Отчет о выставке — задел на будущее
Любой менеджер знает, что выставка не окончена до тех пор, пока не написан отчет о ней, пока не проанализированы все совершенные действия, проведенные мероприятия, степень реализации поставленных целей и задач. Есть обязательные кусочки выставочной картины-пазла, из которых складывается четкое представление о прошедшей экспозиции, весьма полезное при подготовке следующих.
Нужно время, чтобы объективное мнение о прошедшей выставке, ее эффективности, финансовой рациональности сформировалось и созрело. Готовы ли вы сказать, что участие в экспозиции, в деловой программе, все ваши действия стали более последовательны, плодотворнее, чем, например, в прошлый раз? Можете ли вы расписать каждый из этапов, элементов, шагов на выставке, сделать анализ эффективности? Если вы предоставите этот расширенный список руководству компании, будет ли ему понятно сходу, что именно вы сделали на каждой конкретной выставке?
Чтобы ответить утвердительно и честно на эти вопросы, для начала нужно оценить все действия, которые вы совершили на выставке, все мероприятия, проанализировать, скомпилировать данные и составить внятный отчет.
Поствыставочный анализ должен включать оценку каждого элемента вашей программы: основные задачи и степень их выполнения, превышены ли ожидания, есть ли «темные пятна», которые надо устранить в следующий раз. После того, как такая предварительная оценка проведена, важно собрать на общем совещании всю команду, работавшую и над подготовкой, и над самой экспозицией. Это поможет получить обратную связь, оценить успешность выставки для каждого из подразделений, обсудить перспективы и будущие планы действий. Полезно провести и официальный опрос персонала. Все эти мнения и взгляды, тщательно собранные и поделенные на девять тематических разделов, лягут в основу отчета о проведенной выставке.
Вы ставили их еще на этапе подготовки к выставке. Потому по заранее составленному списку, по его элементам легко будет оценить степень реализации целей вашей компании, качество выполнения задач, утвержденных руководством.
Анализ этих данных приводится, как правило, во вводной части поствыставочного отчета. После такая информация окажется полезной для подготовки последующих мероприятий, при выборе более эффективных инструментов для достижения целей и выполнения задач на выставке.
Раздел 2: Анализ заинтересованности аудитории
В данном разделе отчета о выставке обязательно должна присутствовать следующая информация о качестве и количестве потенциальных покупателей, проявивших заинтересованность в продукте на экспозиции.
Полученные во время выставки контакты следует оценить по нескольким критериям: статус и должность потенциальных клиентов, их влияние на принятие решений о закупках, заинтересованность в вашем продукте, финансовые возможности, перспективы сотрудничества, желание поддерживать контакт после выставки. Составьте собственный рейтинг для потенциальных клиентов, который поможет вашим менеджерам расставить приоритеты в дальнейшем взаимодействии.
Учитывайте количество дилеров и дистрибьюторов среди полученных вами на выставке контактов. Им надо уделить особое внимание, ведь к оптовикам нужен специальный подход. Ведь дилер — это потенциальный и перспективный канал сбыта для вашей продукции.
Проведите опрос персонала стенда. Узнайте их мнение о потенциальных покупателях, заинтересовавшихся вашим продуктом на выставке. Персонал стенда общался с клиентами на стене напрямую, потому имеет самое актуальное видение о перспективах сотрудничества.
Проанализируйте анкетные данные, которые были собраны во время работы с посетителями на стенде: демография, факторы, влияющие на решения в пользу вашего продукта, планы на сотрудничество и так далее. Из этой информации легко составить картину о качестве полученных на выставке контактов. В зависимости от длины цикла продаж в вашей компании или отрасли может пройти достаточно времени, прежде чем вы сможете точно подсчитать эффективность вашего участия в выставке. А на основе данных о потенциальных клиентах уже можно сложить первоначальное мнение.
Обязательно проведите анализ работы с контактами после выставки: как, когда и в какой форме поддерживается связь с потенциальными клиентами. Важно, чтобы между окончанием выставки и первым письмом с запрошенной покупателем информацией прошло очень немного времени. Скорость вашей реакции повлияет и на решение клиента о сотрудничестве.
И вопрос основной — финансовый. Проведите предварительный подсчет расходов: разделите количество потенциальных клиентов на прямые затраты на участие в выставке.
Один из самых больших разделов отчета — описание и оценка работы на выставке как комплекса мероприятий.
Для начала нужно оценить, насколько хорошо выставка была интегрирована с другими маркетинговыми мероприятиями в планах вашей компании. Удалось ли донести ваши идеи до аудитории, укрепить позиции бренда и продукции? Были ли действия на выставке согласованы с целями и задачами общей маркетинговой стратегии? Ответив на эти вопросы, вы сможете понять, что можно поменять, улучшить, укрепить в мероприятиях по продвижению в следующей экспозиции.
Рассмотрите, насколько удачным было расположение вашего стенда на выставке. Как это повлияло на трафик посетителей? Способствовали ли размер и локация стенда на увеличение потока аудитории? Побуждал ли дизайн стенд потенциальных клиентов к тому, чтобы провести у вашей экспозиции время, достаточное для общения с сотрудниками вашей компании, для участия в презентациях продукции?
Оцените, насколько эффективно и выгодно был представлен ваш продукт на стенде. Все ли необходимые позиции были выставлены? Была ли предоставлена возможность посетителям выставки в равной степени хорошо разглядеть ваш продукт как вблизи, так и на дистанции?
На изготовление графики для стенда уходит немало средств из бюджета выставки. Поэтому при составлении отчета важно понять, насколько хорошо сработал каждый из визуальных элементов. Был ли ваш рекламный посыл читаем? Привлекал ли он посетителей? Поступали ли просьбы от аудитории разъяснить некоторые неясные моменты в вашей рекламной графике?
Подсчитав выгоды, не забудьте учесть и потери. Например, важно оценить ущерб, нанесенный вашему стенду, конструкциям, графике, демонстрационному оборудованию после эксплуатации на выставке.
Если на экспозиции были проблемы с безопасностью, впишите в отчет все аспекты, которые вызвали сомнения и вопросы. Сюда относятся и шпионаж, и разведка конкурентов, кражи оборудования или образцов продукции во время выставки. Это поможет вам на следующем мероприятии принять все необходимые меры, чтобы подобных проблем избежать.
Источник статьи: http://protoplan.pro/ru/blog/otchet-o-vystavke-
Как написать отчет по выставке пример
Выставка закончилась. Что же теперь? Самое время оценить эффективность вашей программы.
Подготовка отчёта по результатам выставки – изнурительное, долгое, а порой и просто раздражающее задание. В то же время, такой отчёт – одна из наиболее важных составляющих выставочной программы.
Во-первых, представляемые данные показывают руководству, что ваша программа основана на стратегии, имеет чёткие задачи и призвана повысить прибыль компании.
Во-вторых, эффективная отчётность поможет защитить вашу программу от каких-либо предстоящих сокращений бюджета, так как, в идеале, вы доказываете, что участие в выставках – это не только маркетинговые расходы, но и выгодная инвестиция. В-третьих, это даёт вам возможность показать себя в лучшем свете и подняться с позиции заурядного клерка до стратегического маркетолога. К тому же, в итоге это приносит удовлетворение – как окончательное завершение работы над проектом.
Если вы думаете «я раньше никогда не писал подобного отчёта, я даже не знаю с чего начать» — не волнуйтесь, это не так сложно, как кажется. И хотя не существует шаблона на все случаи жизни, есть основные моменты, которые должны быть охвачены: цели и задачи выставки, поддающиеся измерению результаты, общий бюджет и планы по улучшению программы.
Итак, вот 10 основных разделов, которые следует включить в отчёт о выставке.
Первый раздел вашего отчёта должен представлять собой полноценный обзор всей выставки. Важно помнить — эта небольшая страница, возможно, единственное из всего отчёта, что прочтут некоторые ваши руководители. Таким образом, этот раздел должен включать лаконичное описание поставленных целей и задач, полученных результатов, собранных контактов, интервью с прессой и аналитиками, впечатлений участников и затрат. Кроме того, отметьте, что можно улучшить в будущем. Поскольку руководители часто страдают дефицитом времени — предпочтительна краткость.
2. Стратегические цели и задачи
Если перед выставкой вы подготовили поддающиеся измерению качественные и количественные цели и задачи, одобренные вашим руководством, то написать этот раздел будет легко.
Примерами целей участия в выставке могут быть: сбор контактов, повышение узнаваемости бренда, освещение в СМИ, построение отношений с существующими и потенциальными клиентами. Если, согласно вашим показателям, вы достигли поставленных целей, похвалите вашу команду. Если же задачи не были выполнены, объясните результаты и расскажите, как вы планируете улучшить тактику в будущем.
3. Возможные продажи
Напишите о потенциальных клиентах, сообщите контактную информацию для будущих продаж и отзывы персонала. В зависимости от того, когда составляется отчёт, точные цифры могут быть недоступны, но подойдут и примерные оценки.
Во-первых, определите общее число потенциальных клиентов. Затем разделите их на группы с помощью качественных критериев: категория клиента (индивидуальный покупатель, распространитель, бывший клиент), полномочия по принятию решений, потребность в вашем товаре, интерес к нему, сроки покупки, бюджет. Укажите количество потенциальных клиентов в каждой из категорий и чётко определите критерии для неё. Использование этих критериев поможет вашей компании превратить контакты в продажи.
Затем опишите процесс дальнейшей работы с каждой категорией. Как вы планируете отслеживать прогресс? Как вы будете соотносить продажи с вашим участием в выставке? И, наконец, укажите итоговые цифры. Посчитайте стоимость каждого нового контакта разделив затраты на участие в выставке на количество потенциальных клиентов. Поговорите с руководством отдела продаж, чтобы определить среднюю ценность каждой сделки и примерное время на её совершение. Включите эту информацию в ваш отчёт для более общего взгляда на значимость потенциальных клиентов.
4. Пресса и СМИ
Укажите количество представителей СМИ, финансовых или отраслевых аналитиков, посетивших стенд, присутствовавших на вашем мероприятии, встречавшихся с вашим пресс-агентом или руководством. Подсчитайте количество встреч, которые привели к благоприятным упоминаниям в прессе в течение определенного периода времени. Если есть возможность, включите позитивные отрывки. Рассчитайте стоимость рекламы, которая потребовалась бы, чтобы охватить аудиторию аналогичного размера. Если в вашей компании нет установленного способа для подсчёта ценности упоминания в прессе, свяжитесь с каждым изданием для определения стоимости рекламы сопоставимого размера.
5. Эффективность выставки
Опишите ваш стенд, добавьте фотографии или визуализацию, сделайте краткий обзор по 4 следующим пунктам:
Стенд. Оцените, была ли ваша экспозиция функциональной и помогла ли достичь ваших целей? Соответствовало ли состояние стенда имиджу компании? Отметьте, требуется ли ремонт. Изложите любые возникшие проблемы с безопасностью, такие как корпоративный шпионаж, конкурентная разведка или кражи, которые могли произойти во время выставки. Что можно сделать, чтобы избежать подобных проблем в будущем?
Продукция. Опишите, как участники взаимодействовали с вашей продукцией. Были ли товары показаны привлекательно и удобно? Могли ли посетители идентифицировать отдельные продукты или серии с расстояния? Находились ли вывески с детальной информацией (цены или характеристики) в надлежащей близости от товаров? Расскажите о любых проблемах или неисправностях, с которыми вы столкнулись во время демонстраций, дайте рекомендации по их решению.
Расположение на этаже, макет стенда и движение потока. Как расположение вашего стенда на выставке повлияло на движение потока посетителей? Был ли размер вашего стенда достаточен, чтобы посетители могли войти и остаться для разговора с сотрудниками или участия в демонстрациях? Сообщите, находился ли стенд на пути движения потока, направляя посетителей туда, где вы хотели их видеть или же он был неудачно расположен
Графические материалы. Привлекало ли графическое решение вашего стенда посетителей с расстояния в 15 метров и из прохода напротив? Отражали ли тексты уникальное торговое предложение вашей компании? Отметьте, какие часто возникавшие вопросы должны быть учтены в будущих материалах.
6. Рекламная кампания и промо-акции
Оцените эффективность каждой из ваших рекламных акций (проводимых до, во время и после выставки). Этот анализ может быть как объективным (подсчёт количества участников, обменявших полученное перед выставкой письмо на сувенир), так и субъективным (отзывы посетителей закрытых мероприятий для прессы). Подготовьте краткий обзор типа, длины, количества презентаций и демонстраций, укажите общее число участвовавших посетителей.
Сообщите о любых дополнительных действиях (приёмы, обеды для клиентов, развлечения, совместное спонсорство мероприятий, обучение клиентов или дистрибьюторов, участие работников компании или ключевых клиентов в семинарах).
7. Персонал стенда
Оцените эффективность персонала стенда, чтобы улучшить показатели в будущем. Проанализируйте следующие детали:
- Число работников стенда – было ли оно достаточным (или избыточным) во время установки, демонтажа стенда и во время самой выставки? Сделайте рекомендации по количеству людей на будущее.
- Обучение персонала перед выставкой. Оцените подготовку персонала в следующих областях: стратегия, знание продукта, логистика, умение работать на стенде. Было ли обучение эффективным для повышения понимания персоналом целей выставки и особенностей работы на выставке? Если нет — какие изменения должны быть сделаны перед следующим мероприятием?
- Производительность. Определите продуктивность работы персонала, упомянув наиболее эффективных работников. Опишите любые проблемы, возникшие с персоналом — низкая производительность, опоздания, отсутствие на рабочем месте, этические вопросы.
8. Конкурентный анализ
Напишите краткий обзор того, как ваша компания выступила на этой выставке по сравнению с конкурентами.
Если вы поручали персоналу стенда сообщать о деятельности конкурентов на выставке, проведите комплексный анализ их продукции, стендов, материалов для прессы и мероприятий, основываясь на отзывах ваших сотрудников, и приложите его к вашему отчёту.
Подготовьте сравнительный анализ предполагаемого бюджета с итоговой стоимостью участия в выставке. Отметьте, что было сделано, чтобы сократить расходы. Если вы превысили бюджет, объясните, чем обоснованы траты и превышение изначального прогноза, предложите меры по предотвращению перерасхода бюджета в будущем.
10. Заключение
Этот раздел должен рассказать о прошедшей выставке в контексте общей выставочной программы вашей компании. Если возможно, сравните результаты с результатами прошлогоднего мероприятия. Объясните, чем эта выставка была лучше или хуже прошлой и почему. Оцените выставку относительно других, где вы участвовали, основываясь на окупаемости и общем влиянии на цели вашей компании. Обсудите, что вы собираетесь делать так же, а что хотите улучшить в будущем. И хотя гораздо проще подчеркивать свои успехи, не бойтесь указать и на недостатки программы. Ведь если вы не учитесь на своих ошибках, вы обречены повторять их снова и снова.
Источник статьи: http://standbystand.ru/iblock/theory/e/analiziruj_jeto_gotovim_otchet_posle_vistavki