Как написать приветственное письмо новому сотруднику

Welcom letter: приветствие новому сотруднику (образец)

Письмо — приветствие новому сотруднику поможет ему быстрее сориентироваться в новых организационных условиях, а главное эффективно трудиться с первых дней трудоустройства. В данной публикации представлено содержание реального welcome letter российской интернет-компании.

Welcom letter: приветствие новому сотруднику

В предыдущих публикациях были подробно рассмотрены задачи, структура и содержание приветственного письма. Данный пример несколько отличается от универсальной формулы. Это значит, что только от вас зависит, как будет выглядеть приветствие новому сотруднику в вашей компании.

ДОРОГОЙ КОЛЛЕГА!

Добро пожаловать!

Мы рады приветствовать Вас в холдинге Name! Мы рады Вашему решению прийти работать в нашу компанию. И надеемся, что наше сотрудничество будет взаимно полезным и приятным.

Настоящее Руководство призвано дать ответы на многие вопросы, которые могут возникнуть у сотрудника во время работы в Компании. В Руководстве мы постарались осветить основные моменты Ваших первых дней работы в компании, а также рассказать об основных процедурах и правилах, принятых в ней.

Информация о холдинге Name

Name – это лидирующий портал российского Интернета, ядром которого является самая популярная электронная почта в России. На сегодняшний день Name обеспечивает самый большой охват аудитории:

• ежедневно – более X млн. пользователей
• еженедельно – более XX млн. пользователей
• ежемесячно – более XX млн. пользователей.

Каждый день через почтовые ящики Name проходит более 25 миллионов писем. Общее число регистраций со дня основания — около XX миллионов.

По данным системы ранжирования интернет-ресурсов Alexa.com, Name занимает X место в топ-25 сайтов мира.

Наши проекты

Наша аудитория

По данным исследования TNS аудитория Name — это преимущественно молодые, работающие люди в возрасте от 20 до 35 лет, большинство — мужчины с доходом выше среднего. Познакомиться поближе с аудиторией Name можно здесь (ссылка).

Наши партнеры

В числе наших партнеров такие ведущие информационные агентства и популярные СМИ, как РИА-Новости», «Прайм-Тасс», BBC, «Известия», «Комсомольская правда», «Ведомости», «Афиша», «Российская газета», Cosmopolitan, GQ, Geo, телеканалы СТС, ТНТ, РЕН-ТВ, радиостанции «Авторадио», «Максимум», «Хит-ФМ» и многие другие.

Наш офис

Ваш первый рабочий день

У нас нет жёстких правил, регламентирующих внешний вид сотрудников, однако при выборе одежды следует помнить о нормах, принятых в общественных местах. Если же Вам предстоит встреча с клиентами или партнёрами компании, то деловой стиль в одежде очень желателен.

Оформление на работу

Для оформления на работу Вам потребуются документы, подробно перечисленные в Приложении 1. Просим Вас предоставить все необходимые документы в Отдел Персонала как можно быстрее (в идеале – в первый рабочий день).

Мне нужна справка с места работы, справка 2-НДФЛ, копия трудовой книжки, к кому мне обратиться?

За справкой с места работы, справкой 2-НДФЛ обратитесь к Имя Отчество Фамилия (должность), familiya@name.ru, тел. 272, кабинет 3.

Копию трудовой книжки Вам подготовит Имя Фамилия или Имя Фамилия, кабинет N.

Пропускная система

В первый рабочий день для Вас будет заказан временный пропуск.

В дальнейшем, для всех постоянных сотрудников компании Name службой охраны оформляются постоянные пропуска.

Вам понадобится 1 фотография 3×4 (цвет значения не имеет), которую Вам нужно передать на ресепшн (на обратной стороне фотографии напишите свои Фамилию, Имя и Отчество). Постарайтесь подать необходимые документы на пропуск в первые дни работы, чтобы избежать неудобств при приходе на работу.

Я забыл пропуск дома, что мне делать?

Если при входе в здание Вы обнаруживаете, что забыли пропуск дома, позвоните на ресепшн по тел. XXX-XXXX, чтобы для Вас заказали временный пропуск.

Технические вопросы

К моменту Вашего выхода на работу Вам будет установлен компьютер и сделан доступ к необходимым папкам и e-mail рассылкам.

Корпоративные e-mail адреса формируются следующим образом: фамилия сотрудника на английском языке @name.ru. Например, ivanov@name.ru

Наши сотрудники общаются между собой и с внешним миром не только по телефону или e-mail, но и с помощью Online Messendger.

Вы можете использовать для подключения к Online Messendger не только корпоративный, но и личный e-mail.

Информацию о Online Messendger вы можете почерпнуть здесь (ссылка):

В первый рабочий день Вам установят Online Messendger на Ваш рабочий компьютер.

Doc.Name.ru

Doc.Name.ru – многофункциональная система, основной целью которой является централизация ряда внутрикорпоративных деловых процессов, в основном связанных с техническим подразделением компании. Подробности о работе с системой можно почитать здесь (ссылка).

В первый рабочий день Вам будет сделан доступ к Doc.Name.ru и будет выдан пароль для доступа в систему.

Для Вас особый интерес могут представлять раздел Users, в котором Вы сможете увидеть всех пользователей системы (всех сотрудников Name).

Обязательно заполните свои данные в разделе Users, т.к. это поможет другим сотрудникам при необходимости быстро найти Ваши контакты.

Выход в город осуществляется через «9», далее набираете номер абонента.

Список внутренних номеров Вы найдете в приложении к Руководству. Внутренние номера набираются напрямую, без «9».

У меня не работает компьютер, отключился Интернет, телефон, не приходит почта, что мне делать?

Обращайтесь в службу технической поддержки к Имя Фамилия (тел. технической поддержки – XXX, XXX, XXX)

График работы

Сотрудники нашей компании начинают работу в промежутке с 9.00 до 11.00 и заканчивают, соответственно, с 18.00 до 20.00. Рабочий день длится 9 часов с перерывом на обед 1 час.

Обговорите с Вашим руководителем время Вашего прихода на работу и придерживайтесь согласованного графика.

Я сильно опаздываю, т.к. попал в пробку, переводил бабушку через дорогу, что мне делать?

Позвоните своему руководителю и на ресепшн по тел. XXX-XXXX.

Если Вам необходимо отлучиться на некоторое время в течение рабочего дня или уйти до официального окончания рабочего дня, Вы должны обязательно получить на это согласие непосредственного Руководителя.

Отпуск

Мы работаем в соответствии с Трудовым Кодексом РФ. Согласно законодательству, Ваш отпуск составляет 28 календарных дней. Отпуск должен быть согласован с непосредственным Руководителем. Отгулы предоставляются в счет отпуска.

У кого я могу узнать, сколько дней отпуска у меня осталось?

Обратитесь к Имя Фамилия (должность), familiya@name.ru, тел. XXX.

Больничный лист

Конечно, мы надеемся, что Вы будете болеть крайне редко, но, тем не менее, больничные листы сотрудников всегда оплачиваются компанией.

Что мне делать, если я заболел?

• Обязательно позвоните и предупредите своего руководителя.
• Позвоните на ресепшн и сообщите, что Вы заболели и Вас не будет несколько дней.
• Вызовите врача и оформите больничный лист.
• В первый рабочий день после болезни сдайте больничный лист в Отдел Персонала.

На обед отводится 1 час (желательно успеть пообедать в период с 12 до 16 часов).

Если Вы привыкли к домашней пище — в офисе есть кухня с микроволновой печью, холодильником и кофе-машиной.

В нашем бизнес центре есть столовая, она находится на «N» этаже. Для того, чтобы попасть в нее, Вам нужно подняться на лифте 2-ого подъезда.

На N этаже ТЦ Name (находится около выхода из метро «Name») Вас ждут в 5 минутах ходьбы от метро, в КОФЕ ХАУЗ по адресу.

Другие вопросы

Курение

Если Вы курите, то просим помнить, что курение на рабочем месте категорически запрещено арендодателем, поэтому очень просим Вас выходить для этого на улицу или в «курилку», специально организованную на N этаже нашего офиса.

Хозяйственные вопросы и канцелярия

В первый рабочий день у себя на столе Вы найдете определенное количество канцелярских товаров. Все дополнительные канцелярские товары заказываются в административном отделе.

Что мне делать, если мне для работы нужно 25 зеленых маркеров и 1 упаковка скрепок, сломался стул и не горит лампочка над головой?

Напишите запрос по e-mail Имя Фамилия (должность), familiya@name.ru.

Заработная плата

Заработная плата перечисляется сотрудникам 2 раза в месяц на карточку Банка:

• в середине текущего месяца выплачивается аванс в размере 30-40% от заработной платы;
• в первых числах (5-6 число) следующего месяца вся оставшаяся часть заработной платы.

У меня нет карточки Банка, как я получу свою зарплату?

В течение первой рабочей недели по вопросу оформления банковской карты обратитесь к Имя Фамилия

У меня уже есть карточка Банка, могу ли я получать зарплату на нее?

Если у Вас уже есть карточка Банка, сообщите об этом Имя Фамилия (см. выше).

Использование продуктов Name

В нашей компании приветствуется использование сотрудниками продуктов Name и анти-приветствуется использование продуктов конкурентов.

Мы ждем Ваших комментариев по поводу использования продуктов компании, особенно актуально сравнение с конкурентными продуктами, которыми Вы пользовались ранее.

Если у Вас есть идея по новому проекту, который мы могли бы создать в Name, но по какой то причине еще не создали, обратитесь к своему руководителю. Все здравые идеи в нашей компании не исчезают в никуда, а тщательно обдумываются и реализуются.

ВАЖНОЕ ДОПОЛНЕНИЕ:

Все контакты с прессой должны происходить через отдел маркетинга Имя Фамилия (должность). А также все публикации, статьи, рассказы и обзоры написанные сотрудниками нашей компании обязательно утверждаются в отделе маркетинга перед публикацией в открытом доступе!

Приложение 1

Список документов для приема на работу:

1. Трудовая книжка.
2. Паспорт гражданина РФ, все заполненные страницы (копия).
3. Для временно зарегистрированных – свидетельство о регистрации по месту пребывания (копия).
4. Диплом (свидетельство) об образовании и приложение к нему (копии).
5. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН) (копия).
6. Страховое пенсионное свидетельство РФ (копия).
7. Справка о доходах за 2009 год с последнего места работы, если работал(а) (2-НДФЛ).
8. Свидетельство о браке для состоящих в зарегистрированном браке (копия).
9. Свидетельство о рождении ребенка / детей (копия).
10. Если у вас есть дети, обучающиеся в ВУЗе или средне-специальных учебных заведениях – принесите справку с места их учебы.
11. 1 фотография (3х4, цветная или черно-белая).
12. Фотография в электронном виде (узнаваемая) и краткая история (максимум полстраницы) о себе от первого лица, в свободной форме (например, об интересах/увлечениях, ожиданиях от новой работы и другая информация по Вашему желанию). Эта информация для представления Вас по Компании, ее необходимо прислать нам электронном виде. Представление рассылается электронным письмом всем сотрудникам Компании.

Заявления и анкеты (заполняются в первый рабочий день):

• Заявление о приеме на работу.
• Внутренняя анкета нашей компании.
• Заявление на налоговый вычет.

1 фотография (3х4, цветная или черно-белая).

Настоящее письмо — приветствие новому сотруднику также содержит список и фотографии основных руководителей компании Name. Кроме того, приветствие новому сотруднику оформлено в корпоративном фирменном стиле, а записи снабжены картинками: логотип, телефон, знак вопроса, карта и т.п.

Надеемся, что настоящий образец поможет вам в разработке собственного Welcome letter и ускорит процесс адаптации новых сотрудников.

Источник статьи: http://vakansii-studentam.ru/privetstvie-novomu-sotrudniku/

Шаблоны писем для HR-менеджеров: как сделать привлекательную рассылку

Итак, вы менеджер по персоналу в поисках подходящего шаблона, чтобы сэкономить время? Как говорят в Одессе, их есть у нас. А еще есть полезные советы по дизайну и контенту электронных писем.

Что бы вы ни делали – приветствуете нового сотрудника, сообщаете команде какие-то новости… — вы тратите много времени, если создаете письмо с нуля.

Stripo предлагает несколько готовых шаблонов специально для HR, с которыми вы существенно сэкономите время. Общайтесь с сотрудниками проще и намного быстрее. Редактируйте контент наших шаблонов и отправляйте их новым кандидатам прямо сейчас.

Мы предлагаем базовые шаблоны, которые нужны каждому HR-менеджеру:

1. Приветствие нового сотрудника в первый рабочий день

Как менеджер по персоналу вы безусловно хотите, чтобы всем членам вашей команды было комфортно работать.

Поэтому приветственное письмо, отправленное за несколько дней до первого рабочего дня или прямо в этот день, поможет новому сотруднику познакомиться с руководством или с людьми, с которыми он будет часто общаться.

Будет очень кстати, если вы также поделитесь их контактной информацией.

Не забудьте добавить их фото.

Новые сотрудники оценят вашу заботу по достоинству – это поможет им избежать неловких ситуаций, когда они по ошибке заговорят не с теми людьми 🙂

Помню, когда я только присоединилась к своей нынешней команде и получила такое письмо от HR – было очень полезно прочитать “корпоративную википедию” с основной информацией о компании: ключевые события, цели и статистика, основные партнеры и конкуренты нашей команды.

Отправьте новым сотрудникам эту информацию в приветственном письме.

Вы также можете добавить информацию о курсах, которые они пройдут после прохождения испытательного срока.

2. Сообщение о новом сотруднике

Каким бы большим не был ваш офис, сообщите всем, что к вашей команде присоединился новый сотрудник, и укажите, когда он придет.

Обязательно добавьте фото этого человека.

Здесь стоит перечислить его основные обязанности и указать контактную информацию, чтобы все сотрудники знали, какие вопросы им нужно будет обсудить с новым человеком.

Мы также добавили в HR-шаблон “Сообщение о новом сотруднике” специальный раздел, где новый сотрудник может самостоятельно представиться и поприветствовать команду. Человек может быть слишком застенчивым или слишком занятым, чтобы лично сказать каждому “привет”. Пусть он сделает это при помощи электронной почты 🙂

3. Вежливое напоминание о важных событиях

Бывает, что сотрудники в курсе важных событий компании, но при этом они слишком заняты, чтобы постоянно держать все это дело в голове.

Вы окажете им любезность, напомнив о важных событиях.

В нашей компании HR-менеджеры напоминают нам о днях рождения членов команды, еженедельных и ежемесячных встречах, праздниках и т.д. И мы никогда не забываем позвонить коллегам, чтобы поздравить с днем рождения. Это, безусловно, позитивно влияет на атмосферу в нашей команде.

Неважно, что это за событие – вечеринка по случаю дня рождения, на которой вы все собираетесь, чтобы сказать приятные слова именинникам, или встреча с клиентами – обязательно используйте кнопку “Добавить в календарь”. Вы можете назвать ее как хотите. Кнопка “Да, я в курсе”, которую мы использовали в этом шаблоне, лучше всего соответствовала текущей ситуации.

Обязательно подключите эту кнопку к Google или iCalendar, если вы хотите, чтобы никто из сотрудников не забыл 😉

Вы также можете самостоятельно создать HR-письмо с нуля. Если это ваш случай – прочитайте информацию ниже.

Типы писем для HR и их контент

По сути, все письма, которые отправляют HR-менеджеры, можно разделить на две категории:

• Внешние письма – те, которые отправляются кандидатам;
• Внутренние письма – отправляются сотрудникам.

Внешние письма

Как специалисту по персоналу вам приходится отправлять тысячи писем потенциальным кандидатам, прежде чем они присоединятся к вашей команде.

1. Предложение работы

Вам нужно связаться с новым кандидатом?

Здесь следует сосредоточиться на проекте, который вы предлагаете вниманию кандидата.

Вы можете описать преимущества работы в вашей команде.

Если вы хотите добавить маркированные списки, чтобы облегчить восприятие письма, найдите их в настройках текста — это на панели инструментов прямо над шаблоном, с которым вы работаете.

Чтобы активировать список, вам нужно кликнуть по нужному раздел текста в шаблоне.

2. Письмо-подтверждение о собеседовании

Кандидат принял ваше предложение о работе и даже успешно справился с тестовым заданием?

Вы позвонили этому человеку, чтобы договориться о дате собеседовании. Теперь вам нужно отправить письмо с подтверждением.

Как и в любом письме-подтверждении встречи , вам нужно сделать акцент на дату, время и место.

Если это онлайн-митинг, укажите, что вы предоставите кандидату ссылку за час до встречи. Если вы используете одну и ту же ссылку для всех собеседований, можно указать ее в письме с подтверждением интервью.

Если это встреча состоится офлайн, есть смысл добавить в футер письма карту с местоположением вашего офиса.

3. Представление коллег по команде

Интервью прошло успешно, и новый кандидат собирается присоединиться к вашей команде?

Теперь пришло время поприветствовать нового сотрудника, представить всех членов команды, рассказать о планах и стратегии компании. Вы можете использовать готовый шаблон “Первый рабочий день” .

Внутренние письма

Что касается внутренних писем, мы не будем останавливаться на их контенте, так как уже говорили об этом в предыдущем посте “Как создать внутреннюю рассылку для сотрудников компании” .

Поэтому лучше поговорим о некоторых требованиях к дизайну всех корпоративных рассылок.

Обязательные элементы в письмах от HR-специалистов

Какое бы письмо вы не создавали, внутреннее для сотрудников или офер для кандидатов — следующие элементы являются обязательными и делают ваши письма более профессиональными.

1. Корпоративный хедер

Разумеется, все корпоративные письма для внутреннего и внешнего использования обязательно должны содержать логотип компании.

При желании хедер можно сделать чем-то большим, чем просто лого. Например, наши друзья из eSputnik помещают лого поверх изображения и дублируют тему письма прямо под логотипом.

Обращаясь к кандидатам, всегда используйте один и тот же логотип. Но при отправке внутренних рассылок сотрудникам хедеры можно разнообразить.

2. Подпись

Зачем добавлять подпись, если все получатели и так отлично знают, с кем они общаются?

Во-первых, это жест вежливости и общее правило деловой переписки, к которой относится и ваше HR-письмо.

Во-вторых, подпись позволяет кандидату или вашим коллегам по команде связаться с вами при необходимости любым удобным им способом.

Что должно быть в хорошей подписи HR-письма:

Ваше имя

Обязательно укажите свое имя. Это понадобится кандидатам и новым сотрудникам, чтобы знать, как обращаться к вам при личном общении.

Что касается внутренних писем для сотрудников, указание вашего имени — это скорее жест вежливости.

Контактная информация

Людям может понадобиться связаться с вами удобным способом, чтобы обсудить некоторые вопросы. Предоставьте им такую возможность. Это особенно важно, когда вы переходите на новую страницу в LinkedIn или начинаете использовать новый канал в соцсетях чаще, чем предыдущий.

Если у вас есть корпоративный телефон, который сотрудники могут использовать для связи с вами, обязательно добавьте его в подпись.

Это необязательный элемент. Но всегда приятно “видеть” человека, с которым общаешься.

Экономьте время, создавая HR-письма в Stripo

Те HR-менеджеры, которые предпочитают создавать письма самостоятельно, а не использовать уже готовые шаблоны, тоже могут сэкономить время. Как?

Сохраняйте наиболее часто используемые модули или целые письма.

Обращаясь к новым кандидатам или отправляя ежемесячные отчеты сотрудникам, вы просто вносите небольшие изменения в шаблон — нет необходимости работать со структурой, хедером, футером, контактной информацией и т.д.

Тема письма

Все темы писем должны быть четкими. Получатели должны понять с первого взгляда, о чем письмо.

Примеры хороших тем писем:

• Встречайте Андреа!;
• Напоминание о дне рождения Джульетты;
• Джейсон покидает нашу команду. Поспешите завершить общие задачи;
• Кейт переезжает в другой офис;
• Голосование: выбираем дату корпоративного праздника;
• Рождественская вечеринка состоится…;
• Ежемесячные отчеты за МЕСЯЦ;
• Еженедельный митинг начнется через 20 минут.

В завершение

Выберете ли вы наши готовые шаблоны или вы решили создать свои с нуля — в любом случае придерживайтесь основных рекомендаций:

• Указывайте имя отправителя;
• Придерживайтесь корпоративного стиля. Речь не только о дизайне, но и о стиле общения;
• Отправляйте внутренние письма регулярно.

Источник статьи: http://zen.yandex.ru/media/id/5b080b2f48c85eba5c485b64/shablony-pisem-dlia-hrmenedjerov-kak-sdelat-privlekatelnuiu-rassylku-5eba5ea6d4dba80e6f24e9c9