Как написать сопроводительное письмо к протоколу разногласий

Soprovoditelnoe-Pismo.ru

Только эффективные сопроводительные письма!

Сопроводительное письмо к протоколу разногласий, образец

В процессе согласования условий договора достаточно часто возникают ситуации, когда компании не могут сразу договориться по целому ряду пунктов. В этих ситуациях потребуется составить протокол разногласий, в котором будут перечислены все разделы договора и формулировки, с которыми не согласна какая-либо из сторон. Для того чтобы направить документ, необходимо приложить сопроводительное письмо к протоколу разногласий, образец которого вы можете использовать при подготовке своего варианта.

Сопроводительное письмо к протоколу разногласий — образец

Общество с ограниченной ответственностью «Анонс»
115419, г. Москва, ул. Донская, д.№1, офис 143
ИНН 7711133115, КПП 7711444132, ОГРН 5071225551211

Исх. №18 от 22.07.2018г. ООО «Квадрат»

на № от 111052, г. Москва, ул. Плещеева,

О передаче Протокола разногласий к Договору

Высылаем Протокол разногласий к проекту договора №23 от 15.07.2018г. Большая часть вопросов касается п.3, 6, и 8. Также в документе содержатся предложения по изменению формулировок.

Готовы продолжить диалог в части корректировки указанных пунктов, для того чтобы ускорить подписание договора.

В случае согласия с предлагаемыми формулировками, ждем от Вас подписанного протокола разногласий в течение 5-ти рабочих дней, чтобы начать подписание Договора.

Проект Договора №23 от 15.07.2018г. на 5 л. в 1 экз.
Протокол разногласий к проекту Договора №23 от 15.07.2018г. на 2 л. в 2 экз.

Руководитель юридического департамента

ООО «Квадрат» Крутов Крутов С.С.

Исполнитель:
Юрисконсульт
Шувалова М.А.
8(495) ххх-хх-хх
e-mail: хххх@хххх.ru

Скачать сопроводительное письмо к протоколу разногласий, образец

Пример

Источник статьи: http://soprovoditelnoe-pismo.ru/primery/k-protokolu-raznoglasij-obrazec.html

Оформляем образец сопроводительного письма к договору

Обзоры КонсультантПлюс

Верховный суд опубликовал обзор по коронавирусу № 1 и № 2

Каждая организация сталкивается с необходимостью ведения деловой переписки — с партнерами, поставщиками, заказчиками, физлицами или государственными инстанциями. Зачастую служебная корреспонденция связана с отправлением пакетов документов и соглашений, и тогда большое значение приобретает правильно составленное сопроводительное письмо. Ведь именно оно позволит не только доказать факт отправки важных материалов контрагенту, контролировать сроки исполнения и оптимизировать делопроизводство; оно также позволяет предоставить другой стороне максимально подробные инструкции, что ускорит процесс заключения сделки.

Таким образом, можно выделить основной признак подобных обращений: они носят служебный характер и не имеют значения без приложенных документов. Не является исключением и сопроводительное письмо о направлении договора на подписание.

Форма документа

Действующее законодательство не устанавливает какой-либо унифицированной формы такого обращения, однако существуют рекомендации по составлению организационно-распорядительной документации, которые содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003. Эти нормативы будут действовать до 1 июля 2020 года, затем вступит в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016.

реквизиты вашей организации (полное наименование, ИНН, КПП, адрес и телефон);
дату составления и исходящий номер;
сведения о получателе (должность, Ф.И.О.);
цель отправления и инструкции;
перечень приложений (каждому документу присваивается порядковый номер, указываются его название и количество листов);
подпись с расшифровкой руководителя;
контакты ответственного лица (исполнителя).

Основная часть должна содержать:

вежливое обращение к адресату по имени и отчеству;
устойчивые словосочетания: «Направляем Вам. », «Высылаем в Ваш адрес. », «Предоставляем Вам. » и т. п.

Скачать образец сопроводительного письма к договору можно в конце статьи.

Не забудьте указать все реквизиты соглашения (номер, дату).

В конце основной части обращения идут указания на дальнейшие действия получателя (просьба подписать свой экземпляр, скрепить его печатью и отправить назад).

Стоит добавить, что сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору составляется по аналогичным правилам, за исключением того, что в основной части пишут: «Высылаем в Ваш адрес 2 экземпляра дополнительного соглашения к договору».

Действия получателя письма

В свою очередь, после получения вашего послания, секретарь или другой сотрудник, ответственный за делопроизводство в компании-адресате, предпринимает следующие действия:

регистрирует полученную корреспонденцию, присваивая ей входящий номер;
проверяет комплектность и передает письмо вместе с договором руководителю на подписание;
забирает у руководителя подписанные документы, если к ним нет возражений, или, если в документах найдены недочеты, составляет протокол разногласий, где указываются желаемые поправки;
в первом случае — экземпляр договора, во втором случае — протокол разногласий направляет обратно, отправителю.

Источник статьи: http://ppt.ru/forms/dogovor/sopr-pismo

Образец сопроводительного письма к договору

Разберемся, зачем нужно сопроводительное письмо о направлении договора на подписание и как правильно его составить.

Когда и зачем составляется сопровождение

Правила деловой переписки предусматривают обмен документами с партнерами по электронной почте или с курьером, часто — договорами, которые требуется подписать. В такой ситуации к отправлению принято прикладывать сопроводительное письмо, в котором не только перечисляются направленные бумаги, но и поясняется, какие действия ожидаются от получателя. Например, сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору или просто к договору, который нужно подписать и вернуть отправителю. Важно помнить, что закон не устанавливает требований составлять сопроводительные бумаги, но мы рекомендуем всегда делать это, поскольку они помогают избежать неточностей и возможного недопонимания.

Можно выделить две основные функции сопроводительного письма (или, как его часто называют между собой сотрудники, «сопроводиловки»):

опись направленных документов (если договор, то его название, на скольких листах он составлен, сколько копий);
указания к действию (например, подписать договор и вернуть одну из копий отправителю).

Поскольку текст сопроводительных бумаг включает опись, рекомендуется составлять их в двух экземплярах: один получатель оставляет себе, а на втором расписывается в получении и возвращает отправителю. После этого сопроводительное письмо нужно зарегистрировать и хранить, как любую важную корреспонденцию. Такой подход помогает решить множество спорных ситуаций.

Для бухгалтерии факт отправки несет только информативный характер в части составления планов доходов и расходов. Отражение фактов хозяйственной деятельности на основании такой бумаги не производится.

Структура сопроводительного письма

Поскольку оно не является обязательным, то и требований к оформлению и содержание нормативно не установлено. Но следует помнить, что в 2020 году правила оформления писем подпадают под действие стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003 года. Можно составить такую структуру:

Шапка.
Номер и дата.
Обращение.
Текст.
Приложение.
Подписи и печать.

Разберем некоторые из них подробнее.

Шапка

Как правило переписка бюджетных организаций оформляется на фирменном бланке. В шапке нужно указать название адресата и его реквизиты, а также конкретного получателя — ответственное лицо. Можно адресовать двум и более получателям одновременно. При этом можно указать либо список имен, либо перечень должностей. Прописывать фамилию и инициалы не обязательно, но желательно с точки зрения делового этикета.

Номер и дата

Нумерация писем производится согласно правилам делопроизводства организации, которые устанавливаются локальными актами. Делопроизводство некоторых направлений регулируются отраслевыми актами (нотариат, вооруженные силы). Как правило, требуется указать входящий или исходящий номер и дату получения или отправления.

Текст

Текст рекомендуем начинать с фраз: «Высылаем вам…», «Представляем вам…», с целью выделения ключевой формулировки. После этого перечислите документы, которые направляете, с фиксацией их номера и даты (при наличии). В заключительной части необходимо обратить внимание на цель отправления. Уместны следующие формулировки:

прошу подтвердить получение;
прошу подписать договор и возвратить в срок до;
прошу согласовать текст договора и возвратить с комментариями (направить протокол разногласий);
прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации.

В тексте возможно выделять жирным или подчеркнутым шрифтом фразы, которые имеют наиболее важную смысловую нагрузку.

Приложение

Обязательное составьте опись всех документов, которые направляете. При этом, чтобы в будущем избежать возможных разногласий, рекомендуется унифицировать каждый элемент перечня, указать полное название, количество экземпляров и листов каждого документа. Например, «Договор на поставку канцелярских товаров № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 5 листах каждый». В заключении рекомендуется прописать количество пунктов приложения и общее количество листов: «Итого направлено 2 документа на 13 листах».

Подпись

Сопроводительные документы скрепляются подписью руководителя или ответственного лица, если это предусмотрено правилами делопроизводства. Наличие подписи главного бухгалтера или иного лица финансовой службы не обязательно. Тем не менее, рекомендуем предусмотреть правилами делопроизводства схему информирования бухгалтерии, чтобы избежать ситуации, когда отсутствуют необходимые согласования.

Что касается печати, то в 2020 году юридические лица не обязаны иметь круглую печать для удостоверения издаваемых документов, в том числе и писем (82-ФЗ от 06.04.2015). Поэтому наличие ее на бланке остается на усмотрение делопроизводителей.

Источник статьи: http://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/obrazets-soprovoditelnogo-pisma-k-dogovoru-na-podpis

Сопроводительное письмо к документам

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
к декларациям в ФНС, ФСС;
к договору на подпись контрагентам;
к коммерческому предложению;
к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Структура документа

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

должность получателя и его ФИО;
наименование компании или ведомства;
адрес компании или ведомства.

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Текст сопроводительного письма

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

«Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
«Просим информировать установленным порядком»;
«Просим согласовать и возвратить с комментариями».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

название документа нужно писать полное;
отмечают количество экземпляров документа;
отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Важные нюансы

Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667

Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2019 в 2 экз. на 2 л.
Счет-фактура №53 от 11.12.2019 в 1 экз. на 1 л.
Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2019 в 1 экз. на 6 л.

С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович

Источник статьи: http://assistentus.ru/forma/soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam/