Как написать заявление на выдачу архивной справки

Как получить архивные документы

1. Какие архивные документы можно получить?

Вы можете получить архивные справки, архивные выписки, архивные копии и информационные письма на основе архивных документов, хранящихся в подведомственных учреждениях Главархива Москвы.

Все документы из этого перечня выдаются бесплатно:

справка для оформления трудовой пенсии (справка о заработной плате, трудовом стаже, переименовании организации);
справка о пребывании в детских домах (справка о пребывании детей в учреждениях для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей);
справка об установлении опеки, попечительства (кроме решений органов социальной защиты населения);
копия акта медицинского освидетельствования (копия акта освидетельствования районных бюро медико-социальной экспертизы, выданного до 2005 года);
справка об учебе (справка об учебе в подведомственных учреждениях Департамента образования и науки города Москвы);
справка о мобилизации (на трудовой фронт или в народное ополчение);
справка о пособии по безработице (о пособии по безработице, выплаченном до 2002 года, по документам территориальных управлений труда и занятости населения);
справка о награждении медалями, знаками, грамотами (для оформления звания ветерана труда);
копии приговоров (вынесенных Мосгорсудом).

2. Какие документы нужны, чтобы получить справку для оформления трудовой пенсии?

Для получения сведений о заработной плате и трудовом стаже, в том числе по документам партийных и комсомольских органов, вам понадобятся:

документ, удостоверяющий личность;
нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
нотариально заверенная копия свидетельства о рождении, смерти или заключении брака (при подаче запросов о подтверждении фактов трудового стажа и заработной платы умершего лица для оформления пенсии при потере кормильца);
документ о трудовой деятельности (трудовая книжка или выписка из трудовой книжки, за исключением случаев утраты трудовой книжки);
запрос, содержащий сведения:
фамилию, имя, отчество лица, о котором запрашивается информация (с учетом изменения фамилии, имени или отчества);
название организации в период работы и ее подчиненность до 1993 года;
период работы;
запрашиваемый период работы;
подчиненность организации до 31 декабря 1993 года.

Для получения сведений о создании (переименовании) организации вам понадобятся:

документ, удостоверяющий личность;
запрос, содержащий следующие сведения:
название органа власти, выносившего решение о создании (переименовании) организации (или название вышестоящей организации, принявшей данное решение);
название организации предыдущее;
название организации последующее;
дата правового акта, утвердившего создание (переименование) организации (при наличии);
номер правового акта, утвердившего создание (переименование) организации (при наличии);
период принятия данного решения о создании (переименовании) организации (при отсутствии сведений о дате и номере правового акта, утвердившего создание (переименование) организации).

3. Какие документы нужны, чтобы получить справку о пребывании в детских домах?

Для получения сведений о пребывании детей в учреждениях для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей (детские дома, школы-интернаты и т.д.), вам понадобятся:

документ, удостоверяющий личность;
нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
запрос, содержащий следующие сведения:
фамилию, имя, отчество лица (с учетом изменения фамилии, имени или отчества), о котором запрашивается информация (в период пребывания в учреждении);
название и номер учреждения с указанием района города Москвы (до 1993 года) или административного округа Москвы;
период пребывания в учреждении.

4. Какие документы нужны, чтобы получить справку об установлении опеки, попечительства?

Для получения сведений об установлении опеки, попечительства (кроме решений органов социальной защиты населения) вам понадобятся:

документ, удостоверяющий личность;
нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
запрос, содержащий следующие сведения:
фамилию, имя, отчество опекуна (попечителя);
фамилию, имя, отчество подопечного;
название органа власти, принявшего решение об установлении опеки, попечительства;
период принятия данного решения.

5. Какие документы нужны, чтобы получить копию акта медицинского освидетельствования?

Для получения копии акта медицинского освидетельствования в районных бюро медико-социальной экспертизы Москвы, выданного до 2005 года, вам понадобятся:

документ, удостоверяющий личность;
нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
запрос, содержащий следующие сведения:
фамилию, имя, отчество лица (с учетом изменения фамилии, имени или отчества), о котором запрашивается информация;
название бюро медико-социальной экспертизы, в котором гражданин состоял на учете и проходил освидетельствование;
номер и дата последнего акта медицинского освидетельствования.

6. Какие документы нужны, чтобы получить справку об учебе?

Для получения сведений о прохождении обучения в высших и средних учебных заведениях, профессиональных технических училищах города Москвы вам понадобятся:

документ, удостоверяющий личность;
нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
запрос, содержащий следующие сведения:
фамилию, имя, отчество лица (с учетом изменения фамилии, имени или отчества), о котором запрашивается информация (в период обучения);
название и номер учебного заведения с указанием района Москвы (до 1993 года) или административного округа Москвы, факультета;
период обучения.

Архивная информация предоставляется по документам, переданным на хранение в учреждения, подведомственные Главархиву Москвы.

7. Какие документы нужны, чтобы получить справку о мобилизации?

Для получения сведений о мобилизации на трудовой фронт или в народное ополчение в годы Великой Отечественной войны вам понадобится:

документ, удостоверяющий личность;
нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
запрос, содержащий следующие сведения:
фамилию, имя, отчество лица (с учетом изменения фамилии, имени или отчества) в период мобилизации;
период принятия решения о мобилизации;
название организации, принимавшей решение о мобилизации (в период принятия решения), и ее подчиненность.

8. Какие документы нужны, чтобы получить справку о пособии по безработице?

Для получения сведений о выплаченном по документам территориальных органов труда и занятости населения пособии по безработице в период до 2002 года вам понадобятся:

документ, удостоверяющий личность;
нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
запрос, содержащийследующие сведения:
фамилию, имя, отчество лица, о котором запрашивается информация, в период нахождения на учете в территориальных органах труда и занятости населения города Москвы;
название территориального органа труда и занятости населения города Москвы (или его адрес) с указанием административного округа (или адрес регистрации по месту жительства лица в период нахождения на учете в территориальных органах труда и занятости населения города Москвы);
период нахождения на учете в территориальных органах труда и занятости населения Москвы или получении пособия по безработице.

9. Какие документы нужны, чтобы получить справку о награждении медалями, знаками, грамотами?

Для получения сведений о награждении медалями «В память 800-летия Москвы», «В память 850-летия Москвы», «За оборону Москвы», «За доблестный труд в Великой Отечественной войне», «Ветеран труда», «За доблестный труд к 100-летию со дня рождения В.И. Ленина», ведомственными наградами, почетными грамотами вам понадобятся:

документ, удостоверяющий личность;
нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
документ о трудовой деятельности (трудовая книжка или выписка из трудовой книжки, за исключением случаев утраты трудовой книжки);
запрос, содержащий следующиесведения:
фамилию, имя, отчество лица, о котором запрашивается информация, в период награждения;
название медали, знака, почетной грамоты или другого документа;
запрашиваемый период выдачи документа;
место работы (название организации) в период награждения;
должность.

10. Какие документы нужны, чтобы получить копию приговора?

Для получения копии приговора, вынесенного Московским городским судом, вам понадобятся:

документ, удостоверяющий личность;
нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
запрос, содержащий следующие сведения:
фамилию, имя, отчество лица (с учетом изменения фамилии, имени или отчества), о котором запрашивается информация;
период вынесения приговора (год, годы);
статья Уголовного кодекса, действовавшего на момент вынесения приговора (Уголовный кодекс РСФСР или Уголовный кодекс Российской Федерации).

11. Куда подавать запрос и когда будет готова справка?

Запрос на получение архивных документов можно подать:

лично в центрах «Мои документы»;
онлайн — на официальном сайте Мэра Москвы mos.ru.

Для получения документа в центрах «Мои документы» вам придется дважды посетить любой из московских центров госуслуг: в первый раз — подать запрос на получение архивной информации, а спустя 20 рабочих дней прийти за ответом. Для получения архивной информации о переименовании организации при указании числа, месяца, года и номера правового акта органа государственной власти или органа местного самоуправления услуга будет оказана через 11 рабочих дней.

При выборе услуги в электронном виде документ будет направлен вам в личный кабинет на сайте mos.ru или выдан при личном обращении в центре госуслуг «Мои документы». Способ получения документа необходимо указать при подаче запроса. Время подготовки справки — 20 рабочих дней.

За дополнительной информацией о предоставлении архивных документов вы можете обратиться:

Источник статьи: http://www.mos.ru/otvet-dokumenti/kak-poluchit-arhivnye-dokumenty/

Как правильно писать в архив, чтобы получить справки для ПФ РФ

Обращаться в архив можно как через официальный сайт архива (там обычно есть раздел «отправить запрос в архив» или просто указан адрес электронной почты). Также можно отправить запрос обычным или заказным письмом.

Если Вы зашли на сайт архива, то там обычно есть готовые формы заявлений. Если Вы отправляете письмо «собственного сочинения» по e-мail или почтой России, то Вам необходимо указать в нём следующее:

1. фамилию, имя, отчество на данный момент;

3. адрес, по которому высылать справку;

4. e-мail или телефон для связи. Иногда при поиске запрашиваемой информации работникам архива требуется что-то уточнить. Если человек указывает в письме только почтовый адрес, вероятность того, что он получит отрицательный ответ возрастает в разы. Например, человек присылает в Сырцовский городской архив запрос о наличии документов организации с названием «ПОС». Интернет «расшифровать» аббревиатуру не смог, в названиях фондов данного архива она не фигурировала. Если бы человек указал в письме e-мail или телефон для связи, то ему бы позвонили и спросили что это за организация, где находилась, чем занималась, чтобы порекомендовать, куда конкретно можно обратиться, чтобы найти её документы. И тогда работникам архива стало бы понятно, что «ПОС» — это Производственное Объединение Сталеваров, документы которого находятся в областном архиве на улице Кошечкина, а не Потребительское Общество г. Сырцовска, документы которого сгорели при пожаре. Поскольку был указан только почтовый адрес, бывший работник «ПОС» получил из архива справку, что документов организации с названием «ПОС» у них нет и общую рекомендацию: «Вам следует обратиться либо по прежнему месту работы, либо в организацию-правопреемник, либо в другой архив вашего города (области)»;

5. максимально точное название организации, в которой Вы работали (в случае утраты трудовой книжки). Если есть трудовая книжка, то писать, как написано в трудовой. При указании не используйте аббревиатуры или «народные» названия организации;

6. можно дополнительно указать адрес места работы, если Вы его помните;

8. период работы. Постарайтесь указать его как можно точнее.

У каждого человека есть события в жизни, которые он обычно хорошо помнит и может определить с помощью других документов. Например, свадьба, рождение ребёнка, получение диплома, покупка квартиры и т.п. «У сестры свадьба была, как раз в столовой, где я завхозом работал, отмечали». В свидетельстве о браке сестры 1996 год стоит, значит, в столовой гражданин работал в этом году точно. Можно вспомнить, кто управлял страной в период, когда Вы работали, какие события в стране и в мире происходили. Например, только устроился на работу в пекарню, а тут война Афганская война началась.

Чем чётче Вы напишите даты работы, тем лучше. Фонды крупных предприятий и организаций, которые просуществовали 20 и более лет могут насчитывать более тысячи дел, которые в течение месяца (стандартный срок исполнения запроса) архивист и физически не сможет полистно просмотреть, и технически (в крупных архивах архивисты выполняют по норме 8 справок в день) не имеет возможности уделить максимальное внимание заявке, в которой написано, к примеру, «работал в 70-80-е годы».

9. для женщины важно указать фамилию в период работы, а также период декретного отпуска. Если Вы вышли на работу сразу после родов, так об этом и пишите. Если «сидели в декрете», но не помните 1,5 года или 3, просто укажите годы рождения детей.

К запросу необходимо при наличии трудовой книжки приложить копии ТОЛЬКО её 1-й страницы, где написаны Ваши фамилии, имя, отчество и листы, где указаны организации, о которых говорится в Вашем письме. НЕ НАДО ВЫСЫЛАТЬ КОПИЮ ВСЕЙ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ!

Если Вы пересылаете страницы в отсканированном виде, то НЕ АРХИВИРУЙТЕ их! Пусть лучше будет несколько файлов к письму. На компьютерах в архивах может быть установлена отличная от Вашей версия WINDOWS, или не окажется подходящей программы, для открытия электронного архива. В результате, отправленный Вами файл просто не смогут прочитать. Лучший формат для файлов – pdf.

1. При обращении в государственные и муниципальные архивы не стоит выискивать в интернете статьи юридических документов и писать грозные фразы «В соответствии со статьёй такой-то закона такого-то вы обязаны предоставить мне справку». Ссылки такого типа лучше оставить для частных организаций и предприятий, хранящих документы. Государственные и муниципальные архивы работают в соответствии с законодательством РФ, независимо от социального статуса, юридической и литературной грамотности адресата. Письмо бабушки из глухой деревни и письмо депутата имеют для работников архива одинаковой значение. Разница лишь в очерёдности исполнения, а не в качестве, как многие думают. Если в архив документы интересующей Вас организации не были сданы, то даже если о них будет спрашивать лично Президент России, ответ будет отрицательный. Сожжённые или выброшенные на свалку, затопленные при прорыве труб документы организаций не восстановятся и не прибегут в архив укладываться на полки, даже если о них придёт запрос из прокуратуры. И это надо понимать!

2. не нужно высылать ксерокопии паспорта или указывать его номер, серию и место выдачи. Эта информация нужна только в случае заключения с архивом договора на выполнение платных услуг. Социальные запросы, к которым относятся справки о стаже и заработной плате, выполняются БЕСПЛАТНО, так что паспортные данные в данном случае не нужны.

3. «Мне нужна справка для оформления пенсии. Я работал в вашем городе сантехником. На каком предприятии и в каком году не помню. Я инвалид, страдаю расстройством памяти. Справку из психоневрологического диспансера прилагаю».

Как бы ни было жаль такого человека, никакой справки, кроме отрицательной, получить он не сможет, по той простой причине, что никаких баз данных по людям об их стаже и зарплате в архивах нет. Их вообще, в принципе, быть не может, поскольку документы как минимум до середины 90-х существовали исключительно в бумажном и даже не в печатном, а в рукописном варианте, который не всегда распознается при сканировании. Сведения о трудовой деятельности граждан есть только в Пенсионных фондах, при условии их официального трудоустройства, но только с 1997 года.

4. «Справка должна содержать данные такие-то и должна быть заверена подписью директора и главного бухгалтера». Во-первых, у каждого архива своя форма справки, во-вторых, архивисты и без Вас знают как правильно делать справки, в третьих нужно различать справки, предоставленные коммерческой фирмой и государственным (муниципальным) архивом. В фирме справку составляет бухгалтер, в архиве – архивист. Поэтому ответственность за представленные в архивной справке данные несёт архивист, а не бухгалтер архива.

Источник статьи: http://zen.yandex.ru/media/id/5db18a322beb4900ada0cbed/kak-pravilno-pisat-v-arhiv-chtoby-poluchit-spravki-dlia-pf-rf-5db9370bbd639600b176e3b0