Архив форума
Добрый день, часто сталкиваясь с трудностями русского языка, я обращаюсь к вашему порталу. Но, к сожалению, очень часто ваши ответы по оформлению документам правильны с точки зрения норм русского я зыка, но противоречат правилам оформления документов, установленным ГОСТ. Так при обсуждении вопроса о запятой после «С уважением» вы даете образец «правильного» оформления такого реквизита как подпись. В соответствии с п.п. 3.22 ГОСТ должность пишется с прописной буквы. «С уважением,» не является составной частью реквизита подпись. Вы не отрицаете, что это реквизит, но отрицаете правила его написания по ГОСТ. Может всё же стоит при ответе на такие вопросы приглашать делопроизводителей.
1. Это Вы к кому обращаетесь?
2. Не будете ли так любезны дать ссылку на соответствующий ГОСТ?
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ И МЕТРОЛОГИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 3 марта 2003 г. N 65-ст
О ПРИНЯТИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ
ГОСУДАРСТВЕННОГО СТАНДАРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии постановляет:
1. Принять ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» с датой введения в действие 1 июля 2003 года.
Введен впервые.
2. Закрепить ГОСТ Р 6.30-2003 за Научно-техническим управлением.
3. Направить данное Постановление в Минюст России на заключение.
3.22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Вице-президент Ассоциации
региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов
Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов
Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
Исполнительный директор Личная подпись Н.А. Федоров
ЗАО «Партнер»
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор института Личная подпись М.В. Ларин
Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш
>> Может всё же стоит при ответе на такие вопросы приглашать делопроизводителей.
А номер ГОСТа намеренно не указан или для делопроизодителей это обычная история?
1. Принять ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» с датой введения в действие 1 июля 2003 года.
Введен впервые.
Вы не ответили на мой первый вопрос.
И я не увидела в процитированном ГОСТе , как быть, если перед подписью стоит «С уважением».
Где это в нем оговаривается?
>> В соответствии с п.п. 3.22 ГОСТ должность пишется с прописной буквы.
Nastay1984, ну и где там указано, что должность должна быть написана с прописной? А в примерах она записана с прописной только потому, что дана _отдельной_ строкой.
Я думала, что сюда заглядывают те, кто отвечают на эти вопросы.
«С уважением,» заимствовано из западной манеры написания писем, при ответе на этот вопрос эксперты «Грамота.ру» не отрицают, что ПОДПИСЬ является реквизитом, но отрицают правила его написания установленные ГОСТ. В каждой профессии есть свои определенные штампы, и делопроизводстве в частности. Если вопросы составления документов, то и отвечать на них надо профессионально, с учетом этих особенностей.
Тогда отмените в делопроизводстве комплимент — и можете беспрепятственно пользоваться ГОСТом.
Вот только не думаю, что от «заимствованного из западной манеры» так легко сейчас откажутся все подписывающие.
_______
>Я думала, что сюда заглядывают те, кто отвечают на эти вопросы Nastay1984
Марго, повторюсь, реквизит подпись включает в себя всего три элемента наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи, «С уважением,» туда не входит.
>> Марго, повторюсь, реквизит подпись включает в себя всего три элемента наименование должности лица, подписавшего документ
А для чего Вы повторялись? Я и так вас поняла. Но теперь уж повторюсь я: ГОСТ, ссылку на который Вы даете, никаких «правил правописания» НЕ устанавливает. Должности в примерах написаны с прописной, поскольку эта запись идет отдельной строкой и, как любая новая строка, с прописной она и начинается.
Документ — это набор реквизитов, а не единый текст, написание каждого реквизита регламентировано ГОСТ.
Так что — ГОСТ запрещает уважение?
***реквизит подпись включает в себя всего три элемента наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи, «С уважением,» туда не входит.***
Nastay1984, Вы хотите сказать, что ГОСТ запрещает употреблять «С уважением»?
Уважение он не запрещает, но должность пишется с прописной.
Nastay1984, Вы хотите сказать, что ГОСТ запрещает употреблять «С уважением»?
Не запрещает, но должность должна писаться с прописной
Так, полагаю, мы зашли в тупик.
У человека есть Бог, зовется он ГОСТ. Мы — еретики.
Истинно верующего переубедить невозможно, тем более еретикам.
***Не запрещает, но должность должна писаться с прописной***
Прекрасно.
«С уважением,
Гендиректор Пупкин»
— такой вариант ГОСТу не противоречит?
Helena, Вы правы, действительно, в этом ГОСТ нет ничего насчёт уважения (специально просмотрел)! Это понятно: данный ГОСТ — на ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ.
Оказывается, Nastay1984 молится не ТОМУ богу?
А что касается мнимых запретов — вот последняя строка из раздела 1 этого ГОСТа:
Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.
организационно-распорядительный документ: Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц . Сюда же входит и деловая переписка, и ответы были даны в теме деловые письма.
Nastay1984, и всё же — Вы кого пытаетесь убедить?
Нас, участников форума? Это по меньше мере забавно.
Helena, я уже поняла, что убеждать кого-то в чем-либо бесполезно. Мы с вами смотрим на этот ворос с разных колоколен. Спасибо за общение.
Всегда пожалуйста.
__________
(Но вопрос у меня остался — зачем Nastay1984 заходила-то?)
>> зачем Nastay1984 заходила-то?
Helena, чтобы объяснить нам, что в русском языке после запятой в предложении нужно писать с прописной.
Nastay1984, Вы после «С уважением» точку ставьте, тогда и Ваш «Генеральный директор» с прописной сойдет.
Вашими советами по оформлению документов пользуются «делопроизводители», которые даже основ своей профессии не знают, потом очень печалятся результатам или письмо завернули, или премии лишили за неправильное оформление документации. Надеюсь, вам никогда не придется столкнуться с маразмом, когда каждый отступ проверяют по линейке, все поля и, не дай бог, ты должность с маленькой буквы написала. Кстати письма из ГД, Правительства, Администрации Президента оформляются в соответствии ГОСТ.
С уважением,
Помощник руководителя Личная подпись А.А. Коновалова
%%%
[30.07.2009 10:55] – Nastay1984
В соответствии с п.п. 3.22 ГОСТ должность пишется с прописной буквы.
%%%
Читаем п. 3.22:
%%%
3.22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
%%%
А где же в п. 3.22 записано, что «должность пишется с прописной буквы»? Я не нашёл. «Наименование должности лица, подписавшего документ» может ведь писаться как с заглавной буквы, если с него начинается предложение, так и со строчной в середине или конце предложения.
Вау, уже и помощники с прописных пошли. (
ИМХО, форма
«С уважением,
Генеральный директор (подпись) Пупкин»
настолько нелитературна, что не должна употребляться независимо от того, что написано в ГОСТе.
Подавляющее большинство деловых писем начинается с «Уважаемый Такойто Такойтович», после чего писать «с уважением» не стоит.
«С уважением» вполне можно написать в письме, не являющемся «организационно-распорядительной документацией» Вполне нормально:
С уважением
В.Пупкин,
генеральный директор.
Кроме того, цитирую ГОСТ Р 6.30-2003: «Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми». Оксюморон, конечно, но смысл ясен: обязаловки нет.
Мда, Просто Юхaн меня тоже не видит: [30.07.2009 11:23] – Марго.
Тогда дубль-2: «Невидима и свободна!»
Просто Юхaн, мы обсуждали именно реквизит подпись, его местоположение определно достаточно конкретно ГОСТ.
volopo, на основе этого ГОСТ сделаны большинство инструкций по делопроизводству, обязательные для той организации в которой они приняты.
%%%
[30.07.2009 12:11] – Марго
Вау, уже и помощники с прописных пошли. (
%%%
Это уже бывший Помощник. Потому что у него «руководитель» со строчной. А должно быть наоборот.
Helena, чтобы объяснить нам, что в русском языке после запятой в предложении нужно писать с прописной.
Из Письмовник: культура письменной речи
После слов «С уважением» принято ставить запятую, несмотря на то что правила правописания не регламентируют этот случай.
>Вашими советами по оформлению документов пользуются «делопроизводители», А обращение (если Вы обращались к руководству портала) тоже ГОСТом отменено? Просто Юхaн
%%%
[30.07.2009 12:14] – Марго
«Невидима и свободна!»
%%%
>чтобы объяснить нам, что в русском языке после запятой в предложении нужно писать с прописной.
>> Helena, чтобы объяснить нам, что в русском языке после запятой в предложении нужно писать с прописной.
>>> Из Письмовник: культура письменной речи
>>>После слов «С уважением» принято ставить запятую, несмотря на то что правила правописания не регламентируют этот случай.
И чего? Сами-то поняли, к чему это сказали?
***ну и где там указано, что должность должна быть написана с прописной? А в примерах она записана с прописной только потому, что дана _отдельной_ строкой.***
***Кстати письма из ГД, Правительства, Администрации Президента оформляются в соответствии ГОСТ.
С уважением,
Помощник руководителя Личная подпись А.А. Коновалова ***
——-
Отдельная строка — и должность с прописной. Всё сходится.
Кстати, давайте попробуем говорить на бюрократическом языке.
Если реквизит «подпись» начинается с наименования должности, то, следовательно, перед наименование должности идет реквизит «текст письма». Заканчивать реквизит «текст письма» запятой («С уважением,») или вообще обходится без знака препинания («С уважением») — значит допускать грубую пунктуационную ошибку.
volopo, вот сразу видно, что Вы не бюрократ. Не получается у Вас говорить на их языке.
Законы и стандарты писать непросто. Каждый их штрих неминуемо коснется миллионов людей. С законами еще куда ни шло, скажем, выйдет закон о запрете курения — а некурящие этого даже и не заметят, им ничего особенного не придется совершать во славу нового закона. Тогда как с новым стандартом, особенно таким широкополосным, как ГОСТ Р 6.30-2003 считаться доведется многим.
А в нем причин для раздражения немало!
«3.20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.»
Я не гражданин РФ, поэтому у меня сразу возникает основной и принципиальный вопрос: государственный язык России — это кодифицированный литературный русский язык? «Чистый» и подчиненный Академической грамматике или смешанный с различными социолектами, к которым можно отнести язык делопроизводства?
(В котором, скажем, полностью исключены пробелы в инициалах и фамилиях, см. ГОСТ Р 6.30-2003.)
Но вернемся к вопросу темы.
Экспресс-анализ ГОСТа показал, что реквизиты №20 «Текст документа» и №22 «Подпись» строго разобщены, т.е. размещаются на отдельных полях документа, поэтому обращение перед подписью текстом считаться не может. Не входит оно и в состав подписи, Вы тут правы. Следовательно, применение обращений этим нормативным стандартом в России отменено, только и всего, что ж тут неясного-то!
Но эта отмена — не конец света или века, изобретательным чиновникам ничто не мешает, во-первых, что самое простое, компенсировать отсутствие формально-завершающего «с уважением» эквивалентным по теплоте текстом в последних строках документа.
А во-вторых, что более крутое, ГОСТ не запрещает рассматривать и оформлять «с уважением» в качестве элемента реквизита №21 «Приложение»!
Мы, конечно, понимаем трудности столоначальников, им было бы гораздо легче, если бы ГОСТ прямо и ясно предложил форму, уже апробированнную в соседних реквизитах (ВНИМАНИЕ: здесь и далее до конца примеры являются абсолютно условными!):
УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО «Ростекстиль»
Личная подпись ___ В.А.Степанов
Дата
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2003 N 430-162
С УВАЖЕНИЕМ
Копрезидент
форума Вече Личная подпись А.А.Адада
>Например, так:
>»Приложение: с уважением!»
Приложение: Уважение, 0 стр., 1 экз., дсп
Источник статьи: http://gramota.ru/forum/spravka/100384
Деловой этикет: пишите правильные письма!
Если вы думаете, что эпистолярный жанр канул в Лету, вы глубоко ошибаетесь. В быту, не поспоришь, стало привычным звонить по телефону или обмениваться моментальными сообщениями ICQ — просто и быстро. Однако в деловых взаимоотношениях по-прежнему письма играют важную роль: телефонный разговор, переписку по «аське» к делу не подошьешь: здесь нужны более серьезные документы.
Относиться к написанию деловых писем необходимо щепетильно и ответственно. Для любого делового письма, в том числе посылаемого по электронной почте, рекомендуется использовать фирменный бланк , где указаны реквизиты организации. Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, и с ней можно иметь дело. Обязательно указать дату написания письма. Месяц желательно писать буквами, сокращения, типа 20.01.02, приняты только в России и в международной практике не употребляются.
Деловое письмо должно содержать заголовок , раскрывающий содержание текста. Это значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем. В первую очередь надо добиться того, чтобы ваше письмо выделили из массы аналогичных и направили нужному сотруднику. Тема письма подчеркивается или пишется заглавными буквами.
Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма. Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз — в письме, и оно складывается так, чтобы адрес получателя оказался в окошке. Адрес пишется в следующем порядке: номер дома, улица, название города, области, республики (штата, графства, кантона и т.п.), почтовый индекс, страна.
После адреса — инициалы и фамилия адресата. Перед инициалами ставятся сокращения «Г-ну», «Г-же» или «Г-дам». Если у адресата есть звание или титул, лучше вместо обращения «Господин» указать его. Во всех западноевропейских странах и в США опускать титулы считается невежливым. Однако писать и говорить «Господин + титул + фамилия» принято только в Германии. Во Франции и в Англии дворянский титул адресата всегда указывается в адресе, но его не принято упоминать в тексте письма.
Слова «Господин» и «Госпожа» не принято употреблять без фамилии, и их всегда сокращают до «Г-н» или «Г-жа», тогда как звания и титулы желательно писать полностью. В Англии после имени адресата часто пишется вежливое обращение «Эсквайр» (Esquire — Esq.), причем оно никогда не употребляется в совокупности со словом «Господин». Если вы хотите послать письмо лично, то после фамилии укажите: «Лично» (Private — для Англии, Personal — для США).
Если письмо адресовано фирме и должно быть прочитано определенным человеком, употребляется выражение «Вниманию г-на. » (Attention of. ). Можно послать письмо на адрес фирмы лицу, чей адрес неизвестен, а фирма, в которой он работает, поддерживает с ним деловую связь, указав «Через» (Care of или C/O).
Вступительное обращение традиционно состоит из слов «Уважаемый г-н (г-жа) + фамилия» или «Дорогой г-н (г-жа) + фамилия». В официальных письмах не принято обращаться на «ты», даже если в жизни вы накоротке. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами «Дорогой + имя» или «Уважаемый + фамилия».
Не стоит в обращении писать: «Ув. г-н директор!». В данном случае сокращения неуместны. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и им подобные следует писать полностью. Иначе получатель вправе подумать, что вы его на самом деле не очень-то уважаете.
Хорошее впечатление производят деловые письма, в которых после приветствия содержат некое вступление-комплимент . Обычно говорят о том, что рады приветствовать столь известную фирму, что для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру большой честью и т.п. Можно выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.
Плохое впечатление производят деловые письма, содержащие словесный мусор ( «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам », излишнюю вежливость (« Будьте любезны, прочтите это письмо, пожалуйста »), бессодержательные прилагательные ( выдающийся, восхитительный, замечательный ), лишних местоимений (« мы все рады сотрудничать с вами и вашей фирмой »).
Письма, составленные в таком стиле, всегда создают впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус. Они оцениваются как менее компетентные и заслуживающие меньшего доверия, чем те, где текст написан «тверже». Поэтому нужно всячески избегать употребления общих фраз, слов-паразитов и ненужных прилагательных.
При написании деловых писем не стоит употреблять директивные фразы-указания (« вам следует связаться с нами по телефону. »). Такой фразой вы психологически настраиваете людей против себя. Не стоит высокомерно указывать партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: « Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону.. .». Смысл тот же, но тон письма настраивает на более доброжелательное к вам отношение.
О писывая деятельность своей фирмы, для создания впечатления конкретных достижений обратите внимание на выбор глаголов . Глаголы совершенного вида говорят о реальных результатах: выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т.п . Глаголы несовершенного вида создают более неопределенные по отношению к результату деятельности: производим, работаем, выполняем, участвуем . Они дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Использование глаголов совершенного вида создаст впечатление конкретных успехов, а значит создаст впечатление солидности и респектабельности вашей фирмы.
В письме-просьбе , по возможности, сжато укажите причину, саму просьбу сформулируйте чётко, заранее поблагодарите за исполнение. В знак благодарности за ответ, как выражение готовности к сотрудничеству или в качестве информационного сообщения пишутся письма-извещения . Под таким письмом достаточно поставить подпись референта.
Письмо-напоминание направляется в тех случаях, когда с помощью телефонных переговоров или личного контакта не удается получить желаемый результат. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить взятые на себя обязательства.
Письмо-подтверждение является гарантией ранее данных обещаний или уже оговоренных условий. Такое письмо является выражением вежливости и уважения к партнеру. В письме-претензии должна содержаться сама претензия, основание для её предъявления и конкретные требования.
В ответ на претензию пишут письма-отказы . Начинать и заканчивать такое письмо лучше с позитивной информации: например, перечислением того, с чем вы согласны, затем объяснить причину отказа. Письмо поможет, несмотря на отказ, поддержать нормальные отношения с клиентом или партнером.
Письмо-извинение обычно содержит изложение причин, по которым внезапно нарушается предварительная договоренность. В ряде случаев такое письмо направляется после уведомления по телефону. Гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за что-либо с указанием вида операции, которую предстоит произвести. Письмо заканчивается фразой «Оплату гарантируем» и указанием своих банковских реквизитов и имеет две подписи — руководителя и главного бухгалтера.
Поздравления, благодарности, соболезнования лучше писать от руки, чтобы подчеркнуть искреннее и индивидуальное отношение к партнёру.
Письмо, содержащее серьезное деловое предложение , предполагающее денежные взаиморасчеты на солидную сумму, лучше отправлять по почте, а не по факсу или e -mail. В идеале почтовый курьер должен вручить его лично руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно должно иметь большой фирменный конверт, отпечатанный типографским способом.
В деловом письме обязательно должна присутствовать заключительная формула вежливости : «С почтением», «С уважением». В официальном письме за рубежом, как правило, употребляется Very truly yours («Искренне ваш»). Причём в ответном письме желательно употребить ту же формулу вежливости, что и в полученном.
Как видите, всё очень просто, хотя условностей более чем достаточно. Пишите письма!
Встройте «Правду.Ру» в свой информационный поток, если хотите получать оперативные комментарии и новости:
Подпишитесь на наш канал в Яндекс.Дзен или в Яндекс.Чат
Добавьте «Правду.Ру» в свои источники в Яндекс.Новости или News.Google
Также будем рады вам в наших сообществах во ВКонтакте, Фейсбуке, Твиттере, Одноклассниках.
Источник статьи: http://www.pravda.ru/society/223657-etiket_10/