Настраиваем автоответ в Outlook на период отпуска
В отпуске совсем не хочется читать корпоративную почту и отвлекаться на рабочие моменты. Автоответ в Outlook позволяет оповестить коллег и клиентов о вашем отсутствии на рабочем месте и невозможности ответить на письмо.
Вы можете написать любую уточняющую информацию, например, телефон коллеги, подменяющего вас на период отпуска и сразу перенаправить все письма на его почтовый ящик.
Функция доступна во всех версиях программы и активируется очень просто. Давайте разберемся, как настроить автоответ в Outlook 2007 и более новых версиях.
Настройка автоматического ответа Outlook 2007
Уже 10 лет прошло с момента выхода Outlook 2007, но его до сих пор активно используют пользователи слабых компьютеров. Поэтому для начала необходимо рассказать о настройке автоответа в этой версии Outlook, тем более, что она значительно отличается от новых версий.
Автоответ в Outlook 2007 называется «Заместитель». Для его настройки перейдите в меню «Сервис» — «Заместитель».
Отметьте пункт «Меня нет на работе» и напишите текст уведомления, которое должны получать люди, когда вас нет на месте.
Обратите внимание. Правила обработки сообщений находятся в этом же меню, под текстом вашего автоответа.
После внесения всех изменений закройте окно «заместителя» нажав кнопку ОК.
Настройка автоматического ответа Outlook 2010
Чтобы настроить автоответ в Outlook 2010 кликните меню «Файл» в левом верхнем углу. Перейдите в меню «Сведения» и выберите там пункт «Автоответы».
В открывшемся окне вы можете включить или отключить автоответы. По умолчанию автоответчик отключен. Для включения автоответов выберите пункт «Отправлять автоответы».
Если вы покидаете рабочее место на известное время, например, улетаете в отпуск, то вы можете установить временные рамки, в которые автоответы будут действовать. Для указания периода действия поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода» и укажите время и дату действия автоответов.
Если галка не стоит, то автоответы будут включены пока вы их не отключите.
Далее вам необходимо придумать текст письма для отправителей, когда вы в отпуске или в командировке.
Пример автоответа Outlook 2010 на время отпуска:
В период с 1 по 14 июля я нахожусь в отпуске и не могу ответить на ваше письмо. На период моего отсутствия по всем вопросам обращайтесь к моему коллеге Петровой Анне.
Пример автоответа Outlook 2010 на время командировки:
До 10 июля я нахожусь в командировке и к сожалению, не могу ответить вам сейчас.
Если вопрос срочный, свяжитесь со мной по телефону +7 123 456-78-90.
Вставьте текст автоответа в поле «В пределах организации».
Рекомендую перейти на закладку «За пределами организации», поставить галку «Автоответ за пределами организации» и вставить туда такой же текст. Таким образом, все отправители получат уведомления о вашем отсутствии.
Можно создать правила автоответчика, которые будут применяться в момент вашего отсутствия. Нажмите «Правила» в текущем окне.
Чтобы создать правило нажмите кнопку «Добавить».
В открывшемся меню вы можете сделать так, чтобы письма, полученные от определенного человека (например, очень важного клиента) перенаправлялись вашему коллеге. Или чтобы письма содержащие в теме письма слово «счёт» сразу отправлялись в бухгалтерию.
После создания нажмите два раза кнопку ОК, чтобы выйти из режима настроек автоответов.
На этом настройка автоответов в Outlook 2010 завершена.
Настройка автоматического ответа Outlook 2013 и Outlook 2016
Настройка автоответа в Outlook 2013 и 2016 идентична, поэтому рассматривать будем на примере более новой версии.
Откройте Outlook и зайдите в меню «Файл» в левой верхней части программы.
Зайдите в закладку «Сведения» и выберите «Автоответы».
Откроется окно создания автоответов, которое в принципе идентично Outlook 2010.
Для включения автоответов поменяйте переключатель на пункт «Отправлять автоответы».
Чтобы автоматические ответы в Outlook отправлялись только в определенный период, поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода». Не забудьте указать время начала и конца действия автоответчика. Например, дату своего последнего дня перед отпуском и дату первого рабочего дня после отпуска.
Напишите текст, который будут получать ваши отправители в период вашего отсутствия.
Пример автоответа Outlook 2013 и Outlook 2016:
До 18 июля включительно я нахожусь в отпуске.
По всем вопросам обращайтесь к Козлову Виктору.
При необходимости отформатируйте текст, выбрав предпочитаемый размер и цвет шрифта.
Напишите текст автоматического ответа для отправителей вне вашей организации. Для этого перейдите на вкладку «За пределами организации» и включите этот пункт.
Нажав на кнопку «Правила», можно точечно настроить обработку входящих писем. Программа позволяет настраивать множество параметров и условий входящей почты.
Для примера на картинке, показано правило, которые пересылает все письма с почтового ящика 12345@computernotes.ru с темой СРОЧНО на адрес kozlov@computernotes.ru.
После завершения нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть окно.
Изменить автоответы и настроенные правила можно в любой момент вернувшись в меню «Пуск» — «Сведения» — «Автоответы».
Видео создания автоответов в Outlook
Ниже я предлагаю посмотреть несколько видео инструкций по созданию автоответов в Outlook. Если у вас остались какие-либо вопросы обязательно задавайте их в комментариях.
Источник статьи: http://computernotes.ru/programmy/kak-nactroit-avtootvet-outlook-2007-2010-2013-2016.html
Автоответчик на время отпуска
Вот и настало время отпусков. Возможно совсем скоро настанет ваша очередь отдыхать от работы? Кому понравится перспектива проверять электронную почту во время отпуска и переживать о возможных пропущенных сообщениях от клиентов? В Jobijoba, мы считаем, что вы имеете право отключиться от всего остального мира и как следует насладиться своим летним отпуском. Не надо забывать, что есть простое решение — настройка автоответчика для электронной почты!
Настройте автоответчик
При настройке вашего автоответчика, некоторые почтовые сервисы предлагают создать индивидуальные сообщения для различных категорий контактов: коллеги, клиенты, семья, друзья. С почтовых сервисов Outlook, или Yahoo, вы можете приспособить свое сообщение для разных типов адресатов. Не забудьте проверить, чтобы ваш босс и коллеги получали сообщение автоответчика адресованное им, а не вашим друзьям и родственникам.
Проверьте работу автоотвечика
Желательно, конечно, проверить правильность настройки фильтров и отправить себе сообщение, прежде чем оно попадет в чужой почтовый ящик. Прочитайте и проверьте орфографические ошибки, даты. Сообщение для автоотвечика должно быть простым и легким для понимания. При составлении автоматического ответа для вашего начальства или клиентов, используйте формальный стиль письма и оставьте контакты людей, к которым можно было бы обратиться во время вашего отсутствия.
Сообщения для автоответчика могут звучать примерно так:
Пример 1
«Здравствуйте! Спасибо за ваше сообщение. Меня не будет в офисе до 27 августа 2014. В течение этого периода у меня будет ограниченный доступ к электронной почте. По любым срочным вопросам, вы можете связаться со мной по номеру +7 44 310 3033 8 или по электронной почте XXX@jobijoba.com.
Чтобы вас не беспокоили по рабочим вопросам во время отпуска, вы можете оставить адрес электронной почты вашего коллеги, особенно если вам пишет клиент.
Пример 2
Меня не будет в офисе до 27 августа 2014. Я отвечу вам по моему возвращению в самые кратчайшие сроки. По любым срочным вопросам, пожалуйста, пишите ХХ ХХ в XX@jobijoba.com. Спасибо за ваше понимание.
После того как вы вернетесь из отпуска все, что вам нужно будет сделать — отсортировать почту по степени важности и срочности.
Пример 3
Давайте представим, что ваши коллеги — это ваши друзья! Если вы оставите им веселое сообщение, они хотя бы улыбнутся пока вы в отъезде. Просто еще раз проверьте фильтры, чтобы быть уверенным, что это смешное сообщение не попадет в папку «Входящие письма» клиентов. Несколько примеров забавных сообщений на автоответчик, которые вы можете немного изменить и использовать для коллег:
“Спасибо за ваше сообщение, которое зарегистрировано и ждет своей очереди. Вы в настоящее время на триста пятьдесят втором месте, и можете рассчитывать на получение ответа примерно через 19 недель.»
«Спасибо за сообщение. С вашей кредитной карты были сняты 300 руб за первые десять слов и 100 руб за каждое дополнительное слово в вашем сообщении. «
«Меня нет в офисе, так как я прохожу собеседование при приеме на работу и я отвечу вам, если меня не возьмут. Будьте готовы к моему настроению». 🙂
Последний совет:
Не забудьте удалить автоответчик, как только вы вернулись из отпуска! Если клиенты, начальство и коллеги будут продолжать получать сообщения автоотвечика, то с вашей стороны это будет выглядеть непрофессионально.
Источник статьи: http://www.jobijoba.ru/topics/razvitie-karieri/avtootvetchik-na-vremja-otpuska
Активация и настройка функции автоответа в Outlook
Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила
Для пользователя Outlook доступны два варианта автоматических действий над входящими и исходящими сообщениями: шаблоны и правила.
Шаблоны упрощают процесс создания и отправки сообщений, текст которых зачастую повторяется, отличаясь только несколькими данными (буквально пара слов или цифр). По своей сути, шаблоны — хранимые сообщения, в которые непосредственно перед отправкой вставляются новые данные.
Правила в Microsoft Outlook — это автоматически исполняемые над сообщениями действия, созданные на основе имеющегося шаблона или заданных условий.
Разберём пошагово процесс создания и шаблонов, и правил, а также имеющиеся различия для разных версий Outlook.
Создание шаблона для версий Outlook 2003 и 2007
Навряд ли кто-то ещё пользуется этими «динозаврами» мира электронной почты, но если вам посчастливилось заполучить рабочее место именно с таким софтом, то эта инструкция для вас.
- В главном окне вызываем меню «Файл». Ищем пункт «Создать», а в нём — подпункт «Почтовое сообщение». Альтернативой таких действий будет одновременное нажатие клавиш Ctrl+N.
Переход к мастеру создания сообщений
Теперь нам предложат ввести текст шаблона. Например, вы готовитесь к отпуску и хотите заверить клиента, что свяжетесь с ним позже. Или же ваша цель — перенаправить адресата другому сотруднику (указать контактные данные). Вводим подходящий для этого текст в поле.
Введите подходящий к ситуации текст, который будет рассылаться по шаблону
После ввода информации сохраните шаблон. Нажатием на иконку Office в левом верхнем углу вызываем меню и выбираем пункт и подпункт с одинаковым названием «Сохранить как…».
Сохраняем созданный файл
Вводим желаемое имя шаблона и в качестве типа файла в выпадающем меню внизу выбираем «Шаблон Outlook». Нажимаем кнопку «Сохранить».
Вводим название шаблона и выбираем его тип
Создание шаблона для версий Outlook 2010–2016
Алгоритм действий в более поздних версиях гораздо упрощён, но в то же время добавлен новый функционал в настройках.
- В меню «Файл» в левом верхнем углу в пункте «Сведения» выбираем подпункт «Автоответы».
Выбираем пункт «Автоответы»
Теперь Outlook даёт нам возможность не только ввести текст автоответа, но и выбрать период, в течение которого будет рассылаться шаблон (если не использовать этот пункт, то автоответ нужно будет деактивировать вручную), а также создать два разных текста автоответа (для штатных сотрудников и для людей за пределами вашей компании). При желании здесь же можно просмотреть правила, действующие на этот шаблон. Выбираем «Отправлять автоответы» и указываем нужный нам период. Нажимаем «OK».
Настройка даты активности, ввод текста и просмотра правил
Добавление пункта «Автоответы»
В любой из версий Outlook можно прикрепить отдельный вариант «автоответов» для этого потребуется выполнить следующие действия:
- Открыть «Файл »
- Перейти в «Параметры ».
- Выбрать «Настроить ленту ».
- В удобном месте «Создать группу » и переименовать её при необходимости. Обязательный шаг, поскольку в существующие группы эту вкладку добавить нельзя.
- Переместить «автоответы» в группу, созданную в пункте 4.
Примечание! Создание группы может и не потребоваться – всё зависит от версии Office. Но все версии старше 2010 требовали данного шага.
Настройка популярных почтовых клиентов для работы с Яндекс.Почтой
Данный способ может не сработать, в этом случае потребуется перейти к разделу «Создание правила ».
Есть вариант поступить на бюджет в МГИМО или только за деньги?
Включение функции автоответа в Outlook 2007
Как уже было сказано ранее, в версиях почтового клиента до 2010 функция автоответа носила название «Заместитель». Для того, чтобы активировать её, следуйте представленной ниже инструкции.
Без учётной записи Exchange
Тем, кто пользуется стандартной IMAP/POP3 почтой (т.е. почтой gmail, mail, ukr, yandex и прочими почтовыми сервисами) потребуется сочетать функции «Шаблон » и «Правило », чтобы получить эффект автоответа в Аутлук.
Включение
Включает в себя 2 этапа: создание шаблона и настройку правила. Начнём с простого – шаблона. Для этого:
- Открываем окно программы .
- Выбираем «Новое сообщение ».
- Делаем обычное сообщение без указания адресата.
- Нажимаем «Сохранить как » и указываем шаблон Outlook.
Сложного ничего, поэтому переходим к созданию правила:
- На вкладке «Главная » выбрать пункт «Правила ».
- Нажать «Создать правило ».
- Перейти в раздел «Дополнительно ».
- Указать в первом этапе «Адресованные мне » и клацнуть «Далее ».
- О.
- Нажать на «указанный шаблон » и выбрать созданный ранее документ.
- Задать необходимые исключения . Обязательно нужно о, чтобы роботы не устроили бесконечную переписку.
- Нажимаем «Готово ».
Отключение
Достаточно удалить правило, чтобы прекратить его работу. Для этого:
- Открываем «Правила ».
- Выбираем «Управление правилами и оповещениями ».
- Находим ненужное правило и снимаем галочку .
Назначение функции
При включении этой функции и настройке можно добиться возможности оперативной отправки сообщений в ответ на приходящие. Это упрощает работу многих служб, позволяя ориентировать пользователей в сроках рассмотрения заявок и подобных вещах. К тому же это создаёт ощущение, что фирма действительно заинтересована в общении с клиентом/партнёром. Чаще всего автоответом в Outlook пользуются:
- Сервисные центры. Иногда, с помощью сложных скриптов ещё и подаётся информация об ориентировочных сроках выполнения заявки (в странах СНГ не используется, в каком-то смысле отличительная особенность некоторых крупных западных фирм).
- Контакт-центры, для которых важно проявить уважение к пользователю. В их случае подобный ответ зачастую содержит благодарность за обращение.
- Службы поддержки (в частности в онлайн играх). Здесь указываются сроки рассмотрения заявки или присылаются данные о пропущенных в заявке полях (встречается у Zenimax и Blizzard).
- На время отпуска. Включается, чтобы известить коллег/клиентов о своей недоступности на данный момент. Применяется в крупных организациях со строгим деловым этикетом.
Можно найти и другие применения для указанной функции, либо использовать её просто ради шутки – выбор зависит от поставленной задачи.
Отключении функции
Ранее упоминалось, что может потребоваться и ручное выключение указанной возможности. Следует понимать, что рассматривается пример с учётной записью Exchange. Процедура проста, по сути выполняется включение, но с иным финальным этапом:
- Открыть окно настроек автоответа (зависит от версии Outlook – показано выше).
- Поставить галочку «Не отправлять автоответы».
Что такое электронная почта (email)? Инфографика
Примеры автоответов на время отпуска
Примерная схема автоматического ответа на время отсутствия (отпуска) выглядит так:
- Приветствие
- Уведомление об отсутствии на рабочем месте + даты в формате “с … по … “.
- Указание причины отсутствия — по желанию и ситуации.
- Контактная информация лица, замещающего вас частично или полностью. Либо контактная информация нескольких лиц с указанием, к кому и по какому вопросу следует обращаться.
Но, конечно же, структура письма зависит от конкретной ситуации. Автоответы в Outlook 2010 про отпуск, примеры:
⬤ “Здравствуйте! До ХХ.ХХ. я отсутствую в офисе. Пожалуйста, по всем вопросам обращайтесь к моему заместителю Анне Иоановой.
Тел.: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ Почта
⬤ “Здравствуйте! По причине отпуска я отсутствую в офисе с ХХ.ХХ. по ХХ.ХХ. По срочным вопросам обращайтесь, пожалуйста, к Ивану Грозному.
Тел.: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ Почта:[email protected]”.
⬤ “Добрый день! До ХХ ч. я отсутствую на рабочем месте, поэтому отвечу Вам позже.”
⬤ “Спасибо, что обратились. В настоящее время и до ХХ.ХХ. я нахожусь в отпуске.
С текущими вопросами обращайтесь в ХХХ отдел офиса по телефону: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ.” Номер для экстренной связи со мной: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ.”
А если ваша организация маленькая и атмосфера внутри команды позволяет некоторые вольности, то можно даже поставить автоответ в Outlook, подобный этому: “Друзья! Я отправился в кругосветку и сейчас болтаюсь где-то в Тихом океане, между Австралией и Бразилией. На ваши письма я буду отвечать по возможности, преимущественно по вечерам. Созвон со всеми, с кем договаривался, будет по плану, в условленное время.”
В отпуске совсем не хочется читать корпоративную почту и отвлекаться на рабочие моменты. Автоответ в Outlook позволяет оповестить коллег и клиентов о вашем отсутствии на рабочем месте и невозможности ответить на письмо.
Вы можете написать любую уточняющую информацию, например, телефон коллеги, подменяющего вас на период отпуска и сразу перенаправить все письма на его почтовый ящик.
Функция доступна во всех версиях программы и активируется очень просто. Давайте разберемся, как настроить автоответ в Outlook 2007 и более новых версиях.
Чтобы включить автоответ в Outlook 2003, необходимо:
Как отключить функцию автоответа в Outlook?
Если в процессе включения функции, в настройках, вы не задавали промежуток времени для действия функции, то она будет работать до тех пор, пока вы её не отключите. Алгоритм отключения аналогичен для всех версий почтового клиента. Выполните шаг №1 в инструкции по активации и выберите пункт «Я нахожусь на работе» (в Outlook 2003), «Не отправлять автоответы об отсутствии” ( в Outlook 2007), «Не отправлять автоматические ответы” (в Outlook 2010, 2013, 2016).
Отключаем функцию автоматического ответа
Если отпала необходимость в использовании автоматического ответа, вы можете ее отключить. Для этого есть два способа отключения, выбор которых зависит от того, как вы ее подключали – с аккаунтом Exchange или нет.
В профиле с учетной записью
Переходим во вкладку «Файл»
Переходим к функции «Упрaвлeниe oпoвeщениями и пpaвилaми».
Нажимаем по функции «Прaвилa и опoвeщeния»
В открытом окне вы увидите все правила, созданные вами ранее. С варианта, который вы желаете отключить, достаточно лишь убрать палочку.
Убираем галочку с варианта, который хотим отключить, нажимаем «ОК»
В профиле без учетной записи
Открываем в меню раздел «Файл»
Кликаем на раздел «Сведения».
Кликаем на раздел «Сведения»
Нажимаем на иконку «Автоответы».
Нажимаем на иконку «Автоответы»
Кликаем на первую строку «Не отправлять автоответ». Затем подтвердите действие, нажав на «ОК».
Кликаем на первую строку «Не отправлять автоответ», далее подтверждаем действие, нажав на «ОК»
Заместитель – замечательная функция для деловых людей, которым необходимо быть на связи даже тогда, когда они отсутствуют на рабочем месте нежели потом просматривать огромное количество имейлов. Отвечать автоматически намного удобнее, нежели вручную.
Важно! Автоответ будет выслан пользователю единожды, а на остальные сообщения отвечать не сможет. Если вы запустите Outlook вручную, данные счетчика будут обнулены.
Источник статьи: http://brit03.ru/programmy/avtootvet-v-autluke.html