Как пишется спецификация к договору

Спецификация на поставку товара

Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки. Документ не является самостоятельным, а служит приложением к договору, являясь его неотъемлемой частью. Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению.

Зачем нужна спецификация

Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:

• наименование субъектов, между которыми он заключается;
• объект договора (т.е. обозначается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
• стоимость;
• условия по которым он должен исполняться;
• права, обязанности и ответственность сторон за его нарушение.

Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.

Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.

Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.

Сколько спецификаций может быть к одному договору

Количество спецификаций к одному договору поставки ничем не ограничивается.

На каждую партию товара может составляться отдельный документ. Каждый раз, после подписания его сторонами, он становится еще одной неотъемлемой частью основного договора.

Кто формирует спецификацию

Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком – это может быть менеджер/руководитель отдела, в ведении которого находится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное условие, чтобы этот человек знал все тонкости основного документа, имел точные сведения о поставке и знал, как правильно оформить спецификацию.

Как составить спецификацию, образец

На сегодня нет унифицированной формы спецификации, так что сотрудники организаций и предприятий могут составлять ее в произвольной форме или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, соблюсти всего два основных условия: по своей структуре она должна отвечать некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию – включать в себя ряд определенных данных.

В «шапку» спецификации следует внести:

• номер и дату заключения договора, к которому она является приложением;
• номер спецификации, как приложения;
• обозначить название документа.

Вторая часть бланка является основной. Выглядит она практически всегда в виде таблицы, куда включаются следующие сведения:

• наименование товаров или материалов;
• единица их измерения;
• количество;
• цена за штуку;
• общая стоимость.

При необходимости таблицу можно дополнить и другими дополнительными данными.

Затем под таблицей не лишним будет вписать условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора, а могут быть измененными – в зависимости от обстоятельств).

На что обратить внимание при оформлении спецификации

Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.

Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.

При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.

Заверять спецификацию с помощью печатей, сейчас строгой необходимости нет — проштамповывать ее нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий прописано в нормативно-правовых актах организаций.

Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.

Можно ли вносить изменения

К спецификации по закону применяются те же нормы и требования, которые устанавливаются к договорам (поскольку они являются их частью).

Это значит, что при необходимости, на любом этапе, готовую спецификацию при взаимном согласии сторон можно отредактировать. Допускается также расторгать ранее составленные и завизированные спецификации и формировать новые.

Как, где и сколько времени хранить документ

Спецификация весь период актуальности должна лежать в отдельной папке, вместе с договором, неотъемлемым приложением к которому она является. Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо локальными актами фирмы.

Как передать спецификацию партнеру

Способ передачи спецификаций устанавливается обычно такой же, какой используется для договоров:

1. через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении;
2. через курьерскую службу;
3. если организации имеют электронную цифровую подпись – через электронные средства связи;
4. в некоторых случаях, когда условия договора это допускают, документ можно передать и через факс.

Источник статьи: http://assistentus.ru/forma/specifikaciya-na-postavku-tovara/

Как составить спецификацию к госконтракту

Спецификация к договору — это, по 44-ФЗ, неотъемлемая часть госконтракта. Подготовить ее нужно одновременно со всей документацией по закупке.

Что это за документ в рамках 44-ФЗ

Он содержит такие существенные условия, как наименование и количество продукции и ее стоимость, включая цену за единицу. Таким образом, этот документ раскрывает заключенное между заказчиком и поставщиком соглашение о предмете и цене.

Когда составлять

Заказчик прикладывает бланк к проекту контракта при проведении закупок. На этом этапе его разрешено предоставить в виде пустой таблицы или перечислить наименования планируемых к закупке товаров или услуг. Эти документы вместе с тендерной документацией и извещением о процедуре требуется разместить в ЕИС.

В процессе проведения закупочной процедуры определяется окончательная цена госконтракта. Если это электронный аукцион, то не позднее 5 дней после опубликования протокола проведения торгов заказчик направляет контракт без своей подписи, но с указанием конкретных показателей продукции в соответствии с заявкой победителя (ч. 2 ст. 70 № 44-ФЗ). У поставщика есть 5 дней, чтобы подписать уже заполненную бумагу, предоставить обеспечение и другие документы при необходимости (ч. 3 ст. 70 № 44-ФЗ).

А вот после размещения в ЕИС протокола проведения конкурса поставщик в течение 10 дней обязан направить покупателю заполненное соглашение с обеспечением. Тот в срок, не превышающий 10 дней, ставит на документе свою подпись (ч. 3 и 7 ст. 54 № 44-ФЗ).

Заказчик вправе установить в проекте контракта положение о том, что победитель обязан предоставить разбивку по ценам на товары после заключения соглашения. Г осзаказчик в течение 3 рабочих дней размещает сведения о сделке в реестре контрактов с указанием цены за каждую единицу продукции.

Если госконтракт заключается на услуги, то пример спецификации на услуги выглядит, например, так:

Кто составляет

Предполагаем, что в первом случае спецификацию к контракту по 44-ФЗ на поставку товара заполнит заказчик, а во втором — поставщик. Но закон все-таки не приписывает эту обязанность кому-либо конкретному. Как показывает практика, рассматриваемую бумагу чаще всего заполняет именно участник вне зависимости от вида торгов.

Как заполнять

Правила составления не определены в законодательстве. Если она составляется к контракту на поставку, выделяют пункты:

1. Порядковый номер.
2. Наименование товара, работы или услуги.
3. Технические характеристики.
4. Количество.
5. Единица измерения.
6. Цена за единицу.
7. Общая стоимость по каждой позиции.
8. Итоговая сумма.

Форма спецификации к договору оказания услуг имеет аналогичный вид, только количество заменяют на объем. Дополнительно прописывают график исполнения.

Источник статьи: http://goskontract.ru/kontrakt/kak-sostavit-spetsifikatsiyu-k-dogovoru

Спецификация к договору – Образец, бланк 2020 года

Создание спецификации на поставку товара (СПТ) выполняется лишь после подписания контракта поставки. Бланк считается приложением к основному контракту и становиться его неотъемлемым элементом. Невзирая на то, что такой документ не относится к непременному применению, спецификации получили широкое применение, особенно в торгующих предприятиях.

Что это такое?

Спецификация является документом, составляемым письменно, с прикреплением к основному соглашению или к прочим подобным документам и заполняется в 2-х экземплярах. С данным бланком встречаются предприниматели, хотя бы однажды оформившие договор поставки товара (ДПТ). СПТ заполняют одновременно с оформлением ДПТ. В документе перечисляются количественные и качественные свойства продукции, поставляемые во время действия контракта.

Такой бланк является незаменимым в варианте, когда товар периодически меняется по количественному составу. Особенно, спецификация выгодна, когда список товаров слишком огромный и параметры товара занимают большое место в самом тексте контракта.

Кто составляет?

Составлением спецификации занимается непосредственно работник компании, который отвечает за доставку товара. Сюда можно отнести менеджера/начальника отдела, отвечающего за оформление ДПТ, юрист предприятия или другой работник, в обязанности которого находится составление договоров.

Главным условием при заполнении спецификации является то, чтобы специалист обладал точными данными о поставляемой продукции и навыками грамотного заполнения спецификации.

Можно ли вносить изменения?

Составление спецификации регламентируется такими же законодательными нормами и требованиями, установленными для контрактов. Следовательно, документ при взаимной договоренности сторон разрешается изменять. Возможно даже расторжение ранее подписанной спецификации, с формированием новой.

Например, после подписания ДПТ, в спецификации обнаружена техническая недоработка в расчетах, хотя стоимость соглашения обозначена правильно. Согласно закону № 44-ФЗ от 05.04.2013 года, можно составить добавочное соглашение о корректировке спецификации в связи с обнаруженным техническим недочетом. При этом, измененная спецификация вступит в силу после регистрации ДПТ в реестре.

Возможность внедрения правок в спецификацию государственного контракта подтверждается также письмом Минэкономразвития РФ № Д28И-1889 от 30.09.2014 года «О направлении ответов …».

Варианты спецификаций

Законодательными нормативами РФ предусмотрено составление спецификаций к следующим категориям контрактов:

• Купли-продажи.
• Поставки.
• Передачи имущества в залог.
• Дарения.
• Лизинга и финансовой аренды.
• Ренты.

Чаще всего составляются спецификация при заключении ДПТ и предоставления услуг (к примеру – транспортных).

К спецификации выставляются следующие требования:

1. Обозначение ссылки на ДПТ, к которому документ прилагается.
2. Присвоение номера документу, при составлении нескольких приложений.
3. Отображение каждой товарной марки.
4. Обозначение ед. измерения продукции, количества, цены и суммы по каждой категории продукции.
5. Отображение общей суммы с НДС и без него.
6. Подписание сторонами документа, скрепленных печатями.

За заполнение спецификации отвечает персонал поставщика, в лице юриста, менеджера или другого специалиста, владеющего полными данными о поставке и навыками оформления подобных документов.

В рамках одного ДПТ возможно оформление множества спецификаций (законом это не запрещено). При этом, ДПТ оформляется контрагентами один раз. При возникновении надобности внесения правок в утвержденную спецификацию – один из участников сделки уведомляет другого, прислав соответствующий запрос.

Как правильно составить спецификацию к договору?

На сегодняшний день не существует унифицированного шаблона спецификации, поэтому данный бланк предприятие вправе оформлять в свободном стиле, удобном для использования. Если на предприятии имеется утвержденный образец бланка, то можно воспользоваться им. При этом, разрабатывая образец спецификации требуется соблюсти 2 главных условия:

• По своей структуре документ обязан отвечать правилам делопроизводства.
• По содержанию – документ обязан отображать существенные данные.

Заполнение спецификации начинается с «шапки», в которой отображается:

1) Присвоенный спецификации номер (приложение №__).

2) Номер и дата ДПТ, к которому она прикладывается.

3) Название бланка (Спецификация на …)

4) Вторая часть спецификации выполнена в форме таблицы, с включением следующих данных:

• Порядкового номера.
• Названия продукции.
• Ее количества.
• Ед. измерения.
• Цены за единицу продукции.
• Стоимости продукции.
• Итоговой стоимости, в т.ч. НДС

При потребности таблица дополняется другими сведениями.

5) Далее прописываются условия оплаты за поставленный товар по утвержденной спецификации. В зависимости от ситуации условия могут быть такими же как в ДПТ, а могут быть откорректированными.

6) Также здесь можно отметить сроки поставки продукции.

7) В завершении бланк подписывается участниками сделки с указанием:

• Должности подписантов.
• Подписи с расшифровкой фамилий.
• Печатей предприятий.

Оформленная спецификация составляется в 2-х экземплярах, прикладывается к ДПТ и считается неотъемлемым приложением к основному контракту.

Образцы для отдельных видов договорных обязательств

Занимаясь предпринимательской деятельностью многие предприятия сталкиваются с оформлением ДПТ, по предоставлению услуг, по исполнению различных работ и т. д. Любая из перечисленных сделок требует от участников сотрудничества выполнения договорных условий. Согласно ст. 158 и 434 ГК РФ договор без оформленной спецификации считается действительным в том случае, когда в нем отображены все требуемые договорные условия.

В то же время, если выполняется поставка огромного ассортимента товара или требуется заполнить большой список услуг, то намного удобнее, чтобы не загромождать текст основного контракта, составлять спецификацию, которая и будет служить основным рабочим документом для осуществления приема поставленной продукции или определения выполненных услуг и расчетов по исполнению договорных условий.

Поставка

Транспортировка материалов, обычно, осуществляется при оформлении ДПТ между сторонами, с обозначением условий и сроков поставок. Особенно это актуально при транспортировке партиями, с четким названием продукции, и проверкой количественных значений. Если список товаров велик, то в этом варианте составляется приложение, спецификация, с обозначением:

1. Четкого названия каждой категории товара.
2. Числа поставляемой продукции каждой категории.
3. Цены за единицу товара без НДС.
4. Стоимости продукции без НДС.
5. Итоговой стоимости партии поставленной продукции, в т. ч. с обозначением НДС.

Ниже предлагается пример спецификации к ДПТ.

Скачать

Оказание услуг

При оформлении договора на услуги (ДУ), особенно, если предоставляется множество услуг на постоянной основе и с разными сроками исполнения, возникает необходимость составления спецификация к ДУ.

Такая потребность возникает при:

1. Оказании огромного списка услуг, предоставляемых согласно контракту.
2. Оказании услуг в различные промежутки времени.
3. Конкретном описании услуги.
4. Подписании ДУ, если стороны не определились со списком услуг.

Чем четче будет оформлена спецификация, тем меньше спорных моментов будет у участников сделки в ходе выполнения договорных обязательств.

Особенностью оформления спецификации является непременное обозначение сроков выполнения, так как для предоставления услуги – это является одним из существенных условий договора.

Обычно, такая спецификация представляет собой таблицу. Учитывая, что утвержденного шаблона законодательными нормами не предусмотрено, предприятия могут самостоятельно разрабатывать образец спецификации.

Однако, надо отметить, что можно обойтись и без спецификации, если в предмете ДУ четко обозначен перечень услуг с указанием сроков их исполнения. В этом варианте нет потребности составлять дополнительный документ в виде спецификации.

Тем не менее, если все-таки возникает потребность заполнения спецификации на услуги, то составляется такой документ в свободном стиле, так как содержание спецификации по ДУ, не регламентировано законодательными нормами. Тем не менее, практика деловых взаимоотношений выдвигает определенные требования к спецификации, необходимые для соблюдения, во избежание недоразумений с исполнением ДУ.

К таким требованиям относится:

1. Отображение номера приложения.
2. Обозначение названия документа «Спецификация».
3. Ссылки на ДУ с обозначением его номера и даты.
4. День и место оформления спецификации обязаны совпадать с данными основного ДУ. Это обеспечит недопущение проблем при судебном разбирательстве, в случае разногласий.
5. Наименование участников сделки в спецификации обязаны совпадать с основным ДУ.
6. Реквизиты сторон в конце спецификации можно сократить до названия участников сделки, подписей и расшифровок фамилий.
7. При временном действии спецификации, требуется отобразить условия, особенности предоставления услуг и условия расчетов.

Примечание. Не требуется перегружать документ сведениями, дублирующими положения ДУ, не имеющими отношения к предмету контракта. В остальном участники соглашения свободны в условиях заполнения документа и форме отображения нужных сведений.

Ниже предлагается образец спецификации по ДУ.

Скачать

Как, где и сколько времени хранить документ?

Спецификация считается приложением к основному контракту и весь период она должна находиться месте с основным договором.

При завершении срока действия договора, спецификация вместе с договором передается на хранение в архив. Срок сохранности документа определяется либо законодательными нормами РФ, либо ведомственными положениями предприятия.

Источник статьи: http://dogovor.net/spetsifikatsiya-k-dogovoru/