Пишем сопроводительное письмо заказчику
Зачем писать
Хотя законодательство не устанавливает никаких требований по оформлению сопроводительного письма, существуют правила деловой переписки и делопроизводства. Они и рекомендуют обязательно готовить такую бумагу. На первый взгляд кажется, что это простая формальность, не более, чем дань вежливости. Но на практике уберечь поставщика от многих проблем помогает именно сопроводительное письмо, пример таких случаев:
- просрочено подписание;
- бумаги потеряны;
- обнаружилась недостача документов.
Главная цель как раз в том, чтобы зафиксировать все важные моменты: дату передачи, что именно и с какой целью направляется, в какие сроки ожидается ответ, например, возврат подписанной копии, опись передаваемой документации. Впоследствии, если возникнут необоснованные обвинения, восстановить истину будет легко.
Когда писать
В госзакупках чаще всего сопровождение пишут:
- направляя документы на подпись (в конкурсе, запросе котировок и т.д.);
- к акту сверки;
- запрашивая или отвечая на запрос коммерческих предложений;
- при передаче любой важной документации.
При этом не важно, как именно передается документация: лично, по обычной или электронной почте, с курьером.
Шаблон сопроводительного письма
Что писать
Итак, разберемся, что писать в сопроводительном письме. Напомним, закон не устанавливает никаких требований. Принято использовать официальный бланк, но это не обязательно, можно составить на белом листе, желательно не в рукописном, а в напечатанном виде.
Составляет сопровод, как правило, тот сотрудник, который отправляет документацию. Для заверения достаточно подписи, но если организация использует печать, можно поставить и ее. Напомним, что теперь круглая печать не является обязательной (82-ФЗ от 06.04.2015).
Разрабатывая образец, как пишется сопроводительное письмо, можно придерживаться такой структуры:
- реквизиты отправителя;
- регистрационные данные (входящий и исходящий номер и дата);
- информация о получателе (название организации, адрес, имя и должность ответственного сотрудника);
- текст обращения;
- опись прилагаемых документов;
- ФИО и контактные данные составителя.
Нумеруются сопровод по правилам делопроизводства, как вся корреспонденция. Впоследствии можно использовать эти данные в переписке, например, «Отвечая на ваше обращение исх. №… от …».
Содержательную часть можно начать с фразы «Направляем вам…», «Высылаем вам…». Дальше укажите, о каких именно бумагах идет речь, причем желательно привести полное название каждого из них, не ограничиваясь простым «направляем документацию на подпись». Затем обязательно напишите, какие действия и в какой срок ждете от получателя: «Просим ознакомиться и прислать замечания в виде протокола разногласий не позднее 1 декабря 2020 года» или «Просим подписать и вернуть по одной копии каждого документа до 1 декабря 2020 года». Допустимо выделить жирным шрифтом важные места в тексте.
Далее подготовьте опись. Проще всего это сделать в виде таблицы. Укажите полное название каждого документа со всеми реквизитами (например, «Коммерческое предложение №11 от 01.12.2017 года»), число страниц, количество копий. В конце не помешает указать суммарное число страниц.
В завершение обязательно укажите данные сотрудника, к которому можно обратиться с вопросами.
Источник статьи: http://goskontract.ru/kontrakt/pishem-soprovoditelnoe-pismo-zakazchiku
21 пример, как начать письмо для клиентов
Как красиво написать письмо для рассылки
Письма клиентам рассылают многие компании. Чтобы ваше послание не потерялось среди аналогичной почты от конкурентов, расскажите получателю о двух основных вещах: почему вы обращаетесь именно к нему, и какую выгоду он получит от прочтения вашего письма (а в перспективе – и от сотрудничества с вашей компанией).
Рассылка писем клиентам должна быть персонализированной. Обращайтесь к получателю по имени, вызывая ощущение личного знакомства с вашей компанией.
Старайтесь писать кратко, но емко – так вы повысите шансы на прочтение. Сразу же укажите, какую выгоду получит клиент, дайте готовый ответ на вопрос, зачем ему читать ваши письма.
21 пример текста письма для рассылки и индивидуальных посланий
Покажем, как можно начать письмо и о чем писать:
Если вы впервые отправляете письмо потенциальному клиенту, послание должно быть сдержанным, лаконичным и информативным. Обязательно укажите тему письма: это может быть приглашение к сотрудничеству, суть вашего УТП в одном предложении. Примеры: «Обучение [чему именно] онлайн», «Может, Вы – наш новый клиент». Текст письма начните с приветствия и краткого рассказа о компании. Предложите обсудить возможное сотрудничество. Если вы сотрудничаете с конкурентами или партнерами получателя, можете сделать акцент на этом. Обязательно укажите результаты сотрудничества, перечислите выгоды, которые получит клиент. Такое письмо в том числе можно отправлять и в рамках триггерной рассылки после подписки в базу.
Если вы пишете письмо клиенту, о проблемах которого знаете, можете сразу же рассказать, как ваш продукт поможет их решить. Не стоит вдаваться в подробности, опишите решение максимально кратко. Письмо-презентация должно быть в формате «речь в лифте»: изложите основное за одну-две минуты, как если бы вы ехали с получателем в лифте. В таких письмах можно использовать изображение, статистику, однако презентационное письмо не должно превращаться в комикс.
Если вы отправляете клиенту не первое послание, в общих чертах он уже знаком с вашей компанией. Начало письма-напоминания может выглядеть так: «Надеюсь, вы уже ознакомились с информацией о нашей компании. Заинтересовало ли вас возможное сотрудничество? Если у вас есть вопросы? Когда вам удобно их обсудить?»
Сомневаетесь, что написать в письме? Говорите языком статистики: предоставьте получателю статистическую информацию, связанную с его сферой деятельности, расскажите в цифрах о достижениях вашей компании и ее клиентов.
Для начала делового общения можно задать вопрос клиенту. Отслеживайте блог или публикации лида – на их основе можно задать интересный вопрос. Так вы подчеркнете экспертность получателя, сможете узнать о болевых точках бизнеса.
Подчеркните общность с клиентом. Примеры писем: «Мы с вами создаем женскую красоту» (для получателей, которые работают в бьюти-индустрии), «Как и вы, мы умеем понимать потребности клиентов» (для рекламы). Этот прием можно использовать и в массовых рассылках.
Предложите клиенту воспользоваться бесплатными образцами вашего продукта или пробным периодом услуги. Начните письмо с краткого описания вашей компании, затем сделайте предложение. Укажите суть подарка в теме послание. Письмо-предложение, пример «Здравствуйте, [имя]. Мы уже рассказывали вам о [продукт], теперь предлагаем попробовать. Прикрепляем ссылки (ваучеры, бесплатные образцы), чтобы вы могли протестировать ваш продукт. Нам интересно ваше мнение о нем – оно поможет нам развиваться дальше».
Не делайте длинных вступлений. Сразу же после приветствия опишите выгоду получателя от вашего предложения. Предлагайте точечные и измеримые решения, приводите конкретные цифры. Образец текста письма для рассылки в таком стиле: «Уверен, что вы получаете множество писем, поэтому сразу к сути – повысьте конверсию с рассылки в полтора раза за месяц».
Если вы знаете о конкретной проблеме клиента – отсутствии повторных продаж, низкой конверсии – сразу же предложите ее решение. Начинайте письмо так: «Предлагаю решение [суть проблемы]» или «Вам знакомо [описание проблемы]? Мы поможем решить ее: [суть предложения]».
Проводите аналогии. Если вы уже сотрудничали с компанией, аналогичной бизнесу получателя, прямо скажите об этом. Укажите, какие результаты и выгоды получила компания от этого партнерства. Скажите, что вы готовы повторить и улучшить их для компании потенциального клиента. Кейсы хорошо работают и в массовых рассылках по базе подписчиков.
Создайте образ выгоды. Не приписывайте получателю чувства, которые он должен испытать при прочтении вашего письма. Поделитесь своими мыслями по поводу бизнеса клиента, а затем мягко подведите к образу выгоды. Это ненавязчивый и элегантный ход, поэтому скорее всего получатель дочитает рекламное письмо; пример такого захода: «Не знаю, что вы думаете по поводу эффективности рассылок, но для нашей компании email-рассылка стала ключевой составляющей успеха».
Если у вас есть данные исследований или статьи, которые могут быть полезны потенциальному клиенту, расскажите о них. Объемную информацию лучше подавать не в тексте письма, а ссылкой. Укажите в теме письма, чему посвящено исследование или статья. В тексте письма кратко опишите, чем материал полезен получателю: «Высылаю вам ссылку на статью (исследование) по теме [тема]. Эта информация может быть полезна при решении [суть проблемы]». Такой подход повысит лояльность потенциального клиента, покажет вашу экспертность.
Если ваша компания предоставляет специфические или узконишевые услуги или товары, говорите об этом. Задайте клиенту вопрос, что он почувствует, если узнает, что вы можете решить его проблему. Как представиться в письме при таком подходе? Сначала опишите, какие специализированные проблемы вы поможете решить, а затем указывайте название компании. Первая часть письма заинтересует получателя, поэтому ему захочется дочитать до конца.
Обрисуйте перспективы. В начале письма спросите у клиента о проблеме, которая не дает компании развиваться далее. Опишите ваше решение этой проблемы. Упоминать о том, какие выгоды компании клиента принесет такое решение, не стоит – дайте получателю самому сделать выводы.
Если вы пишете потенциальному клиенту впервые, предоставьте ему рекомендации. Укажите, кто рекомендовал вам написать этому клиенту, кто может поручиться за вашу работу. Это располагает клиента, вызывает доверие к вашей компании.
Обещание выгоды. Очевидный, но работающий метод. Такое письмо строится по алгоритму «Если …, то…». Оно направлено на решение конкретной проблемы получателя, если он прочитает его до конца. Если вы решили написать такое рекламное письмо, образец может выглядеть так: «Если вы хотите [описание выгоды], то вот вам алгоритм действий, как этого добиться».
Продемонстрируйте клиенту интерес. Следите за последними новостями индустрии, в которой он работает, поинтересуйтесь его мнением по поводу определенной тенденции или новости. Таким письмом вы покажете, что воспринимаете получателя, как лидера мнений, повысите его лояльность к вашей компании.
Что касается индивидуальных писем, их можно составлять так:
Если вы получили контакты клиента от общих знакомых или на каком-либо мероприятии, письмо-пример может выглядеть так: «Мы встречались с вами [название мероприятия]. Слышал ваше выступление (видел презентацию) по теме [тема]. Предложенное вами решение проблемы было полезно [уточните, какую именно пользу вы получили]». Если вы сотрудничаете с партнерами получателя, укажите, с какими именно, расскажите о результатах.
Сделайте клиенту комплимент. Выскажите восхищение каким-либо его кейсом, расскажите, как ваш продукт может улучшить его. Пример письма: «Ваше решение [суть проблемы] впечатлило инновационным подходом. Наш [продукт или товар] может улучшить эту стратегию [как именно]».
Упоминание достижений или работы. Перед тем как начать письмо, изучите кейсы получателя, его недавние достижения. Упомяните о них в начале послания: «Прочел вашу статью о [тема]. Благодарю, что обратили внимание на такие аспекты: [перечень].». Если вы пишете поздравительное письмо для привлечения клиентов, образец первых строк может выглядеть так: «Поздравляю вас с [достижение]» или «Компания [название] поздравляет вас с [награда или публикация]».
Упоминание о новости компании клиента. Расскажите ему, что знаете о его проблеме, и помогли конкуренту решить аналогичный вопрос. Чтобы написать такое письмо, отслеживайте новости, которые касаются получателя, и при значимом событии расскажите, как вы поможете решить проблему. Пример: «Видел новость о вашей компании [суть проблемы]. Похожая ситуация была у вашего конкурента. Мы помогли решить проблему таким образом: [краткое описание решения]». Решение должно быть конкретным: опишите суть стратегии или вашего продукта.
Отправлять массовые и триггерные рассылки своим подписчикам можно с помощью сервиса DashaMail. Узнать больше о его возможностях, вы можете на нашем сайте. А лучше регистрируйтесь и пробуйте его в действии. Тем более, 14-дневный триальный период к этому располагает.
Источник статьи: http://www.seonews.ru/blogs/dashamail/21-primer-kak-nachat-pismo-dlya-klientov/
Образец делового письма
Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.
Какие деловые письма бывают
Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:
Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.
Кто должен выступать в роли автора письма
Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.
Общие правила написания деловых писем
Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.
В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:
- дата написания,
- реквизиты отправителя и получателя,
- вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),
Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).
К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.
Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).
Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.
Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.
На что обращать внимание при составлении письма
При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.
Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.
Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.
Чего нельзя допускать в деловом письме
В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.
В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.
Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.
Как отправить письмо
Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.
- Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.
Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).
Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.
Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.
Источник статьи: http://assistentus.ru/forma/delovoe-pismo/