Как написать сопроводительное письмо с описью документов

Сопроводительное письмо к документам

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

• к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
• к декларациям в ФНС, ФСС;
• к договору на подпись контрагентам;
• к коммерческому предложению;
• к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Структура документа

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

• должность получателя и его ФИО;
• наименование компании или ведомства;
• адрес компании или ведомства.

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Текст сопроводительного письма

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

• «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
• «Просим информировать установленным порядком»;
• «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

• название документа нужно писать полное;
• отмечают количество экземпляров документа;
• отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Важные нюансы

1. Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
2. Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
3. Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
4. Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667

Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

1. Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2019 в 2 экз. на 2 л.
2. Счет-фактура №53 от 11.12.2019 в 1 экз. на 1 л.
3. Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2019 в 1 экз. на 6 л.

С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович

Источник статьи: http://assistentus.ru/forma/soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam/

Нюансы составления и оформления грамотного сопроводительного письма с описью предоставляемых документов

Сопроводительное письмо требуется во многих случаях, и один из самых распространённых – это ситуация, когда в чей-то адрес направляются документы, и нужно пояснить, что они собой представляют и зачем направляются.

Разберёмся, как по правилам делопроизводства и обычаям делового оборота составляется такое письмо.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-45 . Это быстро и бесплатно !

В каких случаях оно бывает нужно?

В деловых отношениях часто требуется направить в адрес контрагента по договору, должностного лица из государственного или муниципального органа власти или иного субъекта какие-то документы. В том случае, если в документе указан их адресат, всё просто: они просто передаются ему.

Но что делать, если отправляется целый пакет документации, и при этом каждая бумага хоть и затрагивает интересы получателя, но прямо он в них не указывается? В этом случае может помочь сопроводительное письмо. В нём указывается:

• Адресат, который должен получить этот пакет.
• Перечень направляемых документов.
• Причина, по которой они направляются.
• Лицо, передающее необходимые бумаги.
• Дальнейшие действия, которые ожидаются от получателя.

Сопроводительное письмо не является обязательным, однако он бывает крайне полезен в тех случаях, когда есть опасность, что передаваемый пакет затеряется или не будет использован по назначению.

Для чего требуется перечень предоставляемых бумаг?

Определяя, когда требуется опись документов, можно руководствоваться как обычаями делового оборота, так и нормативными актами. В частности, ФЗ «Об архивном деле» содержит перечень различных видов документации со сроками хранения.

Кроме того, если документация направляется почтой, и при этом важно подтвердить содержание почтового отправления – существует такая вещь, как заказное письмо с описью вложения.

Однако даже в том случае, когда почтовое отправление оформлено именно таким образом, лучше оформить сопроводительное письмо: в этом случае будет хоть какая-то гарантия того, что адресат получит именно то, что было отправлено для него.

Таким образом, можно сделать вывод, что опись требуется:

• Для документов, подшиваемых в дело (от личного – до судебного в рамках гражданского, уголовного, арбитражного или административного процесса).
• Для почтовых отправлений.
• Для материалов, направляемых в архив.

Содержание

Официально утверждённого бланка, который обязателен к применению при составлении сопроводительного письма, не существует. Тем не менее, на практике давно выработаны требования, которые предъявляются к составлению такого рода документов. Обычно они должны включать в себя следующие пункты:

1. Название отправителя или официальный штамп предприятия. Если письмо составляется на утверждённом локальным нормативным актом бланке, без этого можно обойтись: необходимая информация будет содержаться в шапке документа.
2. Данные адресата. Они обычно указываются с правой стороны листа.
3. По центру ниже – название: «Опись передаваемых документов по договору номер… от …», «Сопроводительное письмо» и т. д. Это не обязательный пункт, письмо вполне может быть оформлено и без заголовка.
4. Обращение к адресату по имени и отчеству. Это – тоже необязательный элемент.
5. Перечень документов, которые направляются письмом. Он может быть оформлен в виде обыкновенного нумерованного или маркированного перечня, а может быть сделан в виде таблицы, где в разные графы заносится название документа, его краткое содержание, реквизиты и другая необходимая для дела информация.

Самые строгие правила к оформлению существуют для описей к архивным или судебным делам, для обычных же писем вполне допустима любая форма, которая придёт в голову отправителю.

Должность и подпись отправителя. Также, если у него есть печать, здесь же ставится её оттиск.

• Скачать бланк сопроводительного письма с перечнем документов
• Скачать образец сопроводительного письма с описью предоставляемых документов

Пример написания

В качестве примера рассмотрим вариант, когда одна организация направляет другой несколько документов, связанных с коммерческой деятельностью. В этом случае сопроводительное письмо будет выглядеть примерно следующим образом:

ООО «ТрансПоставка», г. Воронеж, Московский проспект, д. 199, офис 32.

Генеральному директору ООО «ПромСнабЛогистика» Аксёнову А. В.

Опись документов к договору №210-н от 18 апреля 2017 г.

Уважаемый Артём Владимирович!

В соответствии с достигнутыми ранее договорённостями направляем в Ваш адрес документацию, запрошенную Вами в связи с заключением договора №210-н от 18 апреля 2017 г.:

1. Учредительные и регистрационные документы ООО «ТрансПоставка» в 1 экземпляре на 27 листах.
2. Сертификат соответствия №492 от 11 января 2017 года.
3. Образец оттиска печати ООО «ТрансПоставка» в 1 экземпляре на одном листе.

С уважением, генеральный директор ООО «ТрансПоставка» Алексей Викторович Ярушкин.

Хотя это нигде не регламентируется, но на практике принято использовать следующие обращения:

• «предоставляем Вам» – если письмо обращено в вышестоящую организацию;
• «направляем Вам» – если документы направляются равному по статусу субъекту;
• «высылаем Вам» – если адресатом является стороннее лицо, чей статус трудно определить.

Оформление готовой бумаги

Официальных требований к тому, как должно составляться готовое сопроводительное письмо, с которым пересылаются документы, практически не существует. Тем не менее, на практике имеется ряд требований:

• Документ должен быть составлен в письменном виде.
• Он должен быть подписан руководителем организации. В том случае, если его составлял кто-то из специалистов компании, имя ответственного сотрудника указывается внизу письма.
• Документ должен быть заверен печатью, если таковая имеется.

Куда отправляется и как?

Направление сопроводительного письма может осуществляться следующими способами:

• Внутри организации.
• С помощью курьерской службы.
• С помощью почтовых организаций (внутри нашей страны – «Почта России», за рубежом – соответствующие службы других стран).
• По электронной почте (как составить сопроводительное письмо в электронном виде?).

• контрагент по договору;
• должностное лицо;
• иной обратившийся субъект, которому необходимо предоставить документацию.

Полный перечень адресатов составлен быть не может, поскольку ситуации с отправкой могут быть самые разные.

Заключение

Хотя к составлению сопроводительного письма обязательных требований практически нет, его необходимо готовить по определённым правилам. В противном случае велик риск того, что письмо не будет принято во внимание.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-59-45 (Москва)
+7 (812) 425-60-37 (Санкт-Петербург)

Источник статьи: http://101million.com/dokumenty/pisma/soprovoditelnoe/s-perechnem-dok.html

Оформляем сопроводительное письмо для передачи документов

Сопроводительное письмо о направлении документов — это обращение к адресату, которому направляется пакет бумаг. В нем перечисляются передаваемые единицы и излагается просьба, связанная с их передачей.

Цели и задачи сопровода

Сопровод выполняет одновременно несколько задач:

• соблюдается деловой этикет, по которому оформление такого послания является хорошим тоном;
• описываются передаваемые бумаги;
• в тексте, помимо перечня бумаг, излагается просьба или руководство к действию для адресата либо указываются необходимые комментарии и устанавливаются сроки;
• страховка на случай споров по факту передачи или получения тех или иных бумаг.

В ходе работы в рамках Федерального закона № 44-ФЗ и 223-ФЗ передавать те или иные бумаги необходимо достаточно часто, например:

• при ответе на запрос коммерческого предложения;
• при пересылке бумаг в рамках исполнения контракта, в том числе актов сверки, документов о поставке, технической документации;
• при передаче закрывающих исполнение соглашения бумаг.

Структура сопроводительного письма

С 01.07.2018, когда оформляете сопровод, следуйте общим требованиям, установленным ГОСТ Р 7.0.97-2016, где описано, как написать образец сопроводительного письма к документам. Его оформляют как на фирменном бланке, так и на чистом листе, желательно в печатном, а не рукописном виде. Структура состоит из частей:

• реквизиты отправителя. Если послание исполнено на бланке, вписывать их повторно не нужно, но если использован чистый лист, данные необходимо внести;
• данные адресата;
• реквизиты послания: дата и исходящий номер;
• обращение и вводная часть;
• опись передаваемых бумаг;
• заключительная часть;
• должность и Ф.И.О. подписанта и сама подпись;
• информация об исполнителе.

По желанию отправителя послание скрепляется печатью организации. Она не является обязательным требованием.

Содержание

Содержание сопровода различно в зависимости от ситуации. Вот пошаговая инструкция, как составить образец сопроводительного письма к документам:

Шаг 1. Написать шапку послания, где изложить техническую информацию: от кого и кому оно направлено.

Шаг 2. Составить обращение. Начинать его необходимо со свидетельства уважительного отношения к адресату: «Уважаемый …» или «Уважаемая…». Затем следует имя и отчество адресата. Важно указать имя и отчество того лица, которое в шапке указано как получатель.

Шаг 3. Написать вводную часть. Ее задача — предварить перечень передаваемых единиц:

Шаг 4. Составить опись. В ней указываем:

• номер бумаги по порядку в перечне;
• ее наименование и реквизиты;
• количество экземпляров;
• количество листов;
• допускается указать форму: оригинал, копия, нотариальная копия — при необходимости.

Шаг 5. Составить заключительную часть. В ней необходимо отразить действия, которые ожидает отправитель, например:

• подписать и возвратить отправителю;
• приобщить к материалам дела;
• рассмотреть в установленном порядке.

Шаг 6. Указать подписанта и подписать послание.

Исполнитель указывается внизу листа. Помимо Ф.И.О., необходимо написать телефон, по которому получатель при необходимости обратится за разъяснениями.

Пример сопроводительного письма к документам

ИНН 1234567890 КПП 121001001

000000, Россия, г. Санкт-Петербург, ул. Идеальная, д. 1; тел. (812) 123-45-67

В ответ на Ваше письмо от 24.10.2020 № 987 (Вх. № 365) высылаем пакет закрывающих документов по исполнению контракта № 123 от 29.06.2020, подписанных с нашей стороны.

1. Акт оказанных услуг № 1 от 23.10.2020 в 1 экз. на 2 листах.
2. Отчет об оказании услуг б/н от 23.10.2020 в 1 экз. на 7 листах.

Директор
ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК» _____________/Иванов И.И.

Источник статьи: http://gozakaz.ru/oformlyaem-soprovoditelnoe-pismo-dlya-peredachi-dokumentov/