«Хитрости» финала письма
Как повысить действенность и активность финала?
Разные варианты использования активных и эмоциональных фраз в финале письма могут производить разный эффект и приводить к разным результатам.
Если для вас актуально удерживать инициативу в переписке с адресатом/ клиентом; если важно «держать руку на пульсе» и способствовать динамичному решению вопросов, тщательно продумывайте активную часть финала письма!
Финал вашего письма должен заканчиваться понятной для адресата/ клиента формулировкой о следующих шагах.
Не заставляйте клиента самостоятельно догадываться о том, что же он должен сделать при получении вашего письма. Обязательно сообщайте о том, каких действий вы от него ожидаете и когда эти действия ему необходимо предпринять.
Действенная часть финала обязательно должна содержать информацию, отвечающую на следующие вопросы:
«Каков следующий шаг?» и «Когда его надо предпринять?»
В зависимости от ситуации необходимо регулировать степень категоричности финала.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!
Выдерживайте целесообразную пропорцию между действенной и имиджевой частями финала.
Помните: имиджевая составляющая финала хорошо работает на создание позитивного эмоционального настроя при общении, но может существенно понижать действенность письма, «размывать» цель и провоцировать адресата на «медленный» ответ.
Делайте финал более активным, удерживайте инициативу!
Специфические ситуации
Часто бывает так, что нам очень важно знать ответ адресата (его «да» или «нет»). При этом щекотливость ситуации заключается в том, что мы не вправе указывать и настаивать на ответе и его сроках. Такое указание может выглядеть некорректно, преждевременно, невежливо, а порой и откровенно навязчиво.
Например, мой адресат интересуется в письме возможностью провести тренинг деловой переписки для его подчиненных. В ответном письме я подробно описываю вариант проведения такого тренинга, и в результате мне важно не потерять нить диалога с адресатом и узнать о его решении. И сделать это важно максимально корректно. Как?
В таких ситуациях хорошо работает прием, который я назвала «Указание на последующее действие».
Суть приема: указать адресату/клиенту на событие/действие, которое произойдет сразу после того, как вы получите его ответ.
Например: «Иван Иванович, сообщите мне, пожалуйста, насколько Вам интересно мое предложение, – и мы сразу можем согласовать даты и детали тренинга».
Варианты финалов с указанием на последующее действие:
«Напишите о Вашем решении – и мы сразу приступим к оформлению документов».
«Как только мы получим от Вас ответ – мы будем готовы выслать скорректированный график произведения оплат».
«Напишите, какой из высланных вариантов Вам больше подходит – ия сразу вышлю конкретную детальную информацию по порядку оформления».
«Жду от Вас сканы документов – и сразу отдаю заказ на оплату».
«Сообщите о выбранном варианте – и мы будем готовы выслать Вам наше коммерческое предложение».
«Напишите, какой вариант Вам больше подходит – и я сразу смогу подробно рассказать о процедуре оформления этой карты».
Такой прием позволяет сохранить действенность и активность, в то же время письмо звучит достаточно корректно, так как по сути мы ничего не навязываем, но при этом предельно конкретно обозначаем перспективу предстоящих действий.
Работая с активной частью финала, не следует забывать об эмоциональной части, так как позитивные эмоции – далеко не последняя вещь в деловом общении.
Индийская мудрость гласит: «Ничто так не ободряет человека, как доброе слово». А крылатая фраза кинофильма вторит ей: «Доброе слово и кошке приятно». Так почему бы не закончить добрым словом письмо к нашему уважаемому адресату?
Имиджевая/эмоциональная часть финала
Финал делового письма (и письмо в целом) выглядит более достойно и профессионально, если наряду с изложением своей позиции мы демонстрируем внимание к интересам и личности нашего адресата/клиента.
ГОТОВЫЕ КЛИШЕ (ИСПОЛЬЗУЙТЕ, ЧТОБЫ ПИСАТЬ БЫСТРЕЕ)
Варианты имиджевых/эмоциональных фраз в финале письма:
• Будем рады сотрудничеству!
• Будем рады сотрудничеству с Вами!
• С готовностью отвечу на Ваши вопросы.
• Если у Вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь. Мы обязательно на них ответим!
• Если у Вас появились вопросы – напишите или позвоните. Мы непременно Вам ответим!
• С надеждой на плодотворное сотрудничество…
• Всегда готовы помочь и ответить на Ваши вопросы.
• С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество…
• Искренне надеюсь, что наше сотрудничество будет позитивным и продуктивным.
• Будем рады видеть Вас в числе наших счастливых клиентов!
• Хорошего настроения и удачного дня!
• Спасибо за сотрудничество!
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!
Работая с имиджевой частью финала, важно понимать, что финальная фраза должна быть созвучна содержанию письма. Часто бывает, что финальная имиджевая фраза вводится нами в блок подписи – и, увы, не всегда соответствует смысловому контексту самого письма. Она превращается в мертвый шаблон, который не выполняет своего исходного назначения или (что хуже) начинает противоречить содержанию письма.
Подтверждение этому – в письме ниже.
Sent: Thursday, August 26, 2010 7:13 PM
Subject: Вакансия главного бухгалтера
Добрый вечер, Николай Петрович!
Пишу Вам в связи с ситуацией, сложившейся с подбором кандидатов на позицию главного бухгалтера в подведомственной Вам службе. Позиция открыта уже более двух месяцев. Позиция достаточно непростая.
В конце июля состоялась встреча с Екатериной Козловой – реальным и достойным кандидатом на закрытие вакансии. Она выполнила все практические задания, мы передали их к Вам в службу. Результаты выполнения заданий до сих пор не проанализированы. В начале прошлой недели мы передали Вам еще 2 анкеты кандидатов на позицию бухгалтера и ответы этих кандидатов на вопросы. Ситуация прежняя – ответа нет. Николай Петрович, я уверена, что продолжать работу в таком ключе нет никакого смысла.
Сообщаю Вам о том, что с сегодняшнего дня вакансия главного бухгалтера нами переводится в разряд несрочных. Это означает, что при наличии достаточно большого количества актуальных вакансий в отделе персонала работа по поиску кандидатов на позицию главного бухгалтера будет нами вестись по остаточному принципу.
Хорошего настроения и удачного дня!
Руководитель службы персонала
Обязательно соотносите звучание финальной эмоциональной фразы с основным содержанием письма. Для ускорения работы держите под рукой список фраз-клише.
Универсальным вариантом имиджевой фразы является фраза: «С уважением…»
Только ее можно поместить в автоматический блок подписи. Все остальные имиджевые фразы нуждаются в дополнительном внимании и согласовании с содержанием письма.
Внимание! В финале письма избегайте ошибок в употреблении следующих фраз:
• «Благодарим Вас за понимание» / «Спасибо за понимание»
Фраза в финале: «Благодарим Вас за понимание!»/«Спасибо за понимание»
Эта фраза имеет смысловой оттенок извинения. Поэтому используйте ее только в тех случаях, когда вам необходимо извиниться перед адресатом.
Посмотрите варианты писем ниже. Обратите внимание, как меняет смысл письма финальная фраза.
Не используйте эту фразу в ситуации, когда вы хотите выразить благодарность за общую работу. В этом случае более органично звучат фразы:
• «Спасибо за сотрудничество!»
• «Спасибо за плодотворное сотрудничество!».
Также не используйте эту фразу, чтобы поблагодарить адресата за внимание к вашей информации и для выражения надежды, что ему все понятно. Для этих случаев уместны другие варианты:
• «Я постаралась предельно точно изложить суть ситуации. Если при этом какие-то моменты остались для вас непонятными, пожалуйста, сообщите, и я поясню подробнее»;
• «Если в высланной информации есть непонятные моменты, пожалуйста, сообщите. Я дам необходимые комментарии»;
• «Я постаралась максимально подробно пояснить суть вопроса. Тем не менее если у вас есть еще какие-то вопросы, напишите, и я с удовольствием на них отвечу».
Фраза в финале: «Спасибо за внимание»
При использовании этой фразы важно понимать следующее. Она уместна только в деловой ситуации, когда вы выражаете благодарность за внимание, которое вам уделили в ответ на вашу просьбу/вопрос. Более корректным по звучанию и смыслу в такой ситуации будет вариант: «Спасибо за внимание, которое вы мне уделили».
Фраза «Спасибо за внимание!» абсолютно неуместна в ситуации, когда вы являетесь инициатором делового письма.
Почему? Дело в ее смысловом подтексте. Фразу «Спасибо за внимание» мы обычно используем, чтобы поблагодарить за внимание, которого можно было бы и не уделять. (Типичный пример такой ситуации в бытовой жизни: информация по TV о прогнозе погоды.)
Заканчивая свое информационное послание этой фразой, мы транслируем два смысловых значения:
1. «Я благодарен вам за время, которое вы мне уделили, так как вы имели полное право меня не слушать»;
2. «До свидания» («Всем спасибо. Все свободны»).
Оба этих смысловых значения неорганичны для делового письма.
Во-первых, нецелесообразно прощаться с клиентом столь категорично, не оставляя повода и надежды на возобновление диалога.
Во-вторых, странно и нецелесообразно писать письма, в актуальности которых вы не уверены. Даже если вы пишете такое письмо, заканчивать его нужно указанием на полезность и применимость вашей информации.
Резюме: фраза «Спасибо за внимание» неорганична финалу делового письма.
Вместо нее лучше использовать фразы:
• «Искренне надеюсь, что наша информация поможет вам…»
• «Уверены, что эта информация будет полезной при…»
• «Искренне надеюсь, что информация, которую я Вам сообщила, пригодится вам/поможет вам…»
Фразы в финале: «Всего доброго!»/«Всего наилучшего!»
Обе фразы – это варианты вежливого, но окончательного прощания. Они уместны в ситуациях, когда мы заинтересованы в прекращении диалога.
Если же мы хотим выразить клиенту/адресату наши пожелания добра или искреннего участия, то фразы «Всего доброго!» и «Всего наилучшего!» лучше заменить на:
• «Хорошего настроения и удачного дня!»
• «С самыми наилучшими пожеланиями…»
Фраза в финале: «Удачи!»
Эта короткая фраза в финале письма несет два смысловых оттенка.
1. Пожелание удачного стечения будущих обстоятельств.
2. Указание на то, что к этим обстоятельствам отправляющий адресат не будет иметь отношения («это будет происходить без меня, без моего участия»).
Решите сами, насколько приемлемы эти смысловые контексты в вашей переписке с клиентами/партнерами.
Итак, мы прояснили вопрос с главным инструментом ясного письма – его структурой. Основа ясности – четко прописанные три точки внимания, включая «хитрости» финала письма.
Это «смысловой треугольник», своего рода «смысловая рамка» письма.
Теперь в эту «рамку» нам нужно поместить основное содержание письма. Поместить таким образом, чтобы обеспечить нашему адресату предельную понятность, быстроту и комфорт чтения и восприятия. В этом помогают инструменты ясности. Напомним их.
1. Четкая структура письма (в том числе три точки внимания) – это мы уже освоили.
А со следующим нам предстоит разобраться.
2. Объем письма, комфортный для восприятия.
3. Подача информации в логике, предельно понятной адресату (принцип 5 х 5).
4. Графические средства систематизации и выразительности текста: абзацы, заголовки, нумерация.
5. Характер предложения (объем и структура).
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Источник статьи: http://econ.wikireading.ru/73334
5 способов быстрее получить ответ на свои письма
Сколько раз в день вы проверяете свой e-mail? Сколько писем вы отправляете каждый день? Сколько из них идут с пометкой «важно»?! И, наконец, сколько из этих писем так и остаются без ответа? Писать «правильные» письма, на которые человек просто не может не ответить, нужно уметь. Оказывается, есть люди, которые проводят на эти темы целые семинары, и они (семинары) пользуются довольно большим спросом.
Хотите быстро получать ответы на важные письма? Есть целых 5 проверенных способа получить желаемое.
Своим опытом делится Джеймс Клиар (James Clear), основатель passivepanda.com.
1. Пишите короткие письма.
Люди любят откладывать не очень важные дела. А если к ним на почту пришло вроде как важное, но очень длинное письмо — это еще один повод отложить ответ. Сложно быстро ответить на длинное письмо. Во-первых, его надо прочесть. Во-вторых, осознать и обдумать то, что там написано. И, наконец, в-третьих, на него нужно написать вразумительный ответ. Более того, такие длинные письма могут часто содержать в себе очень много вопросов и разных тем. А это создает дополнительные трудности с выделением главной темы или вопроса, что в свою очередь снова приводит к откладыванию этого письма в долгий ящик.
На короткий e-mail гораздо проще дать короткий, вразумительный и, что самое главное, быстрый ответ. Одно письмо — одна тема или вопрос!
Пишите письма реже
Если вы отправляете сотруднику много писем, в конце-концов он попросту привыкает к тому, что каждое утром в его почтовом ящике уже ждут два или три ваших письма. Ну не ответит он сейчас — как разница? Чуть позже вы пришлете ему еще одно письмо-напоминание с тем же вопросом.
Не приучайте людей к тому, что вы можете написать сколько угодно писем в любое время. Научите людей ценить ваши письма, присылая их только тогда, когда у вас есть действительно важная и ценная информация.
Всегда просите ответить на ваши письма
Звучит просто, но мы очень часто забываем это делать. Мы можем как угодно расписывать проблему в письме и даже набросать несколько возможных решений, но при этом мы часто забываем четко попросить ответить на этот e-mail. Для нас, как отправителей письма, следующий шаг — ответ на него, очевиден. Но он может быть не очевиден для получателя. Особенно если письмо прислано в разгар рабочего дня или в горячую пору ответов и всевозможных дедлайнов.
Не забывайте в конце письма всегда вежливо просить ответить на него, потому что это важно для вас и для получателя.
Начните с конкретных сроков
Еще одна причина откладывания ответов на письмо — это его не озвученная срочность или дата, до которой нужно дать ответ. Система «горячих сроков» давно прижилась у нас и как бы не затягивали выполнение задания, мы все равно знаем, что до определенного числа мы просто обязаны его выполнить. То же самое касается и писем. Укажите в первых нескольких предложениях сроки, до которых вам кровь из носу нужно получить ответ на это письмо.
Одно письмо — один получатель
Очень соблазнительно написать письмо и указать сразу несколько получателей. Многие так и делают, правда? Не покупайтесь на легкость и быстроту. Потратьте чуть больше и отошлите письмо каждому индивидуально. Вот увидите, вы получите свои ответы гораздо быстрее, чем при коллективной рассылке. Причина? Дело в том, что когда человек видит в адресной строке несколько получателей, сразу срабатывает перекладывание ответственности на кого-то из этого списка. Получатель надеется, что кто-то другой из списка ответит на поставленный вопрос. В итоге вы можете остаться совсем без ответа.
Если же вам все-таки нужно отправить сообщение группе людей, постарайтесь в письме четко задать вопрос или поставить задание каждому из перечисленных в списке. То есть получается общее сообщение с индивидуальными задачами.
Старайтесь быть предельно корректным в любых ситуациях (никто не любит грубиянов) и задавать конкретные вопросы с четкими временными рамками их выполнения.
Источник статьи: http://lifehacker.ru/5-sposobov-bystree-poluchit-otvet-na-svoi-pisma/