Как написать отчет по выставке образец

Пример отчета компании об участии в выставке. Часть 1

Любая выставка дает обильную информацию к размышлению. Но воспользоваться ей можно только при одном условии: если на выставке ведется статистика и фиксируется каждый контакт. А также — если люди, ответственные за сбор информации, ведут себя активно и проводят опросы, анкетируют, коммуницируют как с рядовыми посетителями, так и с потенциальными клиентами. При скрупулезном подходе можно рассчитывать на полноценную картину оценки участия, без такого подхода выставка принесет гораздо меньший эффект.

Общий план аналитического отчета по подведению итогов выставки

Результат работы на любой выставке в виде отчета необходимо представлять в понятной форме, а главное — в четко структурированном виде. Только в таком случае, на основе отчета, можно будет произвести грамотный и полноценный анализ.

Общая структура отчета может быть разнообразной, но в идеале должна выглядеть так:

1. Установленные деловые контакты. Подразделы: количество, качество, региональная принадлежность, величина компании.
2. Информация, полученная непосредственно от посетителей. В этот раздел должна войти статистика по посетителям выставки, качественный и количественный анализ
3. Оценки кач-ва работы тех, кто присутствует на стенде.
4. Возможные критические замечания, высказанные пожелания, мнения разного рода и т.д.
5. Оценка функциональности стенда компании. Отдельно нужно выделить удачность выбора места, дизайн и функ. стенда, уровень оформления, степень оснащенности и информативности и т.д.
6. Анализ бюджета, в который обошлось участие. Соотнесение выделенных средств с реальными (дополнительными) расходами
7. Информация о конкурентах
8. Оценка маркетинговых усилий, направленных на привлечение клиентов и посетителей
9. Проведенные акции и мероприятия внутри выставки. Уровень, оценка интереса к данным событиям
10. Мероприятия, которые провели организаторы. Участие, оценка полезности, установленные контакты
11. Количество и разнообразие рекламно-полиграфической продукции и сувениров, представленных компанией и розданных участникам

Расширенный отчет об участии в выставке

Для того, чтобы конкретизировать пункты, возьмем следующий пример:

• Мероприятие: общероссийская выставка «Деревянное домостроение»
• Место проведения — Москва
• Компания полного цикла «Домфер», которая строит дома из клееного бруса, имеет собственное произ-во, выполняет все виды отделочных работ и инженерных коммуникаций

1. Установленные контакты с потенциальными клиентами и поставщиками

В этом пункте должны быть отражены оба момента: спрос на услуги компании и предложения материалов и услуг представителями других фирм

География потенциальных клиентов и деловых партнеров

Величина компаний

2. Информация от посетителей

Запросы и интерес. В этом пункте (и далее) один и тот же респондент может выделять несколько интересующих позиций

Источник статьи: http://canlook.ru/articals/214-primer-otcheta-companii-ob-ychastii-v-vustavke-chast-1

​Отчет о выставке — задел на будущее

Любой менеджер знает, что выставка не окончена до тех пор, пока не написан отчет о ней, пока не проанализированы все совершенные действия, проведенные мероприятия, степень реализации поставленных целей и задач. Есть обязательные кусочки выставочной картины-пазла, из которых складывается четкое представление о прошедшей экспозиции, весьма полезное при подготовке следующих.

Нужно время, чтобы объективное мнение о прошедшей выставке, ее эффективности, финансовой рациональности сформировалось и созрело. Готовы ли вы сказать, что участие в экспозиции, в деловой программе, все ваши действия стали более последовательны, плодотворнее, чем, например, в прошлый раз? Можете ли вы расписать каждый из этапов, элементов, шагов на выставке, сделать анализ эффективности? Если вы предоставите этот расширенный список руководству компании, будет ли ему понятно сходу, что именно вы сделали на каждой конкретной выставке?

Чтобы ответить утвердительно и честно на эти вопросы, для начала нужно оценить все действия, которые вы совершили на выставке, все мероприятия, проанализировать, скомпилировать данные и составить внятный отчет.

Поствыставочный анализ должен включать оценку каждого элемента вашей программы: основные задачи и степень их выполнения, превышены ли ожидания, есть ли «темные пятна», которые надо устранить в следующий раз. После того, как такая предварительная оценка проведена, важно собрать на общем совещании всю команду, работавшую и над подготовкой, и над самой экспозицией. Это поможет получить обратную связь, оценить успешность выставки для каждого из подразделений, обсудить перспективы и будущие планы действий. Полезно провести и официальный опрос персонала. Все эти мнения и взгляды, тщательно собранные и поделенные на девять тематических разделов, лягут в основу отчета о проведенной выставке.

Вы ставили их еще на этапе подготовки к выставке. Потому по заранее составленному списку, по его элементам легко будет оценить степень реализации целей вашей компании, качество выполнения задач, утвержденных руководством.

Анализ этих данных приводится, как правило, во вводной части поствыставочного отчета. После такая информация окажется полезной для подготовки последующих мероприятий, при выборе более эффективных инструментов для достижения целей и выполнения задач на выставке.

Раздел 2: Анализ заинтересованности аудитории

В данном разделе отчета о выставке обязательно должна присутствовать следующая информация о качестве и количестве потенциальных покупателей, проявивших заинтересованность в продукте на экспозиции.

Полученные во время выставки контакты следует оценить по нескольким критериям: статус и должность потенциальных клиентов, их влияние на принятие решений о закупках, заинтересованность в вашем продукте, финансовые возможности, перспективы сотрудничества, желание поддерживать контакт после выставки. Составьте собственный рейтинг для потенциальных клиентов, который поможет вашим менеджерам расставить приоритеты в дальнейшем взаимодействии.

Учитывайте количество дилеров и дистрибьюторов среди полученных вами на выставке контактов. Им надо уделить особое внимание, ведь к оптовикам нужен специальный подход. Ведь дилер — это потенциальный и перспективный канал сбыта для вашей продукции.

Проведите опрос персонала стенда. Узнайте их мнение о потенциальных покупателях, заинтересовавшихся вашим продуктом на выставке. Персонал стенда общался с клиентами на стене напрямую, потому имеет самое актуальное видение о перспективах сотрудничества.

Проанализируйте анкетные данные, которые были собраны во время работы с посетителями на стенде: демография, факторы, влияющие на решения в пользу вашего продукта, планы на сотрудничество и так далее. Из этой информации легко составить картину о качестве полученных на выставке контактов. В зависимости от длины цикла продаж в вашей компании или отрасли может пройти достаточно времени, прежде чем вы сможете точно подсчитать эффективность вашего участия в выставке. А на основе данных о потенциальных клиентах уже можно сложить первоначальное мнение.

Обязательно проведите анализ работы с контактами после выставки: как, когда и в какой форме поддерживается связь с потенциальными клиентами. Важно, чтобы между окончанием выставки и первым письмом с запрошенной покупателем информацией прошло очень немного времени. Скорость вашей реакции повлияет и на решение клиента о сотрудничестве.

И вопрос основной — финансовый. Проведите предварительный подсчет расходов: разделите количество потенциальных клиентов на прямые затраты на участие в выставке.

Один из самых больших разделов отчета — описание и оценка работы на выставке как комплекса мероприятий.

Для начала нужно оценить, насколько хорошо выставка была интегрирована с другими маркетинговыми мероприятиями в планах вашей компании. Удалось ли донести ваши идеи до аудитории, укрепить позиции бренда и продукции? Были ли действия на выставке согласованы с целями и задачами общей маркетинговой стратегии? Ответив на эти вопросы, вы сможете понять, что можно поменять, улучшить, укрепить в мероприятиях по продвижению в следующей экспозиции.

Рассмотрите, насколько удачным было расположение вашего стенда на выставке. Как это повлияло на трафик посетителей? Способствовали ли размер и локация стенда на увеличение потока аудитории? Побуждал ли дизайн стенд потенциальных клиентов к тому, чтобы провести у вашей экспозиции время, достаточное для общения с сотрудниками вашей компании, для участия в презентациях продукции?

Оцените, насколько эффективно и выгодно был представлен ваш продукт на стенде. Все ли необходимые позиции были выставлены? Была ли предоставлена возможность посетителям выставки в равной степени хорошо разглядеть ваш продукт как вблизи, так и на дистанции?

На изготовление графики для стенда уходит немало средств из бюджета выставки. Поэтому при составлении отчета важно понять, насколько хорошо сработал каждый из визуальных элементов. Был ли ваш рекламный посыл читаем? Привлекал ли он посетителей? Поступали ли просьбы от аудитории разъяснить некоторые неясные моменты в вашей рекламной графике?

Подсчитав выгоды, не забудьте учесть и потери. Например, важно оценить ущерб, нанесенный вашему стенду, конструкциям, графике, демонстрационному оборудованию после эксплуатации на выставке.

Если на экспозиции были проблемы с безопасностью, впишите в отчет все аспекты, которые вызвали сомнения и вопросы. Сюда относятся и шпионаж, и разведка конкурентов, кражи оборудования или образцов продукции во время выставки. Это поможет вам на следующем мероприятии принять все необходимые меры, чтобы подобных проблем избежать.

Источник статьи: http://protoplan.pro/ru/blog/otchet-o-vystavke-

Как подготовить развернутый подробный отчет об участии в выставке

Выставка гарантирует большую маркетинговую, аналитическую информацию, которую следует незамедлительно систематизировать – чтобы не упустить как важных деталей, так и ощущений. К отчету лучше приступить на следующий день после завершения мероприятия, а при его написании максимально опираться на факты и цифры.

Что дает отчет об участии в выставке

Отчет, написанный сразу после окончания выставки, даст возможность оценить ее эффективность, степень реализации планов, отметить ключевые события.

1 Уровень успешности стратегии и полноту выполненных задач

2 Финансовую состоятельность, достаточность или чрезмерность вложений

3 Профессионализм сотрудников на стенде

Из отчета руководство компании должно сделать ванные выводы. Они касаются целесообразности участия в следующих выставках. Очень важно показать, что такие мероприятия не только расходы – но и инвестиции. И хотя эффект от выставки может проявиться в полной мере спустя недели, а то и месяцы после ее окончания – грамотный отчет позволит получить более-менее объективную картину спустя несколько дней.

Существуют разные форматы отчета, но вне зависимости от них, должны быть отражены ключевые моменты. Цели и их реализация, результаты, которые можно измерить, расходы и количество важных контактов. А также — заключенные договора (или предварительные договоренности о намерениях), и предложения, способные улучшить программу, стенд, стратегию – на следующей выставке.

Важнейшие разделы, из которых должен состоять отчет об участии в выставке

1. Развернутый обзор, в котором необходимо в сжатой форме обозначить результаты выставки. В обязательном порядке в этом разделе отмечаются важнейшие деловые контакты, встречи с инвесторами и партнерами, контакты с прессой. Другой важнейший аспект – цифры (результаты, контракты). Также, немного места следует отвести под впечатления и предложения. От уровня написания данного раздела зависят выводы руководства, так как очень часто боссы ограничиваются изучением общего отчета.

2. Стратегический блок, который посвящен целям и задачам. К ним относятся: улучшение имиджа, повышение узнаваемости брендов, презентация новых товаров и технологий, установление новых контактов, выстраивание отношений с представителями СМИ и т.д. Важный момент: если цели и задачи выражены в конкретных цифрах, которые достигнуты в ходе выставке – это необходимо преподнести как важнейший итог! В случае невыполнения задач следует объяснить причины и наметить пути для улучшения результатов.

3. Сведения о продажах – свершившихся и потенциальных. Этот блок трудно переоценить, ибо продажи – конечная цель всех усилий. В этом разделе необходимо дать сведения о заинтересованных лицах, информацию о компаниях и агентах, с которыми проведены переговоры. Неплохо дать прогноз по потенциальным клиентам, разделив их на категории – в зависимости от уровня должности и принятия решения. Здесь же следует отразить данные об общей заинтересованности покупателей, оценке товара и богатства ассортимента, о сроках и величине контрактов – заключенных и предварительных.

Разбивка контактов на группы позволит четче осуществлять дальнейшую работу: отслеживание, взаимодействие, предоставление бонусов. В зависимости от четкости систематизации информации отделу продаж будет проще прорабатывать контакты и превращать потенциальных интерес в заключенные сделки.

Вся подобная информация может дать важные сведения по количеству затраченного времени на клиента, степени важности, стоимости контракта и т.д.

4. Работа с представителями СМИ. В этом разделе нужно указать количество журналистов и аналитиков, посетивших стенд и встречавшихся с пресс-службой компании. Тут же можно дать краткую базу важных контактов, которые могут быть использованы в дальнейшем. Затем следует посчитать количество упоминаний о компании, оценить их важность и влияние, уровень воздействия на аудиторию, степень охвата.

В этом разделе нужно привести финансовые выкладки по стоимости рекламной и PR-компании.

5. Оценка акций и рекламной компании. По возможности, следует оценить эффективность промо-акций, семинаров, спонсорства, деловых обедов, рекламных материалов и всех действий, направленных на привлечение интереса к стенду, товарам и компании в целом. Можно опираться на результаты опросов, отзывов, комментариев. Укажите, что сработало, а чего не хватало. Также, оцените по шкале (пяти или десятибалльной) все осуществленные действия.

6. Уровень подготовки и работы персонала стенда. Оценка эффективности персонала поможет выявить лучших сотрудников и повысить показатели на следующих мероприятиях. Для того, чтобы дать полный анализ сотрудников, нужно проанализировать следующие пункты: оптимально ли количество участников, достаточно ли они обучены и коммуникабельны, понимают ли стратегические и локальные задачи, умеют ли заинтересовывать посетителей, сколько тратят времени на объяснение преимущества товаров и т.д.

7. Анализ конкурентной среды. В этом разделе следует отразить важные сведениыя о количестве конкурентов, их предложениях, активности, слабых сторонах и преимуществах. Также, необходим трезвый взгляд на то, как компания (стенд, сотрудники, ассортимент) смотрится в сравнении с конкурентами.

8. Эффективность расходования бюджета, целесообразность его повышения. Предложения по оптимизации бюджета и его перераспределению на более важные статьи расходов.

9. Оценка эффективности важнейших составляющих компании на выставке: стенда, продукции, расположения. Постарайтесь объективно ответить на ключевые вопросы. Насколько функционален был ваш стенд? Отражал ли он имидж компании? Привлекал ли достаточно внимания? Была ли выкладка товаров привлекательной, насколько она заинтересовала посетителей? Рационально ли был использована площадь стенда? Как посетители реагировали на вывески с информацией – она была достаточной, или нет?

Помимо этого, нужно проанализировать такие нюансы, как движение потоков посетителей, использование пространства вокруг стенда и многое другое. Список пунктов может быть расширен – в зависимости от требований к детализации отчета.

10. Выводы и заключения. Сравните выставку с ранее проведенными мероприятиями. Постарайтесь оценить, является ли состоявшаяся выставка шагом вперед, что было учтено и улучшено, что не удалось сделать, и по каким причинам. Обозначьте в виде тезисов планы на следующие мероприятия. И обязательно, постарайтесь тесно увязать эти планы со стратегией компании, ее долгосрочной маркетинговой программой.

Источник статьи: http://canlook.ru/articals/174-kak-podgotovit-otchet-ob-uchastii-v-vistavke