Как написать резолюцию образец

Резолюция на документе: образец, примеры

Каждый работник кадровой службы знает о существовании такого реквизита, как резолюция. На документе его указывает директор организации. Рассмотрим этот реквизит подробнее.

Общие сведения

Резолюции руководителя на документах выражают письменное указание о порядке исполнения либо использования акта. Этот реквизит присутствует на входящих или локальных бумагах. Также резолюция на документах проставляется должностными лицами вышестоящих органов. Кроме служебных актов, этот реквизит присутствует на обращениях от граждан.

На практике содержание записи определяет порядок решения конкретного вопроса, просьбы, рассмотрения заявления. Проще говоря, этот реквизит выражает отношение служащего к содержанию акта.

Резолюция на документе: образец

Нормативными актами определена структура реквизита. В его составе должны присутствовать следующие элементы:

1. Инициалы и фамилия исполнителя.
2. Содержание действий (задание).
3. Срок выполнения.
4. Подпись начальника.
5. Дата.

В зависимости от содержания записи те или иные элементы могут отсутствовать.

Классификация

В рамках деятельности предприятия могут возникать различные управленческие вопросы, требующие принятия специфических решений. В некоторых случаях действия по той или иной проблеме могут быть типичными. В соответствии с этим выделяют виды резолюции на документах . Реквизиты могут носить конкретный или общий характер.

Первые выражаются глаголом, стоящим в повелительном наклонении либо в неопределенной форме. Они адресуются конкретным лицам. Как выглядят о бщие резолюции на документах? Примеры можно привести такие: «К исполнению», «К сведению» и пр.

Содержание

Резолюция на документе должна отражать информацию в сжатом виде. Однако при этом слова необходимо подбирать четкие и конкретные. В реквизите должно присутствовать исчерпывающее указание на характер и порядок исполнения акта. Так, надпись «Решите, как договорились» не может рассматриваться как резолюция. На документе не допускаются так называемые предварительные указания. Среди них можно назвать такие: «Прошу ко мне зайти», «Ответ после переговоров» и пр. Р езолюция на документе может определять несколько исполнителей. Служащий, чья фамилия стоит первой, обычно считается ответственным лицом.

Сроки

Они определяются руководителем на основании содержания рассматриваемого им документа. Директор также может использовать и типовые сроки, установленные для определенных актов. Срок исполнения указывается цифрами. Аналогичным образом оформляется дата самой резолюции.

Контроль

Если предполагается надзор над исполнением документа, то в резолюции может указываться конкретный служащий, ответственный за него. Если контроль распространяется на часть акта, в реквизите отражаются номера соответствующих пунктов или разделов. В любом случае на документе должна стоять отметка. Это может быть слово «Контроль» или просто буква «К». Она ставится в левой части акта напротив заголовка либо той части, над исполнением которой устанавливается надзор.

Важный момент

По общим правилам на документе не может присутствовать больше одной резолюции. Допускается указание нескольких реквизитов, если их содержание не дублируется. В большинстве случаев такие резолюции конкретизируют правила исполнения документа.

Размещение

Любой начальник должен знать, как осуществляется оформление резолюции на документе . Этот реквизит помещается на первом листе акта в верхнем углу. Он обычно находится между текстом и адресатом. Если возникает необходимость оформить сложную по своему содержанию резолюцию, в которой присутствует два или больше поручений, или нескольких указаний, их допускается размещать на любом свободном пространстве лицевой части первого листа. При этом реквизит не должен затрагивать текст и уходить на поля.

Для выделения текста указания его нужно располагать несколько под углом. В некоторых случаях резолюция может оформляться на отдельном листе. При этом на акте должна присутствовать отметка о наличии такого приложения. Кроме подписи, в этом случае указываются фамилия и инициалы автора. Такие резолюции иногда именуют «рефераткой». Данный термин очень распространен в органах госуправления. Если возникает необходимость оформить резолюцию на отдельном листе, ее можно написать от руки либо напечатать.

Проблемы делопроизводства

Стоит сказать, что рассмотрение актов и оформление резолюций – процессы достаточно сложные. Уполномоченному служащему приходится учитывать множество нюансов и организационного, и психологического характера. Зачастую исполнение входящих актов начинается с оформления резолюций. В этой связи значение данного реквизита как инструмента управления иногда абсолютизируется. Правила делопроизводства многих организаций предусматривают, что основной объем входящей документации, вне зависимости от содержания и уровня важности, направляется сначала руководителю. Он рассматривает поступившие бумаги и делает соответствующие отметки.

После этого документы отправляются к непосредственным исполнителям. Этот порядок работы обладает рядом недостатков. В первую очередь продолжительность ожидания актом своего рассмотрения в ряде случаев превышает период работы с ним во много раз. При этом процесс может занимать до 80% времени от общего срока выполнения поручения. Кроме того, установлено, что на рассмотрение корреспонденции у руководителя уходит в среднем до двух дней в неделю. В итоге стремление директора охватить весь объем поступающей почты приводит к задержке выполнения поручений. Более того, руководители постоянно отвлекаются от решения актуальных управленческих вопросов.

Возможные выходы из ситуации

Решить проблемы можно несколькими способами. Наиболее оптимальным вариантом считается создание специальной службы, ответственной за предварительное рассмотрение входящей корреспонденции. Сотрудники этого отдела будут сами определять, кому и куда передавать акт. При этом во внимание следует принимать не столько адресата, указанного на документе, сколько его содержание. Специалисты рекомендуют формировать перечни видов документов, вопросов, должностных лиц либо подразделений, которым необходимо их направить. Такие списки позволят исключить попадание лишней информации к начальству и ускорить ее поступление к надлежащему служащему.

Руководство должно получать самые важные документы. К ним, в частности, можно отнести распоряжения, указы, постановления и прочие акты вышестоящих структур. Стоит сказать, что данная практика у многих директоров вызывает непонимание. Руководители стараются рассматривать всю входящую документацию, аргументируя это необходимостью быть в курсе всех дел организации. В таких случаях можно формировать перечни поступившей корреспонденции за рабочий день, неделю с указанием служащих, которым были направлены те или иные акты.

Экономия времени

Для сокращения сроков оформления резолюций помощник или секретарь может заранее разработать типовой ее текст и предложить начальнику. Если директор будет согласен с содержанием, то ему нужно будет только подписывать и указывать дату. Используемые резолюции вполне можно формализовать. Большинство из них, за исключением некоторых, обладают типизированным, повторяющимся характером. Все они могут сводиться к 10-15 вариантам и распечатываться на листе. При рассмотрении документа руководитель подчеркивает нужную резолюцию. Этот листок далее следует за актом к исполнителю по иерархической лестнице вниз.

Дополнительно

Содержание резолюции определяет порядок исполнения документа, отрицательное либо положительное решение поставленного в акте вопроса. Учитывая это, многие директора в реквизите используют разные системы обозначений. Они дают возможность маневрировать в рамках официального характера делопроизводства.

Как правило, условные обозначения используются при проставлении резолюций на обращениях от граждан и в ходе личных приемов. Так, в одной из организаций в случае положительного решения вопроса указание, включаемое в акт на глазах у клиента, не принималось к исполнению при отсутствии пометки «Информируйте». На другом предприятии резолюция не выполнялась, если была написана черными, а не фиолетовыми чернилами. Установление таких «специфических» правил – не редкость. Зачастую использование условностей позволяет избегать или, наоборот, оперативно решать непростые вопросы, возникающие в рамках работы с персоналом.

Источник статьи: http://fb.ru/article/303725/rezolyutsiya-na-dokumente-obrazets-primeryi

Оформление резолюции

Важной задачей, стоящей перед руководителем при обработке управленческих документов, является, прежде всего, оценка возникшей ситуации, принятие какого-то решения и оформление его в виде резолюции.

Резолюция — это способ административного воздействия, организующее деятельность исполнителей. В соответствии с Юридическим энциклопедическим словарем (М.: Советская энциклопедия, 1984 г., с. 319) резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе.

Cтруктура резолюции

Наиболее общая структура практически любой резолюции предполагает наличие следующих элементов (частей):

характеристика сути резолюции («что должно быть сделано»);

указание сроков ожидаемого исполнения;

Иногда руководитель может дать необходимые пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа).

Правила написания резолюции изложены в ГОСТе Р 6.30 — 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Адресность резолюции

Обязательное требование к резолюции — адресность. Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, который может привлечь других либо четко определить степень ответственности каждого. Указывать в адресате должность исполнителя не обязательно. Адресат, в соответствии с ГОСТ 6.30–2003, содержит только фамилию исполнителя и инициалы, причем инициалы указываются после фамилии:

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является тот сотрудник, который в резолюции назван первым (без пометки «ответственный»). Проставлять отметку «отв.» или подчеркивать ответственного исполнителя не разрешается.

Побуждение к действию

Резолюция, своего рода, распорядительный документ, составленный на полученном документе. Поэтому в тексте резолюции будут присутствовать так называемые управленческие операторы, позволяющие активно влиять на процесс принятия решения в желаемом направлении. Приведем в качестве примеров некоторые из возможных управленческих операторов:

• «информировать по истечении срока исполнения о принятом решении»;
• «дополнительно переговорить»;
• «подтвердить получение»;
• «сообщить о выполнении» и др.

При составлении резолюции необходимо учитывать и то, в какой мере анализируемая ситуация носит типовой для данной организации характер. Если ситуация типовая, то и решение соответствующих вопросов должно основываться на некоторой типовой схеме. Анализируя управленческую ситуацию, зафиксированную в документе, руководитель, прежде всего, решает задачу ее идентификации. При этом производится оценка ситуации со следующих позиций:

1. Ситуация является стандартной
2. Ситуация не является стандартной.
3. Ситуация не является стандартной и не имеет аналогов.

В процессе дальнейшей оценки документа руководитель принимает одну из следующих альтернатив:

1. Руководитель считает целесообразным принять окончательное решение самостоятельно. В этом случае текст резолюции будет выглядеть следующим образом:

1. Руководитель считает, что окончательное решение должно быть принято другими сотрудниками. В этом случаетекст резолюциибудет выглядеть следующим образом:

Содержание действия, безусловно, будет зависеть и от квалификации работника. Чем выше она у исполнителя, тем большую свободу действий ему можно предоставить. В связи с этим указания, содержащиеся в резолюции, могут носить либо общий, либо конкретный характер.

Общие указания выражаются следующим образом:

На документах, содержащих стандартные ситуации, не требующих дополнительных разъяснений и имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по упрощенной схеме: указываются исполнитель, подпись автора резолюции и дата.

Резолюции должны быть составлены таким образом, чтобы у исполнителя не возникали дополнительные обращения за разъяснениями к руководителю. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно.

Руководитель при выработке решения должен принимать во внимание наличие целого ряда разнообразных задач у исполнителя и учитывать их приоритетность, степень завершенности, а также ряд других факторов. При этом важно обеспечить минимальное суммарное время проработки и реализации решений для наиболее приоритетных задач.

Иногда в одном и том же документе фиксируется более одной желаемой и действительной ситуации. При этом между ними могут существовать разнообразные, порой весьма сложные взаимосвязи. В подобных случаях руководителю приходится прибегать к более чем одной резолюции. Если резолюция является сложной, состоит из нескольких задач, предписываемых различным исполнителям, то руководитель перед написанием такой резолюции должен осуществить декомпозицию процесса принятия решения на отдельные, относительно самостоятельные этапы. Их состав и число зависят, с одной стороны, от содержания документа, с другой, — от информированности, методов и стиля работы самого руководителя.

Сроки исполнения

Как видно из примеров, помимо адресата и предписываемого действия, резолюция должна содержать порядок его выполнения и форму контроля .Желательно в конце текста резолюции указать предполагаемую дату, к которой вопрос должен быть решен. Это будет служить своего рода стимулом к действию у исполнителя и формой контроля за исполнением документа.

Устанавливая сроки работы по конкретным документам, руководитель в каждом случае фактически осуществляет экспертную оценку ситуации. Как показывает практика, на такую оценку часто отводится очень короткое время, и возникает опасность, что срок исполнения будет установлен достаточно произвольно. В теории сетевого планирования и управления используются вероятностные методы оценки выполнения работ по специально разработанным для этого формулам (на основе минимального и максимального времени выполнения). Конечно, руководитель не будет оценивать время по такой формуле. Однако при назначении контрольного срока очень важно иметь в виду саму возможность постановки такой задачи, учитывая имеющиеся у подчиненных ресурсы, другие поручения и т.д.

Подпись руководителя и дата резолюции

Подпись руководителя (без расшифровки) и дата написания резолюции также являются ее неотъемлемой частью и определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитов указывает на неверное оформление резолюции.

В целях экономии времени руководителя секретарь или помощник может заранее подготовить проект резолюции и представить руководителю, который в случае согласия с ее содержанием лишь подписывает резолюцию и ставит дату.

Месторасположение резолюции

Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Некоторые руководители по различным причинам предпочитают оформлять резолюцию на дополнительном листе формата А6, прикрепляя его потом к документу скрепкой или скобой. В этом случае на отдельном листе-резолюции указывается регистрационный номер и дата документа, к которому резолюция относится. Такой способ придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае плохо обеспечивается сохранность резолюции (лист в резолюцией может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка или скоба изымаются и лист с резолюцией подшивается как отдельный документ).

Содержание резолюции с документа должно обязательно переноситься в регистрационную форму (журнал или регистрационно-контрольную карточку). Если исполнение поручения, указанного в резолюции, берется на контроль, один экземпляр регистрационно-контрольной карточки помещается в контрольную картотеку.

Делайте правильный выбор

Во многих организациях основная масса поступающих документов независимо от их содержания и степени важности передается руководителю, рассматривается им, а затем с оформленной резолюцией, спускаясь по ступеням иерархической лестницы, попадает к непосредственному исполнителю. Такой порядок работы с документами, особенно в организациях с большим объемом документооборота, имеет ряд недостатков. С одной стороны, время ожидания документом своего рассмотрения иногда во много раз превосходит время работы с ним. С другой стороны, на рассмотрение почты в таких случаях многие руководители затрачивают в общей сложности около двух рабочих дней в неделю.

Если налажена четкая организация делопроизводства, то на стол к руководителю попадают действительно важные документы, требующие указания по исполнению непосредственного от него. Для регулирования этого вопроса рекомендуется составлять специальный перечень, в котором указываются виды документов, содержащиеся в них вопросы и должностные лица или структурные подразделения, которым их следует направлять на рассмотрение. Эти перечни позволяют исключить поступление излишней информации руководству и ускорить ее прохождение.

Такая практика иногда вызывает непонимание у руководителей, которые рассматривают все документы, аргументируя это необходимостью быть в курсе всех решаемых в организации вопросов. Однако встречаются и другие руководители, которые стремятся разбросать поступившую к ним корреспонденцию между подчиненными, едва успев на нее взглянуть. Типичные резолюции в подобных случаях: «Пр. рассмотреть» или «Прошу разобраться». Так руководителю удается довольно быстро раскидать гору бумаг, но низкое качество документации, исходящей из его подразделения, и нарушение сроков не укрепляют его авторитет ни у начальства, ни у подчиненных. В конечном счете за всю деятельность организации или структурного подразделения несет ответственность руководитель, а четкое распределение обязанностей — важнейшее правило научной организации труда. Однако стремление некоторых руководителей лично охватить всю массу поступающей корреспонденции приводит к задержке исполнения документов, отвлекает руководителей от решения принципиальных вопросов деятельности организации.

Источник статьи: http://delo-press.ru/journals/documents/oformlenie-dokumentov/34681-oformlenie-rezolyutsii/