Как написать приглашение на собеседование по электронной почте: образец письма и примеры текста, как правильно пригласить по телефону?
Закрытие вакансии предполагает встречу с несколькими кандидатами.
Но как пригласить человека на собеседование по телефону или по электронной почте так, чтобы он обязательно дошел до места назначения без опозданий, с необходимым пакетом документов и полностью подготовленным?
Есть небольшие хитрости. Из этой статьи вы узнаете что такое приглашение на собеседование и как правильно приглашать на беседу.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-45 . Это быстро и бесплатно !
Так ли необходимо приглашение?
Приглашение на собеседование – это своеобразная визитная карточка компании.
Каждая организация вольна оформить его по-своему. Общего канона по составлению не существует.
Но, если фирма, открывшая вакансию, позиционирует себя как серьезный работодатель и предъявляет к соискателям высокие требования, то она и сама должна к вопросам найма подходить очень тщательно, и неукоснительно соблюдать деловой этикет.
Первое впечатление о работодателе у возможного сотрудника складывается из общения с рекрутером. Правильная форма приглашения, уникальный текст обращения, весь процесс общения – в поиске идеального работника важна любая мелочь.
Как оно оформляется?
Приглашение на собеседование в зависимости от обстоятельств выглядит по-разному:
Единое требование одно: оформление выдерживается в строгом деловом стиле, текст лаконичный и достоверный.
Не допустимы орфографические ошибки. Если текст приглашения на собеседование оставляет у кандидата двоякое впечатление, тяжело воспринимается – это плохое приглашение. Его нужно заменить.
Как составить письмо?
По общепринятым правилам приглашение содержит следующую информацию:
- Наименование организации.
- Адрес организации, где проводиться собеседование, с указанием номера кабинета. Если проезд трудный, стоит нарисовать схему проезда, чтобы сориентировать соискателя.
- Список документов, какие необходимы при первой встрече: резюме, дипломы, трудовая книжка, паспорт и т.д.
- Конкретная дата и время.
- Контактные данные рекрутера.
- Ссылка на сайт организации, чтобы кандидат ознакомился с возможной спецификой работы.
Стоит указать наименование должности и предлагаемую зарплату. Соискателя одновременно приглашают в разные места. Так ему проще определиться с предложением, а рекрутер не проведет время зря в ожиданиях, если вдруг кандидат решит не приходить.
В приглашении содержится вся необходимая информация. После его прочтения кандидат должен понимать кто, куда его пригласил, на какое время встреча назначена, и что требуется принести на собеседование.
Образец приглашения:
Компания ООО «Стройстиль» получила от вас отклик на вакансию «Программист». Мы внимательно ознакомились с Вашим резюме. Считаем, что ваши знания и опыт соответствуют нашим заявленным требованиям.
Приглашаем пройти собеседование с HR-специалистом 01.08.2016 года в 15.00 по адресу: г.Уфа, ул. Пушкина, 201, офис 5.
Просим взять с собой экземпляр резюме и паспорт.
При возникновении дополнительных вопросов обращайтесь по телефону ****.
С уважением, HR-специалист ООО «Стройстиль» Екатерина Хисаева
Как пригласить?
По телефону
Приглашение на собеседование по телефону наиболее удобно для рекрутера. А вот для соискателя может представлять ряд сложностей.
Порой звонок работодателя звучит совсем в неподходящее время, например, во время поездки в общественном транспорте.
Иногда под рукой не оказывается ручки с бумагой и бывает некуда записать информацию о местоположении организации.
Как пригласить на собеседование по телефону правильно? Рекрутеру стоит придерживаться определенного сценария при озвучивании приглашения на собеседование.
Удобнее всего составить образец приглашения на собеседование по телефону, специальный скрипт разговора.
- Представиться, назвав организацию, свое имя и должность.
- Поинтересоваться, удобно ли говорить соискателю. Если нет, то отложить разговор на более позднее время.
- Назвать цель своего звонка (Например. Вы откликались на нашу вакансию «Секретарь». Ваше резюме заинтересовало нас, и мы бы хотели пригласить для личного общения).
- При согласии кандидата, назвать адрес. Не лишним будет уточнить, какими маршрутами подъехать к организации, предварительно спросив у соискателя с какой части города он будет ехать. Подсказать ориентиры, чтобы ему удобнее было найти искомое заведение.
- Уточнить список документов, которые нужно с собой взять.
Опытные рекрутеры обязательно поинтересуются, все ли понятно собеседнику. Не остались ли у него вопросов по теме.
При телефонном приглашении необходимо быть готовым ответить на дополнительные вопросы кандидата. Каким бы странным не показался вопрос, рекрутер должен ответить на него в рамках своей компетенции, сохранив доброжелательный тон.
Написав письмо
Приглашение путем написания письма отнимает слишком много времени и используется в исключительных случаях.
Чаще всего к данному способу прибегают, общаясь с соискателями из других регионов либо же при поиске специалистов редких профессий, требующих особого, индивидуального подхода.
По электронной почте
Как пригласить на собеседование по электронной почте? Сделать это не сложно, ведь электронное письмо не требует временных затрат от рекрутера.
Есть возможность сделать общую рассылку, лишь меняя время и дату.
Опасность данного способа в том, что на электронные письма соискатели реагируют вяло.
Тому есть несколько причин:
- Возможно, они получают слишком много приглашений за день и не успевают все проанализировать. Особенно, если письма шаблонные. Человек путается в адресах, приходит не в назначенное время либо опаздывает.
- Соискатель пассивный пользователь электронной почты. Заходит туда редко и письма теряются в общем потоке рекламной корреспонденции.
- Приглашение автоматически попало в спам.
- Некому задать вопросы при их возникновении. Нет живого общения с рекрутором.
- Отдельные моменты соискатель может понять неправильно и отказаться от собеседования, посчитав, что должность ему не подходит.
- Письма в электронной почте легко игнорировать. Рекрутер не получит обратной связи и останется в неведении относительно намерений соискателя.
Нестандартные варианты
Многие сайты по поиску работы дают рекрутерам дополнительную возможность отклонить либо пригласить понравившегося кандидата.
Всего один клик и готовое шаблонное письмо со всеми необходимыми данными уйдет нужному человеку. При этом в приглашение автоматически вставляется обращение с именем и отчеством кандидата, которое было указано в его резюме. Очень удобно и главное экономит время.
Приглашения на собеседования разосланы. Если они оформлены грамотно, то кандидату не составит труда найти организацию и прийти туда на собеседование вовремя.
И, можно надеяться, что вакантная должность скоро закроется достойным кандидатом. Тем более, что теперь вы точно знаете, и как правильно приглашать на собеседование по телефону и как оформить приглашение на собеседование по электронной почте.
А о том, как правильно ответить на приглашение, можно прочесть в специальном материале на нашем сайте.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 938-59-45 (Москва)
+7 (812) 425-60-37 (Санкт-Петербург)
Источник статьи: http://101million.com/personal/sobesedovanie/priglashenie.html
Как оформить приглашение для работника на собеседование при приеме на работу по телефону, электронной почте, в СМС
Необходимость составления приглашения на собеседование возникает у работодателей как в ответ на присылаемое резюме на вакансию, так и при самостоятельном поиске ценного специалиста, например, с помощью базы резюме соискателей. Рекрутер может пригласить работника, позвонив по телефону, написав письмо по электронной почте, отправив СМС — необходимые образцы можно посмотреть ниже.
Самый удобный и быстрый способ — это телефонный звонок. Иногда он дублирует электронный ответ на e-mail соискателя. Приглашение по электронной почте и в СМС не всегда оправдано, так как не гарантирует точного прихода соискателя на встречу, реакция человека не предсказуема, возможно, для него данная вакансия уже не актуально, но рекрутер об этом не узнает.
Оценка предложения соискателем происходит уже на этапе приглашения на вакансию.
Многие рекрутеры сталкиваются с ситуацией, когда кандидат игнорирует приглашающие письма или, что еще чаще, не является на собеседование. Вместо того, чтобы обвинять кандидата в необязательности, стоит провести анализ приглашения на предмет ошибок.
В какой форме отправить?
При размещении резюме у кандидата есть возможность указать предпочитаемый способ связи (телефон или электронная почта) и время, удобное для звонка.
Если он не находится в активном поиске работы и найден методом HeadHunting или Executive search, то допустимо использовать социальные сети (Facebook, LinkedIn) или коммуникаторы (Telegram, Viber).
Можно отправить приглашение в СМС по телефону, однако личный звонок или использование электронной почты предпочтительнее.
Ответ работодателю следует обязательно направить незамедлительно, это продемонстрирует вашу заинтересованность и серьезный настрой. Сообщить ответ нужно в той же форме, что получено приглашение. На сообщение по электронной почте — следует ответить электронно. Если соискатель приглашен в СМС, то в ответ также можно направить сообщение на телефон, или позвонить. При телефонном звонке нужно незамедлительно согласовать все моменты встречи — время, место, условия проведения.
Рекрутеру следует сообщить, придет ли соискатель на встречу. Если сначала вы согласились, но после обстоятельства изменились, не поленитесь и сообщите об этом работодателю. Один звонок или одно письмо создаст о вас благоприятное впечатление, а вы при этом не попадете в черный список компании.
По ссылке выше представлены образцы ответа соискателя на приглашение прийти на собеседование, рекомендуем изучить статью и не допускать распространенных ошибок соискателей при поиске работы.
Образцы письменного текста по электронной почте
Это может быть письмо на электронную почту или отклик на размещенное в Интернете резюме. Отправляя на e-mail соискателю письмо, нужно убедиться в его доставке, попросить получателя дать обратную связь на полученное предложение.
Чтобы не терять свое время, лучше дополнительно продублировать информацию по телефону. В этом случае будет уверенность в том, что кандидат на вакантную должность действительно придет на встречу.
Приглашение для человека, ищущего работы может быть таким:
Многие работные сайты предлагают соблюсти деловой этикет, используя разработанные ими шаблоны писем. В большинстве случаев они выглядят так:
В настоящее время в нашей компании открыта вакансия Системного администратора. Опыт работы, описанные вами в резюме, показался нам интересным.
Для записи на собеседование, свяжитесь с нами по указанному ниже телефону».
Это удобно для работодателя, но кандидат, находящийся в активном поиске, получает десятки аналогичных писем.
Кроме того, если представить, что такое письмо получит соискатель 22 лет, не имеющий опыта работы, это покажется ему нелогичным. Он, скорее всего, сделает вывод о том, что резюме его не прочитали, сделав массовую рассылку, и оставит приглашение без ответа.
Подходите к оформлению приглашения соискателя на собеседование индивидуально.
Индивидуальный подход поможет обратить на себя его внимание.
Прежде всего, необходимо изучить резюме кандидата, и в приглашении сделать правильные акценты, влияющие на мотивацию: значимость позиции, уровень полномочий, размер дохода, расширенный соцпакет, медицинская страховка и т.д.
В настоявшее время в нашей компании открыта вакансия Менеджер по персоналу. Ваше резюме нам интересно, мы хотели бы пригласить вас участвовать в конкурсе на эту позицию. Подробную информацию о требованиях и условиях работы вы найдете по ссылке….
В случае вашей заинтересованности, будем рады видеть вас в офисе компании, расположенном по адресу. В случае если у вас появится вопросы, вы можете связаться с менеджером по персоналу. Хорошего дня!»
Далее следует указать телефон, имя и должность контактного лица, ссылка на официальный сайт компании.
Преимущества письменного приглашения на собеседование по электронной почте:
- экономия времени рекрутера, что ценно при массовом подборе, когда необходимо создание широкой «воронки входящих резюме»;
- возможность отправить ссылку на информацию о компании, «продать» вакансию;
- уважение к времени кандидата, который также может в момент звонка находиться на рабочем месте и не иметь средств для записи времени и места собеседования;
- возможность приложить ссылку на профессиональное тестирование;
- возможность попросить рекомендации, если кандидат не готов рассмотреть предложение сам. (Например: «В случае, если поиск работы для вас не актуален, мы будем благодарны за рекомендации специалистов из круга ваших профессиональных контактов»)
Как пригласить по телефону?
Телефонное приглашение — это способ, актуальный всегда, так как отличается надежностью. Приглашая кандидата по телефону, можно быть уверенным в том, что он услышал новую информацию, можно получить от него оперативный ответ, согласовать время собеседования.
Использование телефона предпочтительнее в случае работы с кандидатами на топовые позиции или редким специалистом. Личное внимание будет оправдано.
Кроме того, часто возникает необходимость уточнить принципиально важные моменты, и только потом принимать решение о личной встрече.
- дату и время;
- лицо для связи;
- контакты — телефон или электронную почту;
- адрес, где будет встреча;
- как и на чем добраться;
- что взять соискателю с собой.
Пример диалога при приглашении на собеседование по телефону:
Например, возможная релокация кандидата или ожидаемый уровень дохода. Сценарий такого разговора может выглядеть так:
«Добрый день, Иван! Меня зовут Мария, я – менеджер по персоналу компании «Европласт».
Благодарю вас за отклик на нашу вакансию.
Удобно ли вам сейчас разговаривать? Насколько актуален для вас поиск работы? Готовы ли вы рассмотреть вариант переезда в другой город?»
Еще один пример того, как можно выстроить разговор по телефону с соискателем:
«Здравствуйте, Ольга Владимировна! Меня зовут Наталья, я специалист по работе с персоналом компании Интерплюс.
Нас заинтересовало ваше резюме, отправленное в ответ на вакансию менеджер по продажам.Актуален вам сейчас поиск работы?
Приглашаем вас на собеседование с руководителем отдела продаж 4 сентября в 14.00. Удобно ли это время для вас?…»
В случае приглашения по телефону на собеседование дополнительно выслать контакты встречающего лица, адрес и время, допустимо с помощью СМС.
Правила этикета предполагают необходимость оговорить регламент встречи – время, которое займет собеседование.
Не стоить забывать и о документах, которые могут потребоваться, например, для оформления пропуска на территорию предприятия или подтверждения квалификации.
Акцент на конкурсный отбор необходим при любой форме приглашения. Это защитит работодателя от претензий соискателя в случае отрицательного решения по его кандидатуре.
Важно помнить, что федеральное законодательство обязывает работодателя в 7-дневнный со дня встречи оповестить кандидата о причинах отказа в приеме.
Сообщение в СМС
Приглашать соискателей с помощью СМС — не самый лучший способ взаимосвязи с кандидатом на должность.
Данный способ можно использовать в крайних случаях. Например, для уточнения информации, если вы заранее договорились о том, что дополнительные сведения будут направлены в СМС. Также такой способ можно использовать, если не получилось дозвониться до человека по телефону.
Пример сообщения о приглашении в СМС:
Важная информация для соискателей
Рекомендуем прочитать соискателям для успешного прохождения собеседования:
Полезное видео: Как пригласить на собеседование соискателя так, чтобы он гарантированно пришел на встречу, смотрите в видео:
Источник статьи: http://9trud.ru/priglashenie-na-sobesedovanie/