Письмо-отказ
Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.
По каким поводам происходит деловая переписка
В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Как оформить отказ
Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.
Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.
Общие сведения о деловом письме
Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).
Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.
Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.
В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.
При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.
На имя кого писать
Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).
Оформление письма-отказа
Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.
При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.
Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.
Кто должен подписать
В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.
Как отправить письмо
Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).
Письмо-отказ от сотрудничества
Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.
- В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
- Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
- При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
- В заключение подпишите письмо и датируйте.
Письмо-отказ от участия в мероприятии
При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.
Письмо-отказ от предложения о работе
Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.
Источник статьи: http://assistentus.ru/forma/pismo-otkaz/
Мотивированный отказ от подписания документов о приемке
В этом посте хочу напомнить моим читателям, насколько важно направить поставщику (подрядчику, исполнителю) мотивированный отказ от подписания документов о приемке товара (работы, услуги) в том случае, если они не соответствуют условиям контракта.
Очень часто коллеги совсем забывают об этом и бывает так. Поставщик привозит товар, который не соответствует по тем или иным параметрам условиям контракта. Заказчик смотрит этот товар, не подписывает документ о приемке и отдает его назад поставщику с требованием привезти товар соответствующего качества. Привозит товар обычно водитель, который все это забирает и везет назад. Если товар доставляется транспортной компанией из другого города или региона, то заказчик просто не подписывает документ о приемке и по телефону требует от поставщика привезти нужный товар.
Это очень большая ошибка. Так делать НЕЛЬЗЯ.
В соответствии с частью 7 статьи 94 Закона 44-ФЗ «Приемка результатов отдельного этапа исполнения контракта, а также поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги осуществляется в порядке и в сроки, которые установлены контрактом, и оформляется документом о приемке, который подписывается заказчиком (в случае создания приемочной комиссии подписывается всеми членами приемочной комиссии и утверждается заказчиком), либо поставщику (подрядчику, исполнителю) в те же сроки заказчиком направляется в письменной форме мотивированный отказ от подписания такого документа.»
Обратите внимание, именно в письменной форме! То есть понадобится подтверждение, поэтому направлять следует заказным письмом с уведомлением.
Что может плохого случиться, если этого не сделать? А вот что. В том случае, если по заявлению любой из сторон дело дойдет до разбирательства в УФАС, то там, в том числе, проверят, направлялся ли мотивированный отказ от подписания документов о приемке. И если это не было сделано, причем сделано в срок, отведенный заказчику на приемку товара (работы, услуги), то вне зависимости от результатов рассмотрения дела заказчика ждет наказание!
В соответствии с частью 9 статьи Статья 7.32. КоАП РФ несоставление документов о приемке поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги или отдельных этапов поставки товара, выполнения работы, оказания услуги либо ненаправление мотивированного отказа от подписания таких документов в случае отказа от их подписания влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере двадцати тысяч рублей.
Какой-либо утвержденной формы мотивированного отказа нет. Я для себя сделал шаблон, которым пользуюсь уже не один год. В ФАС этот документ вопросов не вызывает.
Источник статьи: http://zakupki.plus/44-fz/motivirovanniy-otkaz/
Что такое «мотивированный отказ» и чем он полезен при устройстве на работу
Мотивированный отказ — это официальный документ, который раскрывает причины не совершения каких либо действий. В случае конкурса на вакансию, мотивированный отказ в приеме на работу должен полностью описывать причины отказа работодателя в приеме на работу. Зачем он нужен?
В процессе поиска работы, может сложиться такая ситуация, когда ты будешь проходить собеседование на вакансию идеально подходящую тебе по образованию, опыту и твоим желаниям. Но кадровик работодателя не допустит тебя до собеседования с руководителем. Или руководитель, сначала благосклонно отнесется к твоей кандидатуре, а через некоторое время откажет. Как же так, что делать? Обязательно просить мотивированный отказ и защищать свои права.
Запрос мотивированного отказа может отразиться на тебе положительно в двух случаях – если кадровик отказал тебе без согласования с руководителем и побоится внутреннего разбирательства, и если ты будешь готов защищать свои права в государственных инстанциях.
Мотивированно тебе могут отказать только по трем основаниям:
1. Тебя нельзя принять на должность по причине твоего возраста или состоянию здоровья. Ограничения по возрасту и условиям труда жестко прописаны в Трудовом кодексе, и ты всегда можешь с ними свериться.
2. Твое образование не соответствует требованиям должности.
3. Твой опыт не соответствует требованиям должности.
Оба эти требования — образование и опыт – должны быть не просто записаны в описании вакансии на сайте. Они должны быть зафиксированы в Должностной инструкции. И ссылка на инструкцию (а лучше ее копия) обязательно должна быть приложена к «мотивированному отказу». Поскольку должностная инструкция — основной документ, регламентирующий требования к должности (и к вакансии), то если что-то не указано в инструкции, значит такого требования нет.
Поэтому, если в инструкции не прописано наличие диплома магистра, а тебе отказывают по причине его отсутствия – это немотивированный отказ. Если в инструкции не написано, что должность может занимать сотрудник со стажем работы 10 и более лет, а тебе отказывают на основании отсутствия трудового опыта – это немотивированный отказ. А отказ на основании пола, возраста или убеждений, в принципе, не законны. И любой надзорный орган станет на твою сторону в защите твоих прав.
Просить «мотивированный отказ» нужно в письменном виде в форме заявления. Два экземпляра заявления с требованием дать письменный мотивированный отказ нужно принести в фирму и зарегистрировать у секретаря (то есть поставить номер, дату и подпись секретаря). Один экземпляр оставить в компании, второй забрать себе. Не дать ответа тебе не могут. Это нарушение законодательства (Трудовой кодекс РФ статья 64 часть 5).
Далее на основании полученного в течение 7 дней мотивированного отказа ты сможешь подавать заявления в Трудовую инспекцию, прокуратуру и даже в суд. И эти органы защитят твои права и дадут заключение о неправомерности отказа. А если отказ неправомерен, то что должен будет сделать работодатель? Правильно – принять тебя на работу.
Еще о причинах отказов в приеме на работу в моей статье.
Понравилась статья? Ставь лайк и делай репост.
– Как правильно составить мотивированный отказ? Что нужно учесть?
Организации были оказаны услуги, результаты которых ее не удовлетворили.
✅ –Исполнитель обязуется выполнить работы или оказать услуги и передать результат заказчику. Последний должен принять их, однако обязанность по оплате возникает только в случае надлежащего качества работ. Если это не так – заказчик должен уведомить подрядчика. Как правило, это уведомление оформляется в виде претензии или мотивированного отказа от приемки. Если исполнитель настроен на диалог, получив отказ, он направит представителя, чтобы составить двусторонний акт с перечнем недостатков и согласовать сроки их устранения.
Если исполнитель не намерен вести дальнейшую работу, мотивированный отказ защитит заказчика в суде. Такой документ понадобится, если исполнитель откажется исправлять дефекты, но потребует оплату за некачественно выполненные работы или оказанные услуги (статья 708 ГК РУз).
Если не направить исполнителю мотивированный отказ, последний может посчитать, что заказчик уклоняется от приемки. В этом случае подрядчик сделает соответствующую отметку на акте приемки работ и потребует оплату по одностороннему акту. В такой ситуации возникает риск, что суд встанет на сторону исполнителя.
Составлять такой документ необходимо силами производственного и правового отделов. Юрист не обязан знать технические тонкости (например, нарушение СНиПов или других требований к работам или услугам). Список конкретных нарушений обычно составляют специалисты. Они передают информацию в правовой отдел. Юрист оформляет замечания, приводит ссылки на условия договора и закон. Он самостоятельно направляет или контролирует надлежащую передачу мотивированного отказа подрядчику. В такой ситуации исполнителю будет трудно требовать оплату, поскольку у заказчика останется документ, который подтверждает направление мотивированного отказа.
В мотивированном отказе нужно указать договор и конкретные обязательства, которые нарушил исполнитель.
В документе придется объяснить, почему заказчик не принимает результат. Производственники могут указать на недостатки работ, но забыть сослаться на конкретный пункт или условие договора, которые нарушил исполнитель. Юристу нужно указать в мотивированном отказе на обязательства по договору, которые исполнитель выполнил ненадлежащим образом.
Если подрядчик не намерен устранять дефекты, мотивированный отказ будет составляться не столько для него, сколько для суда. Четкие формулировки и ссылки на разделы и пункты договора помогут быстрее разрешить спор. В противном случае потребуются дополнительные документы. Любые неточности станут в суде зацепкой, которая позволит исполнителю оспорить отказ и потребовать оплату.
Форму мотивированного отказа стороны вправе определить в приложении к договору. Его можно оформить в виде таблицы, где будут графа для пункта договора, который нарушил исполнитель, и колонка для комментария. Такие рамки заставят писать замечания коротко и по существу. Кроме организационных моментов, в отказе нужно указать недостатки выполненных работ или услуг.
Мотивированный отказ не может основываться только на замечаниях к оформлению акта приемки. Нужно указать на конкретные обстоятельства, которые не соответствуют условиям договора. Если отказ полностью состоит из организационных замечаний, суд может посчитать его немотивированным.
Также нельзя ограничиваться описанием ошибок в порядке, сроках направления акта и сослаться на несоблюдение регламента. Например, акты для приемки работ по строительству объекта первым смотрит и визирует начальник участка. Такое условие прописывается в договоре. Это логично, поскольку представитель заказчика на месте выполнения работ быстрее всех увидит результат. Он способен оценить качество, поскольку наблюдает за процессом каждый день. Его подпись сигнализирует производственному отделу заказчика о надлежащем выполнении работ подрядчиком. Однако отсутствие такой визы на акте само по себе не станет в суде мотивированным основанием для отказа в приемке работ.
Если же заказчик сошлется только на организационные моменты, исполнитель сделает в акте отметку об отказе заказчика от подписи. После этого он вправе предъявить односторонний акт к оплате. Суды не считают нарушение регламента объективным основанием, которое позволяет не принимать работы или услуги. Такой отказ признается немотивированным. Он не дает заказчику права удерживать оплату в случае надлежащего исполнения подрядчиком его обязанностей.
Необходимо направить отказ исполнителю и сохранить документы, подтверждающие отправку.
Мотивированный отказ, который содержит ссылки на пункты договора и указывает на конкретные дефекты и недоделки, необходимо надлежащим образом передать исполнителю. В противном случае доказать его направление у заказчика не получится.
Отправить мотивированный отказ можно курьером. В этом случае необходимо получить роспись полномочного лица исполнителя. Она подтвердит вручение документа.
Встречаются подрядчики, которые злоупотребляют своими обязанностями. Они специально не создают общий отдел или канцелярию, которые получают документы. Их представители могут не принимать документ или расписаться без расшифровки фамилии и указания должности. На судебном заседании такие исполнители отрицают факт направления в их адрес каких-либо замечаний. Если заказчик ссылается на мотивированный отказ с отметкой о получении, они не признаются, что подпись выполнил их представитель.
ВАЖНО: Избежать проблемы поможет направление документов почтой с описью вложения. Квитанция и опись вложения с отметкой почты станут доказательствами надлежащей отправки в суде.
Не стоит ограничиваться отправкой мотивированного отказа по электронной почте. Такой способ подходит для работы с добросовестным исполнителем. Он быстрее получит мотивированный отказ и сможет оперативно исправить недостатки.
Однако даже в этом случае лучше обезопасить себя и продублировать отказ по почте с описью вложения и уведомлением. Такой способ позволит доказать своевременное уведомление исполнителя о дефектах, если возникнет судебный спор.
Елена ЕРМОХИНА,
юрист-эксперт
Источник статьи: http://zen.yandex.ru/media/id/5cde90c86a5bb500b3d58869/-kak-pravilno-sostavit-motivirovannyi-otkaz-chto-nujno-uchest-5d0e0c09c98f2100b0648c5e