Как написать отчет о проделанной работе бухгалтера пример

Отчет о проделанной работе

Отчет о проделанной работе позволяет работодателю оценить, насколько эффективно трудится его персонал. Это обычная практика в современном мире. Разберемся, как правильно составить такой отчет, что в нем написать и чем дополнить.

Функции отчета о проделанной работе

Руководители компаний просят предоставить отчеты руководителей подразделений, а те, в свою очередь, для составления собственных требуют их от своих подчиненных. Иногда эту обязанность прописывают в трудовом договоре или должностной инструкции.
Отчет о проделанной работе позволяет решить следующие задачи:

1. Обосновать расходы на зарплаты работникам. Наниматель всегда хочет знать, за что он платит деньги своему штату. Фонд оплаты труда — большая статья расходов компании.
2. Поддерживать дисциплину труда. Если в компании практикуется распределение задач между работниками и месячные планы с отчетами по ним, то работники начинают рационально планировать свое время и стараются выполнить план.
3. Быстро ответить на вопросы работодателя, кто из работников, в какие сроки и когда выполнил ту или иную работу. Также руководитель структурного подразделения, имея перед глазами отчеты своих подчиненных, всегда знает, какие задачи наиболее сложные, какие выполняются быстрее.
4. Рассчитать нормы выработки для сотрудников. На основании отчетов руководитель может решить, какие задачи можно добавить в месячный план, какие убрать и т.д. Если работники перевыполняют план, то нормы можно увеличить (в разумных пределах).
5. Предоставить сведения контрагентам о выполненной работе по различным договорам своими работниками. Организации-подрядчики должны отчитываться заказчикам, отчеты работников помогут сформировать акт выполненных работ.

Таким образом, налицо польза как для работодателя, так и для работников. Первый видит, насколько эффективно работает штат, вторые — повышают самодисциплину, профессиональные качества, учатся анализировать, насколько эффективна их деятельность, выгодно представлять результаты своего труда.

Отчеты бывают нескольких видов: еженедельные, ежеквартальные, ежемесячные, внезапные (если вдруг имеет место какое-либо разбирательство), финансовые (о расходе денежных средств), статистические, текстовые (рассказывают, как прошла презентация, как удалось провести собрание, например). Для каждого вида — свои цели и особенности составления и оформления.

В каких случаях обязательно нужно составлять отчет?

Обязанность отчитываться о своей работе законодательно закреплена только относительно отчетов о командировках. Остальные работники должны это делать, если эта обязанность прописана в их трудовом договоре, должностной инструкции, локальных нормативных актах компании.

Сдавать отчет работник должен своему непосредственному начальнику — руководителю структурного подразделения. Кому подчиняется сотрудник, указано в его трудовом договоре или должностной инструкции.

Ответственность за несдачу отчета

Работодатель может применить дисциплинарное взыскание по ст. 192 ТК РФ, если работник ненадлежащим образом исполняет свои обязанности или не исполняет их. Если написание отчетов входит в обязанности работника, то наниматель вправе наказать работника (замечание или выговор).

Однако за само отсутствие отчета, может быть, наказания не последует. Но раз нет отчета, значит, работа не выполнена, поэтому работодатель может наказать именно за невыполнение каких-либо задач, а не за то, что сотрудник не отчитался. Это, конечно, не касается тех случаев, когда работа выполнена, а отчета нет.

Как составить отчет о проделанной работе?

Законодательно утвержденной формы отчета о проделанной работе нет. Компании могут разработать ее самостоятельно и утвердить в локальных нормативных актах.

К сведению! Что касается отчета о работе в командировке, то для него разработана унифицированная форма Т-10а.

Если такая форма не утверждена, то работник составляет отчет сам. Можно использовать предложенную нами структуру:

1. Вводные данные. Здесь указывают ФИО и должность руководителя, которому предоставляют отчет, ФИО и должность работника, период, за который составлен документ.
2. Список задач, которые работник должен был выполнить. Если их очень много, то можно сгруппировать по смысловым блокам.

Список выполненных задач. Здесь также можно указать, какие инструменты были использованы для достижения тех или иных целей: переговоры, командировки, обращение к работникам других подразделений, увеличение финансовых затрат, материалов и т.д. Нужно отметить, удалось ли завершить все запланированные задачи. Важно указать количественные данные: сколько часов потрачено, сколько текстов написано, сколько собеседований было проведено и т.д. Этот пункт отчета нужно написать как можно конкретнее, чтобы у работодателя не возникло впечатление, что работник недостаточно загружен.

Причины, по которым те или иные задачи не были выполнены. Их анализ и оценка с точки зрения работника.

План на следующий период.

Предложения работника по увеличению эффективности своей работы и коллег. Отсутствие этого пункта будет говорить о безынициативности сотрудника.

Если нужно, то вставляют в текст таблицы, диаграммы или графики. Если это уже не первый отчет, то целесообразно составить графики динамики изменения показателей в течение какого-либо периода (года, полугодия).

Отчет может потребоваться руководству в бумажном виде или электронном, в том числе в виде презентации. При необходимости можно приложить различные документы: счета-фактуры, благодарственные письма, сертификаты и т.п. Отчет, если требуется бумажный вариант, печатают на бумаге формата А4, сшивают в папку.

Рекомендации к тексту отчета

Чтобы отчет был легко читаемым, нужно соответствующим образом составлять текст:

1. Избегаем длинных, неясных предложений.
2. Абзацы должны содержать не более 4-5 предложений.
3. Лучше оформлять перечень задач списками.
4. Таблицы и графики нужно вставлять так, чтобы не образовывались так называемые висячие строки.
5. После графиков и таблиц нужно оставлять места для комментариев и отметок руководства.
6. Исключить просторечные и разговорные выражения.
7. Проверить текст на наличие орфографических и другого рода ошибок.
8. Не выбирать слишком мелкий или слишком крупный шрифт. Если в компании утверждена форма отчета, то шрифт там прописан.

Таким образом, работник при составлении документа должен следить за тем, чтобы его легко можно было прочитать и все понять без лишних дополнений.

К сведению! Не для всех профессий будет целесообразным вводить обязанность готовить отчеты о проделанной работы. Для рабочих должностей, где нужно выполнять однотипные повторяющиеся действия, лучше ввести норму на количество задач.

Источник статьи: http://assistentus.ru/forma/otchet-o-prodelannoj-rabote/

Пример описания объема работ бухгалтера

Пример описания объема работ бухгалтера

Оплаченные счета Контрагентов

Уплачены налоги, произведены платежи в соответствии с Договорными обязательствами

1. Формирование Графика платежей на основании Договорных обязательств, сроков уплаты и сумм налогов и иных платежей.
2. Получение Счетов (Платежных требований) от Контрагентов
3. Предоставление счетов (Платежных требований) непосредственному руководителю для получения резолюции на оплату.
4. Формирование Платежных поручений (Заявлений об акцепте / отказе от акцепта) (Банк-клиент) в соответствии с Графиком платежей и в соответствии со Счетами (Платежных требованиями), на которых имеется резолюция «К оплате».
5. Контроль исполнения Банком Платежных поручений (Заявлений об акцепте / отказе от акцепта), при необходимости пересоздание Платежных поручений (Заявлений об акцепте / отказе от акцепта) в соответствии с требованиями Банка.

Обработанные сменные отчеты с АЗС

1. Получение Сменных отчетов операторов АЗС и сопутствующих им документов.
2. Формирование Документов Розничные продажи ГСМ по каждой АЗС в электронной БД (1С Рарус).
3. Проверка наличия и соответствия указанным в отчете суммам (литрам) подтверждающих документов на отпуск НП (талоны, отчеты по электронным картам, Z-отчеты и т.п.). В случае обнаружении несоответствий корректировка данных и предоставление информации об ошибке непосредственному руководителю. При необходимости постановка задачи по корректировке для соответствующих должностных лиц и создание необходимых документов (Акт о проливе на мерник и т.п.).
4. Проверка соответствия показания счетных механизмов ТРК количеству реализованных за смену НП. В случае обнаружения несоответствия предоставление информации об ошибке непосредственному руководителю.
5. Формирование в электронной базе данных «Приходных накладных», «Поставок на хранение» и иных документов на поставку НП и товаров, на основании полученных документов и в соответствии с остатками на складах НП и товаров.
6. Проверка иной информации передаваемой в Сменных отчетах по АЗС (Расчетные данные о состоянии резервуаров, Фактические данные о состоянии резервуаров, ФИО сотрудников, Информация о движении денежных средств и т.д.) и в случае обнаружения несоответствия корректировка данных предоставление информации об ошибке непосредственному руководителю.

Сформирована касса предприятия

1. Формирование Приходных Кассовых ордеров на основании Справок-отчетов кассиров-операционистов (Z-отчетов) и иных документов подтверждающих поступление денежных средств.
2. Формирование Расходных кассовых ордеров на основании документов подтверждающих расход (перемещение) денежных средств.
3. Формирование соответствующих операций в бухгалтерской электронной базе данных (1С).
4. Печать необходимых документов (ПКО, РКО, Вкладной лист кассовой книги и т.д.), предоставление их на подпись соответствующим должностным лицам и формирование кассы и кассовой книги.
5. Формирование бухгалтерской справки по реализации (на основании кассовых отчетов).
6. Предоставление по запросу непосредственного руководителя, сведений об остатке денежных средств в кассе предприятия.
7. Контроль за соблюдением лимита остатка денежных средств в кассе.

Начислена з/п, оплачен ЕСН сданы отчеты в соответствующие организации

1. Формирование в бухгалтерской ЭБД документа Начисление зарплаты (1С) предварительно рассчитав отпускные и иные надбавки и прибавив их к окладам сотрудников.
2. Расчет компенсаций за неиспользованный отпуск и формирование в бухгалтерской ЭБД операций по начислению.
3. Формирование в бухгалтерской ЭБД документа Закрытие месяца для Начисления налогов с фонда оплаты труда.
4. Формирование и печать в бухгалтерской ЭБД отчета Начисленные налоги с ФОТ.
5. Формирование и печать в бухгалтерской ЭБД документа Выплата зарплаты и предоставление его на подпись соответствующим должностным лицам.
6. Формирование и печать в бухгалтерской ЭБД отчетов «Декларация по ЕСН» и «Декларация по страховым взносам в ПФР».
7. Формирование и печать в бухгалтерской ЭБД отчетов «Индивидуальная карточка ЕСН» и «Подготовка сведений для ПФР» по всем сотрудникам.
8. Формирование и печать в бухгалтерской ЭБД отчета «Расчетная ведомость по средствам ФСС РФ (форма 4-ФСС)»
9. Формирование и печать в бухгалтерской ЭБД отчетов «по НДФЛ» и «Карточка по НДФЛ»

Выставлены счета Контрагентам

1. Формирование Графика выставления счетов на оплату Контрагентам на основании условий оплаты указанных в договорах.
2. Формирование в электронных базах данных и печать счетов на оплату в соответствии с Графиком, а также в случае возникновения необходимости, и предоставление их на подпись непосредственному руководителю.
3. Передача счетов на оплату Контрагентам.
4. Контроль оплаты счетов Контрагентами.

Занесены в БД банковские выписки

1. Получение банковских выписок.
2. Формирование в бухгалтерской ЭБД Выписок.
3. Предоставление информации о поступление и расходе денежных средств непосредственному руководителю.

Учтены поступления материалов (10 сч.)

1. Формирование в бухгалтерской ЭБД Приходных ордеров (Поступления материалов) на основании счетов-фактур полученных от поставщиков материалов.

Учтен расход материалов (10 сч.)

1. Формирование в электронной базе данных на основании Требований-накладных (Перемещение материалов) Актов инвентаризации.
2. Формирование Операции по списанию ГСМ на собственные нужды в бухгалтерской ЭБД.

Сформированы Авансовые отчеты

1. Получение от сотрудников документов, подтверждающих расходы и контроль наличия и правильности заполнения этих документов.
2. Формирование в электронной базе данных и печать Авансовых отчетов.
3. Подшивка к распечатанным Авансовым отчетам соответствующих подтверждающих документов.

Сформированы Путевые листы

Учтены поступления товаров

1. Получение и проверка наличия и правильности заполнения документов, сопровождающих поставки товаров (ТТН, Акты выполненных работ, Акты сверки взаиморасчетов, Счета-фактуры и т.д.).
2. Формирование в электронной базе данных Приходных накладных (Поступлений товаров) на основании счетов фактур полученных от Поставщиков.

1. Получение и проверка наличия и правильности заполнения документов на приобретенные ОС.
2. Формирование в бухгалтерской ЭБД Поступления отдельных объектов ОС на основании полученных документов.
3. Формирование в бухгалтерской ЭБД и печать Акта ввода в эксплуатацию ОС.
4. Формирование в бухгалтерской ЭБД и печать Инвентарных карточек на ОС.

Учтены Оказания услуг (нам)

1. Получение и проверка наличия и правильности заполнения документов, сопровождающих договорные отношения с Контрагентами в соответствии с условиями этих договоров. (Акты выполненных работ, Акты сверки взаиморасчетов, Счета-фактуры и т.д.)
2. Формирование в бухгалтерской ЭБД операций «Услуги сторонних организаций» на основании полученных счет-фактур.

Учтены Оказания услуг (нами), Оптовая и розничная реализация НП и товаров.

1. Формирование в бухгалтерской ЭБД операций «Оказание услуг» и «Отгрузка товаров, продукции» (Расходная накладная).
2. Печать и предоставление на подпись должностным лицам документов сопровождающих договорные отношения с Контрагентами в соответствии с условиями этих договоров, а также иных документов сопровождающих операции по оказанию услуг и продаже товаров (Расходные накладные, Акты выполненных работ, Акты сверки взаиморасчетов, Счета-фактуры и т.д.).

Организованно хранение и учет документов, а также организован обмен документами и информацией со сторонними организациями.

Источник статьи: http://kdpconsulting.ru/primery-dokumentov/528-primer-opisaniya-obema-rabot-buxgaltera.html