Служебная записка на приобретение
Одним из способов обосновать затраты организации является служебная записка на приобретение. Речь идет о приобретении в служебных целях какого-либо материального товара. Тогда в составе других документов бухгалтерия сможет, к примеру, обосновать понесенные расходы, возместить НДС и осуществить иные действия по учету материальных ценностей.
Исполнять служебную записку будет, как правило, бухгалтерия. Возможно, вместе с другим отделом (закупки, снабжения и т.п.). В рублике о том, как написать служебную записку мы утверждаем, что составлять ее нужно на имя руководителя организации. В случае приобретения материальных ценностей – тем более. Если только в организации не принято обращаться в структурное подразделение напрямую.
Служебная записка на приобретение
Пример служебной записки на приобретение
Служебная записка на приобретение программного обеспечения
В связи с истечением срока действия договора на предоставление права доступа к правовой системе “ЮристОбщества” № 84 от 01.05.2021 г. прошу дать поручение в отдел снабжения и отдел бухгалтерии о приобретении программного обеспечения “Доступ к правовой системе “ЮристОбщества” или “Консалтинг” в целях надлежащей работы юридического отдела.
Программное обеспечение необходимо установить на 2 персональных компьютера – начальника юридического отдела Агафеевой Ирины Павловны, а также главного юрисконсульта Потапова Виктора Сергеевича.
Начальник юридического отдела Агафеева Агафеева И.П.
Главный бухгалтер Петренко В.А.
Как составляется служебная записка на приобретение товара, оборудования, компьютера, принтера, материалов и т.п.
Приобретение любых ценностей в организации должно быть обоснованным. И это обоснование и составит основной текст служебной записки. Используйте такие словосочетания, как: “в связи”, “с целью”, “по причине производственной необходимости” и т.п. При этом необходимость может быть плановой. Например, истечение срока службы, срока годности. Так и по причине различных ЧП или поломки. Все эти сведения важно отразить в служебной записке.
Структура документа выглядит следующим образом:
- Адресат – руководитель организации. Допустима подготовка служебной записки на имя начальника структурного подразделения, где трудится сотрудника.
- Составитель служебной записки – должности и фамилия, инициалы
- Наименование документа: служебная записка на приоберетение
- Основной текст с указанием, что именно приобрести, какой марки, комплектации, фирмы, количества, ассортимента, технические характеристики
- Подпись сотрудника
- Согласование. Как правило, служебная записка на приобретение требует согласования с бухгалтерией.
После получения записки руководитель проставляет свою резолюцию в левом верхнем углу. Соответственно, с указанием тех действий, которые следует предпринять.
Оформление служебной записки сотрудник осуществляет по общим правилам ГОСТа или принятых в организации.
Уточняющие вопросы по теме
как правильно написать служебную записку на приобретение сотового телефона
Пишите по этому образцу. В записке обоснуйте необходимость приобретения. Укажите с какой целью необходимо приобрести телефон и как он будет использоваться в служебной деятельности. Какие функции должен выполнять телефон. Желательно указать модель и приблизительную стоимость в магазинах вашего города.
служебная записка на закупку светильников
Можно составить по представленному образцу.
служебная записка на приобретение ткани для стенда в школе и цветной бумаги
служебная записка на покупку дверей межкомнатных в организации
Пишите по представленному образцу, описывая вашу ситуацию и необходимость приобретения.
служебная записка на приобретение искусственной новогодней елки
Пишите в свободной форме, указав параметры приобретаемого товара, его стоимость и обоснуйте необходимость приобретения.
как составить служебную записку на приобретение
В качестве основы возьмите размещенный на сайте образец.
Добрый вечер! Как начать служебную записку о приобретении спецодежды нестандартного размера?
Служебную записке на приобретение спецодежды нестандартного размера составьте по образцу, размещенному на сайте.
Источник статьи: http://iskiplus.ru/sluzhebnaya-zapiska-na-priobretenie/
Служебная записка о замене компьютера на новый
Служебные записки не относятся к управленческой документации. Однако это также значимый документ. Обычно в записке содержится какая-либо просьба. То есть это документ с побудительным действием. На его основании в дальнейшем будут формироваться распоряжения. К примеру, руководитель получает служебную записку о замене компьютера на новый. Если он признает разумность просьбы, он издает распоряжение о выделении средств на новый ПК.
Правила составления записки
Записка формируется в свободном виде. Однако при ее составлении нужно следовать сложившимся деловым обычаям. В документе отражается эта информация:
- Название должности и данные об адресате.
- Наименование документа.
- Дата составления.
- Подзаголовок.
- Изложение просьбы (при этом можно приводить аргументы и ссылаться на предлагающиеся документы).
Просьбу и ее обоснование можно описывать достаточно подробно. Однако следует помнить, что записка является официальным документом. А потому в ней не должно быть ничего лишнего.
Когда имеет смысл составлять записку о замене компьютера
Составлять записку о замене ПК следует в следующих случаях:
- Компьютер сломался и не подлежит ремонту.
- ПК морально устарел.
- На компьютере текущей версии нельзя выполнять актуальные задачи из-за зависаний.
Причину необходимости обновления нужно обязательно отразить. Желательно ссылаться на факты. К примеру, на год выпуска компьютера, частоту его поломок за определенный период.
Образец
Служебная записка №121 о замене компьютера на новый
Довожу до вашего сведения, что компьютер 2010 года выпуска, используемый мной для исполнения работы, морально устарел. Он постоянно зависает. Сбои приводят к простоям в работе. Для эффективного и быстрого решения задач, поставленных передо мной, прошу заменить компьютер на новый.
Источник статьи: http://assistentus.ru/forma/sluzhebnaya-zapiska-o-zamene-kompyutera-na-novyj/
Служебная записка на приобретение компьютера
Внутрифирменное взаимодействие персонала различных подразделений и информирование руководства о повседневной деятельности компании необходимо. Как правило, это происходит путем заполнения и передачи на рассмотрение стандартизированного документа, под названием служебная записка. С ее помощью, извещают об определённых штатных и нештатных ситуациях на предприятии, просят о выделении определённых материальных ценностей, то есть оставляют заявки на покупку необходимых для функционирования офиса вещей, например, компьютера и т. д.
Служебная записка на закупку
В любой организации ежегодно планируются расходы на поддержание функциональности офиса. Сюда относят затраты на закупку канцелярских принадлежностей, бумаги, техники и т. д. Каждый отдел или управление составляют заявки на необходимые товары, а затем формируется сводная потребность. В такие служебные записки включают и замену компьютеров.
Однако необходимость приобретения компьютера может возникнуть и в течение года. В таком случае подается отдельная служебная записка с обоснованием причины внеплановой закупки. Основанием для замены компьютерной техники может стать:
- устаревание оборудования;
- поломка какой-либо из составных частей техники;
- необходимость в дополнительном компьютере.
Аргументировать такую причину для покупки новой техники можно малой производительностью или мощностью устройства, невозможностью установки на него нужного для работы программного обеспечения. К незапланированной замене компьютерной техники приводят различные поломки устройства или низкое качество его составных частей. В этой ситуации обосновать покупку нового компьютера можно заключением технических специалистов о невозможности или нецелесообразности его дальнейшего ремонта.
Кроме того, структурному подразделению может понадобиться дополнительная техника из-за расширения штата сотрудников, например, в случае приема нового работника. Иногда для снижения затрат компании не устанавливают дополнительное рабочее место для работника, принятого на испытательный срок, а предлагают ему пользоваться одной машиной с кем-либо из коллег. Многие новички временно решают эту проблему использованием личного ноутбука. По окончании срока стажировки или испытания человеку предоставляют отдельное рабочее место, для которого необходим дополнительный компьютер.
Служебная записка на закупку компьютера
После того, как возникает необходимость замены компьютера, нужно составить служебную (докладную) записку на закупку необходимой технической единицы. Этот документ оформляют на бумажном носителе или в электронном виде, в зависимости от принятой в компании системы документооборота. В небольших фирмах такую просьбу адресуют непосредственно директору.
Кроме того, прежде чем ходатайствовать о приобретении нового устройства, можно устно переговорить со специалистами по компьютерной технике. Вполне возможно, что у них есть необходимая или более новая модель, либо они могут предложить модернизацию используемого компьютера. Такое решение снизит не только затраты времени на ожидание новой техники, но и существенно сократит финансовые расходы.
Если без приобретения современного устройства не обойтись, составляют служебную записку на приобретение компьютера.
Структура такого документа не отличается от оформления других внутренних писем и содержит:
данные должностного лица, к которому обращаются с просьбой;
Кроме того, в больших компаниях ежегодно составляют сводные служебные записки, в которых обосновывают необходимость закупки компьютерной техники, по заявкам структурных подразделений. Ее оформление аналогично документу с просьбой о приобретении одного устройства. Исключение составляет только та часть, где перечисляется нужная техника и обоснование потребности в ней. В большинстве случаев информация в ней носит краткий характер, а все данные представлены в табличном виде.
Примеры служебных записок на приобретение компьютера
- При возникновении необходимости в дополнительных устройствах обосновать потребность можно следующим образом:
Директору департамента по техническому оснащению
О приобретении дополнительного оборудования
В связи с расширением сети гипермаркетов в Свердловской области и открытием 7 новых торговых объектов необходимо оборудовать компьютерной техникой и устройствами для печати 24 новых рабочих места (2 из них непосредственно в отделе розничной торговли, остальные в открывающихся магазинах).
Поскольку, в настоящее время в ЗАО «Трасттрейд» нет необходимого количества устройств, просим не позднее 01.04.2019 произвести закупку 20 компьютеров и 22 принтеров. Перечень технических требований к оборудованию прилагаю.
Начальник отдела Обланский В. Д.
- Замену устаревшего или ломающегося компьютера можно аргументировать так:
Кредитный кооператив «Срочнодолг»
Заместителю директора по техническим вопросам
Сектор клиентского обслуживания
О необходимости закупки компьютерной техники
В ходе модернизации программного обеспечения и расширения функций кредитных специалистов на удаленных рабочих местах, была выявлена потребность в замене компьютера на рабочем месте специалиста, находящегося в торговом центре «Крокус», по адресу: г. Переваловск, ул. Светлая, д. 47.
Причиной замены является моральное устаревание компьютера, а также техническая невозможность установки на нем необходимого для функционирования УРМа, ПО. В настоящее время технический отдел не имеет в своем распоряжении резервного компьютера, подходящего по характеристикам к требованиям по оснащению удаленных рабочих мест. Модернизация указанной технической единицы не представляется возможным.
В связи с вышеизложенным, прошу приобрести новый компьютер для указанного УРМа.
Заведующий сектором Класников К. Р.
Необходимость закупки согласовываю начальник отдела информатизации Укладов С. М.
- Ежегодная закупка компьютерной техники планируется на основе сводной служебной записки, которую можно оформить следующим образом:
Отдел информационных технологий и оборудования
В связи с необходимостью замены части компьютерной техники и устройств для печати, а также планируемым в 2020 году расширением деятельности прошу внести в план закупки на следующий год следующую технику:
| № п/п | Наименование | Количество, шт. | Структурное подразделение | Примечание |
| 1. | Персональный компьютер | 1 | Отдел кадров | устаревание |
| 2. | Принтер | 1 | Бухгалтерия | Выход из строя |
| 3. | Персональный компьютер | 6 | Департамент торговли | Открытие новых объектов |
| 4. | МФУ | 3 | Департамент торговли | Открытие новых объектов |
| 5. | Персональный компьютер | 1 | Секретариат | Устаревание |
Перечень необходимых технических характеристик устройств, а также коммерческие предложения компаний, продающих необходимое оборудование, прилагаю.
Начальник отдела Валопаев Е. Ф.
Любая компания периодически нуждается в закупке современной компьютерной техники. Устройства могут ломаться, устаревать, на работу принимают больше сотрудников, чем увольняют, происходит расширение сфер деятельности и т. д. Для того чтобы запланировать расходы на эти нужды, необходимо проинформировать руководство о количестве и технических характеристиках закупаемых компьютеров. Сделать это можно с помощью служебной записки на приобретение устройств.
Источник статьи: http://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/sluzhebnaya-zapiska-na-priobretenie-kompyutera.html