Как написать письмо о смене юридического адреса образец

Образец уведомления контрагентов о смене адреса

Для чего нужно уведомление контрагента о смене адреса?

Сообщение контрагентам о смене адреса — общераспространенная процедура, выражающая намерение хозсубъекта выстраивать с партнерами доверительные отношения и не усложнять им работу в части выяснения своих корректных контактов.

Однако отправка контрагентам уведомлений о смене адреса может быть обусловлена и положениями заключаемых с ними договоров. Как правило, такие положения включаются в договоры с банками, поскольку в соответствии с подп. 1 п. 1 ст. 7 закона «О противодействии отмыванию доходов» от 07.08.2001 № 115-ФЗ банк в целях идентификации клиента обязан знать его корректный адрес.

О порядке идентификации клиента по 115-ФЗ читайте здесь.

О некоторых видах договоров читайте в наших статьях:

Если обнаружится, что клиент не находится по известному банку адресу, то кредитно-финансовая организация может на законных основаниях прекратить обслуживание его счета (постановление Президиума ВАС РФ от 27.04.2010 № 1307/10).

Правила составления письма контрагенту о смене адреса

Рассмотрим практические нюансы информирования партнеров об изменении контактов фирмы и ознакомимся с образцом уведомления контрагентов о смене юридического адреса.

Каков порядок действий по извещению госорганов об изменении адреса юридического лица, рассказал советник государственной гражданской службы РФ 2 класса С.В. Гладилин. Получите пробный доступ к КонсультантПлюс и сможете ознакомиться с рекомендациями эксперта.

В письмо контрагенту следует включить:

1. При наличии договора, предписывающего сообщать контрагенту о смене адреса, — ссылку на такой договор с указанием его номера и даты подписания.

2. Пояснения по поводу использования адреса. Так, фактически он может использоваться в качестве:

юридического (для указания в документах) и почтового (для отправки корреспонденции);
только юридического либо только почтового.

Загрузить образец письма контрагенту о смене юридического адреса вы можете на нашем сайте.

Итоги

Сообщение контрагенту о смене адреса — общераспространенная процедура. При этом она может быть предписанной договором. Неисполнение обязанности, установленной договором, может повлечь неприятности для стороны-нарушителя.

Источник статьи: http://nalog-nalog.ru/dogovory/obrazec_uvedomleniya_kontragentov_o_smene_adresa/

Письмо о смене юридического адреса компании — образец уведомления контрагентов

Переезд компании может провоцироваться разными причинами, и он всегда связан со сложностями. И если вам предстоит смена юридического адреса, опирайтесь на образец заполнения заявления, следуйте установленным срокам, а также учитывайте еще несколько нюансов.

Когда приходится менять юридический адрес?

Для смены места работы фирмы есть несколько объективных и субъективных причин:

Закончился срок аренды помещения, и нет возможности или желания его продлевать.
Организация приобрела собственное помещение и теперь может перебраться из «съемного».
Есть более выгодный вариант с точки зрения привлечения клиентов и роста прибыли.

Любой из этих пунктов и другие причины подразумевают, что после переезда необходимо составить письмо о смене юридического адреса и направить его всем заинтересованным.

Как поменять адрес?

Информационное письмо о смене юридического адреса составляется только после того, как выполнили все документальные формальности «переезда на новое место». Алгоритм выглядит так:

Проводится собрание учредителей фирмы, где принимается соответствующее решение о смене «прописки».
Оформляется протокол, в котором указывается постановление.
Разрабатывается новая концепция Устава, и документ нотариально заверяется.
Оплачивается госпошлина и заполняется заявление по установленной форме.

К пакету документов в налоговую при смене юридического адреса прикладывается гарантийное письмо от собственника.

Кому посылают письмо о смене юр адреса?

В число адресатов, которых рекомендуется уведомить, входят как контрагенты, так и соответствующие структуры:

В первую очередь информация сообщается налоговикам. Для этого необходимо подать документы с приложенной формой Р14001 и в течение трех дней получить соответствующее решение.
После этого рекомендуется обратиться в банк, где открыт расчетный счет. Для кредитного учреждения подойдет стандартный образец письма о смене юридического адреса, главное, чтобы там была отображена верная информация.
Далее по списку контрагенты. Желательно не затягивать и отправлять письмо контрагентам о смене юридического адреса заблаговременно. Ведь от информированности партнеров по бизнесу зависит ваша репутация, сохранение деловых связей и в конечном итоге прибыль предприятия. Все договоры заключаются с использованием реквизитов, на этом же основании оказываются услуги. И если в документах закрадываются ошибки, то ответственность ложится на плечи фирмы, сменившую адрес. Не менее важно сообщать кредиторам, потому что в случае возникновения просрочек неизбежны штрафные санкции и затяжные судебные разбирательства.

Особенности составления документа

После смены юридического адреса на образец заполнения письма опираться необязательно. В этом закон не ограничивает владельца бизнеса. Для написания следует учитывать правила деловой переписки, этические нормы.

Желательно использовать фирменный корпоративный бланк – он создаст более благоприятное впечатление и станет весомым плюсом для репутации.
Обязательно указывайте полное наименование организации получателя и лицо, для которого письмо предназначено.
Отмечайте сразу два адреса – напомните старый и проинформируйте о новом.
В тексте письма о смене юридического адреса ООО укажите и причины «переезда» – это создаст более доверительное отношение к вам, как к деловому партнеру.
Не забудьте уточнить, в какой срок будет заключен новый договор или же дополнительное соглашение к действующему контракту.
В итоге проставляется текущая дата, все написанное визируется личной подписью директора и фирменной печатью.

Для грамотного составления документа разумнее использовать образец информационного письма о смене юридического адреса. Это поможет отразить все значимые пункты, составить его логически верно, грамотно и ничего не упустить из виду.

Как отправлять информационное письмо после смены адреса ООО?

Информировать контрагентов, кредиторов и потенциальных клиентов, можно по электронке, факсом. Но целесообразнее и надежнее воспользоваться услугами почтовой связи и направить получателям ценное с описью или заказное письмо с уведомлением о вручении.

Информирование контрагентов, налоговой и банков при смене юридического адреса с образцом заполнения обычно не представляет сложности. Но рекомендуется поручить это профессионалам, чтобы избежать ошибок и проблем от контролирующих органов, сэкономить время и средства.

Источник статьи: http://stolica.legal/blog-post/pismo-o-smene-juridicheskogo-adresa/

Уведомление о смене юридического адреса

uvedomlenie.jpg

В каких случаях надо составлять уведомление о смене юрадреса

Письмо о смене юридического адреса организации отправляют в государственные ведомства и партнерам по бизнесу. Решение о смене адреса обычно принимается в таких случаях:

если невозможно продлить договор аренды помещения, которое ранее было зарегистрировано в качестве юридического адреса;
если компания приобрела собственное помещение для осуществления деятельности и переезжает в него;
если руководство организации приняло решение сменить офис с целью более эффективного осуществления деятельности;
если имеются иные объективные причины для изменения юридического адреса.

В какие сроки организация должна уведомить ИФНС

В соответствии с положениями п. 5 ст. 5 Закона о госрегистрации № 129-ФЗ от 08.08.2001, организации обязаны в течение трех рабочих дней после утверждения решения о смене юридического адреса направить в ИФНС соответствующее заявление и пакет документов, чтобы зарегистрировать изменения. За несоблюдение этого срока должностому лицу компании придется уплатить штраф в размере 5000 руб. (п. 3 ст 14.25 КоАП РФ).

Информационное письмо о смене юридического адреса в государственные органы и партнерам по бизнесу следует отправлять после внесения соответствующих изменений в ЕГРЮЛ и получения новых документов в регистрирующем органе.

Кому необходимо отправить письменное уведомление

В постановлении Правительства РФ от 22.12.11 г. № 1092 указано, что регистрирующая ИФНС обязана уведомить внебюджетные фонды и органы статистики об изменениях сведений о юрлице в течение 5 рабочих дней после их внесения в госреестр. Организация сообщать в фонды и Статистику о смене адреса не должна, но может сделать это самостоятельно, если необходимо ускорить данную процедуру.

Чтобы уведомить Госкомстат, не обязательно лично приходить туда. Это можно сделать на официальном веб-портале органа статистики. Пользователь должен отправить в Статистику копию решения об изменении юрадреса и копию листа записи из Госреестра, полученного в ИФНС.

С 2014 года налогоплательщики не обязаны уведомлять ПФР и фонд Соцстрахования обо всех изменениях, внесенных в ЕГРЮЛ. Данная обязанность возложена на ИФНС, но лучше удостовериться, получены ли фондом необходимые сведения. Если такой информацией фонд не располагает, компания может сообщить об этом сама.

Письмо о смене юридического адреса организации, образец которого будет представлен далее, обязательно следует отправить следующим субъектам:

В банк. Организация в обязательном порядке должна уведомить кредитные учреждения, где открыты счета компании, о том, что ее юридический адрес изменился. Сроки уведомления об изменении реквизитов обычно указаны в договоре с банком. Возможно, придется переоформлять карточку с образцами печатей и подписями лиц, имеющих право на осуществление финансовых операций. Форму письма о смене юридического адреса ООО следует уточнить в банковском учреждении. Как правило, банк разрабатывает собственные бланки документов для заполнения.
Контрагентам. Законодательство не обязывает организации уведомлять всех партнеров – они вправе решать самостоятельно, кому именно сообщать о произошедших изменениях. Исключением являются ситуации, когда в договоре между организациями прописано требование об обязательном извещении в определенный срок об изменении реквизитов. Письмо контрагентам о смене юридического адреса, образец которого вы найдете далее, можно отправить по почте или передать лично.

Как составить уведомление?

Письмо о смене юридического адреса ООО, образец которого можно взять за основу при составлении аналогичного документа, относится к официальной деловой корреспонденции и активно применяется в документообороте. Письмо можно составить на обычном листе формата А4 или на фирменном бланке компании. Документ должен быть подписан руководителем и заверен печатью организации.

Образец письма о смене юридического адреса не установлен законодательно, поэтому его составляют в свободной форме. При составлении документа необходимо учитывать следующие моменты:

В верхней правой части располагается «шапка» документа. Здесь необходимо указать полное название организации или ведомства, в которое будет отправлено уведомление, а также Ф.И.О. и должность лица, являющегося непосредственным получателем.
В качестве названия документа можно указать «Информационное письмо» или «Письмо о смене реквизитов».
Сразу же после «шапки» должен располагаться текст письма. Стиль текста – деловой.
Рекомендуется начинать письмо с фразы «Информируем Вас о том, что …» или «Сообщаем вам о ….». Далее можно указать причины изменения юрадреса, старый и новый адрес.
После основного текста указывают дату составления и заверяют документ подписью руководителя и печатью фирмы.

Источник статьи: http://spmag.ru/articles/uvedomlenie-o-smene-yuridicheskogo-adresa

Письмо об изменении юридического адреса

Обязанность или этикет

Юридический адрес является одним из важнейших реквизитов юридического лица.

Без юридического адреса регистрация юрлица налоговыми органами невозможна, данный адрес содержится в ЕГРЮЛ, на этот адрес приходит официальная почта, сюда же приходят с проверкой налоговые органы и т.п. Отсутствие юридического адреса исключает существование организации как субъекта хозяйственной деятельности.

Соответственно, смена юридического адреса может обернуться для организации различными проблемами, вплоть до признания недействительным договоров, неполучения повесток, уведомлений, извещений от контролирующих, налоговых органов, госструктур и т.п.

Известить всех заинтересованных лиц о смене юридического адреса в первую очередь выгодно самому юридическому лицу.

Кого нужно извещать

Список заинтересованных лиц определяется особенностями деятельности конкретного предприятия или организации. Безусловно, в первую очередь должны быть извещены:

налоговая инспекция;
государственные органы, ведомства, органы местного самоуправления, контролирующие органы (Роспотребнадзор, Росавиация и другие);
контрагенты;
кредиторы и заемщики и т.п.

Согласно ст.21.1 Федерального закона от 08.08.2001 №129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» юридическое лицо обязано известить налоговую инспекцию о смене юридического адреса. Если в течение полугода после проставления ФНС отметки о недостоверности данных организация их не актуализирует, то ее могут исключить из реестра. Актуализировать данные организации могут:

в электронном виде на сайте ФНС;
в электронном виде через портал Госуслуги;
в электронном виде через нотариуса;
в бумажном виде, но при условии, что подпись должностного лица на заявлении удостоверил нотариус.

Форма заявления о внесении изменений в ЕГРЮЛ утверждена Приказом ФНС России от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25@.

Составляем письмо

Что касается извещения контрагентов — здесь закон оставляет все на откуп самого юридического лица. Форма письма никак не регламентирована, и организации могут при его составлении руководствоваться общими требованиями, установленными для составления деловых писем.

Важно, чтобы письмо о смене юридического адреса было оформлено на фирменном бланке организации и имело реквизиты (дату, исходящий номер).

На нашем сайте имеется шаблон письма, который можно индивидуализировать с учетом конкретных обстоятельств.

Структура письма состоит из следующих элементов:

«шапки». В этом разделе указывают данные адресата письма: наименование организации, ФИО, должность руководителя, которому направляется письмо;
реквизитов письма: даты и исходящего регистрационного номера;
под «шапкой» с начала строки указывается название письма («О смене юридического адреса»), хотя допускается и не указывать;
под названием письма излагается его суть. Формулировка может быть такая: «Сообщаю вам, что у ООО «Малиновка» с 1 января 2022 года изменяется юридический адрес. Прежний адрес: Новый адрес:». Новый юридический адрес может быть как указан в тексте самого письма, так и прилагаться (например, приложена может быть карточка предприятия);
если смена юридического адреса только предполагается, то обязательно указывается дата, с которой должен применяться новый адрес;
если адресат должен осуществить какие-то действия (например, направлять корреспонденцию по данному адресу, а не по прежнему), то необходимо их также перечислить;
подписи и расшифровки подписи лица — автора письма (руководителя).

Поскольку неизвещение контрагентов и других заинтересованных лиц о смене реквизитов может обернуться для организации неприятными последствиями, рекомендуем подтверждать получение письма адресатом. С этой целью:

при передаче письма лично или нарочным необходимо иметь при себе второй экземпляр, на котором принявший письмо работник канцелярии адресата поставит штамп и дату приема;
при пересылке письма по электронной почте необходимо сохранять исходящее письмо и отметку о получении;
при направлении письма по почте можно оформить его как заказное с уведомлением о вручении.

Источник статьи: http://zakonius.ru/obrazec/pismo-ob-izmenenii-yuridicheskogo-adresa