Как написать клиентам что ухожу в отпуск

Буду в отпуске по известное число – Как написать идеальное письмо-уведомление, что вы в отпуске

Буду в отпуске по известное число – Как написать идеальное письмо-уведомление, что вы в отпуске

«Буду в отпуске – как подготовить коллег и клиентов?»

Уезжаете в отпуск и передаете свои дела коллегам? Чтобы обеспечить максимальную эффективность вашей команды и минимизировать возможный негатив со стороны ваших клиентов и партнеров, мы собрали несколько советов по созданию идеального автоответа на дни вашего отсутствия.

Начинается череда февральских, мартовских и майских праздников, когда работа в самом разгаре, идет горячий сезон отпусков, и надо передавать дела коллегаи, — вот и наплыв автоответов по электронной почте. Автоответ из офиса — это элементарная вещь, как вам кажется, ведь вы точно понимаете его цель. Но зачастую оказывается очень сложно подобрать точные слова (кроме «буду в отпуске по») и скоординировать ваши действия с теми коллегами, которые будут находиться в офисе

В результате, вы можете потратить на составление идеального автоответа больше времени, чем на сбор чемодана или ваш перелет на берег моря. Мы составили для вас несколько полезных рекомендаций, чтобы ваш автоответ не попал в спам. Будет признательны за ваши комментарии и удачные находки!

Обозначьте точные даты вашего отсутствия

Это кажется очевидным, но удостоверьтесь, что вы действительно указали в письме точное время и даты, и удостоверьтесь, что они верны. Вы же не хотите, чтобы пока вы потягивали свой мохито на пляже или чашечку кофе в Вене, вам на почту сыпались десятки документов и срочных офисных вопросов и уточнений. Установите в настройках автоответа точную дату, когда вы вернетесь в офис.

Краткость, краткость и еще раз краткость

Не надо оправдываться за все то беспокойство, что может причинить ваше пребывание в отпуске. Просто введите их в курс дела и сориентируйте, к кому они могут обратиться. Не надо составлять пространные объяснения, извинения и т. д. — это только отвлекает других людей и снижает эффективность вашего автоответа.

Предупредите своих коллег, если вы направляете людей к ним

Если вы собираетесь написать: «Я отсутствую, но, пожалуйста, свяжитесь с Андреем по срочному вопросу», тогда обсудите с Андреем, согласен ли он на внезапные обращения со стороны ваших клиентов или партнеров в течение следующих нескольких недель. Вряд ли Андрей будет рад получать десятки писем в день, и вполне возможно, он просто будет отправлять их в спам. Хорошей идеей будет пообещать Андрею привезти что-то в подарок — в качестве благодарности.

Поймите, что слово «срочно» не всегда означает «срочно»

Люди, как правило, очень эгоцентричны по своей природе. Если они отправляют вам письмо — значит им что-то нужно от вас. И им, конечно, кажется, что это очень срочное и неотложное дело. Поэтому лучше не упоминать в своем автоответе о возможности связаться по срочному вопросу с вами. Не давайте им такой возможности — иначе будьте готовы, что ваш отдых будет прерываться по 20 раз на дню из-за, в сущности, абсолютно не важных вопросов.

Не пытайтесь быть забавными, если вы не забавны

«Я нахожусь в отпуске! Но давайте надеяться, когда я вернусь, я буду в лучшем настроении, чем я был на последней деловой встрече. «

«Я не нахожусь в офисе. Извините, что вы получаете автоматический ответ, но если бы я был в офисе, вы бы и вовсе ничего не получили. «

Проверьте свой текст на очепятки. И еще раз

Будет неприятно вернуться в офис и обнаружить, что вы отослали десятки писем с текстом вроде: «Я ценю ваш бред», вместо «Я ценю ваш бренд». Даже если это не окажется критичной опечаткой, это может заставить вас краснеть снова и снова.

Не хвастайте и не будьте скучным

Вы можете предоставить в автоответе какие-то детали. Но лучше всего сохранить текст письма максимально коротким. Но если вы хотите рассказать всем, почему вы отсутствуете, не надо упоминать, что вы едете на один из самых красивых островов в мире на 4 недели загорать и купаться с дельфинами и вам даже не придется за это платить, потому что вас пригласили друзья или родственники.

О чем еще можно почитать перед отпуском:

Об авторе

Болдовская Виктория

Санкт-Петербург Новорощинская ул., д.4, оф. 1415-1 БЦ «Собрание»,
ст. метро Электросила

Москва Волоколамское шоссе, д.1, оф. 016 БЦ «Проектный институт»,
ст. метро Сокол

Источник статьи: http://a25.ru/news1/kak_napisat_idealnoe_pismouvedomlenie_chto_vy_v_otpuske/

Пять советов, как правильно уйти в отпуск

Совет № 1: предупредите об отсутствии

Управляющий партнер PR-агентства Идеи&Решения Сергей Пархоменко согласен, что оповещение о временном отсутствии — важный шаг на пути подготовки к отпуску.

«Не забудьте предупредить коллег и клиентов о том, что уходите в отпуск и связи с вами не будет, даже если не выключите телефон и собираетесь смотреть почту. Сделать это желательно за неделю и повторить предупреждение за пару дней. Пусть успеют задать вопросы».

Так вы покажете, насколько цените время и усилия клиентов, а также коллег. Людям будет проще сориентироваться, если вы им в этом поможете. В противном случае может пострадать ваш авторитет как специалиста в глазах соседей по офису и контрагентов.

Генеральный директор Центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива» Наталья Сторожева предлагает автоматизировать процессы оповещений. «Предупредите клиентов, контрагентов, всех, с кем сотрудничаете, о своем отпуске. Лучше сделать информационную рассылку и настроить переадресацию на личную почту». На рабочем телефоне запишите новый текст для автоответчика с указанием дат начала и окончания отпуска и ответственных лиц, к которым можно обратиться. Функция автоответа есть во многих мессенджерах, электронной почте, в приложениях и соцсетях.

Совет № 2: делегируйте полномочия

Руководитель департамента по работе с персоналом QBF Светлана Белодед рекомендует выделить для этого последние дни перед отпуском.

«В последние рабочие дни стоит четко распределить, какие ежедневные обязанности нужно передать другим сотрудникам компании. Советую делать это в письменной форме с уточнением деталей, которые позволят работникам быстро и безошибочно выполнить новые для себя задачи. Руководители делегируют дела подчиненным, специалисты вводят в курс своих проектов коллег, предупреждая менеджмент о том, кто возьмет на себя текущие функции».

Наталья Сторожева напоминает о важности тщательного планирования того, кому какие дела вы передадите. От этого будет зависеть степень спокойствия на отдыхе. «Качественно передайте дела и информацию коллегам. Составьте список дел и вопросов для контроля, внесите в него значимые контакты. Оставьте четкие инструкции — кому звонить, куда и что передавать. Посвятите последний день работы передаче дел и информации», — комментирует Наталья. Чем более подробные и четкие инструкции вы оставите, тем ниже вероятность того, что по возвращении вы обнаружите аврал на работе.

Если вам ранее не доводилось оставлять дела на попечение коллег, посвятите обучению как можно больше времени.

«Расскажите и покажите, что вы делаете и как. Какое-то задание сделайте вместе, потом пусть коллега выполнит его самостоятельно, а вы проверите результат. Если за день-два до отпуска у вас остаются незавершенные дела, допустимо переложить „текучку“ на коллегу, чтобы сосредоточиться на них», — поясняет руководитель онлайн-школы английского языка EnglishDom Максим Сундалов.

Чем менее осведомлены о ваших обязанностях коллеги, тем раньше начните вовлекать их в работу. После выхода из опуска не забудьте поблагодарить их за помощь.

Читайте тут, какую памятку оставить главбуху подчиненным на время своего отпуска.

Совет № 3: разделите дела на «до» и «после»

Максим Сундалов рекомендует составить список дел и распланировать их заранее: «За пару недель до отпуска составьте перечень рабочих дел, которые необходимо закончить до начала отдыха. Расставьте по ним приоритеты, и в первую очередь беритесь за самые важные». «Текучка» может перейти в ведение замещающих вас коллег или, в крайнем случае, подождать вашего возвращения.

Сергей Пархоменко отмечает и важность планирования послеотпускного рабочего периода. «Еще до отпуска спланируйте первую неделю после него так, чтобы один-два дня провести в офисе с резервом времени на „разгребание“ накопившихся дел. Так вы снизите ощущение неизбежности аврала и спокойнее уйдете отдыхать».

Если вы наделены особыми полномочиями (право подписи, представительство в суде, обязанность приема на работу и увольнения), не забудьте подписать нужные бумаги, чтобы временно наделить необходимыми правами заместителей.

Совет № 4: оставьте контакты для связи

Если не выходить на контакт нельзя, продуктивнее выделять для связи определенные часы. «Тем, кому даже во время отпуска приходится следить за почтой, я рекомендую установить конкретное время для работы со служебной корреспонденцией. К примеру, на письма вы отвечаете один раз в день с 15.00 до 16.00. Нельзя постоянно отслеживать входящие сообщения, стараясь оперативно отвечать на каждое из них», — отмечает Светлана Белодед. Так вы не будете постоянно отвлекаться на рабочие моменты и сможете расслабиться в течение дня.

В случае, когда вы не собираетесь ежедневно выделять время на общение с коллегами и клиентами, оставьте личный номер для экстренной связи доверенному лицу. «Договоритесь, кто из коллег будет знать ваш секретный номер телефона для смс. Но это должен быть человек, который напишет только в крайнем случае и звонить не станет», — предупреждает Максим Сундалов. В противном случае вы рискуете испортить отпуск.

Хотя бы один из каналов связи обязательно нужно оставить. Если произойдет что-то экстренное, и вы не успеете отреагировать, последствия могут быть печальными.

Совет № 5: распланируйте отдых

Максим Сундалов рекомендует подходить к организации отпуска так же серьезно, как и к распределению рабочих вопросов. «Составьте список дел, связанных с отпуском: выбор отеля, покупка билетов, сборы и т. д. Вычеркивая выполненные пункты, легче будет сконцентрироваться на работе. Комфортнее, если самолет или поезд отправляется не вечером последнего рабочего дня, а хотя бы на следующий день. Хорошо, когда в запасе есть время, чтобы без спешки и паники собрать вещи и купить то, что понадобится в дороге», — рассуждает Максим.

Светлана Белодед отмечает, что важно перед отпуском успокоиться и расслабиться: всех дел не переделаешь. «Ответственным сотрудникам кажется, что они должны в последние дни решить все задачи, которые поставлены перед ними или могут возникнуть в ближайшие недели. Но действительно ли настолько важны дела, которые хочется успеть закончить перед отпуском?» Незаменимых людей нет, так что отдыхайте без зазрения совести.

Чтобы постепенно отойти от рабочих мыслей и переключиться на «отпускные», психолог Алина Королева предлагает ввести некие ритуалы. «Вы можете организовать для себя „ужин перед отпуском“, „первый завтрак в отпуске“ и т. д. Любые ритуалы, которые мы организуем для себя, помогают переключаться с одной деятельности на другую». При возникновении мыслей о работе, скажите им «стоп», дайте себе установку на отдых. Концентрируйтесь на новом окружении: запахи, цвета, ощущения — все это помогает отвлечься.

Воспринимайте отпуск не как безделье, а как вашу прямую рабочую обязанность. Чтобы эффективно работать весь год, необходимо хорошо отдохнуть. Вернувшись с новыми силами, вы с большим рвением приступите к делам. Не упускайте шанс расслабиться, ведь отпуск бывает не так часто.

Источник статьи: http://www.klerk.ru/buh/articles/462916/

Как отдохнуть и не потерять покупателей: 6 советов для владельца бизнеса

Усердно работать — похвально. Владельцы так и поступают, тратя на любимое дело каждую свободную минуту. Какой тут отпуск?

Отпуск нужен. Хотя бы для того, чтобы посмотреть на свое дело со стороны, зарядиться новыми идеями или набраться сил для следующего рывка.

Но что делать, если компания — это только вы? Закрыть на неделю и потерять клиентов? Мы нашли шесть способов отдохнуть от работы, не отказываясь от прибыли.

И предварительный совет: отправляйтесь отдыхать в несезон, когда продаж мало. Как показал опрос на нашей странице ВКонтакте, спад продаж у большинства наступает зимой.

Зима и лето — самое удобное время для отпуска, если вы владелец

Предупредите о перерыве в работе заранее

Неважно, сократите вы количество доставок или отмените их на время, отпуск не должен оказаться внезапным для покупателей. Предупредите об ограничениях заранее.

Например, разместите на сайте сквозной баннер. Пусть он будет ярким и заметным, чтобы все увидели. Расскажите, как изменится работа магазина и на какой срок:

«Привет! С 10 по 18 июня у нас перерыв. Заказы принимать будем, но отправим только после Если закажете до 9 июня, доставка за наш счёт».

Объявите начало акции, продублируйте информацию в блоге магазина и на страницах в соцсетях.

предупреждает подписчиков в Инстаграме о перерыве в работе

В итоге сомневающиеся покупатели закажут раньше, и вы продадите перед отпуском больше.

Запланируйте публикации и письма

Привлекать новых клиентов и информировать постоянных покупателей можно и во время отпуска:

• Не прерывайте . Продумайте темы, напишите письма и установите таймер отправки — эта функция есть у всех популярных почтовых сервисов. Подробнее о том, как помогают продавать.
• Подготовьте заранее посты для страниц в соцсетях и настройте отложенный постинг. В Фейсбуке и ВКонтакте эта функция есть, для Твиттера используйте специальные сервисы: Amplifr, SMMplanner или NovaPress. В Инстаграме отложенный постинг запрещён, но можно использовать те же сервисы, чтобы составить расписание постов и получать напоминания, когда нужно пост опубликовать.

Организуйте предзаказы

Предложите клиентам сделать предзаказ — оформить покупку заранее, но с доставкой через недели, после вашего отпуска. Обещайте за это скидки и подарки.

Пусть для клиента предзаказ тоже будет выгоден — дайте подарок или скидку

Закройте предзаказ за пару дней до отпуска и заранее закажите нужное количество материалов/товаров/упаковки. Начало доставки запланируйте так, чтобы успеть все изготовить, укомплектовать, упаковать и отправить. Например, через неделю. Лучше пообещать более долгий срок, чем опоздать с доставкой. И не забудьте про скидки и подарки за ожидание.

Отправляйте только крупные заказы

Если вы никуда не уезжаете и готовы отправлять часть заказов во время отпуска, можно оформлять только крупные.

Как это сделать, не обидев «мелких» клиентов:

1. Измените условия доставки. Например, для заказов стоимостью выше 3000 рублей — срочная доставка за дня.
2. Заказы помельче отправите через дней, как раз после окончания отпуска — так вы освободите время для отдыха. Правда, есть риск, что все начнут заказывать много. Тут уж не отвертишься =)

Подключите фулфилмент

Фулфилмент — это комплекс услуг для от приема звонков до упаковки и доставки. может взять на себя даже заказ товара у поставщиков. Единственное, что остаётся вам — изготовление, если продаёте товары собственного производства (тут можно подготовиться заранее).

продают пакет услуг или предлагают выбрать то, что вам необходимо. Оплата может быть по часам или по количеству обработанных заказов. Если возможно, выбирайте экономный вариант: курьеру платите за каждую доставку, а телефонного оператора выгоднее арендовать по часам.

Выберите из списка от DATA insight или поищите в поисковиках по запросу «фулфилмент .

Ещё один способ передать рутину в другие руки — дропшиппинг. Поставщик сам принимает от вас заказы и отправляет товар клиенту. Читайте о плюсах и минусах этого способа.

Делегируйте и автоматизируйте задачи

Чтобы освободить время не только для отдыха, но и для стратегического планирования:

• Делегируйте часть задач сотруднику, если все таки решитесь его нанять. Читайте «10 ошибок делегирования» и «Как правильно передавать полномочия».

• Отдавайте то, что можно, на аутсорс. Бухгалтерию — бухгалтерскому сервису, хранение и доставку — .
• Используйте Для раскрутки в Инстаграме, для поиска отзывов клиентов, для обработки фотографий и другие. Они помогут автоматизировать работу, так её легче будет делегировать наемному работнику.

Если в сезон у вашего бизнеса спад продаж, ловите момент. Отдохните, пока покупатели неактивны. А для тех, кто не устал, 7 способов стимулировать продажи в несезон. И вебинар на эту тему:

Источник статьи: http://www.ecwid.ru/blog/holidays-for-the-seller.html