Служебная записка на сотрудника
При решении большинства кадровых вопросов руководители отделов организации готовят такой документ, как служебная записка на сотрудника. От своего имени непосредственный начальник докладывает свое представление по конкретному вопросу. Это может быть повышение, перевод, обучение, премирование, проведение служебного расследования и т.п.
В данной рубрике пользователь сайта найдет общую информацию о том, как написать служебную записку. Образец можно использовать и для документа на сотрудника, который находится в подчинении. Но в этой публикации для удобства в использовании мы также привели пример служебной записки.
Служебная записка на сотрудника
Пример служебной записки на сотрудника
Служебная записка об обучении
Докладываю, что в связи с распространением с 01.01.2023 г. действия Федерального закона “О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц” от 18.07.2011 № 223-ФЗ на закупки товаров, работ и услуг ООО “ПромСнабЮ” возникла служебная необходимость направления на обучение по работе в рамках указанного закона 2 (двух) сотрудников юридического отдела:
- главного юрисконсульта Лобанова Александра Викторовича, трудовой договор № 48л от 05.04.2018
- юрисконсульта Романову Викторию Павловну, трудовой договор № 75л от 11.09.2020
Необходимость специальных познаний обусловлена спецификой вышеуказанного Закона и производственной необходимостью. В целях надлежащей организации закупочной деятельности организации и обеспечения трудового законодательства необходимо обучение 2 сотрудников (с учетом графика отпусков, больничных и т.п.).
В связи с изложенным предлагаю направить на обучение с отрывом от производства с сохранением должности и средней заработной платы (ст. 187 Трудового кодекса РФ) вышеуказанных сотрудников юридического отдела. Обучение предлагаю провести в Центре повышения квалификации в области закупочной деятельности в объеме 80 часов в сентябре 2022 г.
- Заявление Лобанова А.В. о согласии на обучение
- Заявление Романовой В.А. о согласии на обучение
11.08.2022 г. Мошкин/ Мошкин П.К.
Когда составляется служебная записка на сотрудника
В отличие от заявлений, приказов и иных подобных документов, служебная записка на сотрудника нужна для решения рабочих вопросов. Как технического, организационного, так и информационного характера. В отношении сотрудника документ составляет его непосредственный руководитель. Может это быть и начальник кадрового отдела или бухгалтерии. В зависимости от характера записки.
Документ готовится на имя руководителя организации. А он уже направит со своей резолюцией в тот отдел, который необходимо. Например, в кадровый отдел попадет служебная записка на сотрудника по вопросам дисциплины труда, перевода, необходимости направления в командировку и т.п. В отдел бухгалтерии попадет служебная записка на сотрудника по вопросам премирования. Или наоборот, удержания из заработной платы. Та же записка на обучение попадет в бухгалтерию для оплаты. И станет дополнительным документом обоснования тех или иных хозяйственных операций.
Оформление служебной записки на сотрудника
Хоть документ является внутренним, не предназначен для использования вне организации, составлять его нужно в соответствии с требованиями организации. Официальный бланк не используется. Но правила составления и оформления могут быть установлены локальными актами работодателя. Как и основания подготовки документа.
В правом углу бланка составитель служебной записки на сотрудника указывает адресата – руководителя организации. В некоторых юридических лицах допускается подготовка документа на имя заместителей, начальников иных подразделений или отделов. Левый угол остается свободным – для резолюции адресата служебной записки.
Текст записки зависит от цели ее подготовки:
- служебная записка на сотрудника о повышении в должности содержит показатели работы, краткую характеристику с места работы
- записка о повышении заработной платы в качестве обоснования может содержать ссылку на изменение законодательства (повышение МРОТ), инфляцию, эффективность работы, аттестация, повышение квалификации и т.п.
- служебная записка о переводе содержит основание и, при необходимости, заявление о согласии работника и т.п.
Служебная записка на сотрудника не носит официальный характер, но вполне способна оказать влияние на трудовую деятельности подчиненного.
Источник статьи: http://iskiplus.ru/sluzhebnaya-zapiska-na-sotrudnika/
Как выглядит пример служебной записки на обучение сотрудников за счёт работодателя и на увольнение?
Слова в деловом мире не ценятся, в цене – действия. А если нужно что-то предложить или сообщить – для этого есть особого рода документы, менее строгие, чем договора и квитанции, но не менее серьезные по своей важности.
Это служебные записки. Большинство обывателей не видят разницы между служебной, докладной и объяснительной запиской. В какой-то мере это действительно одно и то же – все они имеют информационную направленность…
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-45 . Это быстро и бесплатно !
Какие виды служебных записок существуют?
Обычно это докладные и служебные. Составляются они в случае, если человек, о котором идет речь, сделал нечто, выходящее далеко за рамки внутреннего распорядка, что требует только вмешательства вышестоящего звена.
Это может иметь оттенок как со знаком «минус» – прогул, невыполнение должностных обязанностей, нарушение служебной этики, итд, – так и со знаком «плюс». К примеру, сотрудник заслуживает премии или заграничной командировки по обмену опытом за счет работодателя.
Или повышения в должности. Повод может быть любым, главное – объяснить, чего вы хотите от руководителя и почему вы считаете именно такие меры целесообразными.
Все эти предложения вносятся обычно работниками одного подразделения с тем, на кого требуют написать записку, могут быть ниже или выше его по рангу.
Видео о том, какая разница между докладной и служебной запиской:
Основные требования по заполнению
Неважно, на кого и по какому поводу вы пишете записку – «катаете телегу» или наоборот просите о назначении премии, необходимо придерживаться правил делового документооборота и служебной этики.
Грамматические, пунктуационные, орфографические ошибки не допускаются. Тем более нельзя употреблять неподходящие по деловому стилю обороты, особенно грубые, а то и обсценные.
Лучше вообще воздерживаться от собственной эмоциональной оценки человека, о котором ведется речь в документе. Вместо «прошу уволить» лучше попросите о применении мер дисциплинарного воздействия. Вместо «лучший работник» – скажите, какие у него показатели, шеф сам разберется, кто лучший.
Особенно следует проявлять осторожность в докладных записках по поводу правонарушений, например, хищений. Любые документы нужно сопровождать документированными дополнениями, а здесь тем более- это могут быть показания видеокамер скрытого наблюдения, показания охраны.
За свидетельства, не подкрепленные доказательствами, можно из инициатора превратиться в виноватого и быть уволенным по статье. И хорошо еще, если не поднимут вопроса о заведомо ложном доносе.
Как написать служебную записку:
Итак, служебная записка должна всегда содержать:
- наименование фирмы;
- кому адресуется и от кого (с упоминанием должностей);
- наименование структурного подразделения;
- регистрационный номер;
- цель написания;
- текст- обоснование;
- просьба о том или ином вмешательстве со стороны руководства;
- дата, подпись.
«Шапка» должна всегда оформляться в правом верхнем углу – структурное подразделение, кому адресовано, от кого, фамилия и инициалы.
Далее, по центру – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА , регистрационный номер и цель написания – например, на премирование.
Ниже идет информационная часть. Обычно ее начинают с фразы : довожу до Вашего сведения, что…
После этого просьба – чего вы хотите от руководства и подпись с расшифровкой.
Обычно в крупных фирмах в локальной документации есть готовые шаблоны служебных записок (как бумажный, так и электронный вариант).
На увольнение
Если вы пишете документ с целью избавить фирму (а заодно и себя) от бесполезного сотрудника, нужно иметь более чем весомые основания для такого прошения. Идеально будет, если вы сошлетесь на них в тексте и приложите к самой записке.
Генеральному директору ООО «Запад-Интеркоммерц»
от старшего менеджера Иванова И. И.
Довожу до вашего сведения, что Петрова Елена Ивановна, принятая на должность менеджера по продажам 14.11.2016 года не соответствует занимаемой должности. На протяжении уже четырех месяцев она не выполняет план продаж даже на три четверти, не умеет вести деловой диалог с клиентом (что видно из записей телефонных переговоров). В офисе сотрудниками неоднократно замечено стремление Петровой Е. И. найти повод покинуть рабочее место, к вечеру – побыстрее уйти. Руководитель группы неоднократно беседовала с ней, но никаких улучшений в работе не последовало.
На основании вышеизложенного нам стало ясно, что работать Петровой Е. И. в сфере продаж слишком тяжело. Прошу вас принять меры.
Старший менеджер отдела продаж
Иванов Иван Иванович (подпись)
На обучение за счет работодателя
В этом случае необходимо привести конкретные достижения работника, обосновать – в чем ценность его для фирмы и почему она увеличится, если фирма обучит данного гражданина за свой счет.
Пример служебной записки на обучение сотрудников за счет работодателя:
Генеральному директору ООО «Астра-Трип»
Максимову Максиму Максимовичу
от руководителя отдела по работе с клиентами Невзоровой И. И.
Сообщаю о высоких показателях работы помощника менеджера Александровой Александры Александровны, взятой на должность стажера 13 марта 2017 года. За период с первых дней работы и до сегодняшнего дня Александрова А.А. демонстрирует исключительно положительные результаты, высокие показатели продаж, особенно по элитным курортам и высокую заинтересованность в работе. Это подтверждается еженедельными и ежемесячными отчетами о продажах, которые я Вам присылала. Для сравнения привожу таблицу показателей Александровой А.А, из чего ясно, что с самого первого дня она работает не хуже остальных сотрудников.
Тем не менее ясно, что Александровой А. А. нужны специальные знания в этой области.
В связи с этим прошу Вас направить Александрову А. А. на курсы повышения квалификации в Институт туризма и гостеприимства.
руководитель отдела по работе с клиентами Невзорова Ирина Ивановна (подпись).
Как видно. в том, чтобы составить служебную или докладную записку, особенных трудностей, требующих специальных навыков, нет. Тем не менее, нужно проявить большую внимательность и аккуратность – ведь служебная записка есть еще и ваш собственный мини-портрет для работодателя.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 938-59-45 Это быстро и бесплатно !
Источник статьи: http://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya/na-sotrudnika.html
Как написать служебную записку: примеры и образцы
Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.
Для чего составляют
Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.
Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.
Взяться за ручку стоит, если:
- были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
- необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
- кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
- появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
- необходимо отправить кого-то в командировку;
- требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
- любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.
В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.
Виды писем
Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:
- запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
- сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
- сообщение о направлении в командировку;
- предложение о дополнительном премировании;
- информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.
Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.
Как оформить (образец по ГОСТу)
Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:
- наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
- название документа;
- текст — что необходимо сообщить руководству;
- дата, подпись и обязательно должность автора.
Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.
Пример 1
Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.
Пример 2
На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.
Пример 3
Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.
Правила оформления
Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.
Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.
Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.
Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.
Образцы для разных случаев
Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки
Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.
Записка о выплате премии
Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.
от начальника отдела продаж ООО «Домострой»
| 05.04.2019 № 4 | г. Санкт-Петербург |
Об увеличении премиального вознаграждения
Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.
Начальник отдела продаж Настина И.А.
Докладная об отсутствии на рабочем месте
Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.
Записка о списании ТМЦ
В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.
Письмо о необходимости ремонта оборудования
С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.
Письмо об отзыве из отпуска
Докладная о самоизоляции
Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.
Письмо о переводе на удаленную работу
В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.
Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.
Составляют ли в электронном виде
Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.
Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.
Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.
Срок хранения
Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.
Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.
Источник статьи: http://ppt.ru/forms/zapiski/sluj-zapiska