Как написать отчет по гранту

Грант: как сдать всю отчетность и не сойти с ума

Получить грант – это только начало большого пути. На этом пути возникает множество непредвиденных обстоятельств, которые могут повлечь за собой изменения хода реализации проекта. Как грантодатель может помочь преодолеть сложные ситуации? Как выстроить с ним конструктивные взаимоотношения и не утонуть в отчетности? Этим вопросам было посвящено выступление заместителя генерального директора Фонда президентских грантов Иннокентия Дементьева, прошедшее в рамках Нулевого дня Восточного экономического форума.

О том, что удалось узнать представителям некоммерческих организаций от представителя Фонда президентских грантов, рассказывает Екатерина Придворова. Она приняла участие в организованном в рамках Нулевого дня ВЭФ образовательном дне для НКО в качестве представителя Арсеньевской епархии, в 2018 году выигравшей президентский грант на реализацию проекта «Дальневосточная ярмарка русской культуры «ЗА ВЕРУ ОТЕЧЕСТВО»».

Цель взаимодействия Фонда с грантополучателями – помочь качественно реализовать проект, помочь добиться результатов, заявленных в заявке.

Система сопровождения проектов выглядит так:

1. Сопровождение каждого проекта куратором и финансовым аналитиком. У каждого проекта есть куратор. Куратор – это единственный человек, с которым взаимодействует грантополучатель, «единое окно».

консультирует по вопросам, возникающим при реализации проекта;

осуществляет мониторинг и проверку аналитической отчетности;

оценивает результаты реализации проектов;

передает все вопросы тем или иным людям в Фонде, которые могут помочь их решить. Например, финансовым аналитикам.

Также кураторы проводят образовательные мероприятия в регионах.

· осуществляют мониторинг и проверку финансовой отчетности

· осуществляют мониторинг специального грантового счета

· консультируют по узкоспециализированным финансовым вопросам использования гранта

2. Обучение и информационная поддержка.

3. Управление изменениями. 90% грантополучателей вносят изменения в ходе проекта, поэтому разработана целая система управления изменениями.

4. Осуществление содержательного и финансового мониторинга.

Работа с грантополучателями

Принципы работы Фонда президентских грантов с организациями-победителями:

1. Презумпция добросовестности грантополучателя

2. Индивидуальный подход к каждому проекту: комплексный анализ ситуации для принятия решений по отчетности и расходам. Учет условий реализации проекта при определении требований к подтверждающим материалам.

3. Поддержка грантополучателей.

4. Риск-ориентированный мониторинг: требования к подтверждению выполнения мероприятий проекта зависят от масштаба проекта (чем больше, тем строже требования к подтверждающим материалам). Проверяется целевое назначение платежей на крупные суммы. Также производится оценка репутации организации для формирования «групп риска» в следующих конкурсах (при проверке отчетности Фонд ориентируется на определенные параметры и показатели).

Как строится обучение грантополучателей:

выездные семинары по социальному проектированию с участием кураторов;

вебинары по процедурам заключения договора и реализации проекта;

ежемесячные вебинары по актуальным темам и часто задаваемым вопросам по финансовой отчетности и бухгалтерии;

вебинары по законодательству в сфере НКО;

форумы и конференции (к примеру, Нулевой день ВЭФ).

«В последнее время форумов, где есть место социальной повестке, стало довольно много. Раньше такого не было, – подчеркнул спикер. – Во всем мире сейчас уделяется большое внимание некоммерческим организациям. И это неслучайно: именно НКО стоит на острие общественных проблем».

Как строится информационная поддержка грантополучателей?

1. Публикации о поддержанных проектах в информационных ресурсах Фонда. Пример такой публикации о реализации проекта Арсеньевской епархии – https://vk.com/pgrants?w=wall-143830192_11253

2. Публикации и репортажи о проектах в федеральных и региональных СМИ. Каждый проект может быть освещен таким образом один раз. Обычно для этого выбирается ключевое мероприятие проекта. В проекте Арсеньевской епархии «Дальневосточная ярмарка русской культуры «ЗА ВЕРУ И ОТЕЧЕСТВО»» таким мероприятием является Дальневосточная ярмарка хоров, которая состоится в г. Арсеньеве 3-4 ноября. Мы уже подали запрос об информационном освещении этого мероприятия куратору нашего проекта.

Методическая основа системы сопровождения проектов для грантополучателей:

1. Договор о предоставлении гранта.

2. Требования к использованию гранта.

3. Порядок внесения изменений – в договор о предоставлении гранта можно вносить изменения.

4. Методические рекомендации к каждому виду отчетности.

Особенности договора о предоставлении гранта
Президента Российской Федерации

Необходимо внимательно изучить договор о предоставлении гранта, особенно:

П. 3.1.6 – о расходовании средств только со специального грантового счета, только в безналичном порядке, запрете на снятие наличных денежных средств;

П. 3.1.8 – о запрете перечисления более 50% гранта одному контрагенту без согласования с Фондом;

П. 3.1.10 – о недопустимости использования приобретенного за счет гранта имущества в целях, не соответствующих целям проекта, а также о запрете его передачи третьим сторонам без согласования с Фондом;

П. 3.1.12 – о запрете на конвертацию в иностранную валюту;

П. 3.1.18 – о сопровождении проекта информацией о его поддержке Фондом (включая печатные материалы и информационные системы, созданные при поддержке Фонда).

Управление изменениями в ходе проекта

Крайне редко проект реализуется строго по первоначальному детальному плану. В него вносятся изменения. Фонд президентских грантов очень лояльно относится к изменениям: более 90% запросов на изменения одобряются Фондом.

Изменения, для которых не требуется дополнительное соглашение:

1. Изменения в ключевых контрольных точках

2. Изменения, составляющие менее 25% от согласованных условий в:

Графике отчетности и платежей (в том числе изменение срока реализации проекта).

Заключение дополнительного соглашения нужно только при изменении более 25% от согласованных условий в бюджете и графике платежей.

Не требуется согласовывать:

изменения в составе команды;

незначительные перераспределения средств в пределах одной статьи расходов;

изменение дат мероприятий в рамках одного этапа;

иные текущие организационные вопросы.

Изменения, влекущие существенное сокращение количественных и качественных результатов проекта;

Замена юридического лица – грантополучателя. Грант получает организация. Перевести грант на другое юридическое лицо нельзя!

Сколько раз можно вносить изменения, касающиеся приложений к договору?

По договорам, заключенным с победителями конкурсов 2018 г. – один раз за отчетный период.

По договорам, заключенным с победителями конкурсов 2019 г. и позднее – два раза за отчетный период.

Изменения, вносимые без согласования с Фондом (о них необходимо уведомить куратора в диалоге с Фондом):

1. Изменение сведений в ЕГРЮЛ (смена руководителя организации, наименования, юридического\фактического адреса, устава и т.п.).

2. Изменения в команде проекта (при замене руководителя проекта нужно письмо руководителя организации).

3. Изменения в календарном плане в рамках одного этапа, не влияющее на исполнение ключевых контрольных точек.

4. Изменение сумм расходов внутри одной статьи (без изменения наименования расходов и количества единиц).

5. Несущественные изменения в содержании расходов (смена поставщика оборудования, модели оборудования и т.п.).

Изменения, требующие согласования с Фондом (необходимо проработать с куратором в диалоге с Фондом):

1. Ключевые контрольные точки.

3. Сроки реализации проекта и транши.

Шаг 1. Подготовка письма-предложения (оно должно быть подготовлено уполномоченным лицом) о внесении изменений и направление его скан-копии в диалог с Фондом.

Шаг 2. Фонд принимает решение (в течение 10 дней).

Шаг 3. Подготовка и подписание дополнительного соглашения ИЛИ учет изменений для последующего описания в отчете.

Содержательный и финансовый мониторинг проекта

1. Аналитическая и финансовая отчетность – поэтапный мониторинг достижения запланированных результатов и целевого использования гранта.

2. Мониторинг специального расчетного счета – контроль за расходованием средств гранта и выбором контрагентов.

3. Посещение грантополучателей и мероприятий по проектам (иногда инкогнито) – личный контакт с командой проекта, оценка качества проведения мероприятий.

Аналитическая отчетность (содержательный мониторинг) – мониторинг выполнения запланированных ключевых контрольных точек и достижения показателей.

Ключевые параметры, по которым Фонд рассматривает подтверждение выполнения ключевых контрольных точек:

1. Фотографии мероприятий, материальных объектов, созданных на средства гранта;

2. Электронные ссылки на публикации о проекте в СМИ и в сети Интернет;

3. Электронные версии материалов, созданных на средства гранта.

Фотографии являются основным подтверждением реализации мероприятий проекта и достижения количественных показателей за отчетный период. Рекомендованное количество фотографий к каждому мероприятию – от 3 до 10. На фотографиях должно присутствовать общее количество участников (зрителей), ключевые фигуры проекта, раздаточные материалы и оборудование, изготовленные или приобретенные за счет средств гранта.

Если в рамках мероприятия за счет средств гранта организовано питание – приложить 1 общее фото.

Дополнительные фотографии – через файлообменник (материалы должны быть доступны как минимум до окончания срока реализации проекта, а лучше – всегда).

Финансовая отчетность (мониторинг расходования средств гранта). Цель проверки финансового отчета – контроль экономности и результативности расходования средств гранта, а также целевого характера расходов.

Состав отчета: информация о расходах, произведенных за счет средств гранта за отчетный период по статьям бюджета. Документы, подтверждающие целевое использование гранта (скан-копии первичных документов, подписанные электронной подписью).

Фонд не проверяет полноту и правильность ведения бухгалтерского учета, соблюдение трудового законодательства и порядка уплаты налогов.

отчеты за каждый этап выполнения проекта – промежуточный мониторинг, позволяющий выявить риски для реализации проекта и предотвратить нарушения условий договора о предоставлении гранта.

Итоговые отчеты (содержат расширенный перечень данных для оценки результатов проекта и социального эффекта). Именно на основании итогового отчета производится оценка реализации всего проекта.

Оценка результатов проекта и социального эффекта

1. Выявление лучших практик реализации социально значимых проектов.

2. Формирование перечня организаций, наименее успешно выполняющих проект, для учета при проведении следующих конкурсов.

На сайте оценка.гранты.рф производится внешняя оценка успешно реализованных проектов. Оценку производят региональные власти, общественные палаты, победители, эксперты и все желающие.

Элементы оценки, проводимой Фондом:

1. Показатели результативности: основные и дополнительные.

2. Оценка открытости и доступности информации о проекте для общественности.

3. Общий вывод\отметка о репутации.

По результатам оценки гранту присваивается одна из трех категорий:

«Успешно»: достигнуты основные результаты, нет существенных замечаний по отчетности и информационной открытости;

«Удовлетворительно»: не полностью достигнуты основные результаты, по существу проект реализован, отчетность предоставлена;

«Неудовлетворительно»: низкий уровень достижения основных результатов проекта и (или) допущены грубые нарушения договора.

Подготовила Екатерина ПРИДВОРОВА,
пресс-секретарь Арсеньевской епархии

Источник статьи: http://money.prichod.ru/34893/

Пример для составления отчёта по гранту

Грант – это деньги, выделяемые разными фондами лицам физическим и юридическим для выполнения своих конкретных целей, например, проведение каких-то научных изысканий, написание и выпуск книг, реализация социально-значимых проектов и многие другие. Получить грант может любой человек или даже группа лиц, выдать его могут также индивидуальным предпринимателям и даже безработным.

Из практики можно заключить, что основную сложность для получателей представляет даже не сам процесс сбора и оформления требуемой документации, а своевременное и правильное ведение учёта, который впоследствии непременно потребуется для того, чтобы в полном объёме отчитаться перед фондом. Конечно, образец заполнения можно взять в организации или найти на её сайте, но вот подтверждающие документы придётся собирать самостоятельно.

В соответствии с согласованными обязательствами пользователи гранта обязаны своевременно сообщать о своей хозяйственной деятельности, то есть показывать грантодателю, на что расходуются полученные средства. В этой статье будет представлен отчёт по гранту, его пример. Всего их несколько: около двух промежуточных и один окончательный. Образец и последовательность действий даются ниже, где наглядно показано, что и как нужно делать.

Этапы и структура отчётности

С какой периодичностью придётся докладывать о расходовании гранта, должно быть указано в договоре с фондом. Обычно это происходит в три этапа, между которыми должен быть выдержан необходимый промежуток времени. В качестве приложения также дается список и образец всей нужной документации.

Первый этап часто включает в себя какие-то предварительные расходы, без которых невозможно дальнейшее выполнение поставленных задач. Например, это может быть регистрация своего личного бизнеса. Поэтому потребуется показать, что было сделано, а также на что была потрачена часть гранта. Образец заполнения можно попросить у грантодателя.
Второй — символизирует начало самой работы. Если необходимо получить лицензию или снять помещение, то в течение трёх месяцев обязательно предоставьте в фонд чеки о таких расходах. Следует помнить, что предоставляемая субсидия предусматривает четверть от всей суммы на такие расходы.
По плану третий этап подразумевает уже приобретение оборудования или материальных средств, которые потребуются в дальнейшем для достижения поставленной цели. Как правило, такие статьи затрат отмечаются в смете, поэтому все получаемые чеки следует хранить и обязательно прикладывать, как подтверждение об успешном и правильном осваивании выделенного гранта.
Сроки и порядок подачи документации, а также количество этапов может отличаться от описанных в статье. Всё зависит от конкретного региона, где будет получаться грант. Эта информация в обязательном порядке оговаривается в контракте. Форма составления также регулируется законодательством локального уровня, поэтому образец всегда можно взять из приказов и постановлений.

Всего существует два вида отчётности:

Промежуточные сведения необходимы фонду, чтобы иметь оперативные данные о продвижении вашего бизнес-проекта: на какой стадии он находится, какие меры были приняты для его выполнения, что необходимо ещё сделать, чего не хватает и многое другое, предусмотренное пунктами соглашения.

Объём итоговой информации в последнем отчёте будет сильно отличаться, так как он подается уже в самом конце и описывает весь спектр проделанных работ. Структура отчёта здесь такая же. Образец для заполнения всегда можно получить в самой организации. Пример отчёта дается ниже.

Шапка формы содержит следующую информацию:

Организация грантополучателя (её полное название);
Название проекта, на который предполагается потратить грант;
Номер самого гранта;
Продолжительность действия гранта;
Отчётный период, за который подаются данные;
Контактная информация грантополучателя.

Далее уже следует аналитическая часть. Подаётся она в свободной форме, в которой:

Вкратце расскажите о реализации проекта с датами и местом проведения, о поставленных задачах;
Вкратце расскажите об организациях-партнерах, их помощи, роли, денежном и материальном вкладе;
Предоставьте список людей, принимавших участие в бизнес-проекте;
Опишите программу всех проведенных мероприятий;
Приложите фотографии;
Подведите итоги и укажите на достигнутые результаты;
Предложите новые идеи, дайте рекомендации, которые в дальнейшем будут очень полезными;
Подробно изложите обо всех событиях, имеющих отношение к делу;
Добавьте цитаты;
Предоставьте необходимую стенографию, записи аудио и видео;
Сделайте выписки из средств массовой информации. Печатные формы изданий предоставьте в виде ксерокопий, какие-то публикации на радио, телевидении или в интернете укажите в виде ссылок. Архивы для компьютеров и базы данных подавайте на съёмных носителях. Остальные сведения подавайте в виде ссылок.
Если в план вносились изменения, то их тоже покажите, при этом, снабдите каждый пункт пояснениями. Опишите, какие ставились цели и задачи, а также какая выгода получена;
Указывайте только ту деятельность, которая выполнялась в рамках проекта. Если необходимо указать весь объём работ, то это следует сделать в отдельных графах «Дополнительная информация». (См. образец);
Покажите больше положительных моментов.

В окончательном варианте следует указывать те же данные, но только в обобщенном виде.

Образец составления отчёта о получении целевого гранта

Отчёт (образец)
о целевом использовании денежных средств, в том числе бюджетных,
представленных по Договору № __ о предоставлении гранта от (дата получения денег)
_____________________(полное название организации, намеревающейся получить грант)
___________________________наименование мероприятия или бизнес-проекта, на которые запрашивается грант)

Общая информация:
Здесь необходимо дать краткую справку о проекте, какие мероприятия проводились, их название, наименование самого проекта и даты.

Реквизиты самой организации-грантополучателя.

Общее представление участников проекта.

Подробный рассказ о бизнес-проекте, его содержание и какие получены результаты, подведение итогов.

Как это освещалось в СМИ

Что конкретно было опубликовано в средствах массовой информации. Образец оформления можно найти в интернете или попросить у грантодателя.

Приложения к отчёту

Здесь приложите все данные, которые имеются на съемных носителях, ксерокопии докладов, выступлений, записи аудио и видео.

Сколько было получено всего за период;
Сколько денег было израсходовано;
Сколько осталось денег от полученного гранта.

Заключение

Многих грантополучателей больше пугает даже не сам факт сбора всей необходимой документации, сколько правильный учёт и своевременная подача всей необходимой отчётности. В этой статье дается краткая инструкция для людей, которые впервые получили грант и не знают, как правильно отчитаться перед фондом. Здесь же представлен наглядный образец, который поможет правильно оформить свои отчёты.

Источник статьи: http://viafuture.ru/privlechenie-investitsij/primer-otcheta-po-grantu