вы хотите добиться от получателя письма.

«Просьбу» следует писать с нового абзаца и с красной строки.

Направляем вам для рассмотрения пакет документов по хозяйственному обслуживанию ТК «Комета» и прилегающей к нему территории за июнь 2015 года.

Просим рассмотреть документы, подписать их, заверить подписи печатями и выслать один комплект документов в адрес ООО «Клининг-Системс».

Заключение

Письмо нужно закончить формулой вежливости, которая плавно перетекает в подпись, например:

С чувством глубокой признательности

Наличие или отсутствие завершающей фразы зависит от того, насколько вы близки с адресатом, и от корпоративной культуры автора, и от содержания письма. Если взять, к примеру, религиозные организации, то свои письма они заканчивают достаточно объемными и эмоциональными фразами. Но если в претензии написать «С уважением» будет смотреться не уместно. Поэтому следует подумать, нужна ли такая фраза.

В зависимости от ситуации, вида и текста письма заключительная фраза или будет, или нет. Так как после этой фразы будет стоять подпись, следует ставить запятую, а не точку. Исключение, если завершающую формулу автор письма умудрился оформить в виде короткого, но полноценного предложения. Тогда в конце ставится точка или восклицательный знак.

Не стоит менять шрифт, он должен быть таким же, как и в теле письма. Формула вежливости пишется с красной строки. Следует отступить от основной части или перечня приложений на 2-3 строки, выравнивать также по ширине.

Подпись

Здесь указывается название должности, далее идет свободное место для личной подписи, следом инициалы и фамилия того, кто подписывает письмо.

Красная строка здесь не оформляется. Должность пишется слева. Если она слишком длинная, лучше разбить ее на две строчки. Инициалы и фамилию размещаем справа, выравниваем по краю. В результате между должностью и ФИО получаем свободное место для подписи.

Главный архитектор ОАО «Строй-Сити» А.Д. Семенец

Начальник Департамента клиентского

сопровождения ООО «Телеконтакт» А.В. Гавриленко

Приложение

Приложением могут быть документы, которые вполне самостоятельны, несут определенную информацию, которая нужна в работе. Обязательно нужно указать все приложения к данному письму, пронумеровать их, указать количество страниц и экземпляров.

Если деловое письмо имеет приложения, они пишутся после основного текста письма, через одну пустую строку строки. С красной строки указывается слово «Приложение» или «Приложения», после нужно поставить двоеточие. Если приложений больше одного, тогда каждое из них пишется с новой строки и нумеруется. В приложении первым идет название, далее количество листов, экземпляров. В оформлении текста ничего не меняется, остается тот же шрифт, размер, выравнивание по ширине.

Приложение: Заявка на участие в фестивале на 1 л. в 2 экз.

1. Шкала и критерии оценки звуковых файлов на 3 л. в 1 экз.
2. План проведения тренинга «Управление конфликтными ситуациями» на 2 л. в 2 экз.

Исполнитель

Несмотря на то, что каждое деловое письмо подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т.е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части.

Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу письма, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже – адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же.

Исп.: Антон Соломонович Леприков

Когда письмо полностью готово, распечатайте его на фирменном бланке и зарегистрируйте, после чего можно отправлять.

Похожие статьи

57 комментариев

Вера говорит:

Здравствуйте!
Ответьте,пожалуйста, на следующие вопросы:
1) Если письмо посылается в два адреса, то первое письмо отправляется на бланке организации и ставится подпись руководителя, а как оформить письмо в другой адрес?
Это будет копия или тоже подлинник?
Какой статус у экземпляра письма, которое остается в организации (подлинник или копия) и как его оформить?

2) Для чего оформляется реквизит «исполнитель» внизу письма? Для связи с исполнителем или для придания ему юридической силы?

Евгения Кожанова говорит:

Добрый день, Вера!
1) Письмо во второй адрес оформляется не на бланке, а на обычной бумаге. На нем стоит точно такая же «живая» подпись, а регистрационные данные вносятся в штамп. Это второй «визовый» экземпляр письма, он имеет такую же юридическую силу, как и тот, что отправлен адресату. Подробнее — здесь http://thebestsecretary.ru/?p=1248
2) Реквизит оформляется для связи с исполнителем.

Наталия говорит:

Здравствуйте, Евгения! И снова вопрос. Чем отличается реквизит тема письма от заголовка? И если во всех остальных видах документов требуется ставить реквизит заголовок от левого поля после реквизита регистрационный номер, то где можно найти обоснование того, что в письмах этот реквизит ставится в центре? или в письмах используется только обращение вместо заголовка? И можно ли вообще не ставить в письмах заголовок или обращение ,если письмо информационного характера? В нашей организации очень большой поток писем и зачастую они содержат только текст.
Заранее спасибо!

Евгения Кожанова говорит:

Здравствуйте, Наталия!
Если речь идет о письмах, то ничем не отличается. Обоснования того, что реквизит ставится в письмах в центре нет, потому что он всегда оформляется от левого поля. «Уважаемый Иван Иванович» это не заголовок к тексту документа, а обращение к адресату — уже фрагмент реквизита «текст документа».
Заголовок принято оформлять на всех письмах.

Наталия говорит:

Спасибо за консультацию, Евгения!

SF говорит:

«С уважением» пишется без запятой, как справедливо указано в других двух Ваших примерах: «С чувством глубокой признательности» и «С наилучшими пожеланиями». Собственно они ничем не отличаются от «С уважением», кроме количества букв.

Тамара говорит:

Добрый день. Встречала разные вариации написания реквизита адресат (полагаю, связно с переизданием ГОСТа, или чем-либо подобным ранее). В разных источниках нахожу:
Органам гос. власти….
Органы гос.власти… (с точки зрения 2003 — правильно это, однако в примерах встречается и первый вариант). Что верно в данном случае?

А теперь этот же пример с рассылкой:
Руководителям аппаратов
или
Руководители аппаратов (в данном случае, полагаю, это не орг-ия и не структурное подразделение, поэтому работает дат.падеж?)

Евгения Кожанова говорит:

Здравствуйте, Тамара!
На мой взгляд, правило однозначно: если адресуем письмо организации или учреждению (или нескольким) — ставим именительный падеж. Должностному лицу (лицам) — дательный. И в ГОСТ-2003, и в методических рекомендациях для ФОИВ так.
Строгих нормативов на этот счет нет. ГОСТ доброволен к применению, а правила для ФОИВ распространяются только на гос. учреждения.

Марина говорит:

Добрый день! В официальном деловом письме пишется «сообщаем, направляем» или «сообщаю, направляю»? Заранее спасибо за ответ.

Евгения Кожанова говорит:

Здравствуйте, Марина!
Возможны оба варианта. Организации рекомендуется выбрать один и придерживаться его во всех своих письмах.

Анастасия говорит:

Здравствуйте! В официальном письме при обращении «Уважаемый…» в конце пишут «С уважением…». Не является ли это тавтологией?

Евгения Кожанова говорит:

Здравствуйте, Анастасия! Не является. Более того, новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает использовать в тексте письма обращение «Уважаемый (ая, ые) ….!», а в конце — этикетную формулу «С уважением, …».

Ольга говорит:

Хочу уточнить по оформлению реквизитов письма. Сама также использую формат (меня так научили много лет назад):
Генеральному директору
ООО «Энерготрас»
О.Р. Зазублину (И.О. Фамилия)

В новом ГОСТе указано, что при адресовании письма пишется Фамилиия И.О. Или опять же ссылаемся на рекомендательный характер ГОСТа?

Евгения Кожанова говорит:

Здравствуйте, Ольга!
С новым ГОСТом меняются правила и приводится к единообразию написание ФИО как должностных лиц, так и физических. Если вы принципиально хотите настоять на именно таком написании, то да, можно вспомнить о рекомендательном характере ГОСТ-2016. Кроме того, он еще не вступил в силу. Наконец, если в вашем ЛНА по делопроизводству закреплено такое написание, то вам в любом случае нужно ему следовать.

Елена говорит:

Здравствуйте. Подскажите, правильно ли регистрировать справки о заработной плате сотрудников в общем журнале регистрации и хранить их вместе с исходящими документами, ведь это коммерческая тайна? У нас есть номенклатура и по ней у этих документов разные сроки хранения. У справок — 3 года, у остальных исходящих -5. Кто должен регистрировать эти справки: бухгалтерия или секретарь и у кого они должны храниться?

Евгения Кожанова говорит:

Здравствуйте, Елена!
Это не коммерческая тайна, но вы совершенно правы в том, что это конфиденциальная информация — персональные данные работников. И они защищены законом. Выдавать эти справки и регистрировать их должен сотрудник, который дал обязательство о неразглашении персональных данных.

Елена говорит:

Евгения, спасибо за скорый ответ. Хотелось бы уточнить: могут ли справки о зарплате храниться с обычными исходящими документами и если они по номенклатуре дел относятся к документам бухгалтерии, у кого они должны храниться — у исполнителя справок (сотрудника бухгалтерии) или у секретаря? Обязательств о неразглашении персональных данных официально у нас никто не давал. Спасибо заранее за ответ.

Евгения Кожанова говорит:

Добрый день, Елена!
Если по номенклатуре это дело бухгалтерии, то и храниться оно должно в бухгалтерии.

Георгий говорит:

Составляю сопроводительное письмо в ИФНС 28 по г. Москве. для предоставления сведений с разъяснениями от организации. И сейчас ломаю голову на двумя вопросами:
1) Лучше письмо адресовать в организацию (ИФНС) или начальнику ИФНС — есть ли какие-то правила или рекомендации на этот счет? В Интернете в примерах я находил и такие и такие варианты, но разъяснений нет.
2) Если брать второй случай, то каким будет дательный падеж фамилии Чиглий? (Чиглию? Чиглему?…)

Евгения Кожанова говорит:

Здравствуйте, Георгий!
1. Оба варианта абсолютно равнозначны. Руководитель представляет свою организацию, так что письмо, адресованное в ИФНС, в любом случае попадает или к руководителю, или в тому, кто уполномочен решать вопрос, поднятый в письме.
2. На мой взгляд, склоняется: Чиглию. Но лучше уточнить: я бы попросила секретаря позвонить в приемную и узнать. Думаю, что такому звонку и вопросу там не удивятся.

Георгий говорит:

Евгения, еще один вопрос. По поводу бланков. До сих пор не очень понял разницу: чем принципиально будет отличаться простое письмо от письма, напечатанного на бланке, если оба составлены по ГОСТ-2003? Поскольку, как я понимаю, особая бумага и цветные элементы в бланке — это опция.

Евгения Кожанова говорит:

«Простое» письмо от организации, составленное по ГОСТ-2003, — это и есть письмо на бланке. В ГОСТ написано: документы составляются на бланках.

Георгий говорит:

Евгения, благодарю за оперативное разъяснение. По поводу фамилии — на удивление — не склоняется, хотя и мужская.

Если оформление по ГОСТу и есть по сути оформление на бланке, тогда возникает другой вопрос: ранее были зарегистрированы компании с таким же как и у меня названием. В предыдущем вопросе я хотел выяснить как обойти вопрос использования фирменного названия (организационно-правовая форма + название компании) на бланках (ввиду их преимущественного права). Я понимаю, что вряд ли кто придерётся, и всё же хотелось бы исключить такую ситуацию даже теоретически. Может быть, есть какие-то соображения — как лучше поступить?

Евгения Кожанова говорит:

Георгий, по ГОСТу на бланке письма, как раз с целью однозначной идентификации, кроме названия, располагаются справочные данные об организации, которые уникальны: ОГРН, ИНН, кроме того на нем расположены адрес, телефон. Это обязательные реквизиты для бланка письма по ГОСТу.

Добрый день, Евгения!
Формула вежливости «С уважением» печатается с абзаца (исполнителем) или пишется от руки (руководителем) в служебных письмах (переписке)? Спасибо.

Евгения Кожанова говорит:

Здравствуйте, Елена!
Можно и так, и так. Если написать от руки, то это будет формула «супер-вежливости»))
В обычном порядке набирается на компьютере.

Георгий говорит:

Евгения, здравствуйте!
Благодарю за ответы.
Ещё такой момент: в каком месте писать «С уважением,» до реквизита «приложения» или после?

Евгения Кожанова говорит:

Здравствуйте, Георгий!
После.

Здравствуйте скажете в конце электронного письма по мимо подписи чесло месяц год нужно вставить

Евгения Кожанова говорит:

Здравствуйте, Василий.
Не нужно.

Наталья говорит:

Подскажите, пожалуйста, если письмо отправляется в два адреса, есть Приложение, которое так же направляется в два адреса, как следует правильно оформить:
Приложение:
1. Название на 1 л. в 1 экз.
1. Название на 1 л. в 1 экз. в оба адреса
1. Название на 1 л. в 2 экз.

Евгения Кожанова говорит:

Здравствуйте, Наталья!
Так можно. Но я бы написала два письма в два адреса с разными комплектами приложений.

Лариса говорит:

Здравствуйте , подскажите пожалуйста .
В реквизите подпись правильно будет:
С уважением,
Генеральный директор
или должность со строчной буквы ?

Евгения Кожанова говорит:

Здравствуйте, Лариса!
Специальная статья об этом: http://thebestsecretary.ru/?p=4243

Марианна говорит:

Здравствуйте! Обязательно ли указание фио исполнителя письма полностью, почему не достаточно фамилии и инициалов?

Евгения Кожанова говорит:

Здравствуйте, Марианна!
С сегодняшнего (1 июля) дня обязательно в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. А до сих пор это был вопрос делового этикета: если мы звоним исполнителю в другую организацию, то лучше попросить к телефону по имени и отчеству, чем только по фамилии.

Анна говорит:

Евгения, добрый день.
Подскажите пожалуйста по целому ряду ошибок.
1) Вести журнал начала с марта и первое же исходящее письмо было под №13, до него писем нет вообще, коллегам показалось не солидно, в марте, ставить письмо №1. ))) Поэтому №13.
2) у нас Существует 2 организации (для вас определю их организация А и организация Б) и я начала вести эл.таблицу писем по порядку, не разделяя организации, НО глав. бух. вчера сказала что это в корне неправильно и я тут же словесно разделила их и дала ей повторный №27 от 03.07.18 по орг-и А, но у этой организации уже есть номера 28,30,31 и тд. датированные Июнем, просто я решила заполнить пробел… Почитав сегодня чат, поняла что я накосячила везде) Не подскажите как мне быть в данной ситуации? Вопрос: 1)Стоит ли мне разбить организации и потом написать о несуществующих письмах? 2) Можно ли оставить №27 от 03.07.18, если уже были ( №30 от 05.05.2018 и т.д.)? Заранее Огромное Спасибо. Я в панике.

Евгения Кожанова говорит:

Здравствуйте, Анна!
Вот чего точно не надо делать, так это паниковать))
1. Не правильно, но и не смертельно. Организация вольна присваивать своим документам такие номера, какие считает нужными. Главное, чтобы через несклько лет не пришлось искать первые 12.
2. Я бы оставила №27 от 03.07.18. Но с ближайшего дня (например, с понедельника) начала бы раздельную регистрацию. Есть журнал по организации А и есть журнал по регистрации Б. Они никак не пересекаются, это отдельные документы. Если по существующему единому журналу можно определить, какие письма А и какие Б, то они переносятся в новые журналы с уже существующими номерами: 13,15,25, 27, 31… и т.д. Затем нумерация будет продолжаться: 32, 33…
Если разделить письма нельзя (не помните, какое письмо к какой организации относится), то старый журнал продолжается для той, у которой писем больше, а для второй заводится новый. Новый журнал правильно начать с №1.

Татьяна говорит:

Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста, при составлении письма, как правильнее написать: вначале контактное лицо потом приложение, подпись руководителя и исполнитель или вначале приложение потом контактное лицо и т.д.

Евгения Кожанова говорит:

Здравствуйте, Татьяна!
Текст, приложение, подпись, отметка об исполнителе.

Александра говорит:

Подскажите, пожалуйста. Если у меня в письме больше 4 приложений и все на 50+ листах, которые не пронумерованы,то мне стоит самостоятельно сосчитать листы или можно не указывать их количество, а указать только количество экземпляров? Приложения не сброшюрованы.

Евгения Кожанова говорит:

Здравствуйте, Александра!
Все листы нужно пронумеровать: по ГОСТу, если в документе больше 1 листа, то все последующие листы нумеруются. Можно сделать это от руки или распечатать заново с номерами. Номер ставится вверху, в середине.
В приложении указывается количество листов и экземпляров.

Наталья говорит:

Здравствуйте! Скажите пожалуйста, если у меня будет список рассылки письма, должна ли я его указывать в приложении к письму?

Евгения Кожанова говорит:

Здравствуйте, Наталья! Список рассылки не офорлмяется как приложение. В Адресате пишется «согласно списку рассылки», и список рассылается вместе с письмом.

Людмила говорит:

Добрый день, Евгения. Подскажите, правильно ли будет указать в поле адресат не только руководителя, но и исполнителя (того, кому, собственно, и нужен ответ на запрос)? Например:
Директору ООО «23»
АА.Иванову
вниманию АА.Петрова
(Петров — исполнитель запроса, на который даем ответ)

Евгения Кожанова говорит:

Здравствуйте, Людмила!
Это не по правилам документооборота и противоречит этикету деловой переписки. Получается, вы решаете за директора-адресата, кому он должен показать или отписать письмо. Петрову лучше позвонить и сказать о письме, он сам его найдет в своей конторе и ознакомится.

Венера говорит:

Здравствуйте!
Подскажите пожалуйста, если коммерческое предложение на двух страницах, то нужно ли на второй странице в шапке (колонтитул)снова ставить реквизиты/логотип компании ил достаточно, того что уже есть на первой странице?

Евгения Кожанова говорит:

Здравствуйте, Венера!
Не нужно. Вторая страница — обычный лист бумаги.

Ирина говорит:

Добрый день, подскажите, пожалуйста, если в деловом письме нужно назвать адрес, то после номера дома ставится запятая? Например: «Обращаем ваше внимание, что в МКД по адресу ул. Весенняя, 25, проводится ремонт…»

Евгения Кожанова говорит:

Здравствуйте, Ирина! Здесь действуют обычные правила русского языка, конкретно в этом случае запятая не нужна.

Ольга говорит:

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, нужно ли в деловом письме указывать городской телефон исполнителя или достаточно добавочного, т.к. письма пишутся на фирменном бланке организации, где городской телефон уже указан.

Евгения Кожанова говорит:

Здравствуйте, Ольга! Лучше указать, чтобы читатель не тратил время на поиск телефона на бланке.

Людмила говорит:

Евгения, если в письме два адресата, как пишем:
Уважаемый….!
Уважаемый…!

Евгения Кожанова говорит:

Здравствуйте, Людмила!
Уважаемые господа!

Людмила говорит:

Галина говорит:

Здравствуйте, уважаемая Евгения! Очень полезны
Ваши ответы на вопросы по оформлению Делового письма. А у нас такой вопрос:
Если ответ на запрос представляется по электронной почте,
как правильно указывается:
Приложение: на 1 л. в 1 экз. или
Приложение на 1 л.?
Спасибо!

Евгения Кожанова говорит:

Здравствуйте, Галина! Можно без экземпляров.

Источник статьи: http://thebestsecretary.ru/?p=1244