Как работать в Word для чайников
Microsoft Word — это текстовой редактор, который может быть частью пакета Microsoft Office или программой, установленной на вашем компьютере отдельно. Программа может использоваться для записи писем и различных типов документов, которые могут включать в себя графику и изображения. В этом руководстве объясняется, как открыть Microsoft Word, запустить, создать и сохранить новый документ с использованием операционной системы Windows 7.
Не стоит бояться, что что-то может не получиться или пойти не так. Эта программа создавалась для пользователей, и она продумана до мелочей, чтобы вам было максимально удобно использовать ее. И конечно же в каждом деле главное тренировка, не бойтесь делать ошибок. Если вы случайно нажали не туда, в левом верхнем углу всегда есть изогнутая стрелка, которая позволяет отменить последнее действие. Сделать это можно также используя сочетание клавиш Ctrl и Z.
Последний совет перед началом подробных инструкций по использованию текстового редактора от Windows — не забывайте сохранять файл. Это особенно важно при работе с объемными текстами или серьезной документацией. Бывает всякое: могут отключить электричество, ноутбук может разрядиться и выключиться, да и от поломок никто не застрахован. Терять важные файлы и потом тратить часы на их восстановление — не самое приятное занятие. Все, что вам нужно — время от времени нажимать на дискету в левом верхнем углу.
Как создать документ
Программу можно найти в меню «Пуск» в разделе «Microsoft Office». Следуйте этим пошаговым инструкциям, чтобы запустить документ в Microsoft Word.
- Шаг 1. На рабочем столе или в меню «Пуск» откройте Microsoft Word.
Навигация по программе
- Шаг 1. Мигающий курсор (указатель мыши) в документе сообщает вам, где вы печатаете. Где бы ни находился мигающий курсор, буквы, которые вы вводите, будут вставлены в эту точку. Когда вы начинаете пустой документ, мигающий курсор будет в начале вашего документа, это значит, что он готов для начала ввода.
Как выбрать (выделить) текст
Выбор или выделение текста позволяет вам изменять выделенный фрагмент с точки зрения стиля, шрифта и/или цвета и даже заменять слова, если это необходимо. Следуйте этим пошаговым инструкциям, чтобы выбрать текст в документе.
Шаг 1. Для выбора текста используется мышь. При перемещении указатель будет меняться.
Шаг 2. Переместите указатель на начало необходимого фрагмента. Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. Выполняя это, переместите указатель туда, где необходимо остановить выбор. При перемещении мыши текст будет выделяться. Когда вы закончите свой выбор, отпустите левую кнопку мыши.
Выбранный текст теперь может быть отформатирован или изменен.
Скопировать текст можно с помощью клавиш Ctrl+C. Удалить текст — Backspace.
Меняем размер и шрифт
Следующие действия могут помочь сделать ваш текст более интересным и привлекательным. Текст может быть изменен по-разному.
- Шаг 1. Для начала фрагмент текста нужно выделить, вы уже умеете это делать.
- Шаг 2. Чтобы поменять вид шрифта, щелкните на стрелку рядом со стилем шрифта в панели инструментов.
Выравнивание текста
Иногда создаваемый документ может требовать разное расположение абзацев. По умолчанию текст выравнивается по левому краю. Однако текст может выравниваться и по правому краю и по центру.
На заметку! Выделить весь текст Ctrl + A.
- Шаг 1. Чтобы изменить макет вашего текста, выделите текст, любым удобным для вас способом.
- Шаг 2. Чтобы выровнять его по центру, щелкните значок «Выровнять по центру» на ленте форматирования в верхней части документа.
Изменить выбранный текст можно, используя комбинацию сочетаний клавиш, что иногда бывает проще:
- По центру — выделите текст, нажмите клавишу Ctrl + E.
- По правому краю — Ctrl + R.
- По ширине — Ctrl + J.
- По левому краю — Ctrl + L.
Как выделить текст жирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием
Возможность изменить стиль шрифта может сделать ваш документ более интересным. Различные стили текста, такие как полужирный или курсив, могут выделять его. Подчеркивание может быть полезно для заголовков.
- Шаг 1. Как обычно, выделите необходимый вам фрагмент текста.
- Шаг 2. Чтобы изменить выделенный шрифт на полужирный, нажмите «Ж» на панели форматирования.
Копируем и вставляем
Говорить о важности этих двух функций не приходится. Они значительно экономят наше время, позволяют вставлять текст из сторонних источников, не перепечатывая его, как это было во времена печатных машинок.
- Шаг 1. Выделите нужный вам фрагмент.
- Шаг 2. Щелкните по значку копирования в левой части ленты форматирования. Текст тут же скопируется в буфер обмена вашего компьютера.
Сделать это можно и с помощью горячих клавиш. Все как и в прошлый раз: нажмите одновременно Ctrl и С, чтобы скопировать текст, и Ctrl и V, чтобы вставить.
Как создать нумерованный или маркированный список
Использование нумерованных или маркированных списков может помочь выделить элементы или показать важные шаги, иерархию или последовательность чего-либо.
- Шаг 1. Чтобы создать нумерованный список, щелкните значок нумерации.
Чтобы остановить добавление новых элементов и вернуться к стандартному тексту, щелкните значок нумерации еще раз в верхней части документа.
Маркированный список создается по такому же принципу, единственное отличие заключается в 1 шаге. Вместо кнопки «Нумерация» нажмите на кнопку «Маркеры», она расположена правее.
Есть еще один способ создания списка. Сначала пользователем вводятся все пункты списка, каждый обязательно с новой строки. Когда все пункты набраны выделите их все и нажмите либо на нумерацию, либо на маркеры, в зависимости от того какой именно список вам нужен.
У вас получится тот же результат. Это разные способы и здесь нет правильного или неправильного, главное, что цель достигнута. Используйте удобный вам способ.
Вставляем таблицу
Таблицы помогают структурировать информацию, подавать ее в более презентабельном виде. Без этого навыка не обойтись.
- Шаг 1. В верхней панели инструментов перейдите на вкладку «Вставка».
- Шаг 2. Нажмите на значок таблицы. Перед вами откроется окно, в котором нужно выбрать количество ячеек. Сделать это можно и вписав цифры вручную. Для этого на появившейся панели нажмите на область «Нарисовать таблицу».
Вам останется лишь заполнить поля. Если вам вдруг понадобятся дополнительные строки или колонки, вам не придется переделывать ее целиком. Щелкните левой кнопкой мыши в области таблицы. В появившемся меню нажмите «Вставить» и выберите подходящий вариант.
Эти основные знания должны сформировать у вас основные принципы работы с текстом. Выделим основные:
- Текст вводится туда, где находится мигающий курсор и никуда больше.
- Чтобы изменить символ, слово, строку, абзац или весь текст, его в первую очередь нужно выделить. Необходимо, чтобы компьютер понимал над чем именно он должен производить действия.
- Выделив текст с ним можно делать все что угодно. Вы можете потренироваться, выделить фрагмент и поочередно нажимать на кнопки, которые расположены на вкладке «Главная». Вы заметите, какие функции могут использоваться совместно, а какие являются взаимоисключающими.
- Не забывайте сохранять изменения, так вы обезопасите себя.
- Используйте те способы решения стоящей перед вами задачи, которые удобны именно вам.
Видео — Word для начинающих
Понравилась статья?
Сохраните, чтобы не потерять!
Источник статьи: http://pc-consultant.ru/microsoft-word/kak-rabotat-v-vorde-dlya-chajnikov/
Создание письма в веб-приложении Word
Создавать письма в Интернете можно быстро и легко.
Выберите один из наших шаблонов писеми откройте его в Word для Интернета, чтобы сделать это.
Совет: Если вы уже подключены к Интернету, перейдите к шаблонам писем, перейдя в меню файл > создать, а затем под изображениями шаблона нажмите Дополнительно в Office.com.
Вы будете на странице шаблоны для Word. В списке категорий выберите пункт письма.
В процессе работы над письмом, возможно, понадобится переименовать его.
Отправка письма
Когда все будет готово, напечатайте его или отправьте по электронной почте. Это можно сделать с помощью письма, которое по-прежнему открывается в Word для Интернета. Нет необходимости предварительно сохранять его (это уже сделано за вас).
Печать
Чтобы распечатать письмо, нажмите клавиши CTRL+P; откроется диалоговое окно «Печать».
Примечание: Если это окно не открывается, щелкните ссылку, чтобы открыть копию своего письма в формате PDF. В этом окне воспользуйтесь командой печати в программе просмотра PDF-файлов.
Отправка ссылки на письмо
Если ваше письмо сохранено в электронном виде, отправьте на него ссылку:
В верхней части экрана нажмите кнопку Общий доступ.
В разделе Общий доступ щелкните элемент Получить ссылку.
В списке Выберите один из вариантов выберите пункт Только просмотр.
Нажмите кнопку Создать ссылку.
Щелкните веб-адрес, чтобы выделить его, а затем скопируйте и вставьте его в сообщение электронной почты, текстовое сообщение или запись блога.
Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).
MS Word: создание серийных писем или рассылки
Серийные письма — это однотипные документы, рассылаемые различным адресатам. При создании серийного письма создаются два файла: основной текстовый файл и управляющий файл. Управляющий файл содержит информацию, которая различна в разных экземплярах серийного письма (имена, адреса). Файл основного документа содержит неизменную часть с указанием мест, в который вставляется информация из управляющего файла. В результате совместной обработки основного и управляющего файлов получается готовое серийное письмо.
Постановка задачи
Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.
Поздравлять будем при помощи простого, но трогательного сообщения, содержащего имя клиента и название его компании. При чем все надо сделать так, чтобы получатель (не дай бог!) не подумал, что письмо сделано автоматически, а был уверен, что письмо было кропотливо написано ради него вручную.
В конце все созданные сообщения надо:
- либо отправить через Outlook каждому клиенту на его e-mail
- либо распечатать для последующей отправки обычной почтой
- либо закинуть в новый файл, где каждое письмо будет отдельным листом (разделом)
В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием
Подготовка списка клиентов в Excel
Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:
- Шапка таблицы должна быть простой — одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
- В таблице не должно быть объединенных ячеек.
- В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).
Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.
Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения » Уважаемый(ая). » Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества («а» или «ч»), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT) .
В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (Format as Table) с вкладки Главная (Home) .
Создаем сообщение в Word и подключаем Excel
Открываем новый пустой документ в Microsoft Word и набираем туда текст нашего сообщения, оставляя в нем пустые места для будущей вставки имени клиента и его компании.
Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние (Start Mail Merge) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard) :
В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис — Письма и рассылки — Мастер слияния (Tools — Letters and Mailings — Mail Merge) .
Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними — с помощью кнопок Вперед (Next) и Назад (Back) в правом нижнем углу в области задач).
Этап 1. Выбор типа документа.
На этом шаге пользователь должен выбрать тип тех документов, которые он хочет получить на выходе после слияния. Наш вариант — Письма (Letters) , если мы хотим на выходе отправить созданные письма на принтер или Электронное сообщение (E-mail) , если хотим разослать их по почте.
Этап 2. Выбор документа
На этом шаге необходимо определить, какой документ будет являться основой (заготовкой) для всех будущих однотипных сообщений. Мы выбираем — Текущий документ (Current document) .
Этап 3. Выбор получателей
На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse) , после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов.
После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния :
Этап 4. Создание письма
На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы — она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:
В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):
Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания «ый»/»ая» к слову «уважаем» (как в нашем примере), но был обычный столбец «Пол» с классическими «муж» и «жен», то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings) :
Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову «уважаемый/ая» выберем третий пункт IF. THEN. ELSE . В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:
Этап 5. Просмотр писем
На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.
Этап 6. Завершение слияния
На завершающем этапе возможны несколько вариантов:
Нажатие ссылки Печать (Print) приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.
Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters) , которая выведет результаты слияния в отдельный файл:
Если вы на Шаге 1 выбирали опцию Электронные сообщения (E-mail) , то на Шаге 6 вам предложат ввести тему для отправляемых сообщений и выбрать столбец таблицы, содержащий адреса электронной почты для рассылки. Затем все созданные сообщения будут помещены в папку Исходящие (Outbox) вашего почтового клиента Outlook.
Для проверки правильности созданных сообщений можно заранее временно отключить Outlook от сервера, чтобы письма сразу не ушли и вы могли их посмотреть и убедиться, что с ними все в порядке. Для этого в меню Microsoft Outlook можно выбрать команду Файл — Автономный режим или даже временно отключить сетевое подключение к вашему компьютеру. Письма временно «застрянут» в папке Исходящие (Outbox) и вы сможете их открыть и проверить перед отправкой.
Источник статьи: http://zen.yandex.ru/media/id/5aea210777d0e6504bce9136/ms-word-sozdanie-seriinyh-pisem-ili-rassylki-5d21c14f91645e00ac3485b7