Как пишется письмо уведомление

Уведомления

Уведомление – документ, нужный для донесения определенных сведений до получателя. Отличается от претензии отсутствием требований. Но нужно учитывать, что в редких случаях требования в письмах-уведомлениях присутствовать могут.

Обязательность оформления

Обязательно ли составлять уведомление? В некоторых случаях оформлять его необходимо. В частности, это следующие случаи:

Прием на работу иностранного гражданина.
Изменение положений трудового соглашения.

Если документ не будет отправлен, компании грозит штраф или проверка со стороны трудовой инспекции.

В каких случаях составляется уведомление?

Уведомление – документ, который может составляться во множестве ситуаций. Рассмотрим самые распространенные причины оформления:

Есть необходимость в извещении сотрудников или профсоюзов о чем-либо. К примеру, нужно уведомлять работников об изменении положений договора, ликвидации организации, о сокращении.
Есть необходимость в уведомлении службы занятости или другого госоргана. В службу занятости нужно отправлять уведомление о ликвидации компании, в налоговый орган – о приеме на работу нерезиденту.

Уведомление в письменном виде обязательно составляется в этих обстоятельствах:

Требуется уведомить сотрудника об изменении трудовых условий.
Нужно получить согласие работника об изменении трудовых условий.
Требуется зафиксировать отказ сотрудника.

Уведомление составляется в свободной форме. Однако рекомендуется разработать собственные правила оформления и зафиксировать их в локальных актах. К примеру, их можно отразить в инструкции по делопроизводству.

Особенности составления

Правила составления уведомления зависят от того, кто является его получателем:

Внешние пользователи. К примеру, это могут быть контрагенты, ЮЛ, госорганы и лица, которые не работают в компании. Для составления уведомления используется общий бланк для письма. В документе могут присутствовать таблицы. Его необходимо обязательно подписать. Желательно, чтобы на уведомлении стояла подпись. Иногда уведомление отправляется вместе с сопроводительным письмом.
Внутренние пользователи. К примеру, это могут быть сотрудники компании. Для составления документа используется бланк, в котором присутствуют необходимые реквизиты: название компании, наименование документа.

Как правило, к документу для внешних пользователей предъявляются более строгие требования. На нем должна стоять подпись, печать. Указывается вся полнота информации: реквизиты отправителя и получателя, название фирмы, наименование документа.

Составляющие уведомления

Стандартное уведомление обычно включает в себя эти сведения:

Дата. Указывается дата подписания документа. При этом используется цифровой способ (к примеру, 09.09.18).
Регистрационный номер. Представляет собой индивидуальное обозначение каждого исходящего документа. Оно может включать в себя и буквы, и цифры.
Адресат. Реквизиты получателя нужно будет указывать даже в том случае, если это внутренний документ. Требуется отразить название подразделения, где работает сотрудник, ФИО самого работника.
Заголовок. Он должен быть кратким и отражающим содержание документа.
Текст уведомления. Нужно зафиксировать информацию, о которой требуется уведомить получателя.

Уведомление подписывает руководитель компании или лицо, имеющее право на подпись. Необходимо также включить в документ расшифровку росписи.

Разновидности документов

Рассмотрим самые распространенные разновидности уведомлений:

О собрании кредиторов или аукционеров.
О переходе на УСН.
Об изменении названия компании.
О смене гендиректора.
Об изменении юридического адреса.
О смене реквизитов.
Об изменении размеров ЗП.
Об отпуске.
О погашении задолженностей.
О расторжении договора.

Уведомление может отправляться сотрудникам, руководителям подразделения, контрагентам, поставщикам, госорганам, арендаторам.

Источник статьи: http://assistentus.ru/forma/uvedomlenie/

Образец уведомительного письма

При ведении деловой переписки составление писем является важнейшим элементом деловой этики. Распространенным видом такой переписки являются письма, которые носят уведомительный или информационный характер. Такие письма очень часто являются элементом договорных отношений между предприятиями, а их отсылка прямо предусмотрена соответствующими договорами. Весьма часто такие письма используются в качестве доказательств в судебных спорах.

Предприятия и организации нередко направляют уведомления в адрес налоговой инспекции и надзорных органов.

Содержание писем может быть самым различным, но принципы их составления одинаковы. Это относится как к переписке юридических, так и физических лиц. Разница только в одном – письма от имени юридических лиц составляются, как правило, на специальных (фирменных) бланках, а от имени физических лиц на простых стандартных листах формата А4. Письмо обязательно должно содержать следующую информацию:

отправитель и его реквизиты;
получатель и его реквизиты;
текст письма;
дата отправки (для юридических лиц обязательно указание регистрационного номера исходящей корреспонденции);
в конце письма (от юридического лица) указывают фамилию и телефон исполнителя.

Письма от имени предприятий подписывает обычно руководитель или лица, которые отвечают за соответствующее направление деятельности (финансовый директор, главный инженер и так далее).

Заголовок письма «уведомление» не является обязательным, но в тексте должны присутствовать формулировки, указывающие на его характер. Например, «настоящим уведомляем/сообщаем Вас/Вам». Вполне допустимым и даже желательным является обращение в начале письма, например, «Уважаемый Иван Иванович!». При необходимости к письму прилагаются необходимые документы или их копии.

Ниже мы приводим образец уведомительного письма, которое написано на бланке компании-уведомителя:

Открытое акционерное общество

г. Красноярск, ул. Красноармейская, д.18, оф.312

Исх. №32/4 от 30.04.2018 г.

Директору ООО «Тексимпорт»

ул. Весенняя, д.12, оф.421

о завершении срока аренды

Настоящим уведомляем Вас о том, что срок аренды павильона №45, согласно договора №12 от 20 декабря 2014 года, истекает 30 июня 2018 года.

В связи с проведением капитального ремонта павильона №45 мы предлагаем Вам в аренду павильон №23. Предлагаем Вам в срок до 31 мая 2018 года заключить договор аренды павильона №23.

проект договора аренды на 4 стр.

ОАО «Торговые системы»

_____________ Игнатенко О.Л.

исп. Перминова Елена

Анатольевна тел. 8-972-ХХХХХХХ

При отсутствии фирменного бланка то же самое письмо составляется несколько иначе. Вот как написать письмо-уведомление (образец) в этом случае:

Директору ООО «Тексимпорт»

ул. Весенняя, д.12, оф.421

от Генерального директора

ОАО «Торговые системы»

ул. Красноармейская, д.18, оф.312

о завершении срока аренды

Настоящим уведомляю Вас о том, что срок аренды павильона №45, согласно договора №12 от 20 декабря 2014 года истекает 30 июня 2018 года.

проект договора аренды на 4 стр.

ОАО «Торговые системы»

_____________ Игнатенко О.Л.

30 апреля 2018 года

исп. Перминова Елена

Анатольевна тел. 8-972-ХХХХХХХ

Нередко уведомительные письма носят характер докладных записок, представляют собой извещение и используются во внутренней переписке организаций.

Настоящим сообщаю Вам, что в результате плановой проверки состояния электропроводки в цехе №3 установлен ее ветхий характер и несоответствие требованиям техники безопасности. Установлен срок устранения выявленных недостатков (до 22 сентября 2017 года).

В случае непринятия необходимых мер буду вынужден опечатать щитовую цеха №3.

Старший инженер отдела

____________ Перминов И.М.

31 августа 2017 года

Уведомительные письма от трудящихся в адрес работодателя часто носят характер заявления об увольнении по собственному желанию. В этом случае следует иметь в виду, что работодатель может потребовать от работника отработать две недели. При этом обязательно следует указывать свою должность и паспортные данные. Письмо следует зарегистрировать в отделе кадров. Вот пример такого заявления.

От старшего инженера ЦЗЛ

Паспорт ХХ ХХ №ХХХХХХХ

выдан ХХХХХ 21.08.2009 г

зарегистрирован г. Новосибирск,

ул. Весенняя, д.34, кв. 124

Прошу уволить меня с занимаемой должности по собственному желанию 24.04.2018 г.

Старший инженер ЦЗЛ ____________ Тонкошкур А.Т.

Очень важно правильно составить уведомление при увольнении сотрудника по сокращению штатов. Это связано с тем, что ошибки при его оформлении часто приводят к восстановлению работника согласно решению суда.

ООО «Направленное бурение»

г. Екатеринбург, ул. Желябова, д.43, оф.213

Водителю отдела снабжения

Настоящим уведомляю Вас, что в связи с упразднением отдела снабжения (Приказ №34 от 16.02.2018 г.) занимаемая Вами должность экспедитора с 31.05.2018 г. сокращается.

В связи с этим, предлагаем Вам список вакантных должностей на нашем предприятии, на которые Вы можете быть переведены:

заведующий складом запчастей, оклад 24000 рублей в месяц;
экспедитор, оклад 16000 рублей в месяц;
слесарь сборщик, оклад 18000 рублей в месяц

О согласии на перевод Вы должны сообщить администрации до 31.05.2018 г. В случае отсутствия Вашего заявления, Вы будете уволены 31.05.2018 г. по п. 2, ч. 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

«Направленное бурение» _________________ Тихомиров С.А.

С текстом уведомления ознакомлен,

копию на руки получил _________________ Перепелкин В.В.

Следует отметить, что важные письма-уведомления следует отправлять по почте с описанием вложения и уведомлением о вручении. Особенно это касается переписки с государственными органами.

Источник статьи: http://101biznesplan.ru/spravochnik-predprinimatelya/blanki-i-dokumenty/obrazets-uvedomitelnogo-pisma.html