ПЛАН — ВСЕМУ ГОЛОВА ИЛИ КАК ПЛАНИРОВАТЬ, ЧТОБЫ ДОСТИГАТЬ РЕЗУЛЬТАТА
К осознанному планированию я шла долго. Мне всегда казалось, что я тот человек, который способен удержать внутри своей головы тонну информации, распланировать свой день, неделю и месяц, расставить приоритеты и выявить важное.
На практике же бОльшую часть времени я прокрастинировала, так как вся информация, накопившаяся за длительное время, рождала в голове ощущение каши. Конечно же, я делала какие-то дела, но до настоящих результатов мне было очень далеко.
В борьбе с замутненным сознанием и непонимаем, куда бежать и за что хвататься, я выписала все дела, которые крутились в моей голове. Все, что я должна или хочу сделать. Список на листке бумаги каким-то чудесным образом изменил все. Так началась моя история составления планов.
Почему важно составлять планы
Если вы, как и я когда-то, верите, что для эффективной работы вам вовсе не нужен план, попробуйте ради эксперимента написать, чего вы хотите достичь и что вы предпримете для этого. Что у вас получилось? Часто — это разрозненные дела, обрывки мыслей. Иногда — это полный растерянность и неспособность написать даже несколько дел. Но даже в случае, если вы напишите огромный список дел, сможете ли вы за несколько секунд выбрать, какие дела нужно сделать в первую очередь, какие можно отложить, а какие можно вычеркнуть вообще.
План позволяет навести порядок в мыслях и является одним из способов борьбы с прокрастинацией. Одной из причин, почему мы откладываем дела, является непонимание того, что может быть сделано сейчас, в том числе — сложности с выбором задач. Когда в голове крутятся мысли “мне надо сделать это, это, вот это и еще вот то”, вы не можете решиться, за что взяться и заканчиваете свой день, сидя на диване с ощущением паники и того, что все выходит из под контроля, что дел слишком много и вы не справляетесь.
Как написать план, если в голове каша
В ситуации, описанной выше, когда вы обнаружили себя с ощущением перегрузки и незнанием, что же делать сейчас, рецепт прост: берите лист бумаги и пишите. Пишите все, что сидит в вашей голове и не дает покоя. Все дела, которые вам необходимо сделать сегодня, на этой неделе, в этом месяце и даже в этом году. Распишите все, что вас мучает.
Когда список будет готов, я уверена, что вы почувствуете облегчение. Теперь нам требуется распределить дела по важности и срочности.
Посмотрите внимательно ваш список и отметьте звездочкой (или как вам угодно) те дела, которые нужно было выполнить “еще вчера”. Кружочком отметьте те дела, которые важно сделать сегодня, но не прямо сейчас. Стрелочкой отметьте то, что можно перенести или вообще выкинуть из списка. Проделайте это для всех дел на неделю.
Теперь, когда вы провели сортировку дел, вы видите, с чего вам нужно начать. Не откладывайте, берите первое дело с экстремальной срочностью (дело из категории “нужно было еще вчера”) и принимайтесь за его исполнение. Далее переходите к делам, которые нужно завершить сегодня. Если после этих дел остается время, сделайте что-нибудь из списка со стрелочками. Если времени нет — перенесите дела на другие дни.
Как составить план, когда цель слишком большая или абсолютно незнакомая
Год назад я решилась провести вебинар по теме новогодних желаний. Идея меня вдохновляла, желание свернуть горы бурлило внутри, но я ничего не делала. Почему? Потому что не знала, как подступиться к этой новой для меня теме — проведение вебинара. Я, как и многие, была слушателем многих вебинаров, но как организовать процесс с той другой стороны, я не имела представления.
Чтобы не дать себе возможности соскочить, я проанонсировала вебинар, повесила его на TimePad и попросила друзей о перепосте в соцсетях. Начались регистрации. Назад дороги не было. Но дело не двигалось.
С приближением даты вебинара я поняла, что откладывать больше нельзя. Я села и написала все, что я знаю о вебинарах (что нужна презентация, хороший интернет и т.п.), все дела, которые я уже могу сделать, и все, что я не знаю (как выбрать площадку, как провести трансляцию и т.п.). У меня получилось 2 списка — список задач и список вопросов.
Далее я села и ответила на все свои вопросы. Да, даже если вам кажется, что вы ничего не знаете, на самом деле какой-то ответ у вас все равно имеется. Например, на вопрос “как выбрать площадку для проведения вебинара?” я ответила “спросить Дашу, Лену и Аню (поскольку у них есть опыт вебинаров)”. Эти ответы я также дописала в список задач. В итоге, у меня получился большой список дел, которые я УЖЕ могла начать делать. Задача перестала казаться нереальной. Процесс пошел.
Если сейчас перед вами стоит новая или сложная задача, пугающая вас, сядьте и напишите эти 2 списка, о которых я писала выше. Ответьте на свои вопросы и переходите к чтению текста ниже.
Получив первоначальный список дел, нам необходимо расставить приоритеты, наметить промежуточные результаты и поставить сроки. Если вы проделали упражнение из статьи “ Повышение продуктивности: как взломать свой поведенческий код ” и определили свои условия продуктивности, начинайте внедрять их на этапе планирования (для меня был важен четко определенный конечный срок и результат). Также на этом этапе важно отсечь те дела, которые делать необязательно. Приступая к чему-то новому, мы часто хотим сделать все идеально, поэтому добавляем в список много дел, которые на первом этапе лучше не пытаться реализовать.
Посмотрите на свой список дел и примените к нему правило Паретто. Отсеките все то, что можно отсечь. Когда вы закончите более важные дела и ваша цель будет близка как никогда, тогда вы сможете добавить “красоты”, но пока оставьте лишь самое необходимое, то, без чего ваша цель не будет реализована. Не гонитесь за идеальным решением, начните с прототипа.
Теперь выберите составляющие вашей цели. В примере с вебинаром я выбрала следующие промежуточные подцели:
— написание речи и репетиция,
— техническая подготовка к вебинару (выбор площадки, тест функций, подгрузка презентации и т.п.).
Все свои задачи я разнесла по этим трем категориям.
После этого определите, какая подцель идет первой, какая за ней, а какая параллельно. Написание и репетицию речи я оставила на самый конец, поэтому дела из этого списка я делала в самую последнюю очередь и не отвлекалась на них в начале. Часть дел из технической части я поставила в главный приоритет (выбор площадки), далее пошла подготовка презентации.
Разбейте крупные дела на конкретные действия, запишите все ресурсы, которые вам необходимы…и приступайте! Ваш первый план готов!
Что можно сделать, чтобы помочь себе
- Ежедневно перед началом работы потратьте 5 минут, запишите свои цели и приоритеты. Это вернет фокус внимания на текущие задачи и поможет избежать зависания в соц.сетях. После того, как вы запишите свои цели и приоритеты, перечислите задачи, которые вы сегодня сделаете.
- Оформляйте ваши планы таким образом, чтобы вам хотелось на них почаще смотреть. Используйте стикеры, цветные маркеры, красивую бумагу.
- Не перегружайте свой ежедневный план. Лучше написать меньше, но выполнить список, чем изо дня в день переносить одни и те же задачи, на которые у вас не хватило времени.
- Заведите себе партнера по планированию и раз в неделю обсуждайте с ним свои задачи и проблемы. Вместе с единомышленниками процесс идет легче.
Как и где планировать
В вопросах планирования важно найти “свои” инструменты. Пробуйте разные способы ведения плана — бумажный, электронный, списки, таблицы, майнд-карты.
Сегодня я веду план в бумажном ежедневнике + Trello. Некоторые задачи для наглядности я планирую через майнд-карты на сайте www.mindmeister.com .
В бумажном ежедневнике я использую систему Bullet Journal . Она претерпела некоторые изменения, но в общем, очень мне нравится. Также у меня есть мини-блокнот, в который каждое утро перед работой я переписываю цели и записываю список дел на день.
В дни, когда я не чувствую высокой концентрации, я начинаю планирование с фрирайтинга. Пишу свои приоритеты и спрашиваю себя, что я могу сделать сегодня, чтобы приблизиться к желаемой цели. Сначала со скрипом, но дела появляются, а фокус становится четче.
В Trello я веду несколько досок, они носят стратегический характер. Туда я записываю все идеи и дела, которые мне нужно обдумать, задачи на дальнее будущее. Там же у меня имеется список клиентов, доработок по сайту и прочее.
Майнд-карты для меня достаточно новый инструмент, но он позволяет по некоторым задачам прописать последовательность действий. Я не использую его повседневно, но для сложных задач он помогает мне наметить главные составляющие и разделить дела по категориям.
Никто не сможет дать вам идеальный рецепт того, как именно вам стоит вести вашу систему планирования, однако без опробования разных методик, прийти к своей собственной будет практически невозможно.
Пробуйте, экспериментируйте с разными методами, планируйте и, конечно же, действуйте!
Источник статьи: http://zen.yandex.ru/media/id/5a02a6d68139ba22bebbcfb0/plan—vsemu-golova-ili-kak-planirovat-chtoby-dostigat-rezultata-5a2652de48c85ebe6d85d5ea
Ежедневный план: Как организовать, чтобы сотрудники сами планировали свой рабочий день (версия 2.0)
Евгений Севастьянов
Консультировал в области регулярного менеджмента более 70-ти компаний: от 10 до 9.000 человек (включая: холдинги, сети магазинов, фабрики, сервисные компании, строителей, государственных служащих, веб-агентства, интернет-магазины). Ученик Александра Фридмана.
Один из соавторов книги «Социальные технологии Таллиннской школы менеджеров. Опыт успешного использования в бизнесе, менеджменте и частной жизни»: http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/
кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям
Запас эффективности вашей компании, или «Секрет Полишинеля»
Каждый из нас, руководителей, задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные, полученные опытным путем в моей компании, показали, что после внедрения ежедневного планирования и отчётности эффективность труда коллектива увеличилась
Не секрет, что в среднестатистической российской компании сотрудники тратят на работу в лучшем случае 3-4 часа в день из 8-ми. Однако все делают вид, что так и должно быть. Руководитель довольствуется постановками в виде бурной активности, как только он заглядывает в чей-то кабинет.
А подчинённые… А что подчинённые? Их такое положение дел более чем устраивает: в рабочее время можно решить кучу личных задач, оформить заказы в интернет-магазинах, пообщаться по телефону и в социальных сетях с друзьями и родными. Недаром говорят, что 80% людей работают настолько эффективно, насколько грамотно ими руководят.
Вывод банален и одновременно ужасен своей простотой: для того чтобы увеличить эффективность работы компании на 40%, достаточно сделать так, чтобы сотрудники работали хотя бы 6,5 — 7 часов в день (да, восемь — это уже высший пилотаж!).
Ежедневный план и отчёт — непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников
Но как понять: кто из сотрудников чатится в соцсетях, а кто непрерывно выдаёт результат? Постоянно стоять за спиной? Невозможно! Здесь на помощь приходят обязательные для каждого сотрудника ежедневные планы и отчёты о проделанной работе.
Если совсем кратко смысл ежедневных планов и отчётов заключается в следующем: сотрудник составляет план работ на каждый день исходя из 8-ми часового дня и отчитывается в конце рабочего дня по каждой выполненной задаче (затраченное время, результат и т.д.).
Любая хорошая технология имеет преимущества для обоих сторон. Поговорим об этом.
Преимущества ежедневного плана для компании
- Задачи решаются сотрудниками согласно принятым приоритетам (с учётом бизнес-требований компании), а не по принципу “хочется”, “проще” и “интереснее”.
- Вероятность “простоя” сотрудника стремится к нулю. Всегда имеются задачи в запасе. Если “простой” и возникнет, то он виден заранее.
- Посмотрев в планы, можно сразу убрать “высосанные из пальца” задачи и заменить их полезными, злободневными и актуальными.
- Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность “пустой растраты времени”.
Преимущества ежедневного плана для сотрудника
Серьёзный личный и профессиональный апгрейд: навык планирования крайне важен во всех сферах, и жизнь за пределами работы здесь не исключение.
Повестка дня
В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам. Отдельные статьи посвящены:
- Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных планов подчинённых — статья в разработке.
- Требования к рабочим отчётам, методика их создания — статья в разработке.
- Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных отчётов подчинённых. См. статью “Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»”.
Личная эффективность руководителя
Я также использую в своей работе технологию ежедневного планирования и отчётов. Отчитываюсь перед самим собой — берите на вооружение, если вам отчитываться не перед кем. Благодаря этому моя личная эффективность выросла в 2 раза (шутка ли!). В том числе и за счёт выполнения более приоритетных задач, ибо раньше я брался за те, что первыми приходили в голову.
И очень полезный инсайт. Когда начинаешь планировать, гораздо легче ещё на этапе плана подумать: твоя ли это задача, не лучше ли её делегировать? Когда к задаче уже приступил, и на середине ее реализации понял: хорошо бы делегировать, — “отпустить” её от себя уже гораздо сложнее.
Технология реализации и внедрения ежедневных планов
Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки реализованных задач и качество результатов.
Немало руководителей “обломали свои зубы” при попытке внедрить ежедневные планы и отчёты, и вот почему:
- Внедрение встретит яростное сопротивление офисных сотрудников. Смиритесь, это естественно, но к этому нужно готовиться. Возможно, вам будет полезна статья “Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): Подготовка, цели, риск “массовый отток персонала”.
- Внедрение ежедневных планов и отчётов, а также дальнейшая работа по поддержанию технологии в работе требует инвестиций времени, денег, управленческих усилий и воли руководителя. И главное, — молниеносной реакции на любое нарушение со стороны сотрудников.
- Внедрение дополнительно принесет тотальную прозрачность планов и отчётов. Руководитель любого вышестоящего уровня должен иметь возможность посмотреть отчёт любого нижестоящего руководителя и его подчинённых. За планы своих подчинённых отвечает непосредственный руководитель. Почему это не понравится сотрудникам? Далеко не каждый руководитель среднего звена заинтересован в наличии “всевидящего ока” у топ-менеджмента.
Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения
Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника
- Как только появляется задача, она заносится в план работ на текущий или последующие дни (вне зависимости от того, в какой форме она была поставлена) с ориентировочной датой планируемого выполнения.
- Если задача относится к категории дел “несрочные и неважные”, она заносится в так называемый STACK (хранилище) задач. Сотрудник обращается к STACK’у при очередном планировании на неделю, или когда у него возникает простой в работе.
Поставленная задача, занимающая более 3 часов (кроме участия в мероприятиях и встречах), разбивается на более мелкие, которым в качестве базовой присваивается первоначальная.
Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников
Чтобы получить пример таблицы приоритетов, благодаря которой сотрудники справляются с самостоятельным планированием, выполните 2 простых действия:
1) Напишите развёрнутый комментарий к статье (форма для комментариев расположена в самом низу статьи, см. скриншот https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Поделитесь своим опытом внедрения планирования для подчинённых (не обязательно успешным).
2) Отправьте запрос на получение примера таблицы приоритетов через мои личные аккаунты в социальных сетях:
- Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). В план включаются следующие задачи:
- Планируемые в рамках проектов;
- Полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устно, по почте, скайп и т.д.). Если задача стоит во внешней системе постановки задач, то необходимо добавить ссылку url на эту задачу; при получении задачи (устно, по почте, скайп), ее необходимо занести в свой план работ самостоятельно. При этом действуют все требования по формату занесения задач.
- Планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе.
- У каждой задачи необходимо указать:
- Название задачи. Должно отражать, какие действия и с каким объектом необходимо выполнить. Желательно для этого использовать для существительных именительный падеж и повелительное наклонение глагола. Это очень сильно облегчает последующий поиск среди всех задач. Пример: Разработать регламент: планирование (“разработать” — повелительное наклонение; “регламент: планирование” — именительный падеж).
- Планируемое время на выполнение. Пример: Сделать коммерческое предложение: 2 часа 30 минут
- Дедлайн (крайний срок, к которому задача должна быть выполнена). Если вы не можете определить дедлайн задачи, — обратитесь к своему непосредственному руководителю.
- Краткий план по выполнению данной задачи. Добавить ссылки на алгоритмы, по которым вы планируете действовать и/или краткий план действий. Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает кучу вопросов при обсуждении плана работ и риск, что задача будет сделана неэффективным/неоптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки.
- Приоритет. Исполнитель определяет его самостоятельно по отдельно формализованным правилам. Если определить не может, — необходимо обратиться к непосредственному руководителю.
- Если сотрудник видит “недостаточность” своего ресурса для поставленной задачи, он обязан незамедлительно об этом сообщить постановщику задачи и своему непосредственному руководителю.
Ежедневный план работ
- План необходимо создавать на основе еженедельного плана и поступающих оперативных задач (до внедрения еженедельного планирования: на основе известных на этот день задач).
- План на следующий день составляется до конца текущего рабочего дня.
- Плановое время на ежедневные задачи рассчитывается:
- для офисных сотрудников исходя из 8 часов минус обычное время для решения оперативных и форс-мажорных задач (для руководителей проекта: 7 часов — плановые; 1 час — на решение поступающих задач). Планируемое на задачи время может варьироваться в зависимости от дня недели и других условий.
- для внештатных специалистов — ежедневный лимит времени, оговоренный при обсуждении условий сотрудничества.
- План на новый день размещается сверху над планом за предыдущий день (если для планов используются текстовые документы).
- Если в день уходит более 4 часов на внеплановые (по отношению к планам проектов) задачи, или становится видно, что при текущей загрузке НЕ могут быть выполнены планы проектов, об этом сразу ставится в известность руководство (не позднее следующего дня).
Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)
В примере показан план, который сотрудник создаёт в системе Битрикс24. На скриншоте представлены только первые шесть задач, остальные — не поместились на экран. Выделенные столбцы: 1 — название задачи; 2 — крайний срок выполнения; 3 — планируемое время выполнения.
Переход к еженедельному планированию
После освоения ежедневных планов сотрудники переводятся на еженедельное планирование. При этом ежедневное планирование сохраняется, но значительно упрощается, т.к. в еженедельном плане задачи разделены по дням. Если вы не занимаетесь ежедневным планированием с подчинёнными, возможно, они планируют свою неделю как на картинке ниже.
Основные преимущества еженедельного планирования:
- больший горизонт планирования по сравнению с одним днём
- экономия времени сотрудника и значительная экономия времени руководителя
Еженедельный план работ
- Как составлять план?
- Пройтись по всем ежемесячным планам проектов, взять из них список задач с дедлайном до конца недели + 5 дней.
- Открыть свой ежемесячный план работ и выписать часть работ оттуда.
- Занести в еженедльный план оперативные задачи (заранее известные или поставленные руководителем).
- План на новую неделю необходимо составить в последний рабочий день предыдущей недели (как правило, пятница).
- Задачи необходимо запланировать на всю рабочую неделю с учётом запаса времени для вводных (определяется для каждой должности индивидуально).
- Составленный план на неделю необходимо уточнить (на основе информации, полученной за выходные и с утра в первый рабочий день) в первый рабочий день недели, до 12:00 (как правило, понедельник)
- Для специалистов, имеющих небольшой уровень “непредвиденной” работы (работы по обслуживанию сайтов, руководство проектом продвижения) неделя должна быть распланирована без учёта непредвиденных работ.
- ведь на то задачи и “непредвиденные” — могут быть, а могут и НЕ быть.
- если план не выполнен в связи с тем, что выполнялись поступившие “вновь” задачи, то часть задач из плана может быть перенесена на следующую неделю.
Автоматизация ежедневных и еженедельных планов
Самый популярный вопрос: “В каком виде подчинённые должны делать планы?” В идеале делать планы нужно в виде задач в системе, где в дальнейшем по ним будет вестись учёт времени выполнения и формироваться отчёты. На мой взгляд, на сегодняшний день для этого больше всего подходит система «Битрикс24».
Что делать, если в вашей компании другая система для постановки задач? Подумайте как организоваться планирование с её помощью на основе сформулированных мной требований к планам. И даже если системы постановки и учёта задач у вас нет вовсе, не беда. В моей компании длительное время планы на день и на неделю делались в отдельных текстовых файлах в формате GoogleDocs (очень удобно редактировать и обсуждать). И только спустя некоторое время мы перешли полностью на работу в Битрикс24.
Ответы на часто задаваемые вопросы по ежедневным планам
Как ставить задачи, если сотрудник-исполнитель не является непосредственным подчинённым руководителя?
Либо получить полномочия ставить такие задачи в рамках проектного подчинения, либо согласовать добавление задачи с непосредственным руководителем исполнителя.
Важно помнить: время не резиновое. Когда поступает новая задача, она “выталкивает” из плана другую задачу. Приоритеты в расстановке задач — это вопрос компетенции непосредственного руководителя.
Получается, что эта система вводит “тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель. А этого руководителя должен контролировать его руководитель?
Руководитель контролирует составление планов своих непосредственных подчинённых (пример: руководитель отдела разбирает планы сотрудников отдела), но не обязательно каждый день. Для лояльных сотрудников (через 1 год после старта внедрения регулярного менеджмента других в вашей компании не останется) частота проверки может быть 1 раз в 3 дня, 1 раз в неделю.
Очень многое зависит от должности и опыта конкретного сотрудника. А также от типа планирования, который используется в дополнение к ежедневным и еженедельным планам: планирование на месяц по проектам, стратегические планы по проектам. Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”
Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к. это отнимает время и внимание
Планирование работы для своих подчинённых и контроль её выполнения — прямые обязанности руководителя. Для того чтобы освоить эту функцию, рекомендую заниматься “прокачиванием” своих управленческих компетенций. В помощь статья “ Ключевые компетенции руководителя для эффективного управления подчинёнными — «страшный» чек-лист для самопроверки и оценки ”.
Важно оценить, есть ли в вашей компании “перекос” для руководителей в работе на “производство результата”. В первую очередь, руководитель должен выделять время на управление подчинёнными, производство же результатов — во вторую очередь и по остаточному принципу времени. Если вы выделяете достаточное время руководителю на управление, и при этом он всё равно стремится производить результаты своими руками, в то время как его подчинённые прохлаждаются, — это хороший специалист, но плохой руководитель.
Источник статьи: http://openstud.ru/blog/for-businessmen/everyday-plans-v2/