Как написать письмо о погашении задолженности по договору

Письмо с просьбой оплатить задолженность

Обзоры КонсультантПлюс

Письмо-просьба об оплате задолженности — это письменное обращение к контрагенту с предложением перечислить на счет или внести в кассу сумму долга по договору или иному обязательству.

При неисполнении контрагентом обязательства по оплате выполненной работы или оказанных услуг формируется просьба оплатить задолженность, которая направляется адресату. Рассмотрим, как правильно составить документ, чтобы достичь цели и мотивировать партнера на соблюдение условий договора.

Когда надо отправлять

Организация составляет исходящий документ, в котором содержится просьба произвести оплату, в следующих случаях:

невыполнение финансовых соглашений;
отсутствие оплаты за выполненные работы или оказанные услуги полностью или частично;
игнорирование звонков, отказ от взаимодействия;
пренебрежение установленными в договоре сроками по внесению платежей.

Функции

Обращение не всегда носит характер претензии, достаточно часто его целью является:

сохранение отношений;
решение денежных вопросов без участия судебных органов;
информирование контрагента о долге и его размере;
напоминание.

Как составить

При написании используются общие правила делопроизводства, просьба оплатить долг включает следующие блоки:

наименование отправителя, основные реквизиты для идентификации: наименование, адрес, ИНН. Вариант: документ составляется на официальном бланке;
наименование адресата, адрес, фамилия, имя, отчество его руководителя;
название документа;
ссылка на основание взаимоотношений — конкретный договор с указанием реквизитов (дата, номер, предмет);
сумма долга и наименование и реквизиты документов, подтверждающих исполнение обязательства и долг;
предложение о перечислении средств или внесении их в кассу с указанием реквизитов (номер и иные данные счета);
упоминание о санкциях (неустойка, обращение в суд, увеличение расходов);
дата, подпись.

Образец

В законодательных актах образец просьбы об оплате задолженности не содержится, унифицированная форма не утверждена. Каждая организация вправе разработать собственный бланк.

Общество с ограниченной ответственностью «Арамис»
ИНН 4501001055, адрес: г. Курган, ул. Горького, 1

Директору ООО «Атос»
640000, г. Курган, ул. Красина, 7

Исх. №9 от 12 мая 2020 года

По договору подряда №3 от 07.04.2020 г. у Вашей организации числится задолженность в размере 7 000 (Семь тысяч) рублей. Она подтверждается актом приемки от 10.04.2020 г., актом сверки от 10.04.2020 г.

Прошу погасить задолженность в досудебном порядке. Напоминаю, что в случае обращения в суд, ООО «Арамис» имеет право на взыскание расходов на оплату услуг представителя, возвращение уплаченной госпошлины. Кроме того, мы имеем право предъявить неустойку по п. 5.5 Договора поставки (0,1% от суммы долга за день просрочки).

Прошу перечислить указанную сумму 7 000 рублей в кратчайшие сроки на:

Р/с: №40702 910 77822 0000 333 в Филиале ОАО АКБ «АЛЬФАБАНК», г. Курган, кор. счет 30101810000000000777; БИК 045407799.

В случае отсутствия оплаты в течение 10 дней после поступления письма мы оставляем за собой право обратиться в Арбитражный суд для взыскания суммы долга.

Сроки реагирования

В документе высказывается просьба погасить задолженность в кратчайшие сроки, но у контрагента есть запас времени для ответа. В соответствии со ст. 452 ГК РФ, обычаями делового оборота, судебной практикой, на ответ дается на менее месяца, если иной срок не установлен в претензии или соглашении. Уплата долга — это один из вариантов ответа, чаще адресант получает гарантийное письмо или обращение с предложением отложить сроки исполнения материальных обязательств, которые рассматриваются в индивидуальном порядке.

Оплата третьим лицом

В соответствии со ст. 313 ГК РФ оплату услуг вправе произвести третье лицо, в этом случае составляется письмо в адрес исполнителя о том, что оплата возложена на третье лицо.

Источник статьи: http://ppt.ru/forms/pismo/prosba-oplatit-zadolzhennost

Письмо-требование об оплате задолженности

Письмо-требование об оплате задолженности, образец которого приложен чуть ниже, может служить началом конструктивного диалога в деловой переписке. Документ формируется быстро, с соблюдением принятых в деловой переписке норм. Посредством этого письма (его еще называют претензионным) контрагент подталкивает своего делового партнера к оплате существующей задолженности.

Если подходить с юридической точки зрения, то это письмо, верно составленное, заверенное и зарегистрированное, будет дополнительным веским доказательством в пользу существования долга как такового. Это потребуется при возможном обращении в судебные инстанции.

Функционал

Документ имеет ряд неоспоримых плюсов. В организациях, где принято искать компромиссы с контрагентами, обсуждать возникающие недопонимания в досудебном порядке, рабочие процессы протекают гораздо эффективнее. Письмо-требование об оплате задолженности позволит:

Сохранить существующие договорные отношения. Прерывать взаимовыгодное сотрудничество с партнером, у которого возникли временные трудности по оплате, – нерациональное действие. Деловая переписка уточнит нюансы, может привести к полному взаимопониманию.
Избежать обращения в суд, которое сулит дополнительные расходы, по крайней мере, при возникновении конструктивного диалога между сторонами.
Поставить в известность должника об объеме задолженности и конкретных сроках. Организация, которая посылает подобное обращение, обычно ставит четкие рамки перед должником. До этого момента он может питать надежду, что его долг забыт, затерялся в бухгалтерских документах, растворился в воздухе. Особенно если сумма задолженности небольшая.
Оптимизировать свое делопроизводство таким образом, чтобы дело приносило прибыль. Несколько недобросовестных контрагентов, которым делаются поблажки, способны привести практически любую компанию к банкротству.
Скоординировать рабочие моменты для того, чтобы избежать значительных материальных затруднений. Несколько писем-требований к «забывающим» контрагентам подчас позволяют самой организации оставаться «на плаву».

На практике поставщик очень часто встречается с дебиторским типом задолженности. Иные организации вообще не придают значение подобным «мелочам» либо откладывают выполнение взятых на себя обязательств по оплате на потом.

Возможные санкции

Кредитора можно мотивировать на выплату существующей задолженностями несколькими способами. Но самый распространенный — взыскание неустойки за определенный период задержки денежных средств. Это условие должно быть заранее прописано в договоре, иначе фактически взыскать ее будет очень трудно. Кроме того, приписывается крайняя мера — обращение в суд.

Ответ

В ответ на письмо-требование от должника может поступить:

Выплата долга. Это идеальный вариант, встречается не так часто, как хотелось бы.
Гарантийное письмо. В нем должник называет точную дату, в которую погасит либо уменьшит свою задолженность. Это тоже предпочтительное развитие событий для обеих сторон существующего соглашения.
Письмо с сообщением о невозможности возврата задолженности в указанные сроки. В этом случае существует лишь одна рекомендация – обращение в суд со всеми имеющимися на руках документами.

Какая-либо вообще ответная реакция — уже хорошо, так как должник готов к диалогу.

Элементы письма

Деловая переписка в большинстве своем однотипна. В конкретном документе выделяются три части: шапка, тело документа и заключительная. В верхней части листа обычно располагаются реквизиты организации, которая отправляет документ и является кредитором. В идеале письмо печатается на фирменном бланке организации, который содержит ее полное наименование, адрес, контактные телефоны, ИНН и другую принципиально важную информацию.

Также шапка, согласно существующим нормам, должна содержать номер, дату, вежливое, а главное — конкретное обращение к деловому партнеру.

Если озаглавлено письмо будет, например, ООО «Ромашка», то не будет ясно, кто является получателем. Поэтому обращение лучше формулировать согласно требованиям, обращаясь по имени и отчеству к руководителю либо другому ответственному за погашение задолженности лицу.

В основной части документа в большинстве случаев прописывается:

Ссылка на номер договора, который был заключен и согласно которому произвелась поставка товара либо были оказаны услуги. Можно ссылаться на конкретный пункт договора, если есть возможность. Не возбраняется цитирование, если это проясняет создавшуюся ситуацию.
Какие организации участвовали.
Конкретная сумма долга, а также за какие товары либо услуги она причитается к выплате.
Какие действия требуются компании-должнику. Обычно это перечисление средств на какой-либо счет. Если данные счета прописаны в договоре, то достаточно будет сослаться на подписанный обеими сторонами договор.
Что произойдет в случае неуплаты долга. Меры могут быть как мягкие (неустойка, пени), так и жесткие (обращение в Арбитражный суд). В основном организации прибегают к комбинированным мерам воздействия на должника.

При обращении в суд письмо-требование об оплате задолженности является обязательным условием подачи иска. Без него дело наверняка будет проиграно, особенно если должник не будет признавать существование задолженности.

В качестве дополнения можно приложить расчеты пени, которая полагается за неуплату долга. Однако это не обязательно для такого типа деловой переписки. Кроме того, при отказе оплаты долга и по прошествии длительных сроков, при обращении в суд пени могут значительно увеличиться.

Заключение

Заключительная часть должна содержать дату, подпись, «мокрую» печать организации. Такого рода корреспонденцию рекомендуется регистрировать, а также посылать заказным или ценным письмом с отметкой о вручении. Словом, оформить письмо-требование (в любом количестве экземпляров) не достаточно. Важно потом в суде доказать, что оно вообще существовало, поэтому электронная переписка здесь малоэффективна.

Сроки рассмотрения

Если от должника не поступает ответа на письмо-требование об оплате, то автоматически считается, что он его рассмотрел в течение 30 дней с момента фактического получения. Естественно, что есть доказательства вручения документа.

Источник статьи: http://assistentus.ru/forma/pismo-trebovanie-ob-oplate-zadolzhennosti/

Письмо о погашении задолженности – правила и порядок оформления

Наиболее частый повод гражданских споров – несвоевременная оплата или отказ от нее.

Как поступать в таком случае? Как бороться с должниками? С чего начинать?

Одним из инструментов досудебного процесса урегулирования является претензионное письмо о погашении задолженности.

Обязательность написания официального письма о погашении задолженности

Теперь все споры между предприятиями, предприятиями и физическими лицами, предприятиями и государством, в обязательном порядке должны проходить досудебное урегулирование.

Урегулирование арбитражных споров до обращения в суд бывает двух видов:

с помощью переговоров;
с помощью третейского суда.

Переговорный претензионный процесс досудебного решения хозяйственных споров чаще всего принимает вид деловой переписки, инициатором которой может быть как лицо, которому должны за оказанные услуги, выполненные работы, поставленные товары или проведенную предоплату, так и должник.

Третейский суд – это ведение переговоров с помощью третьего лица, которому доверяют кредитор и должник. Сегодня в России институт третейских судов создается при арбитражных судах.

Основанием для активных изменений в этой сфере являются сразу два законодательных акта:

Федеральный закон от 29.12.2015 №382-ФЗ «Об арбитраже(третейском разбирательстве) в Российской Федерации» (далее по тексту – Закон № 382-ФЗ);
Федеральный закон от 29.12.2015 № 409-ФЗ, вносящий изменения в законы об арбитражном разбирательстве (далее по тексту –Закон № 409-ФЗ).

Вступившие в силу в 2016 году три законодательных акта (Законы № 47-ФЗ, №382- ФЗ и №409-ФЗ), внесли существенные изменения в существующую до этого систему арбитражного разбирательства.

Процесс досудебного урегулирования арбитражных споров стал обязательным. Стороны должны принимать определенные законодательством усилия по примирению и решению споров без участия Арбитражного суда. Есть два пути для этого: путем претензионной работы и с помощью третейского суда.

Правила оформления и форма данного письма

Настоящая статья посвящена претензионному досудебному урегулированию споров между кредиторами (в широком понимании данного термина) и должниками.

В рамках настоящей статьи под кредитором понимаем сторону, предъявляющую ко второй стороне имущественные требования:

в части нарушения вещного права;
в части нарушения обязательственного права;
о нарушении прав на интеллектуальную собственность.

Нарушение прав интеллектуальной собственности – это отдельный большой разговор и в рамках настоящей статьи мы не будем его касаться. Рассмотрим порядок претензионной работы при нарушении вещного и обязательственного права.

Форма претензии с требованием погашения задолженности для этих имущественных прав имеет общие параметры.

Поскольку претензия – письменный документ, то она содержит общие для деловой переписки реквизиты:

Для юридических лиц такими реквизитами являются:

наименование предприятия/организации;
ИНН;
адрес места нахождения предприятия/организации;
номер претензионного письма;
дата его составления.

Кроме того, письмо с требованием погашения задолженности должно иметь наименование «Претензия» и уточняющие определения сути претензии. Например: «Претензия с требованием погашения задолженности в сумме 25 625 руб.», или «Претензия о погашении задолженности по договору аренды от 23.06.2015 № 55» и т.п. Можно оформлять наименование претензии по обычным для деловой переписки правилам.

Реквизиты инициатора претензии на его официальном бланке

Исх. №____________
От «_____»___________2016 г. Директору ООО «_______»,
ИНН____________, адрес:___________________________
От ООО «____», ИНН_____, адрес:_____
(если письмо написано на бланке компании-инициатора претензии, то в шапке обращения можно не указывать от какой организации оно написано)

ПРЕТЕНЗИЯ
о погашении задолженности
по договору от «___» ____________ 20___года № ____

После изложения сути требований письмо скрепляется печатью предприятия-инициатора претензии и подписывается его уполномоченным лицом.

Структура и содержание

Общая структура письма с требованием о погашении задолженности проста. Обычно у претензии восемь или девять параметров.

Во-первых, указываются обстоятельства, связывающие стороны: параметры договора, указание документов, подтверждающих факт поставки товара/выполнения работ.

Во-вторых, указываются обязательства задолжника, установленные договором или фактом сделки.

В-третьих, если были оплаты по договору, необходимо их обозначить, указав сумму оплаты, дату и номер платежного документа.

В-четвертых, выводится сумма задолженности на основании всех изложенных выше основаниях и излагается суть требований.

В-пятых, дается ссылка на законодательные нормы и пункты договора, указывающие на права кредитора и обязанности должника.

В-шестых, на основании ст. 395 ГК РФ приводится расчет и сумма процентов за пользование средствами кредитора. Эта мера, правда, имеет свои ограничения. Нельзя применять расчет процентов, если должнику выставлена сумма неустойки в соответствии с условиями договора.

В-седьмых, указывается срок, в течение которого кредитор может ждать оплаты до обращения в суд.

В-восьмых, указывается срок, в который должник обязан предоставить письменный ответ на претензию.

В-девятых, описываются последствия для должника при невыполнении требования о погашении задолженности. Здесь можно привести расчет дополнительных расходов, связанных с обращением в суд.

Завершение претензии указанием сроков ожидания ответа на нее и сроков ожидания оплаты, с одной стороны, дает возможность должнику проверить расчеты, приведенные в претензии, изучить вопрос и дать мотивированный ответ. С другой, не дает возможности должнику затянуть процесс ответа на письмо на неопределенное время.

Вот самые общие обязательные параметры письма-претензии о погашении задолженности. Но каждый конкретный случай имеет свои особенности. Рассмотрим их.

Нюансы составления в различных ситуациях

По акту сверки

Если на руках у кредитора имеется акт сверки, подписанный должником, составление претензии упрощается. Ведь должник уже признал факт задолженности, и убеждать его в ее наличии не нужно.

Поэтому просто дается ссылка на акт сверки, указывается сумма долга, срок на ответ и срок на погашение задолженности.

Обычной в практике хозяйственных отношений является форма акта, состоящая из двух половин:

Составленная стороной-инициатором акта – эта часть должна быть заполнена. Здесь указываются документы, подтверждающие историю возникновения задолженности: суммы, даты, номера, актов, накладных и платежных поручений.
Часть для заполнения другой стороной по акту – здесь дается возможность контрагенту изложить в хронологическом порядке поступления документов на товар/работы и проведения оплат свое видение на возникновение задолженности.

Такой порядок составления акта сверки помогает сверить расчеты, проверить, все ли документы учтены сторонами, прийти к одинаковому видению суммы задолженности. Подписывать акт нужно в любом случае. Даже если сторона не согласна с суммой по акту. Приведенный перечень принятых к расчету документов призван помочь сторонам изложить свою точку зрения.

По договору

Общий вид претензии по договору рассмотрен выше. В претензии кредитор указывает дату и номер договора, предмет его, напоминает должнику его обязательства по контракту.

Прикладывает расчет штрафов и пени, ссылаясь или на пункт договора, либо на статью ГК РФ.

Судебным приставам

Обращение к судебным приставам с требованием о погашении долга должником производится уже после вынесения судебного решения по иску. Письмо необходимо написать, если в отведенный судом срок погашения долга не произведено.

В этом случае указываются реквизиты судебного дела и решения суда. Излагается суть требований. И пишется обращение к службе судебных приставов о принудительном взыскании с должника суммы долга, ссылаясь на соответствующую статью Закона «Об исполнительном производстве».

Дебиторской задолженности

Взыскание дебиторской задолженности в рамках досудебного урегулирования имеет те же особенности, как и взыскание долга по договору.

Хорошо, если есть подписанный должником акт сверки взаимных расчетов, подтверждающий факт наличия дебиторской задолженности на конкретную дату. Если акта нет, то вместе с письмом-требованием погасить задолженность, в адрес должника направляется акт сверки.

Кредиторской задолженности

Бывает так, что срок погашения обязательств подходит к концу, а уплатить по долгу возможности нет. В этом случае рекомендуем предприятию-должнику, не дожидаясь претензии, направить кредитору письмо с предложением своего графика погашения долга.

В таком письме, кроме всех необходимых реквизитов, указания обстоятельств возникновения долга (ссылка на договор, перечень поставок и оплат, ссылка на акт сверки), необходимо указать на обстоятельства, мешающие должнику своевременно рассчитаться по долгам.

С графиком выплат

Письмо о требовании погашения задолженности может содержать график выплат, предложенный кредитором, если он согласен получать оплату частями. Лучше для должника инициировать составление графика погашения задолженности самостоятельно, не дожидаясь окончания срока оплаты и возникновения у кредитора права на претензию.

График выплат должен быть реальным. Нарушение предложенного самой организацией своего графика выплат будет играть против должника в суде, если дело не удастся урегулировать без него.

Составление графика платежей позволяет должнику разбить долг на части, получить отсрочку в оплате.

Банку

В каких случаях письмо в банк может привести к досудебному взысканию задолженности:

Если была оформлена банковская гарантия на выполнение обязательств по договору, при наступлении обстоятельств, оговоренных договором на банковскую гарантию. Банк погашает долг по договору за предприятие, поручителем которого является. При осуществлении госзакупок, все аспекты предоставления банковской гарантии описаны в ст. 45 Закона от 05.04.2013 №44-ФЗ.
Если кредитор – фискальный орган (налоговая, ПФ РФ, ФСС, казначейство).

Арендатору

Письмо арендатору о погашении задолженности за аренду включает все девять, перечисленных в статье параметров и реквизиты сторон. Отличается от обычного письма о погашении долга по договору тем, что кроме судебных последствий для должника имеет место риск утери права пользования арендованным имуществом.

Часто это влечет более серьезные для должника последствия, чем судебное разбирательство, поэтому напоминание соответствующего пункта договора ускоряет процесс оплаты и упрощает ведение переговоров с должником.

За товар

Товарные отношения не всегда оформляются договорами. Достаточным документом, подтверждающим факт поставки товара, является накладная (или товарно-транспортная накладная), или акт приема-передачи, подписанные покупателем или его уполномоченным представителем. Копии документов прикладываются к письму.

Требования о возврате долга при покупке товара может быть дополнено требованием оплатить или вернуть товар. Некоторые группы товаров обмену и возврату не подлежат. Ознакомиться с перечнем таких товаров можно в Постановлении Правительства РФ от 19.01.1998 №55.

О погашении задолженности за другую организацию

Требование погасить задолженность за другую организацию может быть направлено только предприятию или физическому лицу, выступающему по сделке поручителем или гарантом.

В этом случае требование включает реквизиты договора поручительства или договора о предоставлении гарантии. Описывается факт нарушения обязательств должником, ход переговоров или переписки, прикладывается отказ должника от оплаты, акт сверки, копии других документов, подтверждающих право кредитора требовать погашение долга у поручителя или гаранта.

Учредителю

Учредители ООО и акционерных обществ не несут ответственности по обязательствам учрежденных ими юридических лиц. Это справедливо всегда, кроме некоторых обстоятельств, наиболее распространенными из которых являются случаи:

когда вклад в уставный капитал предприятия учредителем оплачен не полностью (на сумму неоплаченного капитала);
когда учредитель является поручителем или гарантом по сделкам предприятия.

В первом случае ответственность учредителя определяется в судебном порядке. Во втором случае все сводится к предыдущему пункту настоящей статьи.

Если должником является не ООО или АО, то учредитель может отвечать по долгам предприятия, если оно имеет форму:

индивидуального предпринимательства – индивидуальный предприниматель отвечает всем своим имуществом по долгам ИП;
полного товарищества – участники такого предприятия отвечают всем своим имуществом по обязательствам товарищества;
коммандитного товарищества (ответственность в рамках своего вклада);
производственные кооперативы или артели, учредители которых несут дополнительную ответственность в предусмотренных законом случаях.

О досудебном погашении задолженности

Все требования о погашении долга, направляемые должнику, носят характер досудебного урегулирования. Если должник проигнорировал требование и в отведенный срок не отреагировал на него, то только тогда кредитор имеет право обратиться в суд.

Об отсутствии претензий по погашению задолженности

Должник, погасивший задолженность, вправе направить письмо кредитору с требованием подтвердить в письменной форме отсутствие у последнего претензий по погашенной задолженности.

Это необходимо сделать для того, чтобы окончательно сверить все расчеты и не дать возможности недобросовестному кредитору вторично взыскать уплаченный долг или его часть, насчитать пеню или штрафы после факта урегулирования конфликта.

Методы отправки такого письма

Переписка между сторонами по вопросу погашения долга может проходить в виде простых писем, если кредитор не собирается обращаться в суд, а просто напоминает забывчивому должнику о его обязательствах.

Лучше иметь подтверждение факта вручения требования получателю. Это может быть заказное письмо, подтверждающая подпись на втором экземпляре письма лица, принявшего его в организации, электронное письмо, если имеется возможность электронной подписи и подтверждения факта получения письма адресатом.

Правила ответа

В обязанность должника по досудебному урегулированию спора входит ответ на требование о погашении долга. Даже если он категорически не согласен с точкой зрения кредитора, он в письменной форме обязан изложить свою точку зрения и вручить ее кредитору, подтвердив факт такого вручения (заказное письмо, письмо с уведомлением о вручении, подпись на втором экземпляре, электронное письмо с подтверждением).

Свой ответ он может дополнить:

просьбой о предоставлении отсрочки,
предоставлением гарантии погашения долга,
графиком погашения.

Если имели место форс-мажорные обстоятельства, то к ответу должник обязан приложить справку из ТП своего региона о факте обстоятельств непреодолимой силы.

Последствия отказа от выполнения предъявленных требований

Последствием отказа от выполнения предъявленных в претензии требований является обращение кредитора в суд. Как правило, если нет каких-то обстоятельств, доказывающих неправоту кредитора, решение суда будет однозначно в пользу истца.

В этом случае, кроме суммы долга, пени, штрафов или процента за пользование деньгами, ответчику придется возместить истцу судебные издержки, включая затраты на стороннего юриста. Если не согласны с требованием кредитора и считаете их неправомерными, обосновывайте свою точку зрения и подавайте встречный иск.

О данных видах писем смотрите в следующей видео лекции:

Источник статьи: http://www.delasuper.ru/view_post.php?id=11556