Как написать деловое письмо партнерам

Образец делового письма

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

дата написания,
реквизиты отправителя и получателя,
вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,

просьбы и объяснения

заключение.

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

На что обращать внимание при составлении письма

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Как отправить письмо

Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

Источник статьи: http://assistentus.ru/forma/delovoe-pismo/

Ведение переговоров с деловыми партнерами

Переписка – один из способов делового общения. Она позволяет сэкономить время, необходимое при личном обращении. Это эффективный инструмент разрешения проблем, налаживания отношений. Многообразие видов деловых писем, возможности их доставки по почте, факсу, интернету сделали деловую корреспонденцию незаменимой.

Виды деловых писем

По своему назначению, правилам оформления и требованиям к содержанию деловая переписка подразделяется на несколько категорий. Каждаяимеет характерные особенности, которые нельзя применять в других случаях. Деловой характер переписки возможен между равными участниками переписки.

Классификация деловых писем:

информационно-уведомительные;
требующие ответной реакции;
содержащие напоминание, недовольство;
общего характера;
ответы.

Ознакомительной деловой корреспонденцией считаются письма, в которых содержатся сведения о свойствах товаров или услуг и обязательства производителя или продавца:

В деловом письме к партнерам с конкретным запросом, прошением текст составляется таким образом, чтобы получатель был обязан дать ответ.

Внимание! Письменное обращение подчиненного к руководству не относится к деловым письмам.

После заключения коммерческих соглашений одним из видов регулирования и выполнения договорных отношения является деловая переписка. В таких письмах упоминается о взятых обязательствах, претензии, предложения о сотрудничестве.

Письменные сообщения с выражением благодарности, соболезнования, приглашения, рекомендации, инструкции относятся к общей категории деловой переписки.

Письма-ответы должны содержать ссылку на письмо-запрос (просьбу, уведомление, претензию). Прежде, чем отвечать по сути, необходимо дать понять, что смысл обращения был понят.

Стандартная структура делового письма

Внимание! Письменное сообщение делового характера состоит из трех, связанных между собой по смыслу, частей.

Вводная часть. Здесь указывается руководящее лицо, наименование компании, организации, кому письмо предназначено. В шапке делового документа обязательна информация о том, кто обращается, его реквизиты, исходящий номер с датой. После прямого обращения необходимо сообщить, что послужило причиной отправки делового послания.

Основная часть содержит информацию по сути: запрос, уведомление, претензию, соболезнование, ответ.

Заканчиваться письмо может по-разному, в зависимости от его категории. Если это запрос, претензия, требование, рекламация, то деловому партнеру дается понять, что необходимо устранить имеющиеся недостатки.

В письмах-предложениях, поздравлениях, соболезнованиях заключительная фраза содержит благодарность, пожелание, сочувствие. Личная подпись с расшифровкой является обязательной.

Инструкции-циркуляры издаются в нескольких экземплярах и имеют особое окончание. Это может быть только подпись ответственного лица.

Текст и язык делового письма

Внимание! Изложение содержания должно носить официальный характер

Прилагательные, причастные и деепричастные обороты используются в минимальных количествах. Они придают речи, как устной, так и письменной, цветистость и эмоциональную окраску, что неприменимо в деловом письме.

Фразы должны быть из лаконичных предложений, содержащих конкретную информацию в полном объеме. Представленные сведения подтверждаются фактами, не подлежащими сомнению. Описываемые события произошли в ближайшем прошлом.

В основной части текста отсутствуют личные обращения, оценки (как положительные, так и негативные).

Общие правила написания

Деловые письма похожи по своему стилю, так как используются одни и те же стандарты в написании фраз, употребляются одни и те же обороты и словосочетания, тональность.

Официальное обращение не содержит эмоциональных упреков, восклицаний, пожеланий. Оно должно быть написано в сухом, нейтрально-сдержанном тоне. Применяемые формулировки имеют логическую законченность и точность.

При одинаковых ситуациях используются одни и те же словосочетания, сокращения, термины, например:

Существительные применяются в родительном и дательном падеже. Глаголы должны составлять большую часть текста. Наиболее частая форма обращения к официальному лицу на «Вы»: «Вам», «Вашему», «Вашим».

Что недопустимо в деловом письме

Обмен письмами начинается чаще всего после проведения переговоров с деловыми партнерами. При переписке нельзя допускать фамильярность, угрозы, прямые упреки. Не надо перегружать содержание излишними подробностями, сравнениями, сочными эпитетами.

Получатель делового письма не будет тратить на его прочтение более 1 мин. Лаконичность содержания – главное условие для восприятия послания.

Излишняя официальность, особенно при компаньонских взаимоотношениях, вызовет негативную реакцию адресата, заставит его подумать о двойных стандартах со стороны отправителя.

Текст должен быть структурирован для облегчения понимания: абзацы, подзаголовки. В противном случае получатель может не понять до конца изложенный смысл.

Недопустимо, при составлении послания, допускать орфографические, пунктуационные, стилистические ошибки.

Нельзя обосновывать сообщение на недостоверных фактах. Это существенным образом подорвет отношения компаньонов, вызовет недоверие к последующим отправлениям.

Деловая корреспонденция может понадобиться в качестве доказательных документов в суде, арбитраже. При ненадлежащем оформлении она утратит юридическую силу.

Шаблоны и фразы деловой переписки

Шаблон означает постоянное применение одного и того же приема структурирования текста при однотипных посланиях.

Например, в обращениях, запросах, ответах, гарантийных посланиях в шапке письма указываются сведения отправителя и получателя. В одних случаях достаточно перечислить название компании, ФИО адресата, его должность.

В расширенном варианте дополнительно указываются:

адрес;
контактный телефон;
расчетный счет;
регистрационный номер.

При запросах и ответах обязательно наличие исходящего номера и даты отправления. Такие письма регистрируются для контроля над своевременностью ответа и выполнения обязательств.

Фирменные бланки выполнены на основе шаблона, что облегчает ведение официальной переписки.

По их оформлению становится понятно, для чего они предназначены. В каждой организации, компании разрабатывают свои формы бланков.

Несмотря на отличие в отдельных элементах, документы имеют одинаковую информативность:

наименование фирмы;
адресные данные;
телефон/факс;
электронная почта;
сайт.

Стандартные слова, словосочетания и фразы, применяемые в официальной корреспонденции:

согласно пункту… договора от …;
оказать поддержку;
на протяжении …;
пишу Вам, обращаюсь к Вам;
с уважением;
с наилучшими пожеланиями;
принять к сведению;
к сожалению, у нас нет возможности…;
нам искренне жаль;
вынуждены…;
не можем удовлетворить;
в соответствии;
просим Вас.

Это неполный перечень терминов, обязательных при написании писем для сторонних организаций.

Секреты правильного оформления и внешние атрибуты

Делопроизводство включает в себя правила оформления деловых писем. При их заполнении учитываются такие нюансы, как размерность и вид шрифта, разметка страницы, правильность написания и размещения реквизитов.

Внимание! Письмо заполняется на фирменном бланке или листе бумаги А4.

В верхней части бланка размещаются сведения о компании:

логотип;
название;
адрес;
телефон/факс/e-mail;
банковские реквизиты;
регистрационные данные.

Ниже слева напечатан шаблон для проставления даты и номера на входящий и исходящий документ.

Внизу бланка слева печатают должность отправителя, напротив справа – расшифровку росписи.

При подготовке письма к конкретному лицу справа от информации о дате и номере размещают данные адресата: должность (директор, генеральный директор, другое), название фирмы, ФИО.

В шаблоне проставляются дата, номер (входящий или исходящий), тема послания.

Затем по центру бланка располагается обращение к получателю. Приветствия, применяемые в обычных письмах, здесь не используются. Письмо начинается со слов «Уважаемый…». Далее следует или господин и имя, отчество, или слово «господин» не употребляется.

Под обращением кратко, с соблюдением логических абзацев, размещается текст. Заключительная часть состоит из одной-двух фраз, в которых в вежливой форме выражается пожелание по разрешению проблемы.

Аналогично заполняется чистый лист. Ширина поля слева должна быть в готовом формате и при заполнении с чистого листа – 3 см, для возможности сохранения документа.

Письма-благодарности, уведомления, соболезнования отличаются от коммерческих отправлений.В них отсутствует нумерация документа, в реквизитах отправителя не указываются сведения о регистрации, расчетном счете.Текст размещается под заголовком «Благодарственное письмо», «Приглашение».

При уведомлениях и соболезнованиях заголовки отсутствуют. Дата располагается после заключительной части над расшифровкой должности отправителя.

Деловые письма, из-за краткости, имеют небольшой объем, для которого достаточно одной страницы. В тех случаях, когда к нему имеются приложения, листы нумеруются внизу арабскими цифрами, начиная со второго.

Особенности и правила написания электронного делового письма

Отправления по интернету имеют свою специфику. Необходимо учитывать все детали оформления, чтобы создать имидж солидной компании.

Важно использовать психологический фактор восприятия электронного сообщения:

вид логина;
название темы;
характер обращения.

Логин не должен быть легкомысленным, а тема навязчивой. При обращении в незнакомую компанию необходимо вначале письма пояснить, откуда были получены о ней сведения.

Принципы изложения аналогичны бумажному варианту.

выделение предложений полужирным начертанием;
отсутствие слов заглавными буквами;
не применяются разноцветные маркеры;
приложения отправляются дополнительными файлами.

Отличие структуры письма на e-mail: данные об отправителе(должность, ФИО, наименование компании, контактные данные) размещаются в конце сообщения.

Деловая корреспонденция – способ установления и поддержки партнерских отношений. Соблюдение правил составления писем необходимо для конструктивного диалога, при котором присутствует уважение, корректность, лаконичность. Независимо от того, кто составитель документа, визировать его обязан руководитель.

Источник статьи: http://kredity-dlya-biznesa.com/pomoshch/delovoe-pismo-partneram/