Как написать сопроводительное письмо к презентации

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Коммерческое предложение нередко сопровождают специальным письмом, в котором указывают суть предложения, порядок работы с компанией, а также оно должно содержать информацию, которая заинтересовала бы потенциального партнера. Как составить такое сопроводительное письмо, расскажем в статье.

Функции сопроводительного письма к коммерческому предложению

Сопроводительное письмо — это документ, который прилагают к основному документу или пакету бумаг. Его задача — пояснить или дополнить информацию в основном документе.

Функции такого письма к коммерческому предложению состоят в том, чтобы описать преимущества работы с компанией-отправителем для получателя, чтобы у него появилось желание ознакомиться с коммерческим предложением. Также письмо перечисляет, какие еще документы были отправлены адресату. Отправка сопроводительного письма в бизнесе считается хорошим тоном.

Как составить сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Сопроводительное письмо пишут в свободной форме, однако необходимо соблюдать традиционную структуру письма. Документ лучше оформить на бланке компании, где будут сразу указаны логотип и реквизиты.

Структура письма должна быть следующей:

1. Наименование компании-отправителя с реквизитами.
2. Наименование адресата. Это, как правило, руководитель компании.
3. Номер письма, под которым его зарегистрировали в журнале исходящей корреспонденции, дата составления.
4. Заголовок: «Сопроводительное письмо к коммерческому предложению».
5. Обращение по имени и отчеству: «Уважаемый Петр Петрович!»
6. Текст письма. Здесь нужно описать в нескольких словах деятельность компании, какую продукцию производит или какие услуги предлагает, преимущества работы именно с ней. Далее можно указать, что условия сотрудничества перечислены в приложении к письму.
7. Приложения к сопроводительному письму. Это могут быть прайсы, условия сотрудничества, каталоги с моделями продукции, проект договора о сотрудничестве. Также нужно указать количество листов каждого прилагаемого документа.
8. Заключение. Здесь должна быть подпись руководителя компании (например, «С уважением, генеральный директор ООО «Салют») и указывают должность, ФИО и контакты ответственного лица.

Внимание! Для написания письма нужно использовать официально-деловой стиль, орфографических, пунктуационных и других ошибок быть не должно, как и разговорных и просторечных слов и выражений.

Несколько советов по составлению письма

1. Текст письма должен быть понятен. После прочтения у адресата не должно возникнуть каких-либо вопросов о том, чем занимается отправившая письмо компания и что она предлагает.
2. Будет хорошо, если автор письма будет иметь аналогичную должность, что и его получатель. То есть письмо нужно писать от имени руководителя организации.
3. Письмо должно иметь деловой вид. Можно использовать полиграфическую и цветную печать, так как документ отправляется в рекламных целях. Но не нужно переусердствовать с количеством и яркостью цветов.
4. Текст письма не должен быть продающим. Это больше информационное письмо, поэтому стиль должен быть соответствующий.
5. В случае если письмо было отправлено после предварительной договоренности, можно также указать это. Например: «В понедельник мы беседовали с вами по телефону о …».
6. Допустимы и такие формы обращения: «Добрый день, Вас приветствует …», «Добрый день! Направляем коммерческое предложение по Вашему запросу».

Образец

Общество с ограниченной ответственность «Север»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Ломоносова, д.56
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 3344556677889

Генеральному директору ООО «Запад»
Соколову Сергею Сергеевичу

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Уважаемый Сергей Сергеевич!

Вас приветствует компания ООО «Север». Мы производим продукцию из пластика для дома и сада. Наша компания работает уже 10 лет, имеет устойчивое положение на рынке и самые низкие цены в регионе. Нашими партнерами являются и транспортные компании, поэтому мы всегда можем предложить выгодные условия по доставке груза. В приложении к письму Вы найдете всю необходимую информацию о продукции и условиях сотрудничества.

1. Коммерческое предложение.
2. Прайс-лист.
3. Каталог товаров.
4. Проект договора о сотрудничестве.

С уважением,
генеральный директор ООО «Север»
Михайлов Кирилл Кириллович

Исполнитель: менеджер по продажам
Романов Иван Иванович
тел. 89000000000

Источник статьи: http://assistentus.ru/forma/soprovoditelnoe-pismo-k-kommercheskomu-predlozheniyu/

Что делать, когда коммерческое предложение написано

Итак, вы написали коммерческое предложение воспользовавшись этой статьей Ссылка . Что с ним делать дальше, и как его отправлять. Если предложение «горячего» типа то его можно сохранить в PDF и сразу отправить клиенту, который ждет. Но как быть с холодными предложениями? Есть целых четыре варианта.

• Отправка почтой России (физический формат). Может отлично сработать, когда Ваши конкуренты засыпают потенциального клиента своими коммерческими предложениями по электронной почте. При этом постарайтесь, чтобы письмо выглядело дорого: белоснежный конверт из плотной бумаги, марка. Идеально, если адрес будет написан от руки.
• Отправка коммерческого предложения в теле письма (HTML-формат). Для этого Вам потребуется помощь специальных программ или сервисов для Email-маркетинга. Дополнительный плюс этого подхода — Вы видите количество открытых писем с привязкой к каждому контакту в таргет-листе и времени. Очень удобно.
• Отправка в приложении с сопроводительным письмом. В письме Вы представляетесь и вызываете интерес. Но без перегруза деталями. За дополнительной информацией человек открывает документ в приложении. О том, как писать сопроводительное письмо расскажу далее.
• Вначале письмо, потом предложение (при отклике) . В отличие от предыдущего варианта Вы разделяете отправку на два этапа. Вначале проверяете интерес, и только когда установили контакт — отправляете коммерческое предложение.

Который из этих подходов сработает лучше — нельзя сказать однозначно. Нужно тестировать.

Но для последних трех вариантов вам необходимо собрать базу для рассылок. Это можно купить или собрать самостоятельно на торговых площадках.

Если же у вас есть свой сайт, то через функцию заказа вы можете сразу собирать базу «горячих» клиентов. Как сделать себе сайт и какой расскажу в последующих статьях на примере своего сайта (хотя для заказов он не самый удачный пример, но ежедневная посещаемость в рабочие дни уже превысила 1000).

Типовые ошибки при составлении коммерческих предложений

В Интернете существует масса бланков, шаблонов и образцов коммерческих предложений. И большинство из них объединяет одно — они не работают, и их никто не читает. Просто потому что в них присутствуют одни и те же типовые ошибки:

• Ода своей компании в стиле “Профессиональные, клиентоориентрированные, молодые, динамичные, устремленные, надежные и бла-бла-бла”. Клиенту в принципе не интересна компания, которая не заинтресовала его стоящим предложением.
• Дифирамбы получателю в стиле жестких пополизаний “Ваша компания всегда являлась образцом качества и надежности, стабильности и процветания…” Особенно забавно такое читать в холодных коммерческих предложениях. Лесть хороша в меру. Когда она льется через край, у читателя возникает рвотный рефлекс, и коммерческое предложение летит в мусорку.
• Заумность. Еще одна распространенная ошибка, когда начало КП перегружено избытком информации, причем в формате, в котором ее сложно даже произнести. Пример: “Наша компания стремится выделиться среди среднестатистической конъюнктуры рынка и оказывает услуги беспрецедентно высокого качества, проявляя индивидуальный подход к каждому клиенту через призму симбиотического взаимодействия”.
• Все и сразу. Многие компании считают своим долгом в одном письме выслать коммерческое предложение, прайс, презентацию, карточку с реквизитами, каталог и массу другой электронной макулатуры, которая, скорее раздражает, чем помогает решить задачу.
• «Грязный» рассылочный лист. Покупные или старые базы, которые успели 10 раз зачерстветь и покрыться пылью. При таком подходе легко попасть под спам-фильтры. В худшем случае санкции почтовых сервисов наложат на название компании (название станет стоп-словом). Тогда даже добропорядочные письма будут часто попадать в спам.

Это могу продемонстрировать на себе. В свое время, 10 лет назад, я работал в проектной организации и моя почта, которую я не меняю уже 20 лет, естественно, находится в различных базах. И удивительно получать письма с запросами о проектировании.

• Абстракция и вода. Чем меньше конкретики — тем больше времени нужно получателю, чтобы уловить суть Вашего предложения. А время — слишком ценный ресурс, чтобы его тратить попусту.
• Клише. Многие компании считают, что коммерческое предложение — это формализованный документ. И пишут как все. То есть никак. Либо отправляют предложения без сегментирования — всем подряд. И ваш добрый слуга проходил через это. А ведь между тем у одного и того же товара могут быть различные целевые группы с различными интересами. Это тоже нужно учитывать. Поэтому подготовьте себе несколько вариантов коммерческих предложений. Для проектных организаций, заказчиков, генподрядчиков, субподрядчиков, частных заказчиков, управляющих компаний и т.д.

И таких ошибок в шаблонах существует масса. Еще одна распространенная ошибка — это занудство. Многие считают, что если коммерческое предложение будет читать директор компании, то его нужно писать официально, сухо и занудно. Нет! В первую очередь потому, что сухих и занудных текстов в корреспонденции директоров, как показывает практика, и без того хватает. Попробуйте почитать подряд 2-3 контракта на строительство или проектирование. Директор — тоже человек. И живое письмо его заинтересует больше в перерывах между чтением договоров, законов, постановлений или бухгалтерских отчетов.

Примечания к составлению коммерческого предложения

Для того, чтобы написать по-настоящему эффективное коммерческое предложение, нужно отодвинуть подальше любые шаблоны, чтобы они не сбивали Вас с толку. В первую очередь потому, что многие Ваши конкуренты тоже пишут предложения по этим же шаблонам.

По-настоящему эффективное коммерческое предложение требует индивидуального подхода!

Начните писать его, следуя структуре и алгоритму, приведенной по ссылке в начале. Не забывайте, что оффер — это “сердце” любого коммерческого предложения. В нем должна предлагаться какая-то выгода за счет продаваемых Вами товаров или услуг.

Не забывайте про приемы убеждения: отзывы, гарантии, наглядные изображения, факты.

И, главное, помните про призыв и возможность на него откликнуться.

Я уверен, что эта информация поможет Вам написать по-настоящему продающее коммерческое предложение!

Как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Написано на основе уроков Даниила Шардаков а

Знаете, чем отличается текст, обеспечивающий результат, от просто хорошего текста? Системой. Слишком абстрактно? Давайте предметно.

Представьте, что у Вас есть коммерческое предложение. И вот, Вы готовы отправить его потенциальному клиенту. Но Вас не покидает мысль, что чего-то не хватает. Нужно еще написать сопроводительное письмо, хотя бы в пару строк текста, чтобы с прикрепленным документом ознакомились.

Казалось бы, очень простой и краткий текст, но многие с ним впадают в ступор. Либо допускают досадные ошибки, из-за которых предложение терпит фиаско. Обидно.

Чтобы решить задачу, Вы должны понимать, что сопроводительное письмо и прилагаемый к нему документ — это части одной системы. И каждая часть должна четко выполнять свои функции. Ни больше, ни меньше.

Функции сопроводительного письма и прилагаемого документа

Сопроводительное письмо — это, по сути, продающий текст, который продает документ (предложение). Продает не за деньги, а за внимание человека по ту сторону монитора.

В свою очередь, сам документ побуждает человека перейти на следующую ступень взаимодействия: собеседование, переговоры, пробный заказ и т.д. В итоге у нас получается простая последовательность: Сопроводительное письмо —> Предложение.

Если проваливается хотя бы один из элементов, то страдает вся система. Это нужно понимать. Не заинтересовало сопроводительное письмо — документ либо не смотрят, либо смотрят поверхностно. Не заинтересовал (или не посмотрели) сам документ — не будет следующего этапа.

Многие допускают ошибку. Они делают отличное предложение, но не придают значения сопроводительному письму. В результате документ удаляется и распространяется ошибочное мнение, что коммерческие предложения не работают.

Как написать сопроводительное письмо: ключевые моменты на примерах

В 95% случаев сопроводительное письмо отправляется по Email. Поэтому основной акцент мы сделаем именно на этом.

Первое, что Вы должны донести до человека — это причину, по которой он вообще должен открывать Ваше письмо и читать приложенный к нему документ. Другими словами, Вы должны ответить на главный вопрос: “Зачем?”.

1. Тема письма

Начинается все с темы. И здесь более половины людей допускают грубейшие ошибки. Не пытайтесь применить в теме письма оригинальные заголовки, которые здесь совершенно не нужны.

Тема должна быть максимально конкретной и доносить суть, чтобы получатель на этапе просмотра почты сразу понимал, стоит ему тратить время или нет. Помните, что Ваше письмо далеко не единственное, тем более, если оно сопровождает коммерческое предложение.

Примеры плохих тем для письма

• Коммерческое предложение (тема слишком избитая и абстрактная)
• Сметы со скидкой 50%. (явный признак спама со всеми вытекающими, хотя заголовок может заинтересовать)
• А вам когда-нибудь делали такое предложение? (тема может заинтересовать только если человеку нечем заняться и, чаще всего, остается без внимания)
• Предлагаем рассмотреть возможность заказа у нас сметных расчетов по специальным ценам только до 1 августа (слишком длинная и навязчивая тема — в спам!)

В идеале тема письма должна состоять из 1-5 слов, при этом максимально конкретно передавать суть Вашего послания. Помните, что по ту сторону монитора тоже сидит живой человек, который не любит спам и устал разгребать почту. Упростите ему задачу, и он скажет Вам спасибо.

Примеры хороших тем для письма

• Составление смет (можно добавить ООО “Ваша компания” если предложение исходит от юридического лица)
• Сметный аутсорсинг
• Оптимизация сметной стоимости (ООО “Ваша компания”)

Здесь нужно прояснить один важный момент. Перечень тем зависит от типа коммерческого предложения: “ холодное ” или “ горячее ”.

В случае с “холодным” типом коммерческого предложения Вы по факту отправляете обычный спам, и заголовки могут быть любыми. Главное — чтобы они привлекли внимание получателя и заставили его открыть и прочитать письмо.

В случае с “горячим” коммерческим предложением можно особо не умничать, так как информацию уже ждут, и можно просто и конкретно написать, что внутри письма.

Нужно экспериментировать с “холодными” предложениями и вести их учет в таблице, где указаны отправитель, тема письма, ссылка на предложение в вашем компьютере, отметка об отклике.

И учтите, даже в случае массовой рассылки лучше работают простые и конкретные заголовки, которые четко обозначают тему разговора, но не раскрывают подробности. Так получатель понимает, что тема его касается и открывает письмо, где получает более подробную информацию.

2. Текст письма

Сопроводительное письмо не должно быть большим. Как правило, объема до 500-700 знаков более чем достаточно, чтобы донести суть и перевести читателя на основной документ. Посчитать количество знаков достаточно легкою Можно воспользоваться многочисленными сервисами в Интернете, например, https://text.ru/ .

Длинные письма читать никто не будет. Особенно “на холодную” тему. Более того, чем больше абстрактного текста, тем меньше желание его читать и больше раздражение, поскольку Вы не уважаете время человека.

Помните: что чем сильнее Вы облегчаете человеку жизнь, чем проще доносите до него информацию (полезную информацию, разумеется), тем больше он к Вам расположен. А где расположение — там выбор в Вашу пользу.

Далее рассмотрим ексты сопроводительного письма для коммерческих предложений с примерами.

Текст сопроводительного письма для резюме

Итак, задача: вызвать у человека интерес к нашему резюме, чтобы он вдумчиво и внимательно с ним ознакомился. Для этого запоминаем первое правило: выбрасываем всю муть, которую пишут в интернете в качестве образца. Вот такого рода:

Плохой пример для резюме на вакансию сметчика! Не повторять!

Я посмотрел вакансию сметчика на удаленной работе в Вашей компании, и она меня заинтересовала. Я убежден, что мои знания, опыт и высокие профессиональные качества вкупе с целеустремленностью, коммуникабельностью, стрессоустойчивостью и нацеленностью на результат станут хорошим подспорьем в развитии Вашей фирмы и выведут ее на новый виток развития в будущем.

Для более детального ознакомления с моей кандидатурой прошу рассмотреть мое предложение (или резюме), которое прилагаю.

Бла-бла-бла. Куча текста, и ничего по существу. И такое сплошь и рядом. Каждый соискатель думает, что он уникален, креативен и неповторим. Но суровая правда жизни в том, что такое письмо встречается в каждом втором случае. И когда таких писем десятки, то их не читаешь.

Чтобы составить хорошее сопроводительное письмо для резюме, держите в уме главную задачу: объяснить человеку максимально просто и доступно, почему Вы подходите для вакантной должности и, главное, почему человек должен вникнуть в Ваше резюме. В таких случаях можно сделать связку письма и резюме. Посмотрите, как это делается на примере.

Пример правильного сопроводительного текста для резюме

Отклик на вакансию (инженер-сметчик) — Иванов И.И.

Я хочу пройти собеседование на вакансию инженера-сметчика в Вашей компании. На предыдущей работе я занимал аналогичную должность и решал требуемые задачи. Плюс, выстроил алгоритм взаимодействия с коллегами из смежных отделов, сократив сроки разработки сметной документации на 30%.

Все подробности в резюме, которое прилагаю.

Пожалуйста, используйте для связи основной телефон: +7 (ХХХ) ХХХ-ХХ-ХХ или Email: ivanov@mail.ru

Обратите внимание на несколько простых вещей, которые использовались в тексте письма.

• Мы сразу заявляем о промежуточном намерении пройти собеседование, а не получить работу. Здесь двойное дно: с одной стороны, согласиться на собеседование проще, чем согласиться дать должность. А во-вторых, человек на том конце видит, что у Вас профессиональный подход, и не только он выбирает Вас, но и Вы выбираете из нескольких компаний.
• Вы с ходу объясняете, почему Вы подходите для этой должности и подкрепляете свои слова фактами.
• Мы делаем предложение и связываем его с резюме. Человеку становится интересно, что Вы за специалист, где работали и что можете.

Идею Вы поняли. Давайте подведем итог, чего быть в сопроводительном письме не должно.

• Абстрактного самолюбования (Я — венец коммуникабельности и работоспособности).
• Бульварных заигрываний (Почему подхожу именно я? Я вам отвечу! Я — The Best!).
• Информации, не относящейся к делу (Все началось еще в школе. Я тогда носил штаны с зачесом и дурацкий свитер).
• Излишней оригинальности (Повелитель продаж покорит Вашу душу!)
• Панибратства (Привет! Я слышал, у тебя есть крутая вакансия, давая я своего кореша подгоню).
• Приторного хвастовства (Я выведу вашу компанию на новый уровень и перегрызу глотку любому, кто станет у меня на пути!).
• Компрометирующих Email-адресов (malishkalove98@gmail.com)

Текст сопроводительного письма для коммерческого предложения

В случае с сопроводительными письмами для коммерческих предложений, у Вас есть больше степеней свободы. Дело в том, что здесь есть как минимум четыре варианта.

Вариант №1: “горячее” коммерческое предложение

В этом варианте от Вас ждут документы по предварительной договоренности. Поэтому письмо простое и типовое. Можно сказать, техническое.

Пример:

Коммерческое предложение на составление смет

Высылаю, как и договаривались, свое коммерческое предложение по составлению смет для вашей компании.

Больше здесь ничего не нужно, т.к. от Вас по умолчанию ждут информацию из приложения. Единственное исключение — это если Вам нужно, чтобы получатель обратил внимание на те или иные моменты. Тогда Вы их также прописываете в письме.

Вариант №2: “холодное” коммерческое предложение без письма (хорошо работает на биржах фриланса, например Здесь )

Это одна из разновидностей спама. Суть в том, что Вы вместо сопроводительного письма используете текст коммерческого предложения и отправляете массово по подготовленному списку. В идеале — с персонализацией.

Такой подход работает не всегда, но иногда оправдывает и дает хорошие результаты.

Главное достоинство такого подхода — человеку не нужно скачивать или открывать приложенный файл. Вся информация доносится прямо в письме и сокращает количество лишних движений. Меньше движений — выше результат. Но не всегда, и об этом нужно помнить.

Вариант №3: сопроводительное письмо без вложения

В этом подходе Вы отправляете только краткое письмо, без вложенного коммерческого предложения. Суть этого подхода — вызвать интерес и спровоцировать отклик. И только затем высылать само предложение. Посмотрите на примере.

Меня зовут Иван Петров, я инженер-сметчик и хочу полностью закрыть Вашу потребность в разработке сметной документации на люые виды работ.

Мое предложение включает в себя сокращение Ваших издержек до 30% составление смет в течение 24 часов, даже в выходные дни.

Позвоните мне по телефону +7 (ХХХ) ХХХ-ХХ-ХХ, чтобы обсудить детали или ответьте на это письмо в течение 3-х рабочих дней, чтобы получить коммерческое предложение.

Обратите внимание: мы представляемся, кратко доносим суть и закрываем человека на два варианта дальнейших действий. Без заигрываний. Такой подход хорошо использовать, когда нужно протестировать заинтересованность потенциальных клиентов в Ваших услугах.

Вариант №4: сопроводительное письмо + “холодное” коммерческое преложение

Классическая связка, компромиссный вариант. Обязательно нужно тестировать, т.к. иногда оказывает обратный эффект: “Присылают спам, еще и с вложением, — какая-то наглость!”

В остальном сохраняется общее идейное направление:

• Представляемся
• Доносим суть, отвечая на вопрос “Зачем?”
• Интересуем выгодным предложением
• Переводим на вложенный файл

Как это выглядит на примере.

Меня зовут Иван Петров, я инженер-сметчик и хочу предложить эксклюзивные услуги на удаленной основе.

Мое предложение включает в себя сокращение Ваших издержек до 30%, составление смет в течение 24 часов, в том числе в выходные и праздничные дни, а также несколько других бонусов. Чтобы Вам было удобнее, я изложил суть в приложенном файле.

Для обсуждения деталей позвоните мне по телефону +7 (ХХХ) ХХХ-ХХ-ХХ.

Обратите внимание на слово “эксклюзивные”. Здесь используется принцип контраста и провокация. Т.е. заведомо закладывается повышенная планка, чтобы было больше маневров при переговорах.

Очень важное исключение

Иногда бывают случаи, когда простой подход не работает. Просто потому, что есть люди, которые не привыкли так воспринимать информацию. Как правило, это люди старой закалки (мужчины 50+). Такие многое повидали и привыкли к двум вещам:

• Чувствовать информацию в руках. Другими словами, им нужно подавать информацию на бумажном носителе. Еще лучше — в виде входящего письма на организацию (особенно актуально для госкомпаний).
• Воспринимать на своем языке. Т.е. им нужно все излагать на канцелярском, витиеватом, официально-деловом языке.

Посмотрите пример такого сопроводительного письма. Помните, что оно на бумажном носителе с соответствующими шапками и подходит для коммерческого предложения от лица фирмы.

Просим Вас рассмотреть возможность включения в тендерную заявку на проектные работы ООО “Суперсметы” как сертифицированного сметного отдела.

Доводим до Вашего сведения, что в случае реализации тендерной заявки, экономия средств для Вашего предприятия составит более 1 млн. рублей при сохранении требуемого уровня качества смет, предъявляемого Госэкспертизой.

Просим дать ответ в течение 7 рабочих дней с момента получения данного письма.

Сложно читать, сложно воспринимать, но на то это и исключение.

В завершении пара слов об образцах. Особенно о тех, которые есть в открытом доступе. Я уже об этом говорил и повторюсь: универсальных образцов не существует. Ваша ситуация уникальна, и решайте задачу, исходя из тех данных, которые у Вас есть.

Например, если Вы сметчик по слаботочке и хотите устроиться в IT-компанию, сделайте подстройку в сопроводительном письме. Не стоит копировать образцы из открытых источников, которые в лучшем случае смешают Вас с “серой массой”, а в худшем — уведут из-под носа перспективную возможность.

Если так получается, что ситуация сложная, опишите ее в комментариях — будем разбираться вместе.

Источник статьи: http://zen.yandex.ru/media/id/5e7b33a118ca9e1754517445/chto-delat-kogda-kommercheskoe-predlojenie-napisano-5ec73bb75948955c17b87002