Как пишется в документах утверждаю и согласовано

Шпаргалка делопроизводителя

Ваш персональный гид в мире документов

Страницы

06 августа, 2014

Как оформить правильно утверждение документа

Утверждение документа — это способ его удостоверения, придания документу юридической силы, а также подтверждение его подлинности. Утверждение документа осуществляется с помощью грифа утверждения документа.

Гриф утверждения документа является шестнадцатым в списке реквизитов официального документа согласно ГОСТу Р 7.0.97-2016 . Гриф утверждения — дополнительный реквизит документа. Он придает нормативный или правовой характер его содержанию.

В любой организации должен быть примерный перечень документов, подлежащих утверждению (см. ниже). Он закрепляется в инструкции по делопроизводству организации.

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Способы утверждения документа:

Должностным лицом.
Специально издаваемым документом.

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Издаваемый документ (приказ, распоряжение, решение, протокол) рекомендуется составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения по применению и исполнению утверждаемого документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, его классного чина (при необходимости), личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
подпись
31 декабря 2018 г.

Допускается центрировать гриф утверждения относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, а документ не должен оформляться на бланке.

При утверждении документа, который составлен не на бланке (акт, договор), наименование организации при указании должности лица, утвердившего документ, указывается полностью. Полное наименование организации указывается и в том случае, если документ утверждается руководителем вышестоящей организации.

При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера:

УТВЕРЖДЕНО
приказом
от № 01–02/75

Если приказом (распоряжением) утверждаются несколько документов , то в правом верхнем углу каждого из них проставляется номер приложения, на который дана ссылка в тексте приказа (распоряжения) и гриф утверждения, например:

УТВЕРЖДЕНО
приказом
от № 01–01/35

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО , программа — УТВЕРЖДЕНА , мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

Датой утверждаемого документа является не дата его подписания, а дата утверждения.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций).
Договоры (о производстве работ, снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, сотрудничестве, материальной ответственности ).
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение , и технологических работ; технические ).
Заявки (на оборудование, изобретения ).
Инструкции (правила) (должностные; о ведении делопроизводства; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка ).
Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников ).
Отчеты (о производственной деятельности, командировках, работах ).
Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, госкомитетов и других организаций с указанием сроков хранения ).
Планы (производственные; , , работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегий ).
Положения (уставы) (о министерстве; структурном подразделении; премировании; уставы предприятий ).
Программы (проведения работ и мероприятий; командировок ).
Расценки на производство работ.
Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на капитальное строительство ).
Стандарты.
Структура и штатная численность.
Тарифные ставки.
Формы унифицированных документов.
Штатные расписания и изменения к ним.

Источник статьи: http://www.docdelo.ru/2014/08/utverjdenie-documentov.html

Основы делопроизводства

ПОРЯДОК УТВЕРЖДЕНИЯ И СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1. ПОРЯДОК УТВЕРЖДЕНИЯ И СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Гриф утверждения

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лиц утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Генеральный директор ОАО «Рога и копыта»

При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения со- стоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ)

(без кавычек), названия утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

приказом директора предприятия 20.03.2006 № 264/18

протоколом общего собрания акционеров от 17.03.2006 № 14

Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать эле- менты относительно самой длинной строки, например:

приказом директора предприятия 20.12.2003 № 264/18

-акты (проверок, ревизий, приема законченных работ, оборудования, списания, экспертизы, передачи дел, ликвидации организаций );

-договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности);

-задания (на проектирование объектов, на кап. строительство, на проведение НИР, ОКР и технологических работ);

-инструкции (должностные, техники безопасности, внутреннего трудового распорядка, документационному обеспечению управления);

-нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.);

-отчеты (о производственной деятельности, командировках, НИР и т.д.);

-перечни (должностей работников с не нормируемым рабочим днем; типовых документов с указанием сроков хранения и т.д.)

-планы (производственные, НИР, строительно-монтажных работ, проектно- изыскательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

-программы (командировок, проведения работ и мероприятий);

-положения (о структурном подразделении, премировании, о персонале организации);

-расценки на производство работ;

-структура и штатная численность;

-штатные расписания и изменения к ним;

-смета расходов средств организации;

-смета расходов на содержание специалистов организации.

Состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации),

личной подписи, ее расшифровки (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Главный бухгалтер ЗАО «Компания АБВ»

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей, форме например:

Протокол заседания Правления страховой компании «АБВ» от 21.09.2005 № 12

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа рекомендуется осуществлять в следующей очередности:

-с организациями, интересы которых затрагивает документ;

-с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;

-с общественными организациями (при необходимости);

-с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т.п.);

-с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Виза согласования

Используется для внутреннего согласования документов. Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило отношение к нему. Состав должностных лиц, визирующих документ, определяется нормативными актами (положениями, инструкциями) организации. Отказ от визирования не допускается.

Виза согласования включает:

личную подпись визирующего;
ее расшифровку (инициалы и фамилию);
дату;
при необходимости — должность визирующего, например:

международных связей К.И.Смехов

При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Внутреннее согласование целесообразно проводить в следующей последовательности:

Последовательность согласования документа

-руководитель структурного подразделения, где составлен документ;

-заинтересованные должностные лица других подразделений предприятия;

-общественные организации (при необходимости);

-руководитель финансовой или бухгалтерской службы;

-заместитель руководителя предприятия, курирующий данное направление деятельности;

-руководитель юридической службы или юрисконсульт предприятия.

Виза используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать – круглая с изображением в центре герба РФ, по окружности указывается полное название учреждения. Печати с воспроизведением герба могут иметь федеральные органы государственной власти, иные государственные органы и организации в соответствии с Указом Президента РФ от 30.11.93 г № 2050.

В коммерческих структурах применяются простые круглые печати, приравненные к гербовым для государственных организаций.

Простые печати бывают различной геометрической формы – круглые, прямоугольные, треугольные, овальные. На них обычно воспроизводится название структурного подразделения организации. Их используют для самых различных

целей – от проставления на копиях документов до применения при опечатывании дверей, пакетов и т.д.

Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ. Иногда это место помечают буквами «МП» или изображением круга с пометкой «ставить точно в круг». Оттиск печати должен хорошо читаться.

Перечень документов, на которых ставится печать:

Акты, доверенности, договоры, задания на проектирование и технические, заявки, исполнительные листы, заявления (на аккредитив и т.д.), заключения и отзывы, нормы расхода драгоценных металлов, гарантийные письма, платежные поручения, протоколы согласования планов поставок, реестры чеков, сметы расходов, штатные расписания и изменения к ним, спецификации продукции, образцы оттисков печатей и подписей специалистов, имеющих право совершения хозяйственных операций, Устав организации, справки о начисленной зарплате.

Источник статьи: http://moodle.kstu.ru/mod/book/view.php?id=16934

Согласование, подписание и утверждение документа

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его. Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты. Например:

Главный бухгалтер (подпись) Л.И. Иванова

Юрисконсульт Зав. бюро персонала

Подпись Е.М. Моисеева Подпись М.М. Черняк

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так:

Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.

Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.

Директор школы № 583 Подпись В.В. Соколова

Протокол заседания профкома

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дается ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

Подписание и утверждение документов

Подпись — обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляе-

мые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Так же подписывается протокол.

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например акты, подписывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском учете» посвящен порядку подписания первичных учетных документов. В нем говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами» [1] .

Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия.

Придавая большое значение указанию должностных лиц, подписывающих документ, в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» (ст. 9) и «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» реквизит «подпись» разделен на два реквизита: «должность лица, подписывающего документ» и «подпись должностного лица».

В документах, изготовленных на бланках, в название должности название учреждения не входит.

Директор института Подпись В.Т. Логинов

При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения.

Директор Всероссийского научно -иссл едова тел ъского института документоведения

и архивного дела Подпись М.В. Ларин

В вузах, научных учреждениях в должностях указываются ученая степень и звание.

проф., д-р биолог, наук Подпись И.Ф. Милютин

Допускается в реквизите «подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки».

Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами.

Если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне.

Директор школы № 565 Директор бассейна «Заря»

Подпись О. О. Никитина Подпись Е.А. Бландинская

Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается «зам.» или «и. о.») и указывается его фамилия. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За» является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки «Зам.».

Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определен в ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»:

«1. Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

2. Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
3. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

4. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации».

Электронные документы с электронной подписью в последнее время получают все более широкое распространение, что связано с принятием Федерального закона «Об электронной цифровой подписи». Целью Закона «является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Принятие Закона «Об электронной цифровой подписи» открывает широкие перспективы использования электронного документа в сфере управления. Так, ст. 16 Закона гласит: «Федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, а также организации, участвующие в документообороте с указанными органами, используют для подписания своих электронных документов электронные цифровые подписи уполномоченных лиц указанных органов, организаций».

Самое широкое распространение электронные документы с электронной подписью должны получить в коммерческих организациях и прежде всего в сделках по купле-продаже и в других операциях по предоставлению услуг, которые требуют наибольшей оперативности.

Для заверения подлинности на подпись ответственного лица проставляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. В соответствии со ст. 4 Федерального конституционного закона Российской Федерации «О Государственном гербе Российской Федерации» «Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органах, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями».

Форма, размеры и технические требования к гербовой печати определены достаточно точно в новой редакции ГОСТ Р51511—2001 «Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» с изменениями, внесенными постановлением Госстандарта России от 25.12.2002 № 505.

Гербовая печать изготавливается круглой формы. В центре печати изображается герб Российской Федерации, а по окружности наименование юридического лица, которое должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах и помещается в круглых скобках после полного. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно установлено в учредительных документах и пишется после наименования на русском языке.

Требования к печати акционерных обществ описаны в п. 6 ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Гербовая печать или приравненная к ней в негосударственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.). Перечень документов, на которые ставится печать, дан в приложении к книге.

Многие бухгалтерские документы требуют проставления гербовой (в коммерческих организациях — приравненной к ней) печати. Это и гарантийные письма на выполнение работ, услуг и т.д.; поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные и др.); заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.); доверенности (на получение товароматериальных ценностей) и т.д.

Простые печати бывают различной формы: круглая, квадратная, треугольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а воспроизводится название учреждения или структурной части. В учреждении таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках и пропусках, копиях документов, выходящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей сейфов и т.д.

Письма, выполняемые на бланках, кроме гарантийных, не требуют удостоверения печатью.

Отметка о заверении копии

Службе делопроизводства или секретарям приходится заверять соответствие копии документа подлиннику. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «Подпись документа». Она включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку (два инициала и фамилия) и дату заверения.

Секретарь Личная подпись Т. В. Романова

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью.

Гриф утверждения документа

После подписания некоторых видов документов, и прежде всего организационных, требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу. Необходимость утверждения этих документов обычно предусмотрена в нормативных актах.

Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг лиц и организаций. Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (чаще всего распорядительным: постановлением, решением, приказом, иногда протоколом) или должностным лицом. На утверждаемом документе проставляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта оформления:

Президент акционерного общества «Гималаи»

Подпись Е. А. Султанов 15.05.2007

Приказом Министра здравоохранения России 15.05.2007 №36

Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕН пишутся прописными буквами без кавычек. Далее в зависимости от вида утверждения указывается должность лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата. Документ может быть утвержден руководителем своей организации или вышестоящей.

Если документ утверждается другим документом (постановлением, решением, приказом, протоколом), то указывается наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дата и номер, а слово УТВЕРЖДЕН (о, а, ы) согласовывается с видом утверждения документа. Например: акт — утвержден; инструкция — утверждена; правила — утверждены; положение — утверждено.

Располагается гриф утверждения в верхней правой части документа (на месте адресата в бланке письма).

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении к книге.

Источник статьи: http://studref.com/400189/dokumentovedenie/soglasovanie_podpisanie_utverzhdenie_dokumenta