Составление и оформление протоколов заседаний, собраний, конференций
Протокол – документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях. Поэтому, с одной стороны, протокол может быть информационным документом (содержащим информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов), с другой – это распорядительный документ, т.к. содержит постановляющую часть.
Протокол документирует деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как президиум, профсоюзный комитет. Обязательно протокол ведётся на собраниях, конференциях, семинарах, совещаниях.
Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несёт секретарь. Протокол должен быть оформлен не позднее 5 дней со дня заседания.
Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (протокол), дата и номер протокола, место составления протокола, заголовок к тексту, текст, подписи.
Протокол должен отражать содержание заседания, собрания, отвечать требованиям полноты и достоверности информации.
Нумерация протоколов собраний, заседаний профсоюзного комитета ведётся в пределах календарного года.
Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть текста протокола должна включать следующие вопросы:
- кто руководит проведением протоколируемого мероприятия;
- кто вёл протокол;
- кто присутствовал на совещании (заседании, собрании);
- кто был приглашён (при необходимости) на совещание, заседание, собрание;
- какие вопросы обсуждались на совещании, заседании, собрании.
Информация о председателе, секретаре, присутствующих и приглашённых включает фамилии и инициалы должностных лиц. Дополнительно для лиц, приглашённых на совещание, указывается занимаемая должность.
На собраниях, где большое количество участников, перечисление присутствующих в водной части нецелесообразно, поэтому составляется отдельный список присутствующих на собрании, а в разделе «присутствовали», указывается общее количество присутствующих, со ссылкой на прилагаемый список.
трудового коллектива КГПУ
присутствующих на собрании трудового коллектива КГПУ
23.03.2004
Секретарь личная подпись И.О. Фамилия
Разделы «присутствовали» и «приглашённые» важны для протокола, т.к. влияют на юридическую силу документа. Для протоколов коллегиальных органов, собраний важно указывать общее количество членов коллегиального органа, трудового коллектива, необходимых присутствовать.
Рассматриваемые вопросы перечисляются в разделе «Повестка дня». Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов «о» (об), наименование должности и фамилия докладчика пишется в родительном падеже.
1. О выполнении коллективного договора за 2013 год. Доклад ректора Н.И. Петрова
2. О внесении изменений в Устав. Сообщение проректора Т.И. Тихонова.
Основная часть текста протокола излагается в соответствии с вопросами повестки дня. Построение каждого вопроса осуществляется по схеме: Слушали – выступили – постановили (решили). Эти слова печатают прописными буквами.
Принимаемые решения коллегиального органа (профкома, президиума) требуют голосования. В этом случае после раздела Постановили указывается:
ГОЛОСОВАЛИ: за — …против — …воздержались
Например: форма полного протокола
Постановление (решение) указывается в протоколе полностью. Протокол подписывается председателем и секретарём. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.д.
Решения, принятые на заседании, доводятся до членов профсоюзной организации в виде копии самого протокола или выписки, постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.
Протоколы относятся к числу важных документов профсоюзной организации, поэтому хранятся не менее 10 лет и передаются на архивное хранение.
По объёму фиксированных данных, в зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола:
- Краткая, в тексте которых указывается лишь постановление.
- Сокращённая, в тексте которых печатают фамилии выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается решением или постановлением.
- Полная, в тексте которых кроме постановлений, кратко записывают выступления докладчиков и других участников собрания, совещания, заседания.
- Стенографическая, форма протокола составляется на основе стенографического отчёта: о заседании (стенограммы) и дословно передаёт процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.
Полные и стенографические протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.
Например: форма краткого протокола
Пример краткого протокола
Красноярская краевая организация
Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева
660049 г. Красноярск тел. (3912) 23-23-16
ПРОТОКОЛ
заседания президиума профсоюзного комитета
28 октября 2013 №14
Председатель: Белова Е.Н.
Секретарь: Моисеева В.Н.
Присутствовали члены президиума из 11 человек – 9 человек, в том числе: Смирнова Ю.Н., Иванова Е.В., Арнольд Е.В., Моисеева В.Н., Дзяугис С.В., Ценюга И.Н., Багдасарьян И.С., Коваленко Т.Д.
Повестка дня:
1.Об итогах участия во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года профсоюзной организации КГПУ
Сообщение: зам. председателя Ценюга И.Н.
Постановили:
1.1 Информацию об участии во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года принять к сведению.
1.2 Выразить благодарность первичным профсоюзным организациям, принявшим активное участие во Всероссийской акции работников образования.
Голосование: единогласно
2.Об информационной работе в профсоюзной организации.
Доклад председателя организационно-массовой комиссии профкома Моисеевой В.Н.
Постановили:
2.1 Принять к сведению информацию об информационной работе в профорганизации.
2.2 Выписать газету «Мой профсоюз» в 3-х экземплярах.
ответственная Моисеева В.Н.
2.3. Оформить стенд профсоюзной информации в учебном корпусе № 4 и № 5
ответственная Багдасарьян И.С. до 01.12.2013
Голосование: единогласно
Председатель Белова Е.Н. Белова
Секретарь Моисеева В.Н. Моисеева
Пример сокращённого протокола
Красноярская краевая организация
Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева
660049 г. Красноярск тел. (3912) 23-23-16
ПРОТОКОЛ
заседания президиума профсоюзного комитета
28 октября 2013 г. № 14
Председатель: Белова Е.Н.
Секретарь: Моисеева В.Н.
Присутствовали члены президиума из 11 человек – 9 человек, в том числе: Смирнова Ю.Н., Иванова Е.В., Арнольд Е.В., Моисеева В.Н., Дзяугис С.В., Ценюга И.Н., Багдасарьян И.С., Коваленко Т.Д.
Повестка дня:
1.Об итогах участия во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года профсоюзной организации КГПУ
Сообщение: зам. председателя Ценюга И.Н.
Постановили:
1.1 Принять к сведению информацию об участии во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года.
1.2 Выразить благодарность первичным профсоюзным организациям, принявшим активное участие во Всероссийской акции работников образования.
Голосование: единогласно
2.Об информационной работе в профсоюзной организации.
Доклад председателя организационно-массовой комиссии профкома Моисеевой В.Н.
Постановили:
2.1 Принять к сведению информацию об информационной работе в профорганизации.
2.2 Выписать газету «Мой профсоюз» в 3-х экземплярах
ответственная Моисеева В.Н.
2.3. Оформить стенд профсоюзной информации в учебном корпусе № 4 и № 5
ответственная Багдасарьян И.С. до 01.12.2013
Голосование: единогласно
Председатель Белова Е.Н. Белова
Секретарь Моисеева В.Н. Моисеева
В практике часто оформляем выписки из протоколов. Выписка из протокола копирует части текста подлинного протокола. Поэтому содержит все реквизиты заголовочной части протокола и отдельные реквизиты основной части текста протокола: «Слушали» — «Постановили» — «Голосование». Выписку из протокола подписывает секретарь, он составляет завершительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка даётся для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.
Красноярская краевая организация
Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева
660049 г. Красноярск тел. (3912) 23-23-16
ВЫПИСКА из ПРОТОКОЛА
заседания президиума профсоюзного комитета
28 октября 2013 г. № 14
Председатель: Белова Е.Н.
Секретарь: Моисеева В.Н.
Присутствовали члены президиума из 11 человек – 9 человек, в том числе: Смирнова Ю.Н., Иванова Е.В., Арнольд Е.В., Моисеева В.Н., Дзяугис С.В., Ценюга И.Н., Багдасарьян И.С., Коваленко Т.Д.
Повестка дня:
2.Об информационной работе в профсоюзной организации.
2.Слушали: Моисееву в.н.
Выступили: Арнольд Е.В., Белова Е.Н.
Постановили:
2.1 Принять к сведению информацию об информационной работе профорганизации.
2.2 Выписать газету «Мой профсоюз» в 3-х экземплярах.
ответственная Моисеева В.Н.
2.3. Оформить стенд профсоюзной информации в учебном корпусе № 4 и № 5
ответственная Багдасарьян И.С. до 01.12.2013
Голосование: единогласно
Председатель Белова Е.Н. Белова
Секретарь Моисеева В.Н. Моисеева
Если информация оказалось полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!
Источник статьи: http://olgasofronova.ru/sostavlenie-i-oformlenie-protokolov-obrazec.html
Протокол
Протокол
Протокол — документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.
Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться.
Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций» собраний, семинаров и т. д.).
Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений.
Протокол оформляется на общем бланке.
Содержание протокола
Заголовок, дата и номер протокола
Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания. Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д.
Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.
Например: 21 — 24.07.2009.
Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.
Текст протокола включает следующие части:
Вводная часть
Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.
Если на заседании были лица из других организаций, то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово «Приглашенные» и указывается список приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.
Во вводной части протокола указывается повестка дня.
Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года».
По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).
Основная часть
В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.
Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.
Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер (см. рис. 1).
Полный протокол — содержит сведения не только об обсуждавшихся вопросах, принятых решениях и фамилиях выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания (см. рис. 2).
Рис. 1. Пример оформления краткого протокола
Рис. 2. Пример оформления полного протокола
При использовании любой формы протокола его текст будет делиться на столько разделов, сколько пунктов содержит повестка дня.
Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными буквами. Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в которой сформулировано решение.
В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления. В начале текста с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего. Запись выступления отделяют от фамилии тире. Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Допускается вместо записи выступления после фамилии указать («Запись выступления прилагается», «Текст доклада прилагается»).
В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу.
В части «ВЫСТУПИЛИ» с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и после тире, текст выступления или вопрос (если в ходе выступления он был задан докладчику).
В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола.
Текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.
Протокол оформляет секретарь заседания. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после заседания.
Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.
В день подписания протокола председателем он должен быть зарегистрирован.
Выписка из протокола
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты (см. рис. 3).
Рис. 3. Пример оформления выписки из протокола
Выписки из протоколов иногда заменяют собой такой распорядительный документ, как решение. В этом случае выписка служит инструментом доведения до исполнителей принятых решений. В таком случае секретарь, например, Правления акционерного общества, не позднее 2 (двух) дней после подписания протокола заседания производит рассылку выписок из протокола по отдельным вопросам ответственным исполнителям. Выписки подписывает секретарь.
Обязательному заверению печатью подлежат выписки из протоколов, направляемые в другую организацию.
Подлинные экземпляры протоколов формируются секретарем в дела по виду заседаний. Например, «Протоколы общих собраний», «Протоколы заседаний Совета директоров», «Протоколы совещаний у директора» и т.д. Внутри дела протоколы систематизируют по номерам и хронологии. Дела формируются в течение календарного года.
Источник статьи: http://www.grandars.ru/college/pravovedenie/protokol.html