Как написать дополнение к письму образец

Дополнительное письмо к сопроводительному письму по актам согласования

Рекомендации спецорганов СРО.

Публикуем короткую рекомендацию, которая является плодом совместных усилий дисциплинарного и методического органов СРО и кадастровых инженеров.

Анализ многочисленных обращений по фактам непереданных актов со стороны органа регистрации прав и филиалов ФГБУ выявил часто встречающиеся несоответствия в оформлении передаваемых актов согласования границ, которые становятся основанием для отказа в приеме таких актов.

К таким основаниям можно отнести:

Отсутствуют сведения о страховом номере индивидуального лицевого счета в системе обязательного пенсионного страхования, что нарушает пункт 8 Приказа 363 (далее — Приказ).
Акт согласования не соответствует требованиям п. 11 Приказа. Т.е. так называемое «противоречие информации», когда, например, составе межевого плана (Далее — МП) приложен скан-образ акта согласования, отличающийся от оригинала акта согласования, направленного с сопроводительным письмом (весьма распространенная ситуация, которая, однако, не свидетельствует о том, что направленные акты согласования не являются подлинными либо оформлены с нарушением действующих требований).

При получении таких уведомлений, необходимо приложить деятельные усилия по устранению несоответствия, исправив выявленные недостатки или направив оригинал акта согласования, соответствующий скан-образу в МП. При этом такую отправку в уполномоченный орган нужно делать в форме дополнительного письма к ранее направленному сопроводительному письму (с обязательным указанием реквизитов исходного сопроводительного письма).

Примерное содержание письма:

В филиал ФГБУ (Управление Росреестра)
по _________________________ области
адрес:______________________________
от кадастрового инженера
адрес:______________________________

В дополнение к ранее направленному сопроводительному письму (письмам) от «____» __________ №______, в соответствии с требованиями п.9 ч.2 ст. 29.1, ч.5 ст.33 Федерального закона от 24.07.2007 №221-ФЗ «О кадастровой деятельности», приказа Минэкономразвития РФ №363 от 09.06.2016 «Об утверждении порядка и сроков хранения актов согласования границ земельных участков, подготовленных в ходе выполнения кадастровых работ, а также порядка и сроков их передачи в орган, уполномоченный на осуществление кадастрового учета объектов недвижимости» направляем Вам дополненные сведения для завершения процедуры передачи акта(актов) согласования местоположения границ земельного участка и документов, свидетельствующих о соблюдении установленного порядка извещения заинтересованных лиц о проведении собрания о согласовании местоположения границ земельного участка (при наличии), включенный(ые) в состав межевого плана:

1. Вид кадастровых работ:	уточнение местоположения границы и площади земельного участка
2. Сведения об объекте кадастровых работ:
Кадастровый номер земельного участка	56:00:000000:00
Обозначение (в соответствии с межевым планом)
3. Сведения о кадастровом инженере:
Фамилия, имя, отчество
Страховой номер индивидуального лицевого счета в системе обязательного пенсионного страхования
Номер регистрации в государственном реестре лиц, осуществляющих кадастровую деятельность
4. Дата подготовки межевого плана

Кадастровый инженер __________________________________________

Должность, подпись и ФИО лица, ответственного за хранение актов согласования границ

Однако, мы понимаем, что не всегда есть возможность оперативно принять меры и уложиться в установленный Приказом №363 срок — 30 рабочих дней. В этой связи, направление такого дополнительного письма с указанием фактических обстоятельств станет весомым аргументом при рассмотрении обращения от органа регистрации прав о «непереданном» акте дисциплинарным органом СРО.

Приведем пример и дадим фактическую рекомендацию

Скан-образ акта в составе МП	Бумажный акт, направленный с сопроводительным письмом

Уведомление органа регистрации о непереданном акте	Рекомендации СРО
	Уважаемый __________, Вам надлежит написать и направить в орган регистрации прав письмо с указанием на то обстоятельство, что направленные вами бумажные акты (с датами) подписаны уполномоченными лицами и оформлены в соответствии с требованиями действующего законодательства. Методическим органом СРО вам не рекомендовано направлять в орган регистрации прав акт, оформленный с нарушением действующего законодательства.

Наше общее резюме по указанной и аналогичным ситуациям выявления «противоречия информации» в скане и бумажном акте, которые не связаны с явными подделками, подписанием неуполномоченным лицом и т.п. — не считать их основанием вынесения мер дисциплинарного характера.

Источник статьи: http://kiportal.ru/stati/stati-i-analitika/dopolnitelnoe-pismo-k-soprovoditelnomu-po-aktam.html

Дополнение к письму образец как написать

Самая важная информация и ответы на вопросы в статье: «Дополнение к письму образец как написать». Актуальность данных для 2020 года вы можете уточнить у дежурного консультанта.

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ
(извещение, уведомление)

Текст письма-сообщения пишется в произвольной форме и может быть ориентирован либо на использование стандартных языковых формул, либо на форму частного письма. Если в переписке организаций наиболее употребительной является первая форма, то при работе с индивидуальными клиентами целесообразно использовать второй вариант.

Вводной частью письма может быть мотивация, объясняющая причины составления текста сообщения. В ключевую фразу письма-сообщения в этом случае могут входить слова и выражения:

В ответ на Ваше письмо.
В дополнение к нашему письму.
В соответствии с достигнутой ранее договоренностью.
В соответствии с нашей договоренностью.
На основании нашего телефонного разговора.
На основании устной договоренности.
Согласно постановлению правительства.
Согласно Вашей просьбе.
Согласно протоколу о взаимных поставках.

В целях выполнения распоряжения.
Для согласования спорных вопросов.
Для согласования вопросов участия.
Для наиболее полного освещения деятельности Вашей организации в СМИ.
Для решения спорных вопросов.
В целях безопасности прохождения груза.
Во избежание конфликтных ситуаций.
С целью ознакомления с. высылаем Вам.

В случае, когда мотивация письма не является необходимой , письмо начинают с глагола действия. Глаголы употребляются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже — в форме 3-го лица единственного числа. Следует заметить, что в письмах форма 1-го лица выражает позицию юридического лица (организации, предприятия).

Ключевая фраза письма имеет вид:

Сообщаем, что.
Извещаем.
Уведомляем.
Информируем.
Ставим Вас в известность, что.
Считаем необходимым поставить Вас в известность о .
Доводим до Вашего сведения, что.
Нам приятно сообщить (Вам), что.
Имеем честь сообщить (Вам), что.
С радостью сообщаем (Вам) о.

Если глаголы употребляются в форме 3-го лица, то речевые действия передаются описательно:

ООО «Престиж» уведомляет Вас о том, что.
ОАО «Максимум» информирует партнеров (клиентов) о.

«В дополнении» или «в дополнение» как пишется?

Чтобы разобраться в том, как пишется «в дополнении» или «в дополнение», необходимо вспомнить правила склонения существительных. Вместе обратимся к ним и выясним, какое же написание является верным.

Как правильно пишется

Обе конструкции соответствуют орфографической норме, но употребляются они в разных контекстах – в дополнение(и).

Какое правило применяется

Данное сочетание состоит из простого предлога и существительного. Но употребляться оно может как в роли существительного, так и в роли производного предлога. Если мы используем эту конструкцию как предлог, то пишем второе слова с «е» на конце. В этом случае его можно заменить наречием «дополнительно».

Сравните с аналогичными случаями правописания: в течение (времени), в продолжение (сказанного), вследствие (урагана). Если мы употребляем это сочетание в значении «в дополненной части/объекте», то пишем существительное с гласной «и», так как мы имеем дело с предложным падежом.

Сравните с такой парой: в заключение (в конце) он всех поблагодарил – в заключении (заключительная часть) есть ошибка.

Примеры предложений

В дополнении к этой исследовательской работе содержатся ошибки.
В дополнение к сказанному хочется поблагодарить всех присутствующих.

Как неправильно писать

Оба написания могут быть неправильными в зависимости от контекста.

Как правильно писать: «в дополнение к» или «в дополнении к»?

Сочетание «в дополнение к» пишется по-разному, и с «Е», и с «И» в окончании основного слова. Но к этому утверждению требуется много дополнений. Попробую их рассмотреть на практических примерах:

1.»В дополнение к нашему официальному письму хотели бы попросить Вас оказать некоторое содействие в вопросе по устранению неполадок в системе».

В этом предложении сочетание «в дополнение» очень похоже по своим функциям на предлог. Да и не только похоже, а предлогом и является, если в этом письме, о котором рассказывается в предложении, нет никакого дополнения. Поэтому мы написали » в дополнениЕ».

2.»В дополнении к нашему письму, которое Вы увидите на последней его странице, мы постарались объяснить Вам ситуацию, произошедшую с нами накануне».

Предложение очень похоже на первое. Но всё-таки оно не точно такое же. Разговор идёт о каком-то письменном дополнении, которое следует за основным текстом письма. Значит «дополнение» — это имя существительное в предложном падеже. И мы поставим в конце букву «И».

3.»В дополнение к письму внесите ещё пару слов о распределении бонусов за концерт». Снова видим имя существительное. Но уже в винительном падеже. В окончании поэтому ставим «Е».

В дополнении к своему ответу (именно «И», так как это дополнение мы видим и читаем) — несколько предложений для более точного запоминания правильности написания:

❞ В дополнение к моему поздравлению решил сделать небольшой подарок.

❞ В дополнении к поздравительной речи придётся придумать что-то радостное, на пару абзацев.

❞ В дополнение к предыдущим словам хочется приложить свои наилучшие пожелания.

❞ В дополнение ко всему ответу считаю нужным представить иллюстрацию для лучшего запоминания информации.

И сколько бы ни было велико сомнение,
К словам необходимо дополнение.
И мысли пусть не так оригинальны в исполнении,
А стих пусть будет для заключения и в дополнении.

Составляем письмо-сообщение

Письмо-извещение о продолжении сотрудничества, информирование о сроке действия договора. Предметом такой переписки может стать рассказ о деятельности компании и ее продукции. В данной статье вы найдете правила и примеры составления писем-сообщений.

Из статьи вы узнаете:

Деловое письмо-сообщение

Структура письма-сообщение в общих чертах совпадает со структурой классического делового письма – вступление, основная часть и заключение. В зависимости от содержания, адресации и цели данного вида послания, можно выделить несколько его разновидностей:

извещение (например, о переносе даты переговоров);
уведомление (изменении реквизитов или адреса);
заявление (о намерениях);
подтверждение (денежных средств или товара);
напоминание (о соблюдении условий договора);
рекламно-информационное (о деятельности компании и предлагаемых товарах и услугах).

Нередки случаи, когда к сообщению прилагают сопроводительные материалы, содержащие более подробную информацию по теме, заявленной в самом послании. Это могут быть положения законодательных и других нормативно-правовых документов.

Подпись данного вида документа осуществляется либо руководителем организации, либо его заместителем, либо секретарем. Часто в случае отправки в большому количеству адресатов текст вообще оставляют без подписи или используют факсимиле.

Образец письма-сообщения о смене директора

Образец письма-сообщения

Официальное письмо-сообщение

Официальное письмо-сообщение – информационный текст об определенных событиях, представляющих интерес как для автора, так и для адресата послания. Подобные послания могут быть двух типов: инициативные и ответные.

В соответствии с общими правилами оформления деловой переписки, текст сообщения печатается на бланке организации. Обязательно указание реквизитов как отправителя, так и получателя. Далее следует заголовок и содержание основной части. Наличие заключительной части определяются размером и степенью детализации сообщаемой информаций. Для кратких информационных сообщений наличие заключения не обязательно.

Текст начинается стандартной формулой:

Сообщаем (извещаем, уведомляем, информируем) вас о том, что…
Считаем необходимым сообщить…
Доводим до вашего сведения, что…
Считаем необходимым поставить вас в известность, о…

Если текст носит ответный характер, то первой фразой может стать:

В ответ на ваше письмо, сообщаем…
В ответ на запрос, извещаем…

Кроме того, текст может указывать на причины, по которым он был составлен. В этом случае можно использовать такие фразы:

На основании устной договоренности между нами;
В дополнение к вашему письму;
В соответствии с договором, подписанным раннее;
В целях дальнейшего согласования вопроса;
Во избежание возникновения конфликтной ситуации;

В большинстве случаев текст послания составляется в произвольной форме. Характер стилистического изложения определяется коммуникативной традицией, установившейся в процессе письменного взаимодействия между партнерами – она может быть подчеркнуто официальной, а может – неформально-дружеской. Единого стандарта здесь не предусмотрено.

Письмо-извещение

Отдельную разновидность письма-сообщения представляет собой извещение. Это служебное послание, основной целью которого является донесении информации о времени и месте проведения различных публичных мероприятий: совещаний, конференций, заседаний, семинаров и т.п.

Рассылка извещений производится чаще всего большому количеству адресатов для привлечения их к участию в планируемом публичном мероприятии. Кроме самого факта проведения мероприятия, его месте и времени, извещение может включать в себя информацию об условиях участия, порядке размещения, вступительных взносах, повестку дня, программу заседания, список участников, условиях проживания и любые другие необходимые сведения.

Извещения подписываются руководителями организации или их заместителями, которые несут ответственность за подготовку и проведение мероприятия. Если в организации публичного события принимают участие несколько организаций, то подпись на извещении ставят все руководители или лица, ответственные за проведение.

Образец письма-извещения

Письмо-уведомление

Другая разновидность письма-сообщения, содержащая официальную информацию, имеющую значение для адресата, — уведомление. Уведомлять можно об изменении банковских реквизитов, почтового или юридического адресов, смене названия фирмы и т.п.

Образец делового письма

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

дата написания,
реквизиты отправителя и получателя,
вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

На что обращать внимание при составлении письма

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Как отправить письмо

Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

Сопроводительное письмо к документам

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
к декларациям в ФНС, ФСС;
к договору на подпись контрагентам;
к коммерческому предложению;
к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Структура документа

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

должность получателя и его ФИО;
наименование компании или ведомства;
адрес компании или ведомства.

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Текст сопроводительного письма

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

«Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
«Просим информировать установленным порядком»;
«Просим согласовать и возвратить с комментариями».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

название документа нужно писать полное;
отмечают количество экземпляров документа;
отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Важные нюансы

Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667

Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2019 в 2 экз. на 2 л.
Счет-фактура №53 от 11.12.2019 в 1 экз. на 1 л.
Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2019 в 1 экз. на 6 л.

С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович

Письма. Виды писем, порядок их составления и оформления.

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи).

В зависимости от содержания различаются следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др.

Письма составляются в структурных подразделениях, в компетенцию которых входит решение соответствующих вопросов.

Письма подписываются руководителями организации и ее структурных подразделений согласно их компетенции и распределению обязанностей, закрепленным в локальных правовых актах организации.

При подготовке писем используется специальный бланк для письма, оформляемый в соответствии с требованиями СТБ 6.38-2004. Чистые листы бумаги используются только при подготовке совместных писем, исходящих от двух и более организаций.

Согласно СТБ 6.38-2004 без заголовка допускается составлять лишь письма формата А5, т.е. текст которых не превышает 5-7 строк (как правило, сопроводительные письма).

Заголовок письма формулируется при помощи существительного (прямого или отглагольного) в предложном падеже и отвечает на вопрос «О чем?».

Важнейшим реквизитом, который всегда присутствует в письмах, является реквизит «адресат». Его располагают в правом верхнем углу рабочей площади документа под бланковыми надписями (на уровне реквизитов «дата» и «регистрационный индекс»).

Датой письма является дата его подписания.

Основным информационным элементом любого документа, в т.ч. письма, является текст. В зависимости от вида письма (служебное, коммерческое, рекламное, информационное и т.п.) его текст будет иметь свои особенности. Что касается общих требований к тексту письма, то они заключаются в следующем: во-первых, письмо должно быть посвящено одному вопросу, во-вторых, оно не должно быть большим по объему (как правило, до 1 страницы, в исключительных случаях — до 5). Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разным вопросам, то следует составлять отдельные письма по каждому из них.

Деловое письмо должно быть написано деловым стилем. При составлении писем рекомендуется пользоваться простыми предложениями, применять устойчивые (трафаретные) словосочетания и словесные формы.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа («просим», «направляем, «сообщаем», «предлагаем» и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. В некоторых случаях, например, если письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату, допускается форма изложения текста письма от первого лица единственного числа («прошу», «предлагаю»).

Применяя в деловом письме узкоспециальные термины (профессионализмы) и не имея уверенности в том, что адресатом они будут поняты, следует в скобках объяснить их значение.

В тексте письма при обозначении даты используется цифровой способ: 23.12.2007. Словесно-цифровой способ оформления даты допускается использовать в письмах финансового характера, например в гарантийных письмах.

Простые письма создаются в случаях, когда не требуется детального описания сложившейся ситуации, раскрытия организационных, правовых и иных вопросов, связанных с проблемой, которая излагается в тексте письма. Текст письма, состоящего из 2 смысловых частей, включает в себя краткое обоснование (причины, мотив) и заключение — просьбу, отказ, предложение и т.п. К типу простых писем относятся, как правило, сопроводительные письма, приглашения, извещения, напоминания, гарантийные письма и т.д.

Сложные письма создаются в случаях, требующих, детального описания управленческой ситуации, анализа поднимаемых в письме вопросов, изложения доказательств, причин принятия соответствующего решения или подготовленного предложения. Сложные письма с точки зрения композиции состоят из трех или более самостоятельных частей: вступления, основной части и заключения. Эти части могут дополняться также обращением, которое обязательно в коммерческой переписке, а также желательно при обращении к конкретному должностному лицу.

Основная смысловая нагрузка сложных писем заключается во вступлении, основной части (иногда их объединяют в одну) и заключении.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины или повод его написания.

В основной части тема раскрывается через описание сложившейся ситуации, а также дается ее анализ. В этой части приводятся также доказательства, позволяющие сделать выводы (предложения) и (или) высказать просьбу в заключительной части письма.

Заключение — это итог рассмотрения темы или предмета письма. В заключении излагаются выводы, предложения, просьбы и т.п.

В некоторых случаях текст сложного письма может дополняться еще одной частью — опровержением. Опровержение используется тогда, когда у адресата может возникнуть ощущение неубедительности приведенных доказательств, примеров.

Исходящие письма подлежат визированию на общих основаниях. Визы в исходящих документах оформляются на экземплярах, остающихся в организации-отправителе (отпусках).

Обязательным реквизитом письма является также отметка об исполнителе, оформляемая согласно установленным требованиям.

Полностью оформленное и завизированное письмо представляется на подпись руководителю. Вместе с 1-м экземпляром письма одновременно подается его копия, которая останется в организации после отправки письма. Руководитель подписывает лишь первый экземпляр документа, который отправляется адресату, а отпуск заверяется службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

Для придания письму юридической силы в большинстве случаев достаточно подписи, а также реквизитов бланка и регистрационных данных, поэтому печать на письмах не ставится. Проставление печати является обязательным только на гарантийных письмах, которые связаны с расходованием денежных и материальных средств.

Принято выделять следующие виды деловых писем.

По тематическому признаку деловые письма разделяют на:

Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. К ним относятся следующие деловые письма:

оферта(письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;

письмо-запрос — обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;

рекламация (письмо-претензия) — претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

2.Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений. К ним относятся:

благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;

гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;

информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) — предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;

письмо-напоминание — содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;

письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;

письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;

письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;

письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;

сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

По функциональному признаку деловые письма делятся на:

Письма-ответы – ответы на инициативные письма.Инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью.

Письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение).

Письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

По признаку получателя деловые письма делят на:

Циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно.

Обычные письма — адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку деловые письма бывают:

Одноаспектные – рассматривают один вопрос.

Многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре выделяют следующие деловые письма:

Регламентированные – составляются по определенному установленному образцу.

Нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

По форме отправления деловые письма могут быть:

Конвертные – отправленные с помощью почты в конверте.

Электронные – отправленные в электронном виде на e-mail.

Факсовые – отправленные по факсу.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Как то на паре, один преподаватель сказал, когда лекция заканчивалась — это был конец пары: «Что-то тут концом пахнет». 8474 —

| 8067 — или читать все.

185.189.13.12 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)
очень нужно

ОБРАЗЦЫ ВВОДНЫХ ФРАЗ ТЕКСТА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Примеры фраз, которые могут составить основу делового письма

Ваш заказ будет выполнен, если Вы .
Ваша просьба (предложение) находится на рассмотрении. По получении результатов рассмотрения сообщим незамедлительно.
Ваше предложение с удовольствием (благодарностью) будет принято, если Вы согласитесь внести изменения .
Ваша просьба о . удовлетворена .
В ответ на Ваше письмо от . сообщаем, что Ваша просьба о поставке . решена положительно.
В ответ на Вашу просьбу (заказ) с сожалением сообщаем (вынуждены сообщить), что выполнить ее не имеем возможности (не можем) в связи со следующими обстоятельствами.
К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам.
К сожалению, мы вынуждены отклонить Ваше предложение. Нам необходимы дополнительные сведения о .
Настоящим просим сообщить о сроках .
Настоящим сообщаем, что Ваше предложение принято .
Обращаемся к Вам с просьбой выслать .
Просим Вас поставить нас в известность о .
Просим сообщить нам о Вашем решении по вопросу .
Просим сообщить нам о приемлемости для Вас нашего предложения по .
Просим ускорить выполнение принятых Вами обязательств по .

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Для студентов недели бывают четные, нечетные и зачетные. 9560 —

| 7483 — или читать все.