Как написать запрос в архив на получение справки о зарплате

Как правильно писать в архив, чтобы получить справки для ПФ РФ

Обращаться в архив можно как через официальный сайт архива (там обычно есть раздел «отправить запрос в архив» или просто указан адрес электронной почты). Также можно отправить запрос обычным или заказным письмом.

Если Вы зашли на сайт архива, то там обычно есть готовые формы заявлений. Если Вы отправляете письмо «собственного сочинения» по e-мail или почтой России, то Вам необходимо указать в нём следующее:

1. фамилию, имя, отчество на данный момент;

3. адрес, по которому высылать справку;

4. e-мail или телефон для связи. Иногда при поиске запрашиваемой информации работникам архива требуется что-то уточнить. Если человек указывает в письме только почтовый адрес, вероятность того, что он получит отрицательный ответ возрастает в разы. Например, человек присылает в Сырцовский городской архив запрос о наличии документов организации с названием «ПОС». Интернет «расшифровать» аббревиатуру не смог, в названиях фондов данного архива она не фигурировала. Если бы человек указал в письме e-мail или телефон для связи, то ему бы позвонили и спросили что это за организация, где находилась, чем занималась, чтобы порекомендовать, куда конкретно можно обратиться, чтобы найти её документы. И тогда работникам архива стало бы понятно, что «ПОС» — это Производственное Объединение Сталеваров, документы которого находятся в областном архиве на улице Кошечкина, а не Потребительское Общество г. Сырцовска, документы которого сгорели при пожаре. Поскольку был указан только почтовый адрес, бывший работник «ПОС» получил из архива справку, что документов организации с названием «ПОС» у них нет и общую рекомендацию: «Вам следует обратиться либо по прежнему месту работы, либо в организацию-правопреемник, либо в другой архив вашего города (области)»;

5. максимально точное название организации, в которой Вы работали (в случае утраты трудовой книжки). Если есть трудовая книжка, то писать, как написано в трудовой. При указании не используйте аббревиатуры или «народные» названия организации;

6. можно дополнительно указать адрес места работы, если Вы его помните;

8. период работы. Постарайтесь указать его как можно точнее.

У каждого человека есть события в жизни, которые он обычно хорошо помнит и может определить с помощью других документов. Например, свадьба, рождение ребёнка, получение диплома, покупка квартиры и т.п. «У сестры свадьба была, как раз в столовой, где я завхозом работал, отмечали». В свидетельстве о браке сестры 1996 год стоит, значит, в столовой гражданин работал в этом году точно. Можно вспомнить, кто управлял страной в период, когда Вы работали, какие события в стране и в мире происходили. Например, только устроился на работу в пекарню, а тут война Афганская война началась.

Чем чётче Вы напишите даты работы, тем лучше. Фонды крупных предприятий и организаций, которые просуществовали 20 и более лет могут насчитывать более тысячи дел, которые в течение месяца (стандартный срок исполнения запроса) архивист и физически не сможет полистно просмотреть, и технически (в крупных архивах архивисты выполняют по норме 8 справок в день) не имеет возможности уделить максимальное внимание заявке, в которой написано, к примеру, «работал в 70-80-е годы».

9. для женщины важно указать фамилию в период работы, а также период декретного отпуска. Если Вы вышли на работу сразу после родов, так об этом и пишите. Если «сидели в декрете», но не помните 1,5 года или 3, просто укажите годы рождения детей.

К запросу необходимо при наличии трудовой книжки приложить копии ТОЛЬКО её 1-й страницы, где написаны Ваши фамилии, имя, отчество и листы, где указаны организации, о которых говорится в Вашем письме. НЕ НАДО ВЫСЫЛАТЬ КОПИЮ ВСЕЙ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ!

Если Вы пересылаете страницы в отсканированном виде, то НЕ АРХИВИРУЙТЕ их! Пусть лучше будет несколько файлов к письму. На компьютерах в архивах может быть установлена отличная от Вашей версия WINDOWS, или не окажется подходящей программы, для открытия электронного архива. В результате, отправленный Вами файл просто не смогут прочитать. Лучший формат для файлов – pdf.

1. При обращении в государственные и муниципальные архивы не стоит выискивать в интернете статьи юридических документов и писать грозные фразы «В соответствии со статьёй такой-то закона такого-то вы обязаны предоставить мне справку». Ссылки такого типа лучше оставить для частных организаций и предприятий, хранящих документы. Государственные и муниципальные архивы работают в соответствии с законодательством РФ, независимо от социального статуса, юридической и литературной грамотности адресата. Письмо бабушки из глухой деревни и письмо депутата имеют для работников архива одинаковой значение. Разница лишь в очерёдности исполнения, а не в качестве, как многие думают. Если в архив документы интересующей Вас организации не были сданы, то даже если о них будет спрашивать лично Президент России, ответ будет отрицательный. Сожжённые или выброшенные на свалку, затопленные при прорыве труб документы организаций не восстановятся и не прибегут в архив укладываться на полки, даже если о них придёт запрос из прокуратуры. И это надо понимать!

2. не нужно высылать ксерокопии паспорта или указывать его номер, серию и место выдачи. Эта информация нужна только в случае заключения с архивом договора на выполнение платных услуг. Социальные запросы, к которым относятся справки о стаже и заработной плате, выполняются БЕСПЛАТНО, так что паспортные данные в данном случае не нужны.

3. «Мне нужна справка для оформления пенсии. Я работал в вашем городе сантехником. На каком предприятии и в каком году не помню. Я инвалид, страдаю расстройством памяти. Справку из психоневрологического диспансера прилагаю».

Как бы ни было жаль такого человека, никакой справки, кроме отрицательной, получить он не сможет, по той простой причине, что никаких баз данных по людям об их стаже и зарплате в архивах нет. Их вообще, в принципе, быть не может, поскольку документы как минимум до середины 90-х существовали исключительно в бумажном и даже не в печатном, а в рукописном варианте, который не всегда распознается при сканировании. Сведения о трудовой деятельности граждан есть только в Пенсионных фондах, при условии их официального трудоустройства, но только с 1997 года.

4. «Справка должна содержать данные такие-то и должна быть заверена подписью директора и главного бухгалтера». Во-первых, у каждого архива своя форма справки, во-вторых, архивисты и без Вас знают как правильно делать справки, в третьих нужно различать справки, предоставленные коммерческой фирмой и государственным (муниципальным) архивом. В фирме справку составляет бухгалтер, в архиве – архивист. Поэтому ответственность за представленные в архивной справке данные несёт архивист, а не бухгалтер архива.

Источник статьи: http://zen.yandex.ru/media/id/5db18a322beb4900ada0cbed/kak-pravilno-pisat-v-arhiv-chtoby-poluchit-spravki-dlia-pf-rf-5db9370bbd639600b176e3b0

Архив о заработной плате для начисления пенсии: как оформить, какие справки нужны, как восстановить документы

Отсутствующие сведения о заработной плате или трудовом стаже можно восполнить путем получения справки из архива о зарплате для начисления пенсии

Когда наступает время оформить и получить пенсию в связи с достижением определенного возрастного порога, часто потенциальные пенсионеры сталкиваются с проблемой отсутствия у них документальных подтверждений, касающихся их трудовой жизни. Чтобы оформить данные бумаги повторно или в первый раз, пенсионерам нужно только найти свою трудовую книжку, оформленную по всем установленным правилам, и узнать, где же находится архив о заработной плате для начисления пенсии.

Подтверждение трудового стажа

Тема выхода на заслуженный отдых актуальна постоянно, так как каждый год те или иные поколения людей наконец-то становятся пенсионерами, и могут уйти в бессрочный отпуск, занявшись всем тем, на что ранее у них просто не хватало времени. Конечно, раз уходит работа, значит, с ней пропадает и заработная плата.

Пенсионеру нужны средства для существования, и то, каковой будет их величина, зависит от сведений, содержащихся в трудовой книжке

Однако, пенсионер ведь продолжает жить, а значит, должен платить какими-либо деньгами за свои потребности. Как следствие, государство берет на себя обязанность содержать его до конца дней, компенсируя тем самым все годы его труда, в течение которых большая честь времени, здоровья и сил нынешнего пенсионера уходила на работу во благо общества.

Срок трудовой жизни человека по-другому называется трудовой стаж. Так, документ, который искомый стаж подтверждает – трудовая книжка, которая есть у каждого человека, ведущего трудовую деятельность, по крайней мере официальную.

От того, насколько правильно будут внесены данные в интересующий нас документ, будут зависеть следующие характеристики пенсионного периода гражданина:

пенсионный возраст;
потенциально получаемые в будущем социальные услуги;
потенциально начисляемые пенсионеру социальные выплаты;
величина пенсии.

Впрочем, в зависимости от данных трудовой находится не только величина пенсии, но и последующее оказание пенсионеру социальных услуг на безвозмездной основе и другие нюансы

Буква закона, действующего на территории нашей страны, обозначает совершенно четкие нюансы оформления и внесения сведений в рассматриваемый документ. К сожалению, любое отступление от правил или же допущенную ошибку будет исправить непросто, особенно если после их внесения в книжку пройдет несколько лет, и впоследствии это может сказаться на получении пенсионером денежных средств не в самую лучшую сторону. Поэтому, мы советуем вам на протяжении всей жизни отслеживать, какие сведения работодатели вносят в вашу пенсионную книжку, или же, если пенсионный возраст уже подошел, а вы такого отслеживания не проводили, перед обращением за выплатой пенсии изучить содержание трудовой книжки.

Нужно следить, чтобы сведения, вносимые в отделе кадров внутрь туровой книжки, содержали в себе информацию истинную, то есть соответствующую реальности

Итак, вот какие сведения в вашей трудовой книжке нужно будет тщательно проверить на предмет истинности:

дату вашего вступления в конкретную должность;
совпадение должности со штатом или же расписанием штатного типа;
дата увольнения с точным указанием сведений (статья, причина);
полное и правильное название организации-работодателя, в которой пенсионер ранее трудился;
временные сроки, в которые пенсионер проходил повышение квалификации.

Для внесения записи в трудовую отдел кадров вашей организации должен каждый раз составлять приказ, хранение которого впоследствии дает нам шанс на обнаружение ценных сведений, влияющих на выплату пенсии

Абсолютно всем сведениям, внесённым в трудовую книжку, соответствует конкретный документ правоустанавливающего типа – приказ. К сожалению, порой из-за неграмотности работников отдела кадров сведения в книжках и приказах разнятся, либо и там и там оказываются внесены неправильно. Как следствие, имеющиеся в документах неточности и ошибки вновь приносят неприятности именно вам, а найти и установить истинные сведения порой бывает нереально трудно.

Что делать, если вы обнаружили ошибку в записях

Итак, если вы или должностные лица пенсионного фонда обнаружили ошибку в записях трудовой книжки, наступает паника. Конечно, ведь возникает страх того, что ваши реальные заслуги останутся не оплаченными и это серьезно ударит по вашему благосостоянию.

При обнаружении ошибок в трудовой не стоит паниковать, достаточно будет просто уточнить данные сведения, обнаружив архив, в котором они хранятся

Успокойтесь, не стоит так расстраиваться. Лучше направьте свою энергию на созидание, в данном случае представленное сбором оправдательных документов. Именно на основании бумаг данного типа специалисты будут вносить исправления в вашу трудовую книжку.

Восстанавливаем документы

Заработанный стаж, который вы получали после наступления 2002 года доказать получится намного быстрее, чем за остальные временные периоды. Дело в том, что начиная с 2002 года, состоялось введение так называемого персонифицированного учета трудящихся (СНИЛС).

Хорошая новость: если вами были утеряны сведения, которые регистрировались после 2000 года, то найти их будет быстро и просто, так как тогда уже была введена система СНИЛС

А вот доказать наличие стажа, который вы заработали до наступления 2000 года не так просто. Если возникла такая необходимость, вам придется:

отправлять лично запросы в архив о заработной плате для начисления пенсии;
обратиться за услугами посредника в многофункциональный центр.

Чтобы самостоятельно справиться с задачей, необходимо выяснить один очень важный момент, а именно, узнать, где же находится архив, из которого мы потенциально можем получить нужные сведения.

Где находится архив о заработной плате для начисления пенсии

Дабы выяснить место нахождения архива, который нас так интересует, чтобы наконец-то восстановить справедливость, не понадобится большого количества усилий. Конечно, для сотрудников конкретных организаций он будет разниться.

В какой архив вам возвращаться также определит подведомственность организации, в которой вы все это время трудились

Таблица 1. В какие архивы следует обращаться сотрудником организаций различного уровня

Характеристика организации	Тип архива
Организация Федерального типа	Федеральный архив
Организация республиканского типа	Республиканский архив
Организация краевого подчинения	Краевой архив
Организация областного подчинения	Областной архив
Муниципальное образование	Архив муниципального образования

Чтобы конкретизировать интересующую нас информацию до точного адреса, гражданин может обратиться непосредственно в Пенсионный фонд, по телефону или посредством личного посещения. Там ему подскажут, какой конкретно архив может предоставить сведения, в которых он нуждается, и назвать точный адрес или наименование данного учреждения.

Чтобы уточнить адрес конкретного архива, в который вам нужно будет обратиться, позвоните или сходите в местное отделение Пенсионного Фонда, и работающие в учреждении сотрудники помогут вам с обнаружением данной информации

Обратите внимание: к сожалению, данная помощь не входит в обязанности сотрудников Пенсионного Фонда нашей страны, поэтому, получив от них отказ в помощи или выяснив, что конкретный человек не может помочь вам ввиду обыкновенного незнания, ведите себя вежливо, и просто обратитесь за помощью к другому специалисту.

Как правильно оформить запрос в архив для получения уточняющих сведений, нужных для оформления пенсии

Чтобы получить интересующие нас сведения, необходимо будет обратиться в архив. Однако, для этого нужно по правилам искомое обращение оформить. Как вы знаете, официальная форма обращения в какое-либо учреждение – по сути своей заявление, то есть печатный документ. Довольно часто учреждения устанавливают конкретные формы заявлений, которые нужно использовать при обращениях в них.

Конечно, не получится просто сходить в архив и получить справку, и тут же передать ее для получения пенсии на рассмотрение в Пенсионный Фонд, так как запрос на поиск сведений должен быть официальным

Однако, в данном случае при запросе сведений вам не придется заполнять какую-либо конкретную бумагу. Обращение в архив производится путем подачи заявления, написанного в свободном стиле с указанием обязательных пунктов. Как именно составить такой документ, рассмотрим в представленной ниже инструкции.

Заблаговременная подготовка документов для назначения пенсии

Инструкция: как составить заявление на уточнение сведений в архив ради последующего получения пенсии

Подача заявления, которое мы будем сейчас составлять, разрешается:

в виде печатного документа;
в виде рукописной бумаги.

Мы советуем вам выбрать первый вариант, так как он аккуратнее. Плюс, сохранив на компьютере заготовку, при необходимости внесения каких-либо исправлений в заявление и его повторной подаче, можно будет просто распечатать бумагу за несколько минут, а не тратит время и силы на повторное переписывание.

Шаг № 1 – составляем шапку

В первую очередь составляем шапку. Помните, форма заявления свободная, вы имеете право варьировать содержащиеся в ней сведения

Сперва, как водится, пишем шапку. Делать ее в традиционном формате вовсе не обязательно, но мы умышленно предлагаем вам оформить структуру именно так, дабы упорядочить сведения не только для себя, но и для получателей заявления.

правильная должность руководящего лица архива и его фамилия, имя и отчество в дательном падеже (например, руководителю такого-то архива Иванову Ивану Ивановичу);
ваше полное имя;
почтовый адрес, по которому вы проживаете (при желании можно заменить его на электронную почту, сейчас все архивы компьютеризированы).

Как видите, шапка помогает не только четко адресовать письмо самому главному лицу в структуре, которое вы таким образом обязуете отследить ваше дело, но и сразу указать для специалистов архива ваши данные, нужные для поиска сведений и последующей связи с вами.

Шаг № 2 – содержание

Содержание основного текста заявления также составляется в свободной форме.

Основное содержание письма будет разниться в каждом случае, так как у каждого получателя документов имеются собственные проблемы и задачи. Однако, в любом случае излагать сведения лучше, следуя представленной ниже структуре.

Под шапкой посередине листа пишется слово «Заявление», с большой буквы, как в примере, и без точки на конце.
Далее следует текст, в котором вы в обязательном порядке должны:

выразить просьбу о предоставлении сведений;
указать, какие конкретно сведения вас интересуют;
конкретизировать данные, в которых, по вашему мнению, имеются ошибки.

Заявление нужно писать, что логично, на русском языке (официальный язык нашей страны), или же на языке, который считается основным для конкретного субъекта России. При условии, что вы это требование не соблюдете, никто не станет заниматься переводами бумаги, и все старания пойдут насмарку.

Пенсионер должен позаботиться о грамотном составлении заявления, так как четкость и деловой стиль помогут сотрудникам архива максимально быстро предоставить вам информацию

Помните: хоть вы и составляете текст заявления в свободной форме, совершенно запрещено осуществлять при написании следующее:

дополнять заявление излишними подробностями, косвенно относящимися к делу или вообще к нему не относящимися;
употреблять просторечные слова;
писать эмоциональные предложения (жалобы на ошибки отдела кадров и т.д.);
допускать грамматические, пунктуационные и прочие ошибки.

Конечно, текст с грамматическими ошибками также будет принят в обработку, однако, будет ли вам приятно, что сотрудники официального учреждения поймут, что вы безграмотны? Однако, грамотность, пожалуй, единственный пункт, который ненамеренно можно опустить. Остальные же пункты на сто процентов противоречат правилам деловой переписки (а это она и есть), и могут помешать сотрудникам извлечь из заявления все нужные им данные.

Шаг № 3 – завершаем написание заявления

Завершите написание заявления, подобным изображенному на картинке образом проставив в конце документа дату, личную подпись гражданина, фамилию и инициалы.

После того, как основной текст будет вами написан, необходимо будет традиционно завершить сопоставление заявления:

указав фамилию, имя и отчество;
поставив рядом подпись, аналогичную той, что находится у вас в паспорте;
прописать актуальную на момент составления заявления дату.

Таким образом, мы и составили наше заявление, которое вы успешно можете отправить по имеющемуся у вас адресу архива.

Вот каким должно получиться наше заявление

Иные способы получения архивной справки

Существует также еще один способ получения архивной справки, который, к сожалению, подойдет не всем пенсионерам, однако, является куда более комфортным и удобным, а также требует намного меньших временных затрат. Итак, чтобы воплотить его в жизнь, нужно произвести действия в представленном ниже порядке.

Росархив

Перейдите на сайт Росархива по указанной ссылке

Далее незамедлительно нажмите на кнопку «обращения граждан»

Нажмите на обведенную кружком на картинке гиперссылку, и она перебросит нас на анкету, в которой нужно будет заполнить важные для нашего вопроса сведения

Инструкция: как заполнить анкету на сайте Росархива

Шаг № 1 – вносим сведения о себе

Данный шаг является традиционным. Так, в самом начале анкеты идет блок, в который нужно вписать информацию, касающуюся именно вас, то есть указать:

фамилию, имя и отчество (последний пункт только при наличии оного) в именительном падеже;
наименование организации, на тот случай, если вы являетесь представителем юридического лица.

Мы, конечно же, выбираем первый вариант, и вводим сведения.

В указанную на картинке графу вводятся либо фамилия, имя и отчество физического лица, либо же полное наименование лица юридического

Далее нужно будет указать вашу дату рождения, в формате день/месяц/год.

После вносится информация о дате вашего рождения, цифры нужно выбрать из выпадающего списка

После потребуется указать сведения, которые позволят в дальнейшем сотрудникам центра с вами связаться, а именно:

полный почтовый адрес, на который вам можно будет отправить документы;
номер телефона, на который можно будет звонить.

Теперь указываем полный почтовый адрес, по которому вы могли бы получить отправленную на ваше имя корреспонденцию, а также номер телефона, мобильного или стационарного, по которому можно установить с вами связь

Так, если вы проживаете в Российской Федерации, адрес, соответственно, указываете на русском. Если же теперь ваше место жительства находится в иноязычном государстве, то следует указывать адрес в латинской транскрипции.

В конце данного блока вам также понадобится указать:

свой электронный адрес (практически в 100% случаев ответы отправляются именно на е-мейл ввиду компьютеризации государственных ведомств, поэтому это поле является обязательным;
нужно ли отправить вам на электронную почту копию заполненной анкеты, или же нет (тут не важно, что вы выберете, но, как вы знаете, в нашей стране часто возникает бюрократическая путаница, поэтому, перестрахуйтесь и получите-таки по почте заполненный экземпляр).

В конце данного блока укажите свой электронный почтовый адрес и согласие или отказ на получение копии сведений, заносимых в эту анкету

Шаг № 2 – заполняем блок информации об организации, в которой вы работали

Далее нужно будет внести сведения об организации, в которой вы трудились ранее. Обратите внимание: данные вводятся только о той компании или о том учреждении, сведения в трудовой книжке от которых как раз таки и являются неверными, отсутствующими и т.д.

Итак, об искомой компании нужно вписать в анкету следующее.

обратите внимание

Вводя полное название вашей бывшей организации-работодателя, необходимо указать то ее наименование, которое проставляется всегда в официальных документах

Указывать ведомственную подчиненность не обязательно, но можно ее вписать, дабы получить результат поиска сведений быстрее

Местонахождение организации нужно указать в обязательном порядке, не допустив при этом ошибок в адресе

Шаг № 3 – внесение основной информации о запросе

Итак, теперь вам нужно будет вписать конкретные сведения по вашему запросу.

Укажите точные сроки работы в организации, посмотрев их в трудовой книжке

После введите сведения о должности, которую вы занимали в данной структуре

Текст запроса также создавайте в свободной форме, соблюдая при этом правила деловой переписки

Ниже внесите сведения о прошлых обращениях, если таковые уже имели место быть, и заодно введите код с картинки, который подтвердит сайту Росархива, что вы не являетесь роботом.

Ниже внесите сведения о прошлых обращениях, если такие были, и код их картинки (латиницей)

Итак, вот и весь наш второй способ получения информации. Как вы понимаете, данный способ сокращает ваши временные затраты и ожидание на получение сведений в несколько раз.

Обращение в МФЦ

Существует еще один способ, который может помочь вам избавиться от временных затрат, которые вы бы потенциально совершили, отправившись в архив на поиски данных самостоятельно.

Еще один способ быстро получить сведения — обратиться в сервис «Мои документы», бывший МФЦ.

Так, получить архивную информацию на совершенно безвозмездной основе можно в Многофункциональном центре, о котором мы вам уже упоминали выше. Сейчас Многофункциональные центры переименованы в «Мои документы». Найдите на карте центр, который находится к вам ближе всего, и позвоните туда ради уточнения нужной информации.

Конечно, оформить заявление на получение нужных вам сведений по телефону не получится. Для этого все-таки нужно будет лично обратиться в МФЦ, и составить заявку на бумажном носителе на месте. Однако, не волнуйтесь, с составлением бумаги вам помогут работающие там специалисты.

Составьте заявку с помощью работающих там специалистов

Срок, дающийся в данном ведомстве на рассмотрение заявки и предоставление ответа, составляет не больше ни меньше 15 суток с того момента, как произошла передача обращения на рассмотрение.

Подведем итоги

Если настало ваше время выйти на заслуженный отдых, но он откладывается из-за неприятных обстоятельств, постарайтесь воспользоваться собственными правами в полном объеме, и уточните интересующие вас сведения. Бывает так, что полученные архивные справки не воспринимаются в Пенсионном Фонде, в этом случае вам придется обращаться за установлением истины в суд.

Видео — Как подтвердить стаж, если он не учтен

Источник статьи: http://posobie-expert.com/arhiv-o-zarabotnoj-plate-dlya-nachisleniya-pensii-kak-oformit-kakie-spravki-nuzhny-kak-vosstanovit-dokumenty/