Как написать письмо с просьбой об отсрочке платежа

Как просить об отсрочке платежа

Обзоры КонсультантПлюс

Верховный суд опубликовал обзор по коронавирусу № 1 и № 2

Письмо с просьбой отсрочить платеж — это обращение к контрагенту с предложением отсрочить выполнение обязательства об оплате со ссылкой на уважительные причины просрочки.

Такой документ, как письмо с просьбой отсрочить платеж, законом в документооборот юридического лица не введен. Но он применяется в соответствии с обычаями делового оборота и на основании практики взаимодействий партнеров.

В каких случаях пишется

Обращение составляется в случае невозможности по уважительным причинам выполнить взятые на себя обязательства по оплате уже полученного встречного исполнения. Например, письмо с просьбой об отсрочке платежа поставщику пишется, если товар поставлен, но средств на его оплате у компании нет.

Перечислим уважительные причины для невыполнения условий контракта по переводу денежных средств:

финансовые трудности, возникшие внезапно, например, из-за отсутствия денежных поступлений по другим договорам;
непредвиденные обстоятельства, пандемия, чрезвычайная ситуация и т.д.;
изменение изначальных условий, например, отсутствие государственного финансирования.

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «Шаман»

ИНН 4505413002, г. Курган, ул. Сивкова, 2

Генеральному директору ООО «Некрасов»

Исх. №22 от «30» марта 2020 года

Между нашими организациями подписан договор поставки конфет №222 от 10.03.2020 г. В соответствии с условиями договора ООО «Некрасов» выполнило все условия в полном объеме, товар поставлен в соответствии с накладной от 10.03.2020 г., претензий по качеству нет. Оплату ООО «Шаман» должно было произвести до 20.03.2020 г. К сожалению, из-за финансовых трудностей и иных непредвиденных обстоятельств ООО «Шаман» не может выполнить в срок свои обязательства.

Просим Вас пойти нам навстречу и отсрочить дату платежа на месяц без предъявления штрафных санкций. Гарантируем полностью оплатить долг не позднее 20.04.2020 года.

Директор Константинов Петр Иванович

В любом случае письмо с просьбой предоставить отсрочку платежа составляйте по общепринятым стандартам.

Функции такого обращения

В качестве исходящей от организации инициативы просьба отсрочки платежа по договору выполняет следующие функции:

это признание факта выполнения обязательств контрагентом и образования задолженности;
обращение подтверждает намерение внести деньги;
в бланке указывается сумма, которую партнер признает в качестве долга;
само обращение подтверждает факт договорных отношений.

Далее подробно остановимся на вопросе, как написать просьбу об отсрочке платежа грамотно и профессионально.

См. также: рекомендация от КонсультантПлюс (бесплатный доступ):

Правила составления

Одна из сторон в письменном виде уведомляет другую о возникших финансовых трудностях и невозможности исполнить денежные условия сделки, признавая наличие договора, факт задолженности и сумму. Таким образом, эти реквизиты должны присутствовать в бланке, в противном случае вторая сторона не воспримет всерьез письмо с просьбой отсрочить оплату и проигнорирует его.

Бланк разрабатывается каждой компанией самостоятельно с учетом этих обязательных блоков информации.

Грамотно составленное письмо контрагенту с просьбой отсрочки оплаты должно содержать конкретные реквизиты для идентификации партнера и соглашения:

наименование организаций;
должность и фамилия, имя, отчество руководящих лиц;
реквизиты отправителя (ИНН, юридический адрес) (если применяется официальный бланк — дублировать их не следует);
реквизиты контракта (номер, дата, предмет);
данные договора об исполнении условий второй стороной;
сумма долга.

Эти данные служат идентифицирующими признаками, без них контрагенту сложно определить отправителя и суть обращения.

Структура

Традиционно письмо с просьбой отсрочки платежа по договору состоит из следующих частей:

«шапка» с данными об отправителе и получателе;
вводная часть с указанием на предмет соглашения, исполнение его второй стороной;
основная часть с признанием задолженности, обоснованием обращения, конкретными датами выплаты средств, гарантией на выплату;
дата и подпись.

Рекомендации по заполнению:

придерживайтесь делового стиля;
обращение формулируйте четко и ясно;
предложение должно быть конкретным;
ставьте ожидаемые даты выплат исходя из своих реальных возможностей, чтобы не пришлось переносить их снова.

Можно указать, что предполагается дальнейшее сотрудничество, такая формулировка вызовет доверие.

Контрагент не обязан положительно отвечать на такое письмо, это необходимо учесть. Взятые на себя обязанности следует неукоснительно выполнять, еще один срыв переводов денежных средств негативно скажется на репутации. Если в контракте указано, как складываются взаимодействия в случае форс-мажора, и есть основания считать обстоятельства таковыми, воспользуйтесь предоставленными соглашением возможностями. Если договоренность о сдвиге срока перечисления денег достигнута, рекомендуется оформить ее в письменном виде.

Источник статьи: http://ppt.ru/forms/oplata/kak-prosit-ob-otsrochke-platezha

Инструкция по составлению письма поставщику об отсрочке платежа

Письмо с просьбой отсрочить платеж — это обращение к контрагенту, чтобы в формате деловой переписки достигнуть соглашения о переносе срока оплаты за поставленные товары или выполненные работы и услуги.

Скачать письмо контрагенту с просьбой отсрочки оплаты форма для заполнения

Совместное письмо Минфина, МЧС, ФАС России №24-06-05/26578/219-АГ-70/МЕ/28039/2 от 03.04.2020

Постановление Правительства №439 от 03.04.2020

Скачать образец письма с просьбой об отсрочке платежа поставщику в формате word

Когда просить об отсрочке платежа

В деловой переписке письмо с просьбой переноса даты платежа, адресованное поставщику товаров, работ и услуг (ТРУ) — документ не обязательный. Но применяется он часто. Повод для его использования — существующий или ожидаемый недостаток средств для погашения долга перед контрагентом. Письмо направляют:

по собственной инициативе;
в ответ на претензию поставщика.

Причины, по которым письмо с просьбой предоставить отсрочку платежа, полезно для сторон договора. Документ свидетельствует о:

признании факта неоплаченной поставки ТРУ;
готовности погасить задолженность после преодоления трудностей;
признании сумм, подлежащих перечислению, в том числе в части оговоренных в договоре санкций;
наличии у покупателя конкретных сроков погашения задолженности.

Особым периодом для использования писем с просьбой о переносе оплаты является распространение коронавируса (COVID-19) и введенный режим повышенной готовности. Если сторона предвидит возможность неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по контракту в связи с эпидемической ситуацией, исполнитель (поставщик, подрядчик) вправе ссылаться на данное обстоятельство, в качестве основания для освобождения от уплаты неустойки (штрафа, пени). Это положение зафиксировано в совместном письме Минфина, МЧС, ФАС России №24-06-05/26578/219-АГ-70/МЕ/28039/20 от 03.04.2020.

Отдельно регулируются требования к условиям и срокам отсрочки платежа арендной платы по договорам аренды недвижимого имущества в период пандемии и действия особого режима (Постановлением Правительства №439 от 03.04.2020).

Порядок подготовки письма

Бланк обращения с просьбой об отсрочке платежа выглядит так:

Типовой формы письма с просьбой о переносе платежа законодательством не предусмотрено. Разобрали пошагово, как написать просьбу об отсрочке платежа, с основными пунктами, которые следует в нем предусмотреть, описанием содержания отдельных разделов.

Укажите сведения об отправителе и получателе:

наименование организации-отправителя (или ИП);
реквизиты отправителя (ИНН, КПП, юридический адрес и др.);
наименование фирмы (Ф.И.О. предпринимателя), которой направляется письмо с просьбой.

Впишите дату составления, исходящий номер письма об отсрочке.

Шаг 2. Опишите цель обращения.

реквизиты договора, на основании которого была осуществлена поставка товаров, работ и услуг;
констатируйте факт наличия долга по оплате (суммы обязательно укажите прописью). Если контрагент требует уплатить неустойку, укажите свое согласие или несогласие с этим. При наличии возражений, сообщите, какую сумму не отрицаете и какую просите отменить. Стоит так и писать, а не соглашаться с процентами или просить снизить их. Иначе поставщик вынужден включить в доходы всю сумму неустойки, которую признает покупатель (письмо Минфина 24.07.2015 №03-03-06/1/42838) от 24.07.2015;
причину обращения («в связи с невозможностью исполнить обязательство в срок по причине…» и т.п.);
цель обращения об отсрочке платежа («во избежание конфликта», «для решения вопроса» и др.).

Шаг 3. Выразите суть просьбы.

Выскажите пожелание об отсрочке платежа. Используйте фразы: «Просим Вас», «Обращаемся с просьбой». Обращаться к партнеру по бизнесу необходимо в уважительной форме.

Приведите аргументы, опишите почему поставщику выгодно пойти на уступки.

Внесите в текст ожидаемый срок погашения обязательств.

Перечисляете в тексте несколько просьб к контрагенту, перечислите их отдельными пунктами или абзацами.

Если рассчитываете на получение ответа в определенный срок — корректно обозначьте это в тексте просьбы.

Шаг 4. Укажите контактные данные составителя.

В заключительной части ставится подпись руководителя организации с расшифровкой, подпись главного бухгалтера. Печать ставится при ее наличии.

Как и какие расставить акценты, чтобы просьба отсрочки платежа по договору звучала убедительно и получила одобрение:

указывайте конкретные даты, если вы в них уверены — в противном случае приведите ориентировочное число, привязанное, например, к открытию кредитной линии банка, погашению налоговой картотеки;
четко прописывайте суммы, которые принимаете и с которыми не согласны;
перечисляя временные трудности, обязательно подчеркните их временный характер.

Образец подготовленного заказчиком письма с просьбой отсрочить оплату, адресованного поставщику товара:

Министерство здравоохранения Идеальной области

Государственное областное бюджетное учреждение здравоохранения

ул. Идеальный пр-т, д. 16/2, г. Идеальный, Россия, 123321

Телефон/Fax: 8(1234)23-32-23, 21-12-21, e-mail: ideal@mоkb51.ru

ОКПО 12344321 ОГРН 1010001234 ИНН 1234543210 КПП 123001001

Муниципальное унитарное предприятие

КПП 321002001
123021, г. Идеальный, ул. Идеальный тракт, 83А

Телефон/Fax: 8(1234)23-32-23, 21-12-21,

По государственному контракту поставки от 14.01.2020 №2Г/20 ваша организация поставила нашей организации товары (медицинские маски и средства дезинфекции) по товарной накладной от 02.03.2020 №321 на сумму 1 680 000 (один миллион шестьсот восемьдесят тысяч) рублей, в том числе НДС – 280 000 рублей.

В связи с пандемией коронавируса и временным недостатком средств, просим предоставить отсрочку оплаты до поступления дополнительного государственного финансирования на 10 — 15 дней.

Учитывая более чем двухлетний опыт сотрудничества с вашей организацией и стабильный объем закупок, просим перенести срок оплаты на 15 мая без уплаты процентов и применения штрафных санкций. Ответ просим предоставить до 11 мая 2020 года.

Директор ГОБУЗ «Идеальный заказчик» Хорошевский И.И.

Источник статьи: http://gozakaz.ru/instruktsiya-po-sostavleniyu-pisma-postavshchiku-ob-otsrochke-platezha/

Письмо об отсрочке платежа: образец

otsrochka.jpg

Какие функции выполняет письмо

Письмо об отсрочке платежа, направляемое поставщику:

Является признанием факта наличия задолженности перед ним.

Подтверждает отсутствие у покупателя намерений скрываться или пытаться оспаривать факт существования неоплаченной поставки продукции.

Подтверждает размер суммы, подлежащей перечислению поставщику.

Подтверждает факт заключения договора между организациями или индивидуальными предпринимателями.

Особенности письма об отсрочке платежа

Письмо об отсрочке платежа оформляют с целью решения возникших проблем при невозможности одного экономического субъекта погасить свои обязательства перед контрагентом. В тексте письма субъект, имеющий неоплаченные поставки товаров, уведомляет своего партнера в том, что в определенные сроки он погасит существующие перед ним обязательства.

Законодательством не установлена типовая форма этого документа. Можно привести лишь рекомендации по структуре письма и основным пунктам, которые должны быть указаны в нем для придания документу юридической силы. Каждая организация может самостоятельно разработать для использования свою типовую форму письма. Желательно оформлять документ на фирменном бланке компании.

Письмо можно отправить как по собственной инициативе должника, так и в ответ на полученную претензию от поставщика. В тексте надо указать, готов ли должник погасить обязательства и начисленные проценты в те сроки, которые указал партнер по бизнесу. Если по каким-либо причинам это невозможно – необходимо указать просьбу о переносе крайнего срока перечисления денежных средств.

Какие пункты должно содержать письмо об отсрочке платежа:

Наименование организации-отправителя (или ИП).

Реквизиты отправителя (ИНН, КПП, юридический адрес и др.).

Наименование фирмы (Ф.И.О. предпринимателя), которой направляется письмо.

Суть предоставляемой гарантии по оплате имеющейся задолженности.

Реквизиты договора, на основании которого была осуществлена поставка продукции.

Констатация факта наличия долга по оплате (суммы обязательно указывают прописью). Если контрагент требует уплатить неустойку – указывают свое согласие или несогласие с этим.

Ожидаемый срок погашения обязательств.

Письмо об отсрочке платежа должно содержать подпись руководителя юридического лица, желательна и подпись главного бухгалтера. Печать ставится при ее наличии.

Структура письма об отсрочке платежа

В правом верхнем углу указывают сведения об отправителе и получателе, дату составления, исходящий номер.

Вводная часть. Здесь следует прописать причину обращения (обычно начинают с фраз «В связи с невозможностью исполнить обязательство в срок по причине…» и т.п.), цель обращения («Во избежание конфликта», «Для решения вопроса» и др.).

Основная часть. Здесь отправитель высказывает просьбу об отсрочке платежа. Можно использовать фразы «Просим вас», «Обращаемся с просьбой». Обращаться к партнеру по бизнесу необходимо в уважительной форме. Если в письме содержится несколько просьб к контрагенту – их указывают отдельными пунктами или абзацами. Если отправитель рассчитывает на получение ответа в определенный срок  ему следует корректно обозначить это в тексте документа.

В заключительной части должна присутствовать подпись руководителя организации с расшифровкой.

Соглашение об отсрочке платежа

Дополнительное соглашение об отсрочке платежа – это разновидность договора между контрагентами, который устанавливает перенос погашения задолженности на более поздние сроки, нежели это было оговорено ранее составленным договором. Необходимость составления такого документа в случае отсрочки может быть прямо предусмотрена условиями основного договора. Так как отсрочка платежа с точки зрения законодательства является одной из разновидностей кредита – к ней применяются те же законодательные нормы.

Структура соглашения об отсрочке платежа аналогична договору. В вводной части указывают наименования организаций, заключивших соглашение, а также номер основного договора. Затем перечисляют условия об изменении сроков платежа, которые стороны обязуются выполнить. Соглашение составляется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.

Заявление об отсрочке платежа

Среди документов, дающих возможность отсрочить исполнение обязательств должником, следует упомянуть и заявление об отсрочке платежа в налоговую, которое при определенных условиях дает возможность налогоплательщику погасить задолженность перед бюджетом позже установленного срока без каких-либо санкций со стороны налоговиков. Порядок налоговой отсрочки и условия ее предоставления предусмотрены ст. 64 НК РФ. Подробнее о составлении заявления в ИФНС мы рассказывали в этой статье.

Источник статьи: http://spmag.ru/articles/pismo-ob-otsrochke-platezha-obrazec