Как написать письмо в университет на английском

Запрос информации у зарубежного ВУЗа: как правильно оформить?

В ходе обучения и школьники, и студенты периодически сталкиваются с процессом написания писем на английском языке. Не остаются в стороне и взрослые, которым необходимо знать, как правильно вести деловую переписку, особенно если они являются сотрудниками международных компаний. Прежде всего, стоит понимать разницу в личных и деловых письмах.

В личной переписке нет нужды придерживаться какой-то определенной структуры и формата, чего не скажешь о материалах делового содержания. Деловое письмо на английском языке — это особый жанр письменного текста, который имеет жесткую структуру и требует использования специфических лексических средств — слов и оборотов.

Абитуриенты, намеревающиеся поступать в зарубежный университет, также обязаны знать, как правильно оформлять письмо-запрос с интересующей их информацией по адресу приемной комиссии. Почему вообще этот вопрос стоит затрагивать? Дело в том, что не всегда в интернете и даже на сайте самого учебного заведения удается отыскать всю необходимую информацию. В таком случае самым быстрым способом получить интересующие вас факты будет написание письма-запроса на электронную почту приемной комиссии зарубежного университета.

Как выглядит письмо-запрос информации на английском языке (Letter asking for information)?

С тем, что письмо должно быть написано в деловом (а значит – в вежливом тоне с соблюдением всех правил приличного общения) стиле, мы разобрались. Оно не должно быть громоздким, важно кратко и емко изложить суть интересующего вас вопроса, дабы адресат, ознакомившись с содержимым письма, на сто процентов понял, что от него требуется.

Что касается структуры делового письма-запроса информации в зарубежный ВУЗ, то здесь стоит акцентировать внимание на следующих моментах:

• В начале страницы (слева сверху) пишется ваш точный домашний (или электронный, в зависимости от того, каким образом вы оформляете свой запрос) адрес;
• После этого идет вежливое обращение по типу Dear Sir (or Madam);
• Дальше можно переходить к описанию основного вопроса. Очень важно указать причину, по которой вы пишите данное деловое письмо (например, вы пишите приемной комиссии ВУЗа, потому что не смогли скачать заявление на поступление или не понимаете, могут ли иностранцы рассчитывать на получение стипендиальных выплат в год, когда вы планируете поступать);
• После изложения основной сути иногда не будет лишним указать сроки, когда вы хотели бы увидеть ответ. Если точных сроков вы не знаете, то лучше написать фразу hope to see your answer as soon as possible, которую можно перевести как «надеюсь увидеть ваш ответ как можно быстрее»;
• В заключении необходимо оставить свою подпись: делается это с помощью фраз Yours Sincerely (если вы адресовали письмо кому-то конкретно) и Yours Faithfully (если у письма нет точного адресата).

При написании обычного (не электронного) письма будьте особенно внимательны с моментом указания вашей контактной информации (адрес, телефон), чтобы ответ своевременно дошел до вас, а не отправился в пустоту.

Часто используемые английские фразы при написании письма-запроса в иностранный ВУЗ

Использование упомянутых ниже слов и фраз при написании письма-запроса поможет вам не только получить интересующую информацию, но и оставить о себе приятное впечатление.

Приветствие

В начале письма необходимо поприветствовать его адресата. В английском это можно сделать двумя способами: если вы знаете, кому пишите, то непременно упомяните этого человека. Оформлять приветствие стоит так: Dear Mr. Blake (Уважаемый мистер Блейк). Если конкретного адреса нет, и вы даже не знаете, кто из членов приемной комиссии или секретариата ВУЗа вам ответит, то пишите опосредованно — Dear Sir/Madam (Уважаемый сэр/мадам).

Вступление

Во вступлении, перед основной частью письма, вы должны указать, почему вы вообще пишите этот текст. Очень хорошо это делается с помощью следующих англоязычных фраз:

• I am writing to inquire about (Я пишу с вопросом о…);
• I am writing in connection with (Я пишу в связи…);
• Would you be kind enough to let me know (Не будете ли Вы так любезны сообщить мне…) и т.д.

Просьба-запрос необходимой вам информации

Следующие примеры фраз могут помочь вам вежливо начать описание сути вашего запроса:

• I would be grateful (Я был бы признателен…);
• Would it be possible for you to tell me (Не сочтете ли возможным сообщить мне…);
• Could you please tell me (Будьте добры, сообщите, пожалуйста);
• I would be very much obliged if you could give me a short explanation (Я был бы крайне благодарен Вам, если бы вы кратко пояснили мне…);
• I should be very much obliged if you could let me have the following information (Я был бы очень Вам признателен, если бы вы могли дать мне следующую информацию).

Дополнительные вопросы

Очень часто бывает так, что при поступлении за рубеж абитуриентов интересует много моментов, а не какой-то один вопрос. Самое главное вы можете узнать при помощи фраз из предыдущего пункта, а вот если вы хотите о чем-то спросить в дополнение к основной информации, то пользуйтесь одним из следующих словосочетаний:

• Apart from the above (Помимо вышеуказанного…);
• Could you also please send me (Не могли вы, пожалуйста, также прислать мне);
• Another matter I need information on is (Также мне необходима информация о…);
• I would also like some information on (Также я хотел бы узнать).

Заключение

Перед тем, как добавить заключительную фразу Yours Sincerely/Faithfully, нужно вежливо написать о том, что в скором времени вы ожидаете увидеть ответное письмо от представителей зарубежного университета. Сделать это лучшего всего при помощи следующих популярных фраз:

• I am looking forward to hearing from you soon (Жду вашего скорого ответа);
• It would be very much appreciated if you could reply at your earliest convenience (Я был бы очень признателен, если бы вы ответили при первой же возможности);
• I look forward to hearing from you (С нетерпением жду вашего ответа).

Собрав все вышеперечисленное воедино и взяв на вооружение хотя бы по одной из фраз, вы сможете заметить, что текст письма-запроса уже практически готов; остается только добавить главный интересующий вас момент.

Источник статьи: http://international-study.ru/students/zapros-informacii-u-zarubezhnogo-vuza-kak-pravilno-oformit/

Как написать формальный email на английском?

Каждый студент, собирающийся жить и учиться за рубежом, рано или поздно сталкивается с необходимостью написать формальное электронное письмо на английском языке. В частности, это может быть email, адресованный представителям иностранного университета или потенциальному работодателю за рубежом.

Как бы там ни было, навык написания официальных писем и обращений на английском языке обязателен в современном мире и вдвойне полезен тем, кто планирует учиться за границей!

Ниже вы найдете простую и понятную инструкцию, которая поможет вам составить отличный формальный email на английском языке.

Несколько слов о внешнем виде письма…

Внешний вид делового письма часто не менее важен, чем его содержание, ведь, как известно, — встречают по одежке!

Во-первых, не стоит перегружать письмо большим количеством знаков препинания, включая точки и запятые. Будьте лаконичны и точны в высказываниях. Отдельно отметим, что при написании текста на английском языке не следует пользоваться правилами пунктуации русского языка.

Во-вторых, крайне важна структура email-сообщения. Для формального письма лучше всего подходит блочная структура, при которой весь текст делится на строго определенные смысловые фрагменты (абзацы). Такой текст легче воспринимать, а его чтение и осмысление занимает гораздо меньше времени.

Далее речь пойдет о том, как правильно разделить текст на блоки, выдержав его в стилистике формального общения.

Структура письма

Составляя формальный email, следует разделить его на следующие части: приветствие, причина обращения/отсылка к предыдущему контакту, основное послание, завершение письма, подпись. Учитывая деловую стилистику, каждый блок письма должен быть выдержан в соответствующей манере и содержать уместные формулировки…

Приветствие

Формальное приветствие в английском языке выглядит следующим образом:

В случае обращения к неизвестному получателю

В случае обращения к конкретному получателю

• В обращении не принято использовать имена, только фамилии
• Обращение к женщине «Ms» более уместно, чем «Mrs», поскольку подходит и замужним и незамужним женщинам

Причина обращения/отсылка к предыдущему контакту

Продолжение письма зависит от того, в каких обстоятельствах вы его пишите.

В случае если вы впервые обращаетесь к данному лицу, в начале текста стоит кратко объяснить, кто вы, а также причину обращения.

Перейти к причине обращения можно следующим образом:

— I would like to clarify… — я бы хотел прояснить…

— I kindly ask you to… — я любезно прошу вас

— I am writing to enquire about/ to apologize for/ in connection with/ get more details about/ explain… — я пишу вам, чтобы узнать о/ извиниться за/ в связи с/ узнать детали о/ объяснить…

Если вы уже общались с данным лицом, имеет смысл сделать отсылку к предыдущему контакту. Сделать это можно следующим образом:

— Thank you for your message – спасибо за ваше сообщение

— Thank you for your e-mail of… – спасибо за ваше электронное письмо от (дата)…

— I am writing with regard to… — я пишу вам в связи с…

— In compliance with your request… — выполняя вашу просьбу…

— Further to our conversation/ telephone talk… — в продолжение нашей беседы/ телефонного разговора…

• Составляя данную часть письма, помните, что именно из нее получатель должен будет понять, кто вы и зачем пишите

Основное послание

Основной текст является центральной частью письма и несет главный смысл всего послания. Рассмотрим несколько фраз, которые будут уместны в данном блоке:

— Could you please let me know… — не могли бы вы сообщить мне…

— I would appreciate it if you could please send me… — я буду благодарен, если вы вышлите мне…

— Could you possibly… — не могли бы вы…

— I would also like to know… — я также хотел бы узнать…

— Please let me know… — пожалуйста, дайте мне знать…

• Постарайтесь по возможности кратко и лаконично запросить необходимую вам информацию или донести до получателя суть своего сообщения
• Избегайте сленга и просторечных выражений

Если вы прикрепляете те или иные файлы к своему email’у, в этой же части будет уместно написать об этом. Например:

— I am attaching my CV – я прикрепляю свое резюме

— I am sending you… — я высылаю вам…

— Please see the statement attached – пожалуйста, ознакомьтесь с приложением

— Please find attached the file you requested – пожалуйста, ознакомьтесь с прикрепленным файлом, который вы запрашивали

Завершение письма

Завершение вашего письма должно быть кратким и емким, а также отражать ваши дальнейшие ожидания от собеседника. Вот несколько примеров:

— I look forward to hearing from you – ожидаю вашего ответа

— Thanking in advance – заранее благодарю

— If you have any questions feel free to contact me — если у вас есть какие-то вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне

• Завершение письма должно быть четким и ненавязчивым, избегайте прямого призыва собеседника к чему-либо, а также давления на него

Подпись формального письма состоит из формулы вежливости и вашего имени. В данной стилистике приемлемы следующие формулы:

— Yours faithfully, (если имя получателя неизвестно)

— Yours sincerely, (если имя получателя известно)

• В ряде случаев, помимо указания своего имени, в подписи также уместно указание вашей должности и компании, в которой вы эту должность занимаете (чаще всего – если речь идет о деловой переписке между представителями двух компаний)

Важные рекомендации

Вот еще несколько важных советов, которым стоит следовать при написании формального письма:

• Для деловой переписки лучше использовать простой и понятный email-адрес. В идеале, он должен совпадать с вашем именем и/или фамилией.
• Обратите внимание на тему письма. Не оставляйте эту графу пустой, текст в ней должен быть кратким и отражать основную мысль послания.
• Обратите внимание на то, что в деловой переписке не принято использовать сокращения. Например, стоит писать «I do not instead» вместо «I don’t» или «they cannot’» вместо «they can’t».
• Составляя email для зарубежного университета или работодателя, уделите внимание тщательной проверке текста перед его отправкой. Текст, написанный грамотно, укажет не только на ваш языковой уровень, но и на серьезное отношение к делу.

Источник статьи: http://www.hotcourses.ru/study-abroad-info/latest-news/how-to-write-formal-email-in-english/

Как писать письмо-просьбу и письмо-заявление на английском языке

Одна из самых сложных задач не только в английском, но и в русском языке — ведение деловой переписки и в принципе написание писем в формальном стиле. В этой статье мы расскажем вам, как правильно написать письмо-просьбу (letter of request) и письмо-заявление (letter of application) на английском языке, дадим списки фраз, которые помогут быстро и грамотно составить такие письма, а также приложим примеры писем.

Письмо-просьба на английском языке. Letter of request

Письмо-просьба (letter of request, letter of request of permission) — один из видов деловой переписки, который используют в том случае, если возникает потребность обратиться за:

1. Разрешением на использование любых материалов, юридически принадлежащих другим лицам.
2. Разрешением на проведение собеседования или встречи.
3. Помощью в организации или проведении мероприятия.
4. Информацией (уточняющими документами, сведениями о стоимости определенного товара, его наличии в каталоге и т. д.).
5. Советом относительно каких-либо организационных действий или решений.
6. Советом к эксперту в какой-либо области.

В начале письма следует указать ваш адрес (название и адрес компании, которую вы представляете), а затем — название и адрес компании, в которую вы обращаетесь.

Каждый пункт письма-просьбы на английском должен быть представлен отдельным параграфом. В первом параграфе обозначьте цель вашего письма. Будьте вежливы, но прямолинейны. Важно писать по существу, сохраняя официально-деловой стиль.

Если это уместно, укажите предельный срок выполнения вашего запроса, а также предоставьте уточняющую информацию о себе и сложившейся ситуации. Добавьте ваш телефонный номер и адрес электронной почты и предложите связаться с вами в случае возникновения каких-либо вопросов.

Завершите письмо, поблагодарив получателя за помощь и внимание, уделенное данной просьбе.

В письме-просьбе на английском вы можете использовать следующие фразы:

Пример письма-просьбы на английском языке о разрешении:

Письмо-заявление на английском языке. Letter of application

Письмо-заявление (letter of application, letter of application for a course) чаще всего является приложением к резюме, но оно также пишется при поступлении в университет, колледж или на краткосрочные курсы. В таком письме следует указать детальную информацию о полученном вами образовании и опыте. Это повысит ваши шансы на получение желаемой должности или на зачисление в выбранное учебное заведение.

В начале письма следует указать название и адрес учебного заведения или фирмы, а при необходимости — имя и должность человека, к которому вы обращаетесь.

Как и в любом деловом письме, каждый пункт вашего заявления должен быть освещен в отдельном параграфе. В первом параграфе следует указать цель вашего письма. Затем необходимо подробно рассказать про имеющуюся у вас квалификацию и опыт. Вы также можете указать ваши жизненные цели и интересы. Упомяните обо всех образовательных учреждениях, которые вы посещали, поделитесь информацией о курсах и стажировках, которые вы проходили. Далее стоит обозначить причины, побудившие вас подать заявку в данное учебное заведение или отправить резюме именно в эту компанию.

Следует придерживаться официально-делового стиля речи, быть вежливым и честным, приводить только достоверные факты.

В конце письма укажите, какие сопроводительные документы вы прилагаете к письму. Выразите признательность за рассмотрение вашего заявления и надежду на быстрый положительный ответ. После подписи вы можете привести свои контактные данные.

В письме-заявлении на английском вы можете использовать следующие фразы:

Пример письма-заявления на английском языке о поступлении на учебный курс:

Как видите, нет ничего сложного в составлении письма-просьбы и письма-заявления на английском языке. Используя приведенные нами фразы и примеры, вы легко справитесь с поставленной задачей. А если вы испытываете трудности с письменной английской речью или хотите быстро научиться вести переписку, приглашаем вас на курсы английского по Скайпу. Наши преподаватели помогут вам улучшить знания.

Мы составили для вас документ, в котором собраны фразы для написания письма-просьбы и письма-заявления.

Источник статьи: http://englex.ru/how-to-write-a-letter-of-request-and-a-letter-of-application-in-english/