Как пишется заявка на участие в конкурсе

Как подать заявку на участие в конкурсе: этапы подготовки

Как правильно оформить заявку на участие в тендере, чтобы она соответствовала всем требованиям законодательства? Какие тонкости нужно учесть и на что обратить внимание? Обо всем этом мы расскажем в статье.

Выбор конкурса и подача заявки на участие в нем

Единого правила, как выбрать конкурс или аукцион, не существует, поскольку закон не запрещает участвовать в закупках любым юридическим лицам. Однако компании должны четко рассчитывать свои финансовые возможности и опыт.

Для начала нужно выбрать заказчика. Для этого необходимо собрать о нем как можно больше информации: какие конкурсы уже проводились, кто становился победителем и сколько раз, как заказчик выполнял свои обязательства перед добросовестным исполнителем.

Важный момент — необходимо выбирать тендер, соответствующий профилю вашей компании. Наверняка организации, занимающейся перевозками, будет не под силу построить дорогу.

При выборе тендера не стоит руководствоваться только величиной контракта. Конечно же, крупная сделка всегда привлекательна, но может получиться так, что вы попросту переоцените свои силы и из-за нехватки ресурсов не сможете уложиться в собственную смету. Последствия такого контракта могут быть печальны, вплоть до банкротства компании.

Также следует определить, коммерческий это будет тендер или государственный. Отличаются они способом финансирования и условиями. Госзакупки финансируются из федерального бюджета и строго регулируются Федеральными законами:

от 18 июля 2011 года № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (далее — Закон № 223-ФЗ);
от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее — Закон № 44-ФЗ).

Информация о таких тендерах содержится на государственном портале www.zakupki.gov.ru. В коммерческих же конкурсах правила устанавливает сам заказчик, главное, чтобы они не выходили за рамки Гражданского кодекса. Финансируются такие торги из средств компаний-организаторов.

После того, как тендер будет выбран, необходимо оформить и подать тендерную заявку, то есть заявку на участие в конкурсе или аукционе.

Изучение конкурсной документации

Для грамотного оформления заявки на участие в тендере необходимо сначала внимательно изучить конкурсную документацию.

Конкурсная документация размещается в Единой информационной системе одновременно с извещением о проведении конкурса, если это открытые тендеры, или рассылается заказчиком непосредственно потенциальным участникам при закрытой форме. Плата за доступ к сведениям не взимается.

Содержание документации напрямую зависит от предмета торгов и составляется либо самим организатором, либо тендерным комитетом. Обычно тендерная документация содержит следующие сведения:

требования к объекту закупки;
требования к конкурсантам;
требования к заявкам и их обеспечению;
критерии оценки заявок;
сроки и порядок проведения тендера;
проект контракта.

Особое внимание необходимо уделить требованиям и описанию запросов заказчика. Если организатор тендера четко представляет, какие товары или услуги ему необходимо получить в конкретные сроки, то участнику нужно сделать более выгодное предложение. Но часто заказчик не всегда точно знает, что ему необходимо для достижения результата, а лишь приблизительно представляет, какие виды товаров или услуг ему потребуются. В этом случае участники, исходя из условий задачи, которую необходимо выполнить, предлагают свои методы решения. В данном случае важно обращать внимание даже на мельчайшие законодательные ограничения, установленные Законом № 44-ФЗ либо подзаконными актами и касающиеся допуска товаров. В особенности это относится к товарам, производящимся в иностранных государствах.

Предоставленные заявки оцениваются по балльной системе. Изучение критериев оценки поможет избежать ошибок при составлении и подаче конкурсантом документов для участия в тендере, не упустить важные моменты, на которых заказчик акцентирует внимание, и повысить шансы на победу.

Проработки требует проект контракта. Потенциальный участник должен понимать, что именно будет подписывать в случае победы, а также ознакомиться и быть согласным с условиями, ограничениями и дополнительными сведениями в документе. Условия контракта изменить невозможно.

Все государственные закупки проводятся согласно Законам № 44-ФЗ и № 223-ФЗ. При проведении коммерческих тендеров организаторы могут устанавливать требования, выходящие за рамки приведенных законов, но соответствующие Гражданскому кодексу.

Обсуждение деталей с заказчиком

В случае возникновения каких-либо вопросов потенциальный участник тендера может обратиться за разъяснениями. Свои вопросы к заказчику необходимо изложить и прислать в письменной форме не позднее, чем за пять дней до даты окончания срока подачи заявок на участие в тендере. В течение двух дней заказчик обязан направить конкурсанту свои ответы и разъяснения в письменной форме или в форме электронного документа.

Участники электронных аукционов направляют вопросы в адрес электронной площадки не позднее, чем за три дня до даты окончания подачи заявок. Свои комментарии заказчик размещает в Единой информационной системе в двухдневный срок с момента поступления запроса от оператора электронной площадки. В таких пояснениях указывается только суть вопроса, участник, обратившийся за уточнением условий, не афишируется.

Возможность обратиться за разъяснением по конкурсной документации не стоит игнорировать. Комментарии заказчика помогут скорректировать предложение компании и преподнести его в более выгодном свете.

Сбор документов для подачи тендерной заявки

Перед подачей заявки на участие в государственном тендере участник по законодательству должен подготовить:

документы о компании (название, адрес, ИНН);
выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (или ее нотариальную копию);
документ, подтверждающий полномочия лица, действующего от имени участника конкурса (копия решения о назначении на должность руководителя или доверенность);
документы, подтверждающие право на преимущество (например, декларация о принадлежности к субъектам малого предпринимательства);
документы, подтверждающие соответствие конкурсанта требованиям к участникам тендеров;
копии учредительных документов;
документы, подтверждающие внесение обеспечения заявки на участие (платежное поручение или банковская гарантия);
при необходимости: документы, подтверждающие соответствие участника запретам и ограничениям, установленным заказчиком.

Для подачи заявки на участие в электронном аукционе необходимо собрать следующий пакет документов:

документы о компании (название, адрес, ИНН);
копии документов, подтверждающих соответствие требованиям товара или услуги;
документы, подтверждающие право на преимущество;
при необходимости: документы, подтверждающие соответствие участника запретам и ограничениям, установленным заказчиком.

Список документов для подачи заявки на участие в госзакупках жестко регламентирован законодательством. Заказчик по Закону № 44-ФЗ не может запрашивать иные документы, не предусмотренные в этом перечне. Со списком требуемых документов можно ознакомиться в конкурсной документации.

В отличие от государственных закупок, для коммерческих конкурсов нет строгих регламентов: перечень документов устанавливает сам заказчик в зависимости от специфики своей деятельности. Это может быть, например:

заявление с презентацией компании и указанием опыта работы;
копии устава и учредительных документов организации;
нотариальные копии ИНН и свидетельства о государственной регистрации;
выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
список представителей, действующих от лица компании без доверенности;
копия приказа о назначении главного бухгалтера;
справка об отсутствии задолженности по налогам;
финансовая отчетность компании, заверенная налоговым инспектором;
обеспечение заявки.

Оформление тендерной заявки

К оформлению тендерной заявки нужно подойти ответственно, поскольку это тот самый документ, на основании которого заказчик делает выбор в пользу той или иной компании.

Участники открытого конкурса составляют заявку по образцу, который приведен в конкурсной документации. К ней прикладывается заранее подготовленный список документов, о котором речь шла выше. Также можно приложить эскиз, рисунок, чертеж, фотографию или любое другое изображение, образец или пробу товара, закупка которого осуществляется. Все листы тендерной заявки прошиваются и пронумеровываются, однако несоблюдение этого требования не является основанием для отказа. Заявка на участие должна быть скреплена печатью и подписью участника или уполномоченного им лица, а также содержать опись всех входящих в ее состав документов.

Заявка на участие в электронном аукционе состоит из двух частей. Первая часть содержит согласие участника на поставку товара, выполнение работы или оказание услуги на условиях, которые предусмотрены в конкурсной документации. Во вторую часть входят необходимые документы.

Требования к оформлению заявки на участие в коммерческом тендере составляются лично заказчиком и прописываются в тендерной документации. Ее изучение поможет избежать ошибок, так как условия могут отличаться от тех, что выдвигаются при проведении госзакупок. Важно уделить внимание презентации, указать в ней достоинства компании и ее преимущества перед конкурентами, а также привести подробное описание способа исполнения контракта.

Если заявка оформлена не в соответствии с требованиями, конкурсанту могут отказать в принятии участия в торгах. Более того, в том случае, если заявка на участие в электронном аукционе в третий раз в текущем квартале будет признана не соответствующей требованиям, установленным документацией об аукционе, участник получит отказ и в возврате последнего финансового обеспечения заявки. То есть, если заявку отклоняет уже третий заказчик, оператор электронной площадки по истечении 30 дней с даты принятия последнего из данных решений автоматически перечисляет заказчику денежные средства, внесенные этим участником в качестве обеспечения последней заявки [1] .

Следовательно, во второй части заявки необходимо наличие документов, доказывающих соответствие участника такого аукциона или предлагаемых им товаров (работ или услуг) условиям, запретам и ограничениям, установленным заказчиком тендера в соответствии со статьей 14 Закона № ФЗ-44.

Подача тендерной заявки

Подать тендерную заявку необходимо до окончания срока приема. По закону, если сумма контракта более трех миллионов рублей, то срок предоставления заявок должен составлять не менее 20 дней с момента извещения о проведении торгов. Если цена не превышает три миллиона рублей, то срок должен быть не меньше семи дней. Точные сроки всегда указываются в конкурсной документации и требуют максимально точного соблюдения, поскольку при их нарушении поставщик не допускается к участию в тендере.

Участники открытых конкурсов могут подать только одну заявку в отношении каждого предмета закупок. Заявки на участие в тендере подаются в письменной форме в запечатанном конверте. Отвезти заявку можно лично по адресу, указанному в документах о проведении тендера. Член конкурсной комиссии при получении конверта указывает на нем название и номер лота, данные о лице, которое подает заявку, адрес и название компании-участника, а также выдает представителю поставщика расписку в получении документов.

Подать заявку на участие в электронном аукционе могут только те поставщики, которые имеют аккредитацию на электронной площадке и электронную цифровую подпись (ЭЦП). Участник направляет заявку оператору электронной площадки в форме двух электронных документов (первую и вторую части заявки) одновременно. Оператор в течение часа присваивает заявке номер и направляет конкурсанту пронумерованный электронный документ, подтверждая тем самым получение заявки.

Коммерческие конкурсы и аукционы в большинстве случаев проводятся в электронном виде. Порядок подачи заявок на участие в коммерческом тендере схож с процедурой предоставления документов при госзакупках. Подробно условия прописываются в конкурсной документации.

Отдельного внимания заслуживает вопрос обеспечения заявки на участие в тендере. По закону поставщик имеет право сделать это в виде внесения залога или предоставить банковскую гарантию.

Залог вносится на специальный банковский счет в одном из уполномоченных банков. Сведения о перечне банков, с которыми у операторов электронных площадок обеспечено информационное взаимодействие, размещены на сайтах электронных площадок. Возвращаются денежные средства после подведения итогов конкурса или после подписания контракта с исполнителем в случае его победы. Тут есть один минус: компания на определенное время должна вывести значительную денежную сумму из оборота, что бывает очень неудобно. Альтернативой может служить банковская гарантия.

Для оформления банковской гарантии нужно соответствовать требованиям кредитной организации, а также собрать определенный пакет документов. Тем не менее, с помощью гарантии можно обеспечить заявку с минимальными затратами. Также сейчас на рынке есть множество брокерских компаний, которые оказывают помощь в получении гарантий в кратчайшие сроки.

Оформление и подача заявок для участия в закупках, пожалуй, самый сложный этап для всех участников конкурсов и аукционов. Каждый тендер индивидуален, в Сети можно найти лишь общие требования к подготовке документов. Для компаний, регулярно принимающих участие в государственных и коммерческих тендерах, желательно иметь хотя бы небольшой тендерный отдел, ориентирующийся в специфике данного вида деятельности. В том случае, когда для предоставления финансового обеспечения заявок предполагается воспользоваться банковской гарантией, избежать ошибок и в разы увеличить шансы на победу поможет обращение в серьезную брокерскую фирму.

Как получить банковскую гарантию для обеспечения тендерной заявки?

Существует много подводных камней в оформлении и получении банковской гарантии. О том, каким образом можно их избежать, мы попросили рассказать эксперта одной из крупнейших консалтинговых компаний КСК групп Андрея Тюрина:

«Можно сказать, что на сегодняшний день банковская гарантия является самым удобным и надежным механизмом финансового обеспечения конкурсной заявки. Она позволяет исполнителю принимать участие в конкурсах с минимальными затратами, заказчику — защитить свои интересы, а банку-гаранту — получить дополнительный доход. Предложения различных банков существенно отличаются, в связи с чем выбор наилучших условий требует всестороннего и тщательного анализа. Также различные банки имеют индивидуальные системы скоринга клиента, что необходимо учитывать в составлении заявки для получения банковской гарантии.

Именно поэтому в последнее время содействие в получении банковской гарантии стало одной из самых востребованных услуг, ради которой клиенты обращаются в КСК групп. Эксперты нашей компании, осуществляя подбор банка, способного предоставить клиенту банковскую гарантию на максимально выгодных условиях, учитывают все вышеперечисленные нюансы.

С целью минимизации споров, способных впоследствии возникнуть между банком-гарантом и принципалом, мы содействуем в согласовании всех условий предоставления гарантии еще на этапе подготовки договора. Это оказывается возможным благодаря тому, что для размещения заявки клиента мы выбираем проверенный банк, имеющий длительные партнерские отношения с КСК групп, и осуществляем взаимодействие на уровне руководства банка.

Исходя из нашего многолетнего опыта и партнерства с банками, мы имеем возможность структурировать сделку, согласовав наиболее выгодные для обеих сторон условия. В результате приложенных усилий поданные КСК групп заявки всегда рассматриваются в приоритете, и в большинстве случаев мы получаем одобрение на кредитном комитете банка.

В итоге клиент при содействии КСК групп получает банковскую гарантию на индивидуальных условиях: под более низкий процент, чем в среднем по рынку, и на более продолжительный срок. Довольно часто нам удается получить от банка лояльное отношение и в таком непростом вопросе, как необходимость предоставления залогового обеспечения.

Важным моментом нашей работы является возможность организации максимально быстрого получения банковской гарантии: мы всегда даем реалистичные обещания и укладываемся в сроки, которые берем на себя».

P. S. Оставить заявку на бесплатную первичную консультацию и получить более детальную информацию о реализованных проектах можно на сайте КСК групп.

Источник статьи: http://www.pravda.ru/navigator/podacha-zajavki-na-uchastie-v-tendere.html