Согласование документа
Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.
Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.
Согласование проводится внутри учреждения и вне его.
Виза согласования
Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.
Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).
Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.
Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты.
В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так:
Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.
Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.
В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.
При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.
Гриф согласования
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.
Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.
Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.
В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дастся ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.
Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.
При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.
Источник статьи: http://www.grandars.ru/college/pravovedenie/soglasovanie-dokumenta.html
Согласованно или согласовано?
Сколько ни изучай коварный русский язык, сколько ни запоминай разных слов, а всё равно, что ни день, то встречаются новые «грабли». Например, «любимые» многими ошибки – в правописании суффиксов «-н» и «-нн»: где писать двойную согласную, а где – одинарную? Как, например, правильно пишется: согласованно или согласовано? Между тем, на этот счёт есть довольно простые правила.
Правописание слова согласовано
Как и всегда в случаях сомнения сначала смотрим на фразу, в которой употребляется искомое слово, так как именно от этого зависит, в роли какой части речи выступает СОГЛАСОВАНО. И именно от этого зависит, в свою очередь, сколько Н в суффиксе.
Зададим несколько вопросов:
- Образовано ли от прилагательного «согласованный»?
- Отвечает ли на вопрос «что сделано?»
Если отвечаем утвердительно, то данное слово – страдательное причастие в краткой форме. Причастие сочетает в себе черты как глагола, так и прилагательного и в краткой форме пишется с одной Н в суффиксе.
Отметим, что, как правило, страдательное причастие обычно имеет зависимые слова: существительные, местоимения или наречия времени: согласовано с кем-то, кем-то и/или когда-то: «это решение согласовано мной с директором ещё вчера».
Примеры предложений
- — Не нужно так кричать! Всё было согласовано ещё на прошлой неделе.
- — Хочу напомнить, что тут написано «согласовано»!
- Захоронение на старом кладбище ни с кем не согласовано.
- В данном случае время вашего ухода согласовано с руководителем подразделения.
- — Почему ваше собрание не согласовано со мной? – бушевал директор компании по производству крышек.
Правописание слова согласованно
Однако существует и другой вариант написания слова согласованно: с двумя НН в суффиксе. Но при условии, что это – другая часть речи. Также зададим несколько вопросов:
- Слово отвечает на вопрос «как?».
- Не имеет зависимых слов и может быть заменено синонимом «дружно»?
- Может ли быть ответом на вопрос «каково?»
Если отвечаем утвердительно, значит, перед нами либо наречие образа действия, либо краткое прилагательное. В обоих случаях мы пишем это слово с двумя НН в суффиксе, так как «прародитель» как наречия, так и краткой формы прилагательного – прилагательное «согласованный». А оно имеет в суффиксе две НН.
Отметим, что наречие согласованно обычно относится к действию, выполняемому несколькими людьми одновременно.
Кроме того, так как прилагательное «согласованный» произошло от глагола «согласовать», то частицу НЕ с ним писать нужно раздельно. Это же относится и к словам согласовано и согласованно.
Примеры предложений
- Команда смогла победить только потому, что в опасных ситуациях действовала согласованно.
- Занятия в кабинете проходили тихо и согласованно.
- Ребята шли к финишу согласованно, бок о бок.
- Коллектив, действуя согласованно и в едином порыве, смог преодолеть сильнейший кризис.
- Нажимайте на обе педали согласованно, тогда станок не сбоит прямо во время эксплуатации.
Ошибочное написание
Неправильно будет перепутать части речи и написать одну букву Н в наречии и две – в кратком причастии.
Кроме того, встречаются и орфографические ошибки: «соглосованно», «соглосовано.
Заключение
Итак, чтобы не ошибиться в правописании, нужно выяснить, какой частью речи выступает искомое слово, для чего задать вопросы: «как?» и «что сделано?». Как и в вопросе «что сделано?», в ответе «согласовано» – одна Н. Это легко запомнить.
Источник статьи: http://correctno.ru/orfografiya/soglasovanno_ili_soglasovano
Отличный секретарь
Профессиональный блог Евгении Кожановой
Гриф и виза согласования документа
Процедура согласования документа знакома каждому секретарю и исполнителю. Для тех, кому незнакома, напоминаем: проект документа, старательно подготовленный исполнителем, прежде чем получить подпись генерального директора, проходит процедуру согласования. Специально назначенные должностные лица смотрят проект каждый в своей области и либо соглашаются с тем, что написано (согласуют) либо не соглашаются (не согласуют). Все это должным образом отражается в специальном реквизите. Как его правильно оформить, а также чем реквизит «гриф согласования» отличается от реквизита «виза согласования», будем разбираться в статье.
Кто такие согласующие лица?
Как уже говорилось, согласующие – это должностные лица, которым необходимо предъявить проект перед подписанием.
Перечень согласующих лиц каждая организация составляет самостоятельно, но каждый из руководителей – что логично – должен смотреть проект только в рамках своей компетенции. Возьмем для примера обыкновенный договор. Его «денежную» часть должен согласовать главный бухгалтер: верно ли рассчитана сумма, указан налог, установлена рассрочка и т.д. Добросовестность контрагента проверит начальник службы безопасности. Верно ли составлен договор и все ли интересы компании в нем соблюдены – начальник юр.отдела и так далее.
Кто из СЛ какой аспект согласует, нужно прописать в локальном нормативном акте. Это может быть инструкция по делопроизводству, положение о договорной работе (но тогда информация будет касаться только договоров) или обычный приказ.
Таким образом, создав документ, исполнитель сам определяет состав согласующих лиц и проводит согласование. Обязанность секретаря – принимая документ на подпись директора, просмотреть визы согласования и определить, верно ли они собраны.
Как проводится согласование?
Согласовать документ можно двумя способами: либо оббежать всех нужных руководителей ножками, либо провести электронное согласование. Последнее, конечно, удобнее и быстрее. Про электронное согласование документов доступными средствами можно прочитать, перейдя по ссылке. Если в организации работает система электронного документооборота, электронное согласование документов обязательно.
Гриф или виза?
Согласование оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Откроем его и узнаем, что здесь нам предлагается два реквизита:
23 – гриф согласования документа
24 – визы согласования документа
В чем разница? Очень просто: гриф оформляется сторонней организацией. Вышестоящий, контролирующий, надзорный орган поставит на документе гриф согласования. Визы ставятся в той же компании, в которой создается документ. Еще раз:
Гриф – согласование снаружи. Виза – изнутри.
Как оформить гриф согласования?
Если проект документа должен быть согласован извне, то процесс идет следующим образом:
- Компания-автор документа отправляет проект в согласующую организацию или орган. Для этого нужно написать простое сопроводительное письмо с элементарным текстом:
Подписывает письмо генеральный директор.
- Согласующая организация или орган получает письмо и, в соответствии со своими правилами, в установленный срок (стандартно за 30 дней) проводит процедуру согласования.
- Не всегда для согласования достаточно подписи должностного лица. В некоторых случаях проект рассматривает соответствующая комиссия (коллегия, штаб и т.д.). Тогда согласование оформляется протоколом заседания или решением – это отдельные документы.
- Ответ направляется автору документа тоже письмом. Текст по-прежнему незатейлив:
Направляем вам согласованный проект …
На заседании комиссии …, состоявшемся 16.09.2015, был согласован проект … (протокол заседания прилагается).
Если согласование проводилось лично должностным лицом, то он сам расписывается в грифе:
Начальник управления государственного надзора в сфере оказания транспортных услуг по Волгоградской области
Обязательные составные части реквизита:
- слово СОГЛАСОВАНО, написанное прописными буквами;
- должность согласующего лица с указанием организации (гос.органа);
- его личная подпись;
- инициалы, фамилия;
- дата согласования.
Если согласование содержится в документе, то копия этого документа высылается автору проекта, и гриф согласования заполняет исполнитель:
Письмо Министерства финансов РФ от 16.09.2015 № Исх-3945-3/4
Протокол заседания Комиссии по обеспечению досуга школьников в период осенних каникул при Департаменте образования г. Самара от 16.09.2015 №1.
Как оформить визу согласования?
Внутреннее согласование оформляется аналогичным способом, с той разницей, что достаточно указать лишь должность СЛ, а наименование организации не пишется.
Слова СОГЛАСОВАНО над визами в ГОСТе нет. Можно обойтись и без него. Но и поставить его не будет ошибкой, если не очевидно, что это за подписи. Например, чтобы не перепутать визы согласования приказа с подписями ознакомленных с ним лиц.
Начальник управления по персоналу
Внутреннее согласование тоже может быть оформлено протоколом:
Протокол заседания ЭК от 16.09.2015 №6
Если согласующих лиц много или по каким-то причинам нежелательно показывать лишние подписи на документе, оформляется лист согласования.
Где располагаются виза и гриф?
Гриф согласования документа располагается обычно на пару строк ниже реквизита «Подпись», ближе к левому полю страницы.
Вариантов расположения виз согласования больше:
- под текстом (например, как в Акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению);
- на обороте документа (например, в приказах по основной деятельности); если документ многостраничный – то на обороте последней страницы;
- на своем экземпляре документа (например, на визовом экземпляре письма или на своем экземпляре договора).
Всегда ли ставят «согласовано»?
Конечно, нет. Согласующее лицо читает документ и далеко не всегда сразу соглашается с его содержанием. Кроме положительного «Согласовано» исполнитель может получить ответ:
- «не согласовано» – это когда СЛ категорически против того, чтобы этот документ был подписан до устранения допущенных в нем ошибок;
- «согласовано с замечаниями» – когда согласующий руководитель нашел в проекте неточности, которые не повлекут за собой правовых последствий и в будущем не повлияют на юридическую силу документа, но, тем не менее, до подписания должны быть устранены. Например, отсутствие нумерации страниц, грамматические ошибки, неверная аббревиатура и т.п. Если замечаний много, их перечисляют на отдельном листе. Написать «с/з» и не указать своих замечаний нельзя.
«Не согласовано» в реквизит не пишется. «Согласовано с замечаниями» может быть помещено в реквизит с приложением замечаний. Секретарь, увидев такую визу, обязан проверить, что замечания устранили, и только после этого принимать проект на подпись.
Источник статьи: http://thebestsecretary.ru/?p=4289