Как написать письменное обращение

Письмо-обращение

Одним из самых распространенных видов деловых писем, направляемых физическими лицами и организациями другим физическим лицам или организациям, является письмо-обращение.

Кто и куда может обращаться

Суть письма-обращения заключается в мотивации его получателя выполнить какое-либо действие или рассмотреть какой-то вопрос.

По большому счету обратиться посредством письма можно к любому адресату. Главными условиями действенности обращения будут:

• наличие у адресата компетенции предоставлять информацию или решить вопрос, которое касается обращение;
• наличие у составителя обращения права обращаться с ним.

Круг вопросов, освещаемых письмами-обращениями, достаточно широк. Различают следующие виды обращений в зависимости от статуса отправителя и получателя:

• от физического лица к физическому лицу;
• от физического лица к организации;
• от организации к организации.

Посредством писем-обращений можно:

1. запросить информацию (о ходе уголовных дел, состоянии пенсионного счета, о наличии документов, о кадровом составе организации и т.п.);
2. донести информацию до заинтересованного лица (о нарушении, происшествии);
3. попросить о рассмотрении предложения (изменение маршрута, графика работы, о сотрудничестве и т.п.);
4. попросить о проведении определенных действий и процедур (возврат оборудования, направление документов, уборка территории и т.п.).

Следует помнить, что для некоторых типов обращений существуют установленные законом формы, без соблюдения которых данное обращение к рассмотрению принято не будет.

Составление письма-обращения

Для большинства видов обращений законом определена свободная форма вплоть до отсутствия требований к орфографии (это, например, относится к письмам в прокуратуру, полицию).

Главное условие — чтобы обращение отвечало на вопросы о том, кем и куда оно направлено и чего хочет его автор. Кроме того, обращение должно быть мотивированным.

Если обращение составлено на основании какого-либо нормативного акта, во исполнение какого-либо требования, то его необходимо упомянуть в тексте.

В целом же структура писем-обращений выглядит следующим образом:

1. наименование адресата;
2. наименование организации ФИО, должность и адрес обратившегося, контактный телефон или e-mail, по которому может быть направлен ответ;
3. текст обращения. Если информация носит конфиденциальный характер и испрашивается из государственных органов, то указывается статус составителя обращения (как правило, прикладываются копии подтверждающих документов). Как правило, обращение в тексте письма начинается со слов «прошу»;
4. список приложений к обращению, если они имеются;
5. дата направления письма и подпись.

Письмо-обращение, автором которого является организация, оформляется на фирменном бланке организации.

Направление обращения

Письмо-обращение может быть направлено различными способами:

• лично или через курьера;
• по факсу;
• по электронной почте;
• обычной почтой.

Рекомендуем при передаче письма лично или через курьера оформить второй экземпляр письма, на котором принявшее его лицо (секретарь, работник канцелярии) проставит свою подпись.

Источник статьи: http://assistentus.ru/forma/pismo-obrashchenie/

Письмо-обращение: образец заполнения, стилистика и форма

Многих людей волнует, как написать письмо-обращение. Образец, на самом деле, является практически одинаковым для всех случаев. Этот документ многие отправляют в организации, фирмы, инстанции и прочие места для решения определенных вопросов. Его необходимо составлять как обычным гражданам, так и различным частным предпринимателям. Что ж, все изложим по порядку.

Первое, что нужно знать

Итак, перед тем как написать письмо-обращение, необходимо понять, по какому принципу этот документ составляется. Что ж, при написании такой бумаги необходимо соблюдать абсолютно все правила деловой переписки. Первое, что необходимо усвоить, – использование официального стиля изложения. Важно обдумать содержание заранее, составить его убедительно, четко, логично и понятно. Пример письма-обращения представляет собой текст, суть которого изложена кратко и оптимально. Максимальный объем документа составляет одну страницу. Основная задача человека – привлечь внимание получателя и заинтересовать своей проблемой. Необходимо, чтобы адресат тут же принял решение после прочтения послания. Очень весомым должно получиться письмо-обращение. Образец представляет собой текст, в котором четко высказана позиция автора, аргументирована не одним фактом и доказательством. Необходимо последовательно излагать свои вопросы и просьбы. Все смешивать в единую кучу не стоит. И, конечно, в конце следует подчеркнуть то, насколько важно это послание.

Структура

Этот аспект также имеет большое значение. Композиция важна в случае, когда составляется письмо-обращение. Образец стандартный. В верхнем левом углу поставьте дату обращения. В правом – укажите куда и кому необходимо адресовать письмо. Это может быть наименование фирмы, учреждения, государственного органа, ФИО физического лица и т.д. Чуть ниже напишите свои данные: ФИО, адрес, телефон, e-mail – чем больше будет информации, тем лучше. Желательно набирать текст на компьютере, а если решено написать от руки, то обязательно разборчивым почерком.

Письмо-обращение: образец содержания

Посередине листа необходимо написать непосредственно текст. Какое выбрать обращение? Однозначно официальное, на выбор что-нибудь из перечисленного: уважаемый, господин, почитаемый, товарищ и т.д. К слову необходимо присоединить фамилию с именем и отчеством. Если лицо занимает какое-то положение или имеет звание, то надо указать и его. Чтобы подчеркнуть значимость просьбы, стоит в конце поставить восклицательный знак. А потом уже писать само письмо-обращение. Образец, как таковой, существует, но для каждого случая свой. Что ж, в целом есть универсальный вариант. Первым делом указываются причины, которые являются побуждением к обращению, потом – суть проблемы, а затем обозначают цель письма. Деталей должно быть как можно больше. Они помогут убедить адресата в исполнении просьбы. И к тому же немаловажно указать основание обращения. Это может быть норма, право, свод правил, регламент или законодательный акт.

Формулировка

Многим людям трудно сформулировать свое пожелание или просьбу. Что ж, здесь есть несколько правил. Во-первых, следует избегать требований. Лучше употребить побольше убеждений. Адресат должен понять, что ему самому выгодно выполнить просьбу. Можно намекнуть ему о его заинтересованности в данном деле. Обращение нужно закончить на оптимистичной ноте, побуждающей к действию, но максимально корректно. Лучше показать, что ответ значит очень многое и его не терпится получить как можно скорее. И, конечно, все необходимо подписать. После этого можно будет отправлять. Остается только ждать ответа.

Источник статьи: http://fb.ru/article/204690/pismo-obraschenie-obrazets-zapolneniya-stilistika-i-forma

Обращение в русском языке. Примеры и виды обращений

Обращение называет, кому адресована речь. Это слово или словосочетание обозначает, к которому обращается автор. Обращение может относиться и к одушевленному лицу, и к неодушевленному предмету.

А мы вас, профессор, давно ищем.

Спасибо, сердце, что ты умеешь так любить!

Ах ты, мерзкое стекло! Это врешь ты мне назло. (А.С. Пушкин)

Русь, куда ж несешься ты? (Н.В. Гоголь)

Покажите мне Москву, москвичи! (А. Розенбаум)

Обращение не является членом предложения. Оно может стоять в начале, в середине и в конце предложения. На письме обращение всегда выделяется знаками препинания, а в речи — интонацией.

Основная цель обращения — привлечь внимание, хотя иногда обращение может и выражать отношение к собеседнику:

Милая моя,
Солнышко лесное,
Где, в каких краях
Встретишься со мною.
Ю. Визбор

Какими бывают обращения

Обращением чаще всего служит существительное в именительном падеже или другая часть речи в значении существительного — прилагательное, причастие и так далее.

Скажи, дедушка, ты давно приехал?

Провожающие, выйдите из вагона!

Обращениями могут служить собственные имена людей, клички животных, названия по степени родства, профессии, занятию, званию, национальности, возрасту и т.п.

Вас к телефону, Иван Иванович.

Так точно, товарищ генерал!

Эй, мужики, как пройти на улицу Ленина?

Смилуйся, государыня рыбка. (А.С. Пушкин)

За мной, читатель! (М.А. Булгаков)

Обращениями могут быть названия предметов и неживой природы, географические названия. В этом случае происходит олицетворение — неодушевленные предметы наделяются человеческими качествами.

Москва, Москва. люблю тебя как сын,
Как русский, — сильно, пламенно и нежно!
М.Ю. Лермонтов

Шуми, шуми, послушное ветрило,
Волнуйся подо мной, угрюмый океан.
А.С. Пушкин

Краткие и распространенные обращения

Обращение может быть кратким — состоять из одного слова. Обращение не является членом предложения, но может иметь зависимые слова, то есть быть распространенным.

Не гонялся бы ты, поп, за дешевизной. (А.С. Пушкин)

Ребята! Не Москва ль за нами? (М.Ю.Лермонтов)

Товарищ, винтовку держи, не трусь! (А.А. Блок)

Каждый труд благослови, удача. (С.А. Есенин)

Примеры распространенных обращений

Бесценный друг, что такое сердце человеческое? (И. Гете)

Забудь, товарищ мой любезный, раздор смешной и бесполезный (А.С. Пушкин)

Как я любил, Кавказ мой величавый, твоих сынов воинственные нравы. (М.Ю. Лермонтов).

Люблю я грусть твоих просторов, мой милый край, святая Русь. (Ф. Сологуб)

Я всю свою звонкую силу поэта тебе отдаю, атакующий класс. (В. В. Маяковский)

А ну-ка песню нам пропой, веселый ветер. (В. Лебедев-Кумач)

Несколько обращений могут идти подряд:

Мама, сестры и товарищи, простите — это не способ (другим не советую), но у меня выходов нет.

В одном предложении может быть даже несколько обращений, направленных к одному адресату, одно из которых только называет слушателя, а другое — оценивает:

Поезжайте, душенька, Илья Ильич! (И.А. Гончаров).

Знаки препинания при обращениях. Как выделяется обращение

Обращение отделяется знаками препинания. Если его произносят без восклицательной интонации, то обращение выделяется запятой в начале или конце предложения или запятыми, если стоит в середине предложения.

Если обращение находится в начале предложения и произносится с восклицательной интонацией, то после него ставится восклицательный знак. При этом первое слово пишется с прописной буквы.

Если перед обращением стоит междометие «о», «ах», «а» и тому подобные, они не отделяются запятой от обращения.

О родина святая, какое сердце не дрожит, тебя благославляя . (В.А. Жуковский)

Как хорошо ты, о море ночное! (Ф.И. Тютчев)

Не являются обращениями и не разделяются запятыми междометные выражения боже упаси, господи прости, слава тебе господи и т.п.

Если части распространенного обращения разделены другими членами предложения, то каждая часть выделяется запятыми:

Отколе, умная, бредешь ты, голова? (И.А. Крылов).

В официальных письмах обращения принято записывать на отдельной строке. После обращения в таком случае ставится восклицательный знак.

Уважаемый Иван Иванович! (Слово « уважаемый » входит в состав обращения и запятой не отделяется).

Ты и вы — обращение или подлежащее?

Личные местоимения ты и вы чаще всего в предложении являются подлежащими, а не обращениями.

Ты, царевич, мой спаситель, мой могучий избавитель. (А. С. Пушкин)

Иногда, впрочем, они могут быть обращениями или входить в состав обращений.

Здравствуй, князь ты мой прекрасный! (А.С. Пушкин).

Источник статьи: http://www.anews.com/p/110610016-obrashhenie-v-russkom-yazyke-primery-i-vidy-obrashhenij/

Деловой этикет: пишите правильные письма!

Если вы думаете, что эпистолярный жанр канул в Лету, вы глубоко ошибаетесь. В быту, не поспоришь, стало привычным звонить по телефону или обмениваться моментальными сообщениями ICQ — просто и быстро. Однако в деловых взаимоотношениях по-прежнему письма играют важную роль: телефонный разговор, переписку по «аське» к делу не подошьешь: здесь нужны более серьезные документы.

Относиться к написанию деловых писем необходимо щепетильно и ответственно. Для любого делового письма, в том числе посылаемого по электронной почте, рекомендуется использовать фирменный бланк , где указаны реквизиты организации. Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, и с ней можно иметь дело. Обязательно указать дату написания письма. Месяц желательно писать буквами, сокращения, типа 20.01.02, приняты только в России и в международной практике не употребляются.

Деловое письмо должно содержать заголовок , раскрывающий содержание текста. Это значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем. В первую очередь надо добиться того, чтобы ваше письмо выделили из массы аналогичных и направили нужному сотруднику. Тема письма подчеркивается или пишется заглавными буквами.

Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма. Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз — в письме, и оно складывается так, чтобы адрес получателя оказался в окошке. Адрес пишется в следующем порядке: номер дома, улица, название города, области, республики (штата, графства, кантона и т.п.), почтовый индекс, страна.

После адреса — инициалы и фамилия адресата. Перед инициалами ставятся сокращения «Г-ну», «Г-же» или «Г-дам». Если у адресата есть звание или титул, лучше вместо обращения «Господин» указать его. Во всех западноевропейских странах и в США опускать титулы считается невежливым. Однако писать и говорить «Господин + титул + фамилия» принято только в Германии. Во Франции и в Англии дворянский титул адресата всегда указывается в адресе, но его не принято упоминать в тексте письма.

Слова «Господин» и «Госпожа» не принято употреблять без фамилии, и их всегда сокращают до «Г-н» или «Г-жа», тогда как звания и титулы желательно писать полностью. В Англии после имени адресата часто пишется вежливое обращение «Эсквайр» (Esquire — Esq.), причем оно никогда не употребляется в совокупности со словом «Господин». Если вы хотите послать письмо лично, то после фамилии укажите: «Лично» (Private — для Англии, Personal — для США).

Если письмо адресовано фирме и должно быть прочитано определенным человеком, употребляется выражение «Вниманию г-на. » (Attention of. ). Можно послать письмо на адрес фирмы лицу, чей адрес неизвестен, а фирма, в которой он работает, поддерживает с ним деловую связь, указав «Через» (Care of или C/O).

Вступительное обращение традиционно состоит из слов «Уважаемый г-н (г-жа) + фамилия» или «Дорогой г-н (г-жа) + фамилия». В официальных письмах не принято обращаться на «ты», даже если в жизни вы накоротке. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами «Дорогой + имя» или «Уважаемый + фамилия».

Не стоит в обращении писать: «Ув. г-н директор!». В данном случае сокращения неуместны. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и им подобные следует писать полностью. Иначе получатель вправе подумать, что вы его на самом деле не очень-то уважаете.

Хорошее впечатление производят деловые письма, в которых после приветствия содержат некое вступление-комплимент . Обычно говорят о том, что рады приветствовать столь известную фирму, что для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру большой честью и т.п. Можно выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.

Плохое впечатление производят деловые письма, содержащие словесный мусор ( «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам », излишнюю вежливость (« Будьте любезны, прочтите это письмо, пожалуйста »), бессодержательные прилагательные ( выдающийся, восхитительный, замечательный ), лишних местоимений (« мы все рады сотрудничать с вами и вашей фирмой »).

Письма, составленные в таком стиле, всегда создают впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус. Они оцениваются как менее компетентные и заслуживающие меньшего доверия, чем те, где текст написан «тверже». Поэтому нужно всячески избегать употребления общих фраз, слов-паразитов и ненужных прилагательных.

При написании деловых писем не стоит употреблять директивные фразы-указания (« вам следует связаться с нами по телефону. »). Такой фразой вы психологически настраиваете людей против себя. Не стоит высокомерно указывать партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: « Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону.. .». Смысл тот же, но тон письма настраивает на более доброжелательное к вам отношение.

О писывая деятельность своей фирмы, для создания впечатления конкретных достижений обратите внимание на выбор глаголов . Глаголы совершенного вида говорят о реальных результатах: выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т.п . Глаголы несовершенного вида создают более неопределенные по отношению к результату деятельности: производим, работаем, выполняем, участвуем . Они дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Использование глаголов совершенного вида создаст впечатление конкретных успехов, а значит создаст впечатление солидности и респектабельности вашей фирмы.

В письме-просьбе , по возможности, сжато укажите причину, саму просьбу сформулируйте чётко, заранее поблагодарите за исполнение. В знак благодарности за ответ, как выражение готовности к сотрудничеству или в качестве информационного сообщения пишутся письма-извещения . Под таким письмом достаточно поставить подпись референта.

Письмо-напоминание направляется в тех случаях, когда с помощью телефонных переговоров или личного контакта не удается получить желаемый результат. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить взятые на себя обязательства.

Письмо-подтверждение является гарантией ранее данных обещаний или уже оговоренных условий. Такое письмо является выражением вежливости и уважения к партнеру. В письме-претензии должна содержаться сама претензия, основание для её предъявления и конкретные требования.

В ответ на претензию пишут письма-отказы . Начинать и заканчивать такое письмо лучше с позитивной информации: например, перечислением того, с чем вы согласны, затем объяснить причину отказа. Письмо поможет, несмотря на отказ, поддержать нормальные отношения с клиентом или партнером.

Письмо-извинение обычно содержит изложение причин, по которым внезапно нарушается предварительная договоренность. В ряде случаев такое письмо направляется после уведомления по телефону. Гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за что-либо с указанием вида операции, которую предстоит произвести. Письмо заканчивается фразой «Оплату гарантируем» и указанием своих банковских реквизитов и имеет две подписи — руководителя и главного бухгалтера.

Поздравления, благодарности, соболезнования лучше писать от руки, чтобы подчеркнуть искреннее и индивидуальное отношение к партнёру.

Письмо, содержащее серьезное деловое предложение , предполагающее денежные взаиморасчеты на солидную сумму, лучше отправлять по почте, а не по факсу или e -mail. В идеале почтовый курьер должен вручить его лично руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно должно иметь большой фирменный конверт, отпечатанный типографским способом.

В деловом письме обязательно должна присутствовать заключительная формула вежливости : «С почтением», «С уважением». В официальном письме за рубежом, как правило, употребляется Very truly yours («Искренне ваш»). Причём в ответном письме желательно употребить ту же формулу вежливости, что и в полученном.

Как видите, всё очень просто, хотя условностей более чем достаточно. Пишите письма!

Встройте «Правду.Ру» в свой информационный поток, если хотите получать оперативные комментарии и новости:

Подпишитесь на наш канал в Яндекс.Дзен или в Яндекс.Чат

Добавьте «Правду.Ру» в свои источники в Яндекс.Новости или News.Google

Также будем рады вам в наших сообществах во ВКонтакте, Фейсбуке, Твиттере, Одноклассниках.

Источник статьи: http://www.pravda.ru/society/223657-etiket_10/